Apa itu Microsoft SharePoint? 4 Fitur dan Manfaat Menggunakannya

Langganan Microsoft 365 memberi Anda akses ke banyak alat produktivitas. Yang paling intuitif, cerdas, dan dapat disesuaikan adalah SharePoint. 190 juta orang yang mengejutkan di lebih dari 200.000 organisasi dengan ukuran berbeda menggunakan SharePoint.

SharePoint dapat dengan mudah menghemat waktu dengan menghilangkan kebutuhan akan banyak tugas dan aplikasi manajemen proyek. Akhirnya, Anda dapat menginvestasikan lebih banyak waktu untuk mengembangkan karier profesional, klien lepas, atau pekerjaan sampingan Anda.

Apa itu Microsoft SharePoint?

SharePoint adalah alat manajemen konten online. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan file di cloud untuk berbagi dan kerja kolaboratif. Ini dapat membantu Anda membuat situs dan subsitus untuk menyelesaikan tugas dari tim atau individu yang berbeda.

SharePoint memungkinkan Anda membuat intranet tempat Anda, kolaborator, dan klien lepas Anda mengerjakan file atau dokumen dengan aman. Admin terpusat akan mengontrol akses sehingga setiap pengguna dapat membuka, mengedit, dan menyimpan file dengan lancar.

SharePoint memiliki banyak fungsi tingkat lanjut yang membantu Anda atau tim Anda dalam mengelola pekerjaan profesional dan pribadi. Berikut ini adalah beberapa tindakan yang paling sering digunakan:

• Berbagi file dengan pengguna internal dan eksternal.
• Kelola konten proyek, seperti gambar, artikel, kode sumber, video, dll.
• Situs dan subsitus untuk mendeklarasikan tim dan tugas.
• Tetap terhubung dengan kolaborator melalui situs komunikasi.
• Aplikasi seluler memungkinkan pengguna untuk mengakses situs tim atau komunikasi dari ponsel cerdas.
• Buat alur kerja dan pengingat untuk mengotomatiskan proyek dan tugas.
• Gunakan fungsi pencarian untuk mencari sumber daya, tugas, atau file.

Siapa yang Harus Menggunakan SharePoint

SharePoint berfungsi sebagai tempat berlindung yang aman untuk semua file kreatif seperti kode aplikasi, desain grafis, klip audio, video, artikel situs web, faktur, dll. SharePoint menawarkan alat lain seperti analisis data, templat situs web, templat basis pengetahuan, dan alur kerja manajemen proyek.

Oleh karena itu, cakupan penggunaannya berkisar dari pembuat konten individu hingga bisnis besar. Banyak profesional lepas atau kelompok kecil individu kreatif menggunakan SharePoint dalam berbagai tahap perangkat lunak, aplikasi seluler, situs web, atau proyek pengembangan konten.

Alat SharePoint berbasis web yang disertakan dengan langganan Microsoft 365 adalah alat produktivitas yang tangguh namun sederhana. Fitur yang banyak digunakan yang menjadikannya salah satu alat manajemen tugas dan proyek terbaik adalah:

1. Kerja kolaborasi

SharePoint sangat fleksibel dan skalabel platform untuk kolaborasi dengan sumber daya internal atau eksternal. Pengguna admin pusat dapat menetapkan tingkat izin akses yang berbeda untuk setiap pengguna situs tim.

Anda dan tim Anda dapat mengerjakan satu file dalam skenario waktu nyata tanpa menghadapi latensi apa pun. Oleh karena itu, banyak pengembang kreatif dan pembuat konten lebih memilih SharePoint untuk bekerja sama dalam proyek apa pun.

Fungsi penting dari kolaborasi SharePoint adalah untuk terus mengalirkan informasi yang tidak berantakan di seluruh situs dan subsitus. Ini membantu individu tetap diperbarui tentang proyek tanpa melalui banyak email, obrolan tidak terjawab, panggilan video, dll.

2. Manajemen Konten

Manajemen konten merupakan tantangan besar bagi setiap individu atau kelompok profesional yang ingin memberikan produktivitas yang lebih baik. SharePoint memungkinkan Anda melewati tantangan ini tanpa melalui pemrograman yang rumit.

Manajer konten dapat dengan mudah menangani beberapa proyek secara bersamaan di SharePoint. Menerbitkan atau memperbarui konten situs web seperti acara, berita, blog, tumpukan presentasi, carousel gambar, dll., menjadi mudah dengan SharePoint.

Anda tidak harus memulai setiap proyek manajemen konten dari awal. Ada template profesional siap pakai yang bisa Anda gunakan. Terlepas dari konten, Anda memiliki kendali penuh atas versinya. SharePoint membuat dan menyimpan beberapa versi file tempat Anda atau tim Anda bekerja.

Saat membutuhkan, Anda dapat mengingat versi sebelumnya atau memperbaiki kesalahan sistem file apa pun dari SharePoint. Anda tidak perlu bergantung pada alat pihak ketiga mana pun untuk mencadangkan, memulihkan, atau memperbaiki file.

3. Manajemen proyek

SharePoint memiliki berbagai fungsi yang dapat Anda manfaatkan untuk tugas dan manajemen proyek. Fungsi yang paling jelas adalah bahwa alat tersebut berfungsi sebagai penyimpanan terpusat untuk semua dokumen terkait proyek dan file yang dapat dikirim.

Terkait: Panduan Manajemen Tugas Online: Tips Memilih Aplikasi yang Tepat

Anda juga dapat mengkustomisasi situs SharePoint dalam banyak cara. Situs yang dibuat khusus ini dapat melayani Anda sebagai perencana harian, penjadwal tugas mingguan, dan FAQ untuk tugas. Selanjutnya, untuk keperluan dokumentasi proyek dan tinjauan kinerja, Anda dapat mengaktifkan fitur pencatatan waktu seperti yang disebutkan di bawah ini:

1. Catat aktivitas dan perubahan tugas.
2. Catat masalah apa pun yang dilaporkan sumber daya.
3. Lacak waktu tugas.
4. Ubah data pelacakan.

SharePoint juga memungkinkan Anda membuat alur kerja untuk merampingkan tugas seperti penyerahan tugas, penyerahan proyek, persetujuan, presentasi demo, dan umpan balik klien.

4. Solusi Hibrida

SharePoint terintegrasi dengan sebagian besar aplikasi Microsoft 365 untuk menawarkan antarmuka pengguna yang mulus untuk manajemen proyek. SharePoint berfungsi sebagai pusat penyimpanan data proyek Anda, sedangkan aplikasi Microsoft 365 lainnya memudahkan Anda mengelola tugas dan sumber daya.

Anda dapat menyinkronkan SharePoint dengan alat seperti To-Do, Tasks, Planner, dan Project Online untuk pendekatan khusus. Anda dapat membuat laporan untuk menyajikan wawasan proyek kepada klien lepas Anda.

SharePoint disinkronkan dengan profil Outlook dan Kalender Anda untuk mengatur tugas dan jadwal sehingga Anda dapat memprioritaskan pekerjaan Anda. Demikian pula, publikasikan situs tim SharePoint Anda di aplikasi Teams untuk mengakses kontak, file, tugas, dll., dari Teams.

SharePoint juga memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan PowerPoint, Video, Stream, OneDrive untuk mempratinjau file dan dokumen dalam situs atau subsitus SharePoint. Anda menghemat waktu dengan menghindari tugas biasa seperti mengunduh file dari SharePoint untuk membuat slide PowerPoint.

Manfaat SharePoint

SharePoint menawarkan banyak manfaat saat membandingkan dengan alat produktivitas lainnya untuk manajemen proyek atau konten. Beberapa keunggulannya adalah:

1. Menabung

Anda mungkin sudah membayarnya melalui langganan Microsoft 365. Hindari pengeluaran yang tidak perlu untuk aplikasi dan alat dengan menggunakan SharePoint sebagai alat produktivitas utama untuk kebutuhan profesional atau pribadi.

2. Keamanan data

Pemerintah dan organisasi besar memercayai ekosistem SharePoint dengan data sensitif mereka. Jadi, Anda dapat menyimpan karya kreatif Anda di SharePoint untuk pekerjaan kolaboratif tanpa rasa takut akan pencurian kekayaan intelektual.

Terkait: Apakah Microsoft 365 Sebenarnya Risiko Keamanan?

3. Skalabilitas

Skalabilitas alat memungkinkan Anda menganggarkan biaya untuk alat produktivitas. Jika Anda melihat masuknya terlalu banyak proyek dari klien yang berbeda, Anda dapat mengubah langganan untuk mengakomodasi lebih banyak sumber daya dan proyek. Saat proyek mereda, Anda dapat beralih ke paket berbayar rendah.

4. Penggunaan Serbaguna

Tingkat fleksibilitas dan utilitas multiguna yang lebih tinggi berarti Anda dapat terus menggunakan SharePoint sebagai alat produktivitas utama sambil terus mengubah peran atau keterampilan kreatif Anda. Anda dapat menggunakan template saat satu proyek berakhir, dan Anda perlu memulai yang lain. Anda dapat meminimalkan anggaran dengan menghindari beberapa pembelian aplikasi.

Bersihkan Kekacauan File, Tugas, dan Aplikasi

Fitur SharePoint menjadikannya alat manajemen proyek yang rumit daripada solusi cloud sederhana untuk berbagi dan penyimpanan file. Dengan menggunakan SharePoint dan aplikasi Microsoft 365 lainnya untuk mengelola tugas profesional atau pribadi, Anda menciptakan efek domino dari produktivitas yang terus meningkat.

Office 365 Kini Menjadi Microsoft 365: Apa Artinya bagi Anda dan Keluarga

Office 365 telah menjadi Microsoft 365. Inilah yang ditawarkan Microsoft 365 kepada pelanggan dan keluarga mereka.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis