Cara Menguasai Single-Tasking Menggunakan Teknologi untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Di permukaan, rasanya multitasking adalah peretasan produktivitas tertinggi saat mempertimbangkan semua hal pribadi tujuan yang ingin Anda capai, tuntutan pekerjaan yang tiada henti, gangguan digital, dan kehidupan kerja yang disebabkan oleh pandemi ketidakseimbangan.

Namun, menyelam lebih dalam ke dalam praktik ini mengarah pada kesimpulan yang berbeda.

Kekurangan Multitasking

Anda hanya memiliki begitu banyak energi, perhatian, dan waktu—elemen penting dari produktivitas. Sebagai hasil dari multitasking, salah satu kelemahan utama adalah Anda hanya sebagian berkomitmen untuk berbagai aktivitas yang Anda konsentrasikan secara bersamaan.

Hasilnya adalah fatamorgana yang menipu Anda untuk berpikir bahwa Anda lebih efisien karena Anda membuat sedikit kemajuan di berbagai bidang, yang mengarah pada persepsi kesuksesan yang salah.

Tetapi kenyataannya adalah bahwa multitasking memungkinkan Anda untuk fokus pada prioritas yang salah, menghambat kreativitas, meningkatkan tingkat stres dan gangguan, menyebabkan lebih banyak kesalahan, kelelahan, dan

gangguan memori, dll., membuat Anda kurang produktif. Dan ada banyak riset untuk mendukung klaim ini.

Jadi, apa alternatifnya?

Sekarang, Anda mungkin sudah menebak bahwa alternatifnya adalah tugas tunggal, di mana Anda fokus pada satu tugas pada satu waktu. Seperti istilahnya, itu berarti mencurahkan seluruh perhatian Anda pada suatu tugas. Latihan ini memungkinkan Anda menghemat waktu yang terbuang saat melakukan juggling di antara aktivitas, meningkatkan kreativitas, meningkatkan kemungkinan Anda menyelesaikan prioritas, menghilangkan gangguan, dll.

Tapi, kemungkinan besar, Anda sudah tahu bahwa tugas tunggal dapat meningkatkan produktivitas Anda. Namun, seperti banyak hal lain dalam hidup, seringkali ada kesenjangan yang lebar antara apa yang kita tahu harus kita lakukan (tugas tunggal) dan apa yang akhirnya kita lakukan (multitasking).

Untuk menutup kesenjangan, mari kita menyimpang sedikit dari apa dan fokus pada bagaimana untuk meningkatkan kemampuan Anda untuk berkonsentrasi pada satu hal pada satu waktu dan meningkatkan produktivitas Anda pada saat yang sama:

1. Gunakan Metode Pomodoro

Metode Pomodoro adalah teknik manajemen waktu yang efektif yang dapat meningkatkan produktivitas Anda dengan membantu Anda fokus pada satu tugas. Sangat mudah untuk diimplementasikan dan membutuhkan pengaturan minimal. Anda dapat mencoba aplikasi Pomodoro sumber terbuka gratis ini.

Untuk mulai menggunakan metode Pomodoro, atur timer Anda selama 25 menit untuk fokus pada satu tugas, dan lakukan Istirahat 5 menit untuk bersantai, atau melakukan apa pun yang tidak terkait dengan tugas Anda seperti bermain game atau mengirim SMS teman. Anda baru saja menyelesaikan satu sesi Pomodoro. Anda dapat beristirahat lebih lama setelah empat atau lima Pomodoro.

Metode ini efektif karena membantu Anda mengurangi gangguan, merencanakan hari Anda secara efektif, menikmati perasaan pencapaian setelah setiap sesi Pomodoro, dan tingkatkan konsentrasi melalui semburan yang lebih pendek kerja.

2. Buat Sistem Otomatis

Anda mungkin sering kesulitan melakukan tugas tunggal karena ada begitu banyak aktivitas berulang yang perlu Anda lakukan setiap hari, seperti menanggapi email atau memublikasikan postingan media sosial. Syukurlah, ada beberapa cara otomatisasi dapat membantu Anda menangani tugas-tugas yang berlebihan dan fokus pada prioritas Anda.

Misalnya, Anda dapat menggunakan aplikasi android ini untuk mengatur balasan otomatis ke email, panggilan telepon, pesan teks, dll. Anda juga dapat menggunakan platform otomatisasi seperti IFTTT untuk menghubungkan berbagai alat digital dan membuat sistem otomatis.

3. Batch Tugas Dangkal Anda

Pernahkah Anda mendapati diri Anda memulai tugas yang penting dan kompleks, hanya untuk menyadari bahwa Anda melakukan sesuatu yang sama sekali tidak terkait beberapa menit kemudian? Katakanlah Anda ingin menulis blog tentang "Bagaimana Memulai Bisnis". Anda mulai melakukan penelitian tentang topik tersebut, dan Anda menerima email yang menanyakan apakah Anda tersedia untuk konferensi tentang pemanasan global minggu depan.

Anda memilih untuk segera merespons karena hanya membutuhkan beberapa menit, tetapi Anda mengklik tautan YouTube tentang deforestasi yang dilampirkan ke email. Kemudian algoritme YouTube menyarankan Anda menonton cuplikan film yang terkait dengan topik tersebut, dan selanjutnya Anda tahu, Anda menonton acara lengkapnya di Netflix. Terdengar akrab?

Jadi, bagaimana Anda menghindari ini? Dengan merencanakan hari Anda dan mengkategorikan kegiatan serupa bersama-sama untuk menghindari pengalihan tugas. Hal ini memungkinkan Anda untuk menangani pekerjaan dangkal atau bernilai rendah serupa secara bersamaan, bukan secara sporadis sepanjang hari kerja Anda.

Misalnya, Anda dapat mengalokasikan waktu untuk memilah-milah email, menjadwalkan rapat di kalender Anda, dan menanggapi pemberitahuan. Anda dapat mengelompokkan semua tugas bernilai rendah ini untuk bagian berenergi rendah dari hari Anda.

4. Gunakan Kanban Pribadi

Anda dapat memastikan bahwa Anda hanya mengerjakan satu tugas pada satu waktu dengan membuat sistem Kanban pribadi Anda. Anda dapat menggunakan papan dan catatan tempel, atau mengunduh aplikasi yang terinspirasi kanban seperti Trello.

Setelah Anda masuk ke akun Trello Anda, buat tiga kolom berjudul—melakukan, sedang mengerjakan, dan lengkap. Tuliskan semua tugas yang ingin Anda kerjakan dalam urutan prioritas. Ambil tugas yang paling penting dan pindahkan ke sedang mengerjakan kolom untuk mulai mengerjakannya.

Agar teknik ini berhasil, Anda hanya perlu memastikan bahwa hanya ada satu atau dua tugas di kolom yang Anda kerjakan pada waktu tertentu. Ini akan membantu Anda menghindari memulai terlalu banyak tugas sekaligus.

Unduh: Trello untuk Android | iOS (Gratis, versi premium tersedia)

Terkait: Bagaimana Mengelola Tugas Anda Menggunakan Teknik Kanban Jepang

5. Berlatih Single-Tabbing

Anda mungkin memiliki banyak tab yang terbuka di layar Anda sekarang. Hari-hari ini, rasanya tidak mungkin untuk menjaga sesi penjelajahan Anda ke satu tab. Sangat mudah untuk terganggu saat menjelajahi web karena penuh dengan gangguan.

Berlatih single-tabbing adalah metode yang efektif untuk membantu Anda fokus pada tugas. Namun, kami yakin Anda mungkin memerlukan bantuan untuk memulai. Anda dapat menggunakan ekstensi seperti xTab untuk membatasi jumlah tab yang Anda buka.

Anda juga bisa menggunakan momentum untuk menikmati gambar latar belakang yang indah, area fokus preset Anda (atau pengingat lainnya), dan kutipan yang menginspirasi.

Temukan Produktivitas Lebih Besar dalam Tugas Tunggal

Dengan satu tugas, Anda hampir selalu dapat memastikan bahwa Anda telah menangani tugas terpenting Anda secara efektif dan efisien, karena Anda telah memfokuskan energi, waktu, dan perhatian Anda pada mereka sebanyak mungkin.

Bagaimana Memprioritaskan Tugas Anda Menggunakan Metode MoSCoW

Apakah Anda sering kesulitan untuk menyelesaikan tugas Anda? Mengatur dan memprioritaskannya dapat menjadi solusi Anda, dan metode MoSCoW dapat membantu mengatasinya.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis