Masih Bekerja dari Jarak Jauh? Cara Menggunakan Google Drive untuk Mengelola File Anda

Apakah Anda bekerja antara rumah dan kantor? Banyak karyawan menemukan diri mereka dalam lingkungan kerja hibrida. Untuk memastikan Anda tetap produktif, yang terbaik adalah memiliki satu tempat untuk semua file, dokumen, dan informasi penting Anda. Google Drive memudahkan untuk mengelola file Anda, baik Anda bekerja dengan piyama di sofa atau di bilik kantor Anda.

Penyimpanan cloud gratis Google Drive yang murah hati memberi Anda akses ke file Anda dari mana saja. Yang Anda butuhkan hanyalah login Google dan aplikasi Google Drive atau browser apa pun.

Cara Mengaktifkan Akses ke Google Drive Anda di Rumah dan Kantor

Mengaktifkan akses ke file Anda melalui google Drive sangat mudah. Setiap file yang Anda unggah ke Google Drive Anda akan disinkronkan di seluruh perangkat Anda, baik Anda melihat file tersebut di perangkat seluler atau desktop Anda. Kemudian, yang harus Anda lakukan adalah masuk ke Google Drive dengan akun umum untuk melihat file Anda.

Untuk memanfaatkan semua yang ditawarkan Google Drive, Anda juga dapat memilih untuk menggunakan browser Chrome.

Mengunggah File ke Google Drive

Untuk mengunggah file yang ingin Anda bagikan di perangkat Anda ke Google Drive, Anda dapat mengikuti langkah-langkah sederhana ini. Di desktop Anda:

1. Buka Google Drive.
2. Pilih Baru dari sisi kiri atas layar Anda dan kemudian Unggah Berkas.
3. Pilih file yang ingin Anda unggah lalu pilih Membuka.

Di aplikasi seluler Google Drive:

1. Temukan file yang ingin Anda unggah ke Google Drive.
2. Mengetuk Membagikan lalu ketuk google Drive.

Setelah mengunggah file, Anda bebas mengeditnya, memindahkannya, mengomentarinya, dan lainnya menggunakan alat Google Drive. Jadi, apakah Anda menggunakan browser desktop di kantor atau aplikasi seluler saat menunggu di ruang dokter, Anda akan memiliki akses ke setiap file yang Anda unggah.

Terkait: Cara Mengatasi Kesalahan Unggah File di Google Drive

Setelan Berbagi Google Drive

Jika file yang perlu Anda akses dimiliki oleh orang lain, seperti perusahaan Anda, Anda dapat mengaksesnya di dalam Google Drive Anda selama file tersebut dibagikan kepada Anda. Untuk mengakses file Google Drive, pemilik file harus membagikan setiap file ke email yang terkait dengan Google Drive Anda. Kemudian, Anda harus diberikan akses untuk melihat, berkomentar, dan mengedit untuk fungsionalitas penuh.

Jika Anda sedang mengerjakan file di luar organisasi, Anda juga dapat memiliki akses jarak jauh ke file tersebut. Pemilik file harus memastikan bahwa file diatur ke Publik dan berbagi dengan Anda.

Kiat Organisasi File dan Folder Google Drive

Sekarang setelah Anda mengetahui dasar-dasar berbagi file di dalam Google Drive, saatnya untuk mengatur drive agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Beberapa tip organisasi file dan folder Google Drive yang solid dapat mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk mencari informasi sehingga Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan Anda.

Terkait: Cara Mengatur Google Drive Seperti Profesional

1. Menggunakan Bintang dan Warna Folder

Jika ada file yang sering Anda gunakan seperti spreadsheet dan dokumen referensi, tambahkan file tersebut ke file Berbintang Anda agar mudah diakses. Buka file yang ingin Anda bintangi dan pilih bintang di bilah menu atas. Sekarang, file itu akan tersedia di bagian Berbintang Anda di bilah sisi kiri Google Drive.

Anda juga dapat memberi kode warna pada folder Google Drive Anda untuk menyorot file penting. Misalnya, Anda dapat membuat folder khusus untuk laporan anggaran bulan depan atau folder untuk file yang perlu Anda perhatikan minggu ini. Kemudian, beri kode warna yang sesuai.

Sorot folder yang ingin Anda ubah dan pilih menu tiga titik di bilah menu atas. Pilih Ganti warna, pilih warna Anda, dan itu dia. Ikon folder kecil akan segera berubah warna.

2. Mengakses File Anda Secara Offline

Untuk benar-benar bekerja dari mana saja, Anda memerlukan kemampuan untuk mengakses file Google Drive Anda secara offline di tempat-tempat yang tidak memiliki koneksi internet. Anda dapat melakukannya menggunakan Browser Chrome. Untuk menyiapkan akses offline untuk Google Drive:

1. Instal Ekstensi Offline Google Documents.
2. Di dalam Google Drive, pilih Pengaturan.
3. Saat Anda menemukan bagian Offline, centang Buat, buka, dan edit file Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide terbaru Anda di perangkat ini saat offline kotak.
4. Pilih Selesai.

Sekarang, Anda dapat bekerja di dalam file yang Anda atur sebagai tersedia secara offline terlepas dari koneksi. Untuk memilih file, klik kanan atau sorot file, lalu nyalakan Tersedia Offline. Anda harus melakukan ini dengan setiap file yang Anda inginkan tersedia secara offline.

Penting untuk dicatat bahwa Anda hanya boleh mengaktifkan akses offline untuk perangkat pribadi untuk melindungi file Anda dengan sebaik-baiknya. Misalnya, komputer desktop di rumah atau komputer kantor yang dilindungi oleh jaringan pribadi virtual (VPN).

3. Membuat Folder Kerja Master

Cara hebat lainnya untuk memastikan Anda dapat dengan cepat menemukan file kerja Anda adalah dengan membuat folder kerja master. Ini adalah folder utama tempat Anda dapat menyimpan semua subfolder dan file untuk akses cepat. Plus, ini akan membantu Anda memisahkan file pekerjaan dan rumah Anda.

Untuk membuat folder baru di Google Drive:

1. Pilih Baru.
2. Memilih Map dari pilihan menu.
3. Beri nama foldernya. Misalnya, Anda dapat memberi nama folder "Kerja" atau menjadi kreatif. Pastikan untuk memilih nama yang menjelaskan apa yang ditemukan di dalamnya.
4. Memilih Membuat.

Ulangi proses ini di dalam folder master Anda dengan membuat subfolder untuk semua file penting Anda. Untuk lebih meningkatkan organisasi, coba atur Google Drive Anda ke tampilan daftar dengan memilih kisi di bilah menu atas. Ini membuat membaca cepat melalui folder Anda menjadi mudah.

Google Drive memudahkan untuk mengakses semua file yang Anda butuhkan untuk bekerja, baik di rumah maupun di kantor. Ini termasuk semua Google Documents, Google Sheets, Google Drawings, dan Google Slides Anda, serta jenis file tambahan seperti yang berasal dari Microsoft Word. Jadi, tingkatkan produktivitas kerja hibrida Anda ke tingkat berikutnya dengan Google Drive.

10 Tips Mengelola File Bersama di Google Drive

Apakah Anda masih mempelajari seluk beluk Google Drive? Berikut adalah beberapa tips untuk membantu mengelola file Anda di Google Drive dengan lebih baik.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis