Cara Menangani Rapat yang Berlebihan: 5 Tips dan Alat

Rapat di ruang konferensi (atau ruang kerja online) membutuhkan pertukaran ide, menetapkan tujuan, melacak kemajuan, menetapkan tugas, dll.

Meskipun semua ini adalah alasan yang sah untuk mengadakan rapat, terlalu banyak rapat yang panjang dapat menguras produktivitas Anda. Inilah cara Anda dapat mengurangi jumlah rapat di kalender Anda. Tapi pertama-tama, mari kita ungkap:

Apa Penyebab Anda Terlalu Banyak Rapat?

Kemungkinan Anda sudah pernah mencoba mengatasi masalah ini sebelumnya. Namun, rapat terus bermunculan di seluruh kalender Anda. Itu kemungkinan karena Anda belum mencoba mengungkap akar penyebab masalah; Anda hanya menerapkan solusi plester untuk meringankan beban pertemuan gejala yang berlebihan.

Jadi, mari kita pertimbangkan pertemuan yang berlebihan sebagai gejala dari masalah yang lebih dalam sehingga Anda dapat menemukan solusi yang efektif dan tahan lama.

Pertama, pandemi COVID-19 dan pergeseran yang dihasilkan ke model kerja jarak jauh atau hybrid telah secara signifikan meningkatkan jumlah pertemuan virtual, terutama melalui Zoom. Akibatnya, pekerja jarak jauh berjuang dengan

Zoom kelelahan, atau kelelahan waktu layar. Rapat yang berlebihan mungkin juga menjadi masalah jika Anda mengundang semua orang ke rapat. Saat kehadiran meningkat, keterlibatan secara bertahap menurun.

Salah satu alasan inti paling umum untuk rapat Zoom back-to-back, atau kunjungan ke ruang konferensi, adalah kurangnya agenda yang jelas. Awalnya, Anda mungkin memiliki tujuan untuk rapat, tetapi segera fokus Anda beralih ke obrolan kosong.

Last but not least, Anda tidak memanfaatkan alat digital secara efektif. Ada berbagai macam perangkat lunak di luar sana yang merupakan alternatif yang lebih baik untuk komunikasi dan kolaborasi.

Metode paling efektif berikutnya untuk mengurangi jumlah rapat di tempat kerja Anda adalah dengan meningkatkan produktivitas rapat Anda. Inilah cara Anda dapat mencapainya:

1. Gunakan Wiki Internal untuk Rapat Asinkron

Rapat tidak selalu perlu diadakan secara real-time (sinkron). Beberapa situasi akan mendapat manfaat dari komunikasi asinkron (komunikasi yang tidak mengharuskan peserta hadir secara bersamaan dan tidak memerlukan tanggapan segera).

Anda dapat meningkatkan produktivitas rapat Anda dengan merangkul komunikasi asinkron. Ini memungkinkan tim untuk menggunakan perangkat lunak berbasis pengetahuan seperti: Dokumen 360 untuk berbagi ide dengan kecepatan mereka sendiri. Kalau tidak, Anda dapat membuat Wiki internal menggunakan situs web ini, dan atur halaman tertentu di dalamnya untuk rapat Anda. Alat digital ini memungkinkan Anda berkontribusi pada rapat menggunakan fitur komentar.

Dengan mengikuti rapat asinkron, tim Anda dapat meluangkan waktu yang mereka butuhkan untuk memahami informasi yang dibahas, berkomunikasi dengan rekan tim lintas zona waktu, memberdayakan introvert untuk berpartisipasi dengan mengetik, dan mengurangi interupsi dan gangguan.

2. Gunakan Perangkat Lunak Kolaborasi

Mengapa menjadwalkan pertemuan tatap muka dua jam untuk mengajukan ide-ide baru ketika Anda dapat melakukannya melalui email, atau lebih baik lagi, menggunakan perangkat lunak kolaborasi sederhana seperti Trello.

Untuk meningkatkan produktivitas tim Anda, atur rapat waktu nyata hanya jika Anda benar-benar perlu, misalnya, untuk resolusi konflik. Jika tidak, Anda dapat memanfaatkan perangkat lunak kolaborasi untuk pembaruan kemajuan tujuan, tinjauan proyek, atau mengajukan ide-ide baru.

Dengan cara ini, tim Anda mendapat cukup waktu untuk merenungkan ide-ide yang ingin mereka bagikan, dan memprioritaskan yang paling penting. Terlebih lagi, semua informasi itu disimpan secara default dan dapat diakses oleh semua orang, daripada mengandalkan catatan tertulis.

Anda dapat menggunakan Trello untuk membuat papan yang sesuai dengan tujuan rapat Anda, seperti agenda rapat, pembaruan tentang rapat sebelumnya, pembaruan tim, atau ide baru.

Unduh: Trello untuk Android | iOS (Gratis, versi premium tersedia)

3. Fokus pada Agenda Rapat

Mengorganisir pertemuan tanpa agenda adalah resep pasti untuk kegagalan. Anda harus memiliki rencana yang jelas untuk pertemuan Anda agar tidak keluar jalur. Sebagian besar rapat sering kali melampaui kerangka waktu yang ditentukan karena tidak ada jalur yang jelas untuk diikuti.

Jadi, bagaimana Anda bisa memperbaikinya? Secara konvensional, Anda dapat menuliskan poin yang ingin Anda diskusikan selama rapat, mencetaknya, dan melampirkan dokumen lain yang relevan sebelum membagikannya kepada peserta.

Atau, Anda dapat menghemat waktu dan kertas dengan membuat agenda Anda di Evernote dan melampirkan file atau halaman web apa pun yang Anda butuhkan sebelum membagikannya dengan kolega Anda. Ini memberi peserta akses cepat ke informasi yang mereka butuhkan melalui ponsel cerdas, tablet, atau komputer mereka.

Unduh: Evernote untuk Android | iOS (Gratis, versi premium tersedia)

4. Buat Saluran Slack untuk Komunikasi Instan

Ketika Anda adalah bagian dari organisasi besar dengan banyak departemen, sepertinya mengadakan rapat adalah satu-satunya pilihan untuk berbagi informasi dengan sekelompok orang tertentu. Sayangnya, itu tidak selalu merupakan metode yang paling produktif.

Mengapa memindahkan sekelompok orang ke ruang konferensi untuk rapat 30 menit ketika Anda dapat berbagi informasi yang sama secara instan dan dengan semua orang di desktop mereka melalui platform perpesanan seperti Kendur?

Anda hanya perlu untuk membuat saluran khusus untuk pertemuan dan mengundang semua peserta yang relevan. Dengan cara ini, Anda dapat melakukan percakapan khusus tentang berbagai proyek dengan orang yang Anda pilih untuk diundang.

Unduh: malas untuk Android | iOS (Gratis, versi premium tersedia)

5. Jangan Terlalu Banyak Orang

Pikirkan tentang pertemuan terakhir yang Anda lakukan. Berapa orang yang hadir? Dan berapa banyak dari mereka yang memberikan kontribusi berharga untuk pertemuan itu? Kemungkinan besar, banyak peserta hanya duduk diam tanpa berpartisipasi, sementara yang lain memeriksa email mereka. Ini sudah menjadi praktik standar, terutama dalam pertemuan dengan orang banyak.

Itu sering terjadi karena penyelenggara ingin menghindari orang merasa tersisih. Meskipun mungkin tindakan yang mulia, sayangnya, itu mengurangi produktivitas pertemuan.

Anda mungkin bertanya-tanya, bagaimana caranya? Anda berisiko melampaui waktu yang ditentukan untuk pertemuan untuk berurusan dengan debat bolak-balik, komentar dangkal, dan obrolan yang tidak perlu, yang menghasilkan kurang efektifnya. Jadi, untuk menghindari pertemuan yang berlebihan, undang sesedikit mungkin orang.

Terkait: Tips Penting untuk Konferensi Video Online

Jangan Biarkan Rapat Memperlambat Anda

Rapat masih memainkan peran penting di sebagian besar organisasi. Namun, mereka menjadi tidak produktif ketika mereka menjadi berlebihan dan ketika tim Anda dapat menghabiskan waktu rapat mereka untuk prioritas. Anda dapat meningkatkan produktivitas rapat dengan menggunakan tips dan alat di atas.

5 Cara Terbaik untuk Mengatasi Kelelahan Waktu Layar

Paparan layar yang konstan dapat menyebabkan sakit kepala, penglihatan kabur, dan ketegangan mata. Berikut adalah beberapa tips untuk mengatasi kelelahan waktu layar.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis