5 Cara Otomatisasi Dapat Meningkatkan Produktivitas Anda

Anda mungkin memperhatikan bahwa produktivitas Anda tampaknya tertinggal karena Anda terus-menerus mengalami kesulitan menemukan waktu untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Itu agak karena Anda mungkin menghabiskan banyak waktu untuk tugas-tugas berulang seperti menanggapi email atau mencadangkan data.

Namun, waktu adalah sumber daya yang terbatas, dan Anda hanya memiliki 24 jam untuk dihabiskan setiap hari. Cara terbaik untuk memaksimalkan waktu Anda dan meningkatkan produktivitas Anda adalah dengan mengotomatiskan tugas-tugas biasa yang berulang.

Apa Itu Otomasi, dan Apa Manfaatnya?

Otomasi menggambarkan penggunaan teknologi untuk menangani tugas yang memakan waktu, atau berulang untuk meminimalkan upaya manual. Dengan mengotomatiskan tugas yang berlebihan, Anda dapat menghemat waktu dan fokus pada aktivitas lain yang menghasilkan pendapatan.

Otomatisasi juga mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan skalabilitas, dan menghemat uang. Jadi, bagaimana Anda dapat memanfaatkan potensi otomatisasi dalam aktivitas Anda sehari-hari? Berikut adalah beberapa ide otomatisasi alur kerja yang dapat Anda gunakan sekarang:

1. Mempercepat Pemrosesan Email

Berurusan dengan email bisa sangat melelahkan dan memakan waktu jika Anda tidak menemukan sistem untuk mengelolanya dengan baik. Itu karena Anda mungkin menerima banyak email setiap hari yang membutuhkan perhatian Anda. Selain itu, jika Anda ingin mengembangkan bisnis Anda, Anda harus segera menanggapi pertanyaan email dari calon klien.

Tanggapan Email Otomatis

Kabar baiknya adalah Anda dapat mengotomatiskan beberapa proses sehingga Anda menghabiskan lebih sedikit waktu di kotak masuk Anda. Misalnya, Anda dapat membuat template menggunakan data dari formulir kontak berbasis web, atau gunakan pembuat template email gratis ini, jadi Anda tidak perlu menulisnya dari awal sepanjang waktu. Anda juga dapat menggunakan fitur respons otomatis bawaan di layanan email, misalnya: Menindaklanjuti opsi di Outlook untuk melacak dan menanggapi email.

Atau, Anda dapat menggunakan email dingin dan layanan gabungan surat seperti GMass untuk mempersonalisasi, menjadwalkan, atau mengirim kampanye pemasaran dan email dingin ke pelanggan potensial dan menindaklanjuti secara otomatis.

Atur Email Anda

Kami yakin Anda menerima email yang tak terhitung jumlahnya setiap hari dari kolega, keluarga & teman, bisnis lain, dll. Ketika ini terjadi, akan sulit untuk menyortir email penting dari sampah. Tetapi Anda dapat mengotomatiskan pemindahan email dari satu folder ke folder lain untuk mengatasi kekacauan. Anda dapat menggunakan "filter" Gmail atau Outlook "aturan" untuk mengelola kotak masuk email Anda.

Fitur bawaan ini memungkinkan Anda menghapus pesan dengan pesan tertentu secara otomatis, mengurutkan email dengan teks tertentu atau dari kontak tertentu ke dalam folder, dll.

Ekstrak Data

Anda mungkin menghabiskan banyak waktu melalui kontak di kotak masuk Anda untuk mendapatkan informasi yang dapat membantu Anda memasarkan atau menjual barang-barang Anda. Dengan menggunakan Pengurai surat, Anda dapat mengotomatiskan proses ini berdasarkan aturan penguraian Anda.

2. Tingkatkan Komunikasi Menggunakan Chatbots

Chatbots telah sepenuhnya merevolusi layanan pelanggan dalam beberapa tahun terakhir dengan meningkatkan komunikasi dan pengalaman pelanggan. Seperti FAQ, chatbots menawarkan otomatisasi melalui Artificial Intelligence. Akibatnya, mereka dapat melakukan berbagai tugas sendiri.

Beberapa keuntungan menggunakan chatbots adalah ketersediaan 24/7, beberapa multibahasa, memberikan respons yang konsisten secara instan, membantu Anda mendapatkan wawasan berharga tentang perilaku pelanggan, dll. Anda dapat gunakan chatbot ini untuk meningkatkan komunikasi Anda di situs WordPress Anda dan meningkatkan produktivitas Anda. Namun, perlu disebutkan bahwa Anda perlu menginvestasikan waktu dan upaya untuk menyempurnakan chatbot Anda untuk menikmati manfaatnya.

3. Cadangan data

Seiring kemajuan teknologi, kita semakin mengandalkan hard drive komputer untuk menyimpan sebagian dari kehidupan kita, seperti dokumen pekerjaan dan akademik, atau foto keluarga. Sebagian besar, ini bukan tentang jika, tetapi kapan, karena hard drive aus, dicuri, dan mengalami lonjakan daya.

Pertanyaannya adalah, apa artinya ini bagi Anda, atau lebih baik lagi, apa yang dapat Anda lakukan untuk meminimalkan kerugian? Anda dapat mencadangkan data Anda.

Tapi kemungkinan besar, Anda mungkin lupa melakukannya sendiri dari waktu ke waktu. Jadi, taruhan terbaik Anda adalah mengotomatiskan pencadangan reguler. Selain memastikan keamanan data Anda, penjadwalan pencadangan secara otomatis akan memungkinkan Anda bekerja di komputer tanpa gangguan.

Anda dapat gunakan Rencana Kecelakaan untuk mencadangkan data Anda ke hard drive eksternal, komputer lain di jaringan lokal Anda, atau servernya. Setelah menginstal perangkat lunak, itu akan memindai sistem Anda dan menyarankan apa yang dapat Anda buat cadangannya. Ini juga memungkinkan Anda untuk memilih apa yang ingin Anda cadangkan. Anda dapat menjadwalkan pencadangan setiap 15 menit, satu jam, atau kapan pun Anda tidak menggunakan komputer; Semua tergantung pada Anda.

4. Rencanakan Posting Media Sosial

Media sosial telah menjadi bagian integral dari kehidupan kita. Jadi, platform ini telah menjadi tambang emas bagi orang-orang yang mencoba mempromosikan merek mereka dan menjual produk/layanan.

Tetapi tetap berhubungan dengan semua prospek dan pelanggan Anda di platform media sosial Anda adalah tugas yang dapat dengan mudah membutuhkan perhatian penuh waktu Anda. Namun, memanfaatkan keajaiban otomatisasi melalui alat seperti kamar mandi dan Penyangga memungkinkan Anda untuk menjadwalkan semua posting media sosial Anda terlebih dahulu. Anda dapat menggunakan alat ini untuk melakukan lebih banyak hal di media sosial dalam waktu yang lebih singkat.

5. Jadwalkan Rapat

Berhasil menjadwalkan rapat, atau memesan janji temu, sering kali membutuhkan banyak bolak-balik, terutama bila melibatkan banyak orang. Anda mungkin perlu mengirim email kepada semua orang untuk mengetahui ketersediaan mereka sebelum memesan, dan berisiko mengulangi proses tersebut jika ada yang membatalkan.

Untungnya, Anda dapat mengotomatiskan proses ini untuk mengatur alur kerja rapat Anda secara otomatis sehingga Anda dapat fokus pada hal lain. Alat seperti kalender memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan rapat atau acara lainnya terlebih dahulu dengan siapa pun melalui tautan. Anda dapat mengatur berbagai slot waktu kapan Anda akan tersedia dan mengirim permintaan rapat melalui tautan.

Terlebih lagi, alat ini terintegrasi dengan mulus dengan kalender Anda. Jadi, ketika semua orang telah memilih waktu yang tepat, Calendly dapat mencatat rapat di kalender Anda, dan mengirimkan pemberitahuan kepada Anda. Jika Anda sibuk selama waktu itu, penjadwalan ulang semudah penjadwalan.

Otomatiskan Tugas Berulang Anda untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Otomatisasi sangat bermanfaat untuk usaha kecil dengan beberapa karyawan yang memakai banyak topi. Membiarkan teknologi menangani beberapa tugas di sana-sini akan membantu Anda melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.

8 Hal Terabaikan yang Menghambat Produktivitas (dan Cara Menghindarinya)

Kita semua ingin menjadi produktif, tetapi kita mudah terganggu oleh berbagai faktor. Berikut adalah beberapa hal yang mungkin Anda abaikan dan cara menghindarinya.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis