5 Alasan Menggunakan Alat Kolaboratif Daripada Email

Tempat kerja semakin digital melalui otomatisasi dan alternatif yang efisien. Meskipun email telah berguna sejak lama, teknologi telah memperkenalkan kita pada alat yang lebih langsung dan efektif untuk komunikasi dan kolaborasi.

Anda mungkin mencari alat yang lebih mengakomodasi kolaborasi. Mungkin, Anda bosan dengan email karena harapan untuk menggunakan bahasa profesional atau hanya karena Anda mungkin tidak tahu cara mengelola kotak masuk email yang kelebihan beban.

Ada banyak alat kolaboratif yang dapat Anda gunakan untuk menyelamatkan Anda dari tekanan email. Inilah mengapa Anda harus menggunakannya!

1. Menghemat waktu

Alat kolaborasi memiliki opsi pemberitahuan untuk mengingatkan Anda atau kolega Anda ketika ada pesan. Meskipun Anda dapat mengaktifkan notifikasi email, alat kolaborasi memudahkan anggota tim untuk berkomunikasi melalui obrolan yang efisien, bukan email.

Slack adalah salah satu platform kolaborasi yang populer digunakan untuk pekerjaan jarak jauh. Slack menawarkan berbagai manfaat yang memungkinkan komunikasi yang efisien. Untuk mengatur komunikasi, Anda dapat membuat saluran terpisah untuk setiap tim dan topik.

2. Komunikasi Langsung

Alat kolaboratif memungkinkan Anda menikmati bentuk komunikasi yang lebih efisien. Daripada harus CC beberapa orang atau mengirim email siaran, Anda cukup mengirim satu pesan ke platform obrolan. Selain itu, menggunakan alat kolaborasi akan mendorong Anda dan kolega Anda untuk mengajukan pertanyaan di platform terbuka alih-alih mengirim email.

Terkait: Tempat Kerja Dari Facebook: Yang Perlu Anda Ketahui

Bagian paling efektif tentang menggunakan alat ini adalah Anda dapat berkomunikasi secara real-time. Jika Anda perlu mengajukan pertanyaan singkat, mengirim email bukanlah pilihan terbaik karena rekan tim Anda mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk merespons. Misalnya, Slack memiliki fitur penyebutan yang mengirimkan pemberitahuan push untuk menarik perhatian seseorang. Ada banyak Alternatif kendur untuk komunikasi tim.

3. Hindari Kotak Masuk Email yang Kelebihan Beban

Jika Anda menggunakan aplikasi kolaboratif untuk komunikasi dan kolaborasi, Anda tidak perlu berurusan dengan kotak masuk email yang kelebihan beban atau kehilangan hal-hal penting dalam email Anda. Meskipun alat kolaboratif mungkin tidak sepenuhnya menghapus kebutuhan akan email, menggunakan aplikasi messenger di tempat kerja seperti Microsoft Teams atau Slack mengurangi kebutuhan untuk mengirim beberapa email.

4. Kolaborasi Dokumen Waktu Nyata

Perangkat lunak kolaborasi memungkinkan Anda dan anggota tim Anda untuk mengerjakan proyek langsung secara bersamaan. Google Documents adalah salah satu alat kolaborasi dokumen paling populer yang memungkinkan kolaborasi waktu nyata.

Anda juga dapat menggunakan alat seperti Dropbox Paper, yang memiliki tujuan yang sama. Saat Anda melakukan pengeditan langsung di Dropbox Paper, tim Anda dapat menambahkan komentar dan menyarankan perubahan. Ini memungkinkan tim Anda untuk mengalami sesi langsung daripada harus mengirim dokumen Anda bolak-balik untuk diedit.

Google juga telah membuat aplikasi dan fitur yang dapat digunakan tim untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi kerja mereka.

Terkait: Google Workspace vs. Google Spaces: Apa Bedanya?

5. Temukan Informasi dengan Mudah

Perangkat lunak kolaborasi memudahkan pencarian informasi karena dokumen penting dapat disimpan di platform bersama. Email, di sisi lain, tidak seefektif mencari informasi.

Email adalah platform tertutup yang tidak memungkinkan Anda untuk menelusuri data yang tidak dikirimkan langsung kepada Anda. Misalnya, jika Anda menggunakan Slack dan Anda telah menyambut anggota baru ke tim Anda, anggota baru Anda dapat mengakses informasi, tautan, dan dokumen yang dibagikan sebelum mereka bergabung dengan tim.

Jadi, inilah beberapa alasan mengapa beralih dari komunikasi email ke sesuatu yang lebih intuitif seperti kolaborasi waktu nyata mungkin bermanfaat. Selain kemudahan penggunaan, mereka menyediakan alat yang sangat baik untuk komunikasi yang cepat dan efektif.

6 Alat Kolaborasi Online Gratis Terbaik untuk Bekerja Dari Rumah

Kolaborasi online dengan klien dan tim bisa jadi rumit. Gunakan alat gratis yang andal ini saat bekerja dari rumah.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis