Apa Itu Daftar Microsoft dan Untuk Apa Digunakan?

Lists adalah aplikasi Microsoft 365 generasi berikutnya yang berevolusi dari SharePoint Lists pada Mei 2020. Ini adalah platform front-end untuk mengelola data atau pekerjaan Anda seperti ide, daftar tugas, tugas, inventaris, mengelola FAQ, dll. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari tentang Daftar, fitur-fiturnya, dan kasus penggunaan terpentingnya.

Apa itu Daftar Microsoft?

Anda akan melihat Daftar Microsoft aplikasi di Semua aplikasi bagian dari langganan Microsoft 365 Anda. Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk membuat daftar dan berkolaborasi dengan anggota tim atau klien Anda.

Daftar Microsoft menawarkan banyak keuntungan dibandingkan aplikasi daftar tugas lainnya. Misalnya, Anda dapat melacak masalah, rutinitas, aset, inventaris, kontak, dan banyak lagi menggunakan Microsoft Lists.

Alat ini menggabungkan daftar Anda dengan semua aplikasi Microsoft 365 sehingga Anda bisa mulai membuat atau mengerjakan data Anda dari Microsoft Teams, SharePoint, atau Lists home. Itu juga dilengkapi dengan templat klik untuk mengedit yang menghemat waktu Anda dalam mengatur tugas atau catatan Anda.

Fitur Baru Daftar Microsoft

Daftar memiliki semua fitur standar yang dapat Anda harapkan dari aplikasi daftar tugas. Misalnya, tampilan garis waktu, tampilan kalender, membuat daftar dari spreadsheet, menambahkan lampiran ke daftar, melacak aktivitas, dll. Namun, berikut ini adalah fitur paling signifikan yang membedakan Daftar dari alat serupa lainnya:

1. Kelola Aturan

Anda dapat mengotomatiskan daftar tugas dengan banyak cara di alat ini. Namun, otomatisasi ekstensif seperti itu hanya dimungkinkan karena aturan gaya if/then di aplikasi Daftar.

Anda dapat menggunakan aturan ini untuk mengotomatiskan pengingat dan pemberitahuan ke daftar Anda. Pemilik daftar juga akan tetap mengontrol aturan. Jika Anda memberikan akses edit daftar ke kolaborator Anda, mereka dapat mengedit aturan daftar. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat aturan dari rumah Daftar:

1. Klik Mengotomatisasikan menu tarik-turun lalu pilih Buat aturan.
2. Di layar tempat Anda melihat Beri tahu seseorang ketika pilihan, Anda perlu mengatur kondisi. Misalnya, Anda dapat memilih Item baru dibuat.
3. Anda dapat mengedit ketentuan aturan dengan mengklik setiap kata yang digarisbawahi dalam kalimat.
4. Anda dapat memilih opsi seperti siapa yang akan diberi tahu, kolom, nilai kolom, dll.
5. Setelah selesai, klik Membuat untuk mengkonfirmasi aturan.

2. Mencantumkan Kolaborasi Melalui Microsoft Teams

Daftar menambahkan nilai ke fungsionalitas aplikasi Microsoft Teams. Anda dapat mengakses, berbagi, atau membuat daftar dari aplikasi Teams tanpa meninggalkan rapat atau sesi curah pendapat yang sedang berlangsung.

Di aplikasi Teams, Anda dapat mengubah tampilan daftar dengan berbagai cara seperti kartu, kisi, tampilan kalender, dll. Selain menambahkan kolom baru, membuat tampilan kustom dengan filter, dan menentukan pilihan, Anda juga dapat mengubah rencana untuk membuat data lebih bermakna bagi tim Anda.

3. Berbagi Daftar dan Item

Daftar menawarkan berbagai mode berbagi data dengan tim atau klien Anda. Tidak seperti banyak aplikasi daftar tugas lainnya, Anda tidak perlu membagikan seluruh daftar dengan kolaborator Anda.

Jika mau, Anda dapat membagikan seluruh daftar, atau memberikan akses ke item daftar yang dipilih. Selain itu, Anda dapat menyesuaikan perlindungan data dengan mengaktifkan hanya baca, akses edit, perlindungan kata sandi, dan tanggal kedaluwarsa untuk mengakses daftar.

4. Integrasi

Daftar Anda terintegrasi secara instan dengan aplikasi Microsoft 365 lainnya seperti Teams, Power Automate, Power Apps, dan SharePoint.

Anda dapat mengotomatiskan tugas atau alur kerja proyek menggunakan integrasi Daftar dan Power Automate. Pada daftar rumah, klik pada Mengotomatisasikan menu tarik-turun lalu pilih Otomatisasi Daya. Jika Anda mengklik Buat aliran, Anda dapat mengakses template untuk otomatisasi proses dan tugas.

Terkait: Office 365 Kini Menjadi Microsoft 365: Apa Artinya bagi Anda dan Keluarga

5. Aplikasi Seluler

Aplikasi Lists juga tersedia di perangkat iOS seperti iPhone dan iPad. Aplikasi seluler menawarkan pengalaman yang lancar dengan UI yang mudah digunakan untuk membuat, mengedit, dan membagikan daftar Anda saat bepergian.

Microsoft juga telah mengungkapkan rencana untuk aplikasi Lists versi Android. Pengguna Android akan segera membuat, berbagi, dan mengedit daftar dari perangkat seluler mereka.

Unduh: Daftar Microsoft untuk iOS (Gratis)

Menggunakan Daftar Microsoft sebagai Pelacak dan Penyelenggara Informasi

Ada banyak kegunaan aplikasi Daftar untuk manajemen data profesional dan pribadi. Beberapa skenario kasus penggunaan terbaik adalah:

1. Manajemen aset

Anda dapat mengelola perangkat, perangkat lunak, dan aset lainnya secara efisien menggunakan template pengelola aset dari aplikasi Daftar. Anda tidak perlu menginvestasikan banyak waktu untuk itu, karena template memerlukan beberapa klik untuk penyesuaian.

Anda bisa mendapatkan pembaruan status aset seperti siapa yang saat ini menggunakan perangkat, tanggal check-in, tanggal check-out, perangkat mana yang sedang diperbaiki, dll.

2. Kelola Proyek dan Tugas

Anda dapat mengubah aplikasi Daftar Anda menjadi alat manajemen proyek tanpa mengeluarkan uang ekstra. Tambahkan tugas dalam satu daftar dan beri nama daftar sesuai nama proyek.

Anda dapat menambahkan aturan if/then-style ke dalam item atau tugas individual di daftar Anda. Aturannya bisa berupa kata-kata seperti selesai, tertunda, diblokir, tugas yang harus dilakukan, masalah, prioritas, dll. Jika ada pengeditan dalam daftar dari anggota tim Anda, Anda akan langsung mengetahui status tugas.

Terkait: Panduan Manajemen Tugas Online: Tips Memilih Aplikasi yang Tepat

3. Penjadwalan Konten

Aplikasi Lists sangat cocok untuk media sosial, situs web, atau strategi posting konten blog. Anda dapat menambahkan persyaratan konten ke satu daftar. Sekarang, tetapkan aturan khusus untuk mengaktifkan notifikasi atau pengingat.

Ada juga templat penjadwalan konten di aplikasi Daftar. Sesuaikan template dengan menambahkan gambar atau konten yang ingin Anda terbitkan dengan tanggal draf, tanggal jatuh tempo, tanggal posting, dll.

4. Orientasi Klien dan Karyawan

Templat daftar periksa orientasi aplikasi Daftar memungkinkan Anda mengelola orientasi klien atau karyawan. Misalnya, ketika Anda menandai Orientasi Karyawan item pada daftar tugas sebagai Tertanda, alat ini secara otomatis mengirim email yang berisi kredensial masuk karyawan ke rekrutan baru.

Demikian pula, Anda dapat mengotomatiskan proses penanganan klien seperti orientasi, pengiriman file proyek, dan penagihan dari aplikasi Daftar.

5. Pelacak Tiket Klien

Template pelacak masalah mengubah daftar Anda menjadi manajer hubungan klien yang efektif. Jika klien Anda melaporkan masalah apa pun yang terkait dengan produk yang Anda kirim, cantumkan di aplikasi Daftar. Tetapkan aturan khusus untuk dalam peninjauan, prioritas, diblokir, dan diselesaikan di kolom status item.

Setelah ada perubahan status, Anda atau klien Anda bisa mendapatkan balasan email otomatis tentang status tiket.

Atur Data dan Pekerjaan Anda Secara Efisien

Fitur dan kasus penggunaan Microsoft Lists di atas akan memungkinkan Anda memanfaatkan langganan Microsoft 365 dengan cara terbaik. Alat ini menghadirkan cara baru namun fleksibel untuk mengatur dan melacak tugas atau data penting. Selain itu, perencanaan tugas hanyalah berjalan-jalan di taman ketika Anda mendapatkan semua ide, daftar tugas, dan agenda rapat di satu tempat.

10 Aplikasi Gratis Terbaik untuk Perencanaan Tugas

Memilih sistem manajemen tugas yang tepat bisa jadi sulit. Untuk membantu Anda mengetahuinya, kami telah menyusun daftar alat perencanaan tugas yang paling berguna.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis