5 Hal Yang Harus Anda Hindari Lakukan di Excel

Excel adalah alat yang sangat baik untuk memproses data, tetapi memiliki keterbatasan. Bila Anda memiliki rumus yang terlalu rumit, atau jika komputer Anda mogok saat membuka file Excel, maka mungkin Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan format file yang berbeda.

Jadi, kasus penggunaan apa yang harus Anda pertimbangkan untuk perangkat lunak yang berbeda? Berikut adalah beberapa situasi di mana Anda harus menggunakan aplikasi lain.

1. Basis Data Besar

Jika Anda tidak berpengalaman dalam komputer, Anda mungkin berpikir bahwa Excel (atau Google Spreadsheet) adalah satu-satunya cara untuk menyimpan data. Bagaimanapun, versi Excel terbaru memiliki 16.384 kolom dan 1.048.576 baris, dengan total 17.179.869.184 sel.

Meskipun ini adalah informasi yang banyak, Anda harus menyadari bahwa komputer Anda akan memuat semuanya sekaligus. Oleh karena itu, jika Anda menggunakan banyak sel, Anda dapat mengharapkan PC Anda berjalan lambat. Memiliki seratus, atau bahkan seribu, baris tidak akan menjadi masalah.

Namun, jika Anda terus mengumpulkan data selama bertahun-tahun, atau jika Anda memiliki banyak pengguna yang menambahkan informasi ke satu file, bahkan komputer yang kuat pun akan kesulitan untuk memuatnya. Ini karena Microsoft memuat semua data saat membuka file.

Meskipun ini berguna untuk menganalisis data jangka pendek, ini membuang daya komputasi jika Anda hanya perlu menganalisis informasi tertentu. Misalnya, jika Anda memerlukan alamat email pelanggan, Anda tidak perlu memuat semua sisa database klien Anda.

Alternatif yang baik untuk menyimpan data adalah dengan menggunakan perangkat lunak atau layanan database khusus. Mereka menawarkan fitur yang sama seperti Excel, seperti analitik data, tetapi dengan lebih banyak fungsi. Anda dapat menggunakan Microsoft Access jika Anda adalah penggemar Microsoft Suite. Alternatif lain termasuk LibreOffice Base dan lain-lain.

2. Analisis Data Kompleks

Microsoft Excel memiliki sejumlah besar formula yang tersedia. Ini menawarkan rumus jumlah paling sederhana untuk fungsi yang rumit seperti nilai bersih sekarang (menghitung nilai waktu uang) dan ramalan (digunakan untuk menghitung nilai masa depan).

Namun, jika Anda mendapati diri Anda membuat banyak fungsi yang rumit, sudah saatnya Anda mempertimbangkan solusi lain. Excel adalah alat yang sangat baik jika variabel rumus Anda semuanya didasarkan pada data mentah. Tetapi jika Anda menemukan bahwa fungsi Anda didasarkan pada sel yang merupakan rumus itu sendiri, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak analitik khusus.

Jika spreadsheet Anda bergantung pada beberapa rumus, lapisan kompleksitas yang ditambahkan berarti bahwa kesalahan mudah tidak terdeteksi. Dan bahkan jika Anda menemukan kesalahan, tidak mudah untuk melacaknya jika rumus Anda panjangnya tiga baris.

Daripada menggunakan Excel untuk skenario yang rumit, coba pelajari bahasa pemrograman seperti Python. Mudah dimengerti, dan ada beberapa sumber daya gratis untuk Anda mulai di atasnya. Dan jika Anda tidak ingin belajar pemrograman, Anda juga bisa menggunakan alat analisis data khusus yang jauh lebih mudah digunakan.

3. Manajemen proyek

Sebelum munculnya alat manajemen proyek khusus seperti Asana dan Trello, banyak profesional menggunakan Microsoft Excel. Lagi pula, mudah diatur. Bahkan ada template yang dapat Anda unduh untuk membantu Anda memulai.

Tetapi begitu tim Anda tumbuh—atau Anda mulai mendapatkan lebih banyak proyek—semuanya menjadi rumit. Kecuali Anda menggunakan versi online Excel, tim Anda tidak dapat menggunakan file manajemen proyek Anda secara bersamaan. Dan saat Anda menambahkan lebih banyak tugas dan subtugas, Anda mungkin mendapatkan terlalu banyak informasi dalam satu lembar.

Selain itu, karena semakin banyak orang yang memiliki akses ke file tersebut, ada peluang lebih besar untuk campur tangan yang tidak diinginkan. Mereka mungkin secara tidak sengaja mengubah formula atau bahkan menghapus informasi penting. Membuat dan menetapkan dependensi proyek juga bisa membingungkan.

Itulah mengapa yang terbaik adalah mendapatkan aplikasi manajemen tugas khusus untuk mengelola tim Anda. Aplikasi yang dibuat khusus akan memungkinkan Anda dan tim Anda mendapatkan pandangan yang jelas tentang segala sesuatu yang perlu dilakukan. Anda bahkan dapat menetapkan tugas ke anggota tertentu sehingga tidak ada yang terlewatkan.

Dan jika Anda memiliki anggaran terbatas, Anda dapat menemukannya alat manajemen proyek gratis on line. Sekarang Anda dapat menjaga semua orang di halaman yang sama tanpa harus mengeluarkan uang sepeser pun.

4. Formulir

Karena ketersediaannya yang mudah, Excel sering digunakan sebagai formulir. Ada banyak contoh di mana acara dan pertemuan telah menggunakan laptop dan file Excel untuk pendaftaran tamu.

Menggunakan Excel (atau spreadsheet apa pun) sebagai formulir itu nyaman karena penyelenggara dapat langsung menganalisis data mereka. Namun, ini datang dengan beberapa kelemahan.

• Pertama, Anda tidak akan memiliki kendali atas input data. Siapa pun dapat mengetikkan informasi yang salah, dan Anda tidak akan menjadi lebih bijaksana. Juga tidak ada standarisasi data. Seseorang bisa mengetik di New York di bawah negara bagian, sementara yang lain akan menulis NY. Ini bermasalah selama analisis data.
• Kedua, jika Anda memiliki beberapa situs pendaftaran, Anda akan memiliki kumpulan data terpisah yang memerlukan konsolidasi. Ini membutuhkan waktu dan dapat menyebabkan kesalahan pada data Anda. Ini juga dapat menyebabkan duplikasi upaya karena pengguna dapat memasukkan data mereka dua kali.
• Ketiga, tidak ada privasi data. Jika Anda menggunakan spreadsheet, siapa pun dapat menggulir entri dan mengumpulkan data. Mereka bahkan dapat mengubah informasi yang ada, yang akan mencondongkan data Anda. Jika kebocoran data terjadi melalui pendaftaran Excel Anda, Anda dapat dimintai pertanggungjawaban.
• Terakhir, jika Anda akan menggunakan Excel untuk pendaftaran online, itu tidak cocok untuk database besar, seperti yang telah dinyatakan.

5. Analisis Data Keuangan

Saat Anda menggunakan Excel untuk melacak data keuangan, kemungkinan Anda harus menautkan ke berbagai sumber. Sumber-sumber ini dapat berupa file Excel lainnya, database online, dan bahkan situs web keuangan. Namun, saat Anda menambahkan ini, kemungkinan terjadinya kesalahan, atau mendapatkan informasi yang ketinggalan zaman, meningkat.

Bahkan telah ada kejadian di J.P. Morgan pada tahun 2012, di mana sebuah formula secara tidak sengaja menggunakan jumlah harga alih-alih rata-ratanya saat menghitung risiko. Ini, pada gilirannya, memberikan hasil sekitar dua besaran lebih rendah dari nilai sebenarnya dan menyebabkan bank kehilangan $6 miliar dalam perdagangan.

Sementara masalah lain terlibat, formula yang salah tulis ini adalah bagian dari rangkaian kesalahan yang menyebabkan kerugian besar ini.

Gunakan Perangkat Lunak Khusus

Microsoft Excel adalah spreadsheet yang sangat baik. Ini bagus untuk kumpulan data kecil atau jika Anda mencobanya sebagai bukti konsep. Tetapi jika Anda ingin meningkatkan skala pekerjaan Anda, Anda harus mempertimbangkan perangkat lunak khusus.

Menggunakan perangkat lunak yang dikembangkan secara khusus untuk tujuan Anda akan memberi Anda fungsionalitas yang lebih baik, bekerja lebih cepat, dan memungkinkan Anda menyelesaikan sesuatu dengan lebih efisien. Meskipun beberapa dari mereka akan menghabiskan waktu atau uang (atau keduanya) untuk menyiapkannya, ini akan menghemat uang Anda dalam jangka panjang.

10 Alternatif Excel Terbaik untuk Kebutuhan Spreadsheet Anda

Mencari alternatif yang lebih murah untuk Microsoft Excel? Aplikasi spreadsheet ini menawarkan semua yang Anda butuhkan dengan harga lebih murah.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis