Cara Membuat Outlook Kurang Mengganggu Dengan Kiat Cepat Ini

Jika Microsoft Outlook adalah aplikasi masuk Anda untuk mengelola email dan kalender, Anda mungkin berpikir bahwa beberapa fiturnya bisa sangat mengganggu. Tentu saja, Outlook sudah disiapkan untuk membantu Anda mengelola beban kerja Anda, tetapi bisa lebih baik lagi dengan beberapa penyesuaian sederhana.

Mari kita lihat beberapa cara agar Outlook berfungsi lebih baik untuk Anda.

1. Buat Aturan untuk Email Masuk

Ketika Anda menerima e-mail, maka secara otomatis akan masuk ke folder Inbox Anda. Ini bisa sulit untuk dilacak jika Anda menerima banyak email dari banyak orang yang berbeda, dan mereka dapat dengan cepat di-mount. Outlook memungkinkan Anda mengatur aturan kotak masuk agar email masuk dari orang tertentu langsung masuk ke subfolder, yang dapat membantu Anda melacak siapa yang mengirim apa. Untuk membuat aturan baru, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pergi ke File > Kelola Aturan & Lansiran dan klik Aturan baru. Sebuah jendela baru akan muncul dengan berbagai pilihan di atasnya.
instagram viewer
2. Dibawah Langkah 1: Pilih template klik Pindahkan pesan dari seseorang ke folder.
3. Kemudian, di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, Anda perlu mengklik hyperlink untuk memilih orang atau kelompok publik email siapa yang ingin Anda alihkan ke folder tertentu.
4. Klik Menyelesaikan untuk menerapkan aturan.

Video resmi dari Microsoft menggambarkannya secara rinci.

Aturan kotak masuk dapat mencegah kotak masuk Anda tersumbat. Juga, jika Anda perlu melacak orang-orang tertentu atau email kerja penting, itu sudah diatur untuk Anda.

Terkait: Cara Membuat Tanda Tangan di Outlook

2. Matikan Notifikasi Email

Sekarang, Anda mungkin telah memperhatikan suara pemberitahuan yang dibuat Outlook saat Anda menerima email. Anda mungkin juga memperhatikan ikon amplop kuning yang muncul di ikon Outlook di bilah tugas. Ini bisa berguna jika Anda ingin diberi tahu, tetapi bisa merusak fokus Anda jika email itu terus masuk. Untungnya, Outlook juga memberi Anda opsi untuk menonaktifkan notifikasi ini.

Pergi ke File > Opsi > Email, dan di bawah judul Kedatangan pesan, Anda dapat memilih notifikasi yang ingin Anda matikan. Setelah Anda puas dengan pilihan Anda, klik OKE.

Terkait: Cara Menjadwalkan Rapat di Microsoft Outlook

3. Setel Pengingat Kalender

Sama seperti pemberitahuan email, Kalender Outlook diatur untuk mengingatkan Anda tentang janji 15 menit sebelum dimulai. Ini dilakukan dengan menampilkan janji Anda berikutnya, dan Anda harus mengklik Memberhentikan untuk menutup jendela.

Pengingat ini dapat berguna jika Anda membutuhkannya. Misalnya, jika Anda tenggelam dalam pekerjaan Anda dan pengingat muncul, Anda dapat menyelesaikan apa yang Anda lakukan dan bersiap untuk janji temu.

Namun, jika Anda tidak membutuhkan fungsi ini, maka itu dapat merusak aliran Anda. Untuk menghentikan pengingat ini, buka Berkas > Opsi > Lanjutan, dan dibawah Pengingat, hapus centang Tampilkan pengingat.

Atau, Anda juga dapat pergi ke Berkas > Pilihan > Kalender, dan dibawah Opsi Kalender, Anda akan melihat opsi untuk Pengingat default. Untuk mengedit ini, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik kotak di sebelah Pengingat bawaan, jadi ada tanda centang di kotak
2. Pada daftar drop-down, pilih 0 menit
3. Klik kotak di sebelah Pengingat bawaan lagi, jadi centangnya hilang; jika Anda tidak melakukan ini, itu tidak akan menyimpan pilihan Anda
4. Klik oke

Sekarang Anda dapat melanjutkan pekerjaan Anda tanpa pengingat itu muncul. Jika Anda masih menginginkan cara melacak tugas penting Anda, lihat juga manfaat Microsoft To-Do.

Terkait: Microsoft To Do: Panduan Lengkap untuk Pemula

4. Kode Warna Kalender Outlook Anda

Tidak ada yang salah dengan mewarnai janji temu kalender Outlook Anda dengan satu warna. Namun, kode warna dapat membantu Anda menyederhanakan kalender dan mempermudah mendapatkan gambaran umum tentang hari atau minggu kerja Anda tanpa memeriksa setiap janji atau rapat individu.

Misalnya, jika Anda memiliki beberapa jenis pekerjaan yang berbeda, termasuk rapat di dalam perusahaan Anda, rapat dengan perusahaan eksternal, klien, tugas administrasi, dan pelatihan yang dipesan ke kalender Anda, dll., itu bisa menjadi kabur informasi yang Anda butuhkan untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk fokus pada.

Jika Anda menggunakan kode warna, Anda dapat dengan cepat membaca kalender dan mendapatkan gambaran umum tentang jenis pekerjaan yang perlu Anda persiapkan. Anda juga dapat menggunakan kode warna untuk memprioritaskan janji temu dalam urutan kepentingan. Misalnya, Anda dapat memilih warna merah untuk rapat "mendesak", kuning untuk "penting", dan hijau untuk "rutin".

Yang penting di sini adalah memilih warna yang berbeda untuk berbagai jenis pekerjaan yang Anda lakukan dan memilih warna yang tidak terlihat terlalu mirip satu sama lain untuk membedakannya. Untuk memulai, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik janji temu atau rapat di kalender Anda untuk menampilkan Seri Janji Temu tab.
2. Klik ikon jendela berwarna-warni yang bertuliskan Mengkategorikan.
3. Pada daftar drop-down, klik Semua Kategori.
4. Sebuah jendela baru akan muncul; di sisi kanan, klik Baru.
5. Tulis atas nama kategori Anda. Misalnya, "rapat internal", dan pilih warna yang Anda inginkan untuk itu.
6. Klik oke di kedua jendela hingga Anda melihat janji temu kalender berkode warna yang baru.

Ulangi proses ini untuk sebanyak mungkin kategori yang ingin Anda buat.

Gangguan Outlook Terpecahkan

Sekarang setelah Anda mengetahui cara membuat Outlook tidak terlalu mengganggu, Anda dapat menyesuaikannya agar berfungsi paling baik untuk Anda. Meskipun tampaknya tidak penting, membuat sedikit penyesuaian dapat membuat perbedaan pada hari kerja Anda.

Ini sama sekali bukan daftar yang lengkap, dan Anda mungkin ingin mencobanya sebelum Anda berkomitmen padanya. Anda juga dapat bermain-main dengan pengaturan Outlook Anda dan melihat apakah Anda menemukan hal lain yang membantu mengoptimalkan fokus Anda.

5 Gangguan Yang Membuat Anda Kurang Produktif (Dan Cara Menghindarinya)

Sangat mudah untuk terganggu, yang dapat menyebabkan penundaan. Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menghindarinya.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis