Ketergantungan yang berlebihan pada kertas di kantor merusak lingkungan. Selain itu, mengamankan dokumen kantor yang sensitif bisa merepotkan. Akibatnya, file penting misi dapat diekspos ke siapa saja, termasuk pengunjung acak.
Dengan menghilangkan kertas dari kantor, Anda dapat menghindari semua risiko tersebut. Berikut adalah beberapa aplikasi online dan tips yang dapat Anda gunakan untuk membuat kantor Anda lebih paperless.
Beralih dari buku catatan pengunjung berbasis kertas ke sistem manajemen pengunjung online. Alat manajemen pengunjung yang inovatif dan kuat dapat mengelola seluruh proses pengelolaan pengunjung kantor.
Jalur lobi memungkinkan Anda melacak semua pengunjung sambil mengambil foto dan mencetak lencana secara bersamaan. Itu juga dilengkapi dengan fitur-fitur seperti memberi tahu tuan rumah, mengelola evakuasi darurat, dan memperingatkan personel keamanan.
Klik Proxy adalah solusi berbasis cloud yang membantu Anda mengontrol arus orang. Alat ini dapat disesuaikan dan mengikuti pendekatan terpadu untuk menjaga meja depan tetap efisien dan data sensitif tetap aman.
2. Aplikasi Akuntansi
Mengelola akuntansi kantor Anda di atas kertas bisa menjadi hal yang sibuk, menyita waktu, dan juga membingungkan. Dengan bantuan aplikasi akuntansi, Anda dapat membuat proses tanpa kertas, cepat, dan mudah.
Akuntansi Sage adalah aplikasi akuntansi yang dapat Anda gunakan bahkan tanpa latar belakang akuntansi. Setelah Anda menghubungkannya dengan rekening bank Anda, aliran transaksi menjadi lancar. Anda dapat melacak penjualan, pembelian, dan arus kas melalui fitur pelaporan yang mudah.
Buku Cepat adalah alat akuntansi online lain yang memungkinkan Anda menangani penilaian mandiri PPN, pajak, dan penggajian karyawan. QuickBooks POS adalah edisi tambahan yang memungkinkan pemilik usaha kecil menjalankan konter ritel tanpa kertas.
3. Aplikasi Manajemen Proyek
Jika Anda berencana untuk menggunakan kertas selama fase manajemen proyek, itu dapat dengan mudah menghabiskan banyak uang. Untuk menyimpan semua anggota tim di halaman yang sama, Anda harus mencetak banyak salinan dari file yang sama. Namun, Anda dapat menghindari pengeluaran tersebut dan menjadi ramah lingkungan dengan menggunakan alat manajemen tugas atau proyek.
Alat manajemen proyek asana memiliki antarmuka pengguna yang intuitif yang dapat digunakan siapa saja untuk menetapkan dan melacak tugas. Aplikasi ini membantu Anda dengan berbagi file waktu nyata, komentar tugas, dan pembuatan laporan digital.
Klik ke atas adalah alat manajemen proyek lain yang memungkinkan Anda mengintegrasikan banyak aplikasi pihak ketiga. Ini juga menawarkan tampilan beban kerja yang membantu Anda melacak beban kerja sumber daya individu.
Terkait: Apa itu ClickUp? Fitur Manajemen Proyek Terbaik
Apakah Anda masih membuang-buang catatan tempel untuk menuliskan tugas Anda? Anda harus menyingkirkannya dan memilih aplikasi daftar tugas.
Todoist memungkinkan Anda untuk membuat daftar semua tugas secara terorganisir. Ini juga memungkinkan Anda untuk menambahkan bagian dan subtugas untuk mengkategorikan tugas Anda. Anda juga dapat menambahkan tingkat prioritas dan tag favorit di aplikasi ini.
Any.do memungkinkan Anda untuk mengakses daftar tugas Anda dari mana saja di perangkat apa pun. Ini juga akan mengingatkan Anda untuk melakukan tugas-tugas penting pada waktu yang ditentukan.
5. Aplikasi Pencatat
Setelah Anda membuat proses pencatatan tanpa kertas, Anda dapat menghemat biaya buku catatan dan pena. Selain itu, Anda tidak perlu menghabiskan waktu mencari notepad di meja yang berantakan sebelum rapat.
Dengan aplikasi pencatat seperti Evernote, Anda dapat menyimpan semua informasi penting yang dapat diakses di seluruh perangkat, berkat fitur sinkronisasi online. Anda juga dapat mempersonalisasi pemformatan catatan dan menambahkan gambar, file audio, dan dokumen ke dalamnya sesuai pilihan Anda.
catatan sederhana memungkinkan Anda menambahkan, melihat, mengedit, dan menerbitkan catatan dalam format penurunan harga. Anda dan tim Anda dapat berbagi catatan apa pun dalam grup untuk kerja kolaboratif dan ide.
Jika Anda telah memutuskan untuk tidak menggunakan kertas, membuat salinan digital dari dokumen kertas yang ada harus menjadi strategi Anda.
Menggunakan Pemindaian Adobe di ponsel cerdas Anda untuk mengonversi dokumen berbasis kertas menjadi file PDF. Aplikasi ini juga membantu Anda mengelola dimensi file selain menawarkan fitur seperti memotong, memutar, membubuhi keterangan, menandatangani, dan mengedit warna.
ABBYY FineReader PDF adalah pemindai dokumen canggih yang mendukung lebih dari 190 bahasa dan menyimpannya dalam 12 format file berbeda. Selain memindai teks cetak dan tulisan tangan, Anda dapat menambahkan komentar dan tanda tangan.
7. Berbagi File dan Aplikasi Keamanan
Lewatlah sudah hari-hari ketika Anda harus membuat salinan cetak laporan Anda dan mendistribusikannya di antara para penerima. Dengan menggunakan aplikasi berbagi file online, Anda dapat menyimpan file di awan dan berbagi akses hanya dengan penerima yang memenuhi syarat.
Kotak memungkinkan Anda menyimpan dan berbagi file dan dokumen di cloud, dengan mematuhi kebijakan privasi data dan kepatuhan industri. Itu membuat kolaborasi antara anggota tim mulus.
Anda juga bisa menggunakan google Drive untuk menyimpan file kantor dengan aman dan membaginya hanya dengan penerima yang dituju. Selain itu, alat ini memungkinkan Anda mengatur file menggunakan folder yang berbeda.
8. Aplikasi Kalender
Aplikasi kalender telah menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan profesional. Semua jenis bisnis bisa mendapatkan keuntungan dari menggunakan aplikasi kalender daripada mencatat janji dalam buku harian berbasis kertas.
kalender adalah aplikasi penjadwalan janji temu online tempat Anda dapat menjadwalkan rapat secara profesional dan efisien. Anda dapat mengotomatiskan proses pengingat dan tindak lanjut dengan aplikasi ini.
Google Kalender adalah kalender online populer tempat Anda dapat mewarnai entri kalender untuk mengatur acara kalender. Alat bantu sarannya akan mengisi entri secara otomatis untuk menghemat waktu Anda. Anda dapat dengan mudah mengedit jadwal rapat online apa pun di kalender online ini.
Terkait: Tips Menghindari Penundaan dan Memenuhi Tenggat Waktu
Sekarang adalah waktu untuk membuang dokumen hukum tercetak. Pindah ke dunia perjanjian digital dan tanda tangan elektronik untuk menghemat kertas dan meningkatkan efisiensi kerja tim Anda.
mengusulkan adalah platform online yang memungkinkan Anda membuat, melacak, mengirim, dan menandatangani semua jenis kontrak, proposal, dan perjanjian. Anda dapat menggunakan templat proposal yang telah dirancang sebelumnya dari pustaka konten aplikasi ini.
PandaDoc memungkinkan Anda menyederhanakan manajemen perjanjian dengan membuat, mengedit, dan menandatangani dokumen dengan mudah. Ia menawarkan layanan seperti proposal, kutipan, kontrak, dan formulir—semua dalam format digital tanpa kertas apa pun.
10. Aplikasi Faks Online
Bahkan jika Anda berencana untuk menghapus semua faks, hal itu tidak mungkin dilakukan jika klien bersikeras untuk menggunakannya. Belum, aplikasi faks online dapat membantu Anda mengeluarkan kertas dari faks. Aplikasi ini akan mengarahkan faks ke komputer, ponsel cerdas, atau perangkat lain pilihan Anda. Dengan demikian, Anda juga dapat mengotomatiskan faks dan menghemat ribuan lembar kertas setiap tahun.
RingCentral adalah perangkat lunak faks online yang memungkinkan Anda mengelola faks masuk dan keluar secara online sambil menawarkan penghematan yang cukup besar. Anda juga bisa menggunakan HaloTanda untuk mengirim dan menerima faks dengan tetap menjaga kerahasiaan dan keamanan.
Anda sekarang dapat menggambar gambaran yang jelas dalam pikiran Anda untuk merencanakan tanpa kertas di kantor atau rumah, di mana pun Anda bekerja. Tidak perlu waktu lama untuk menerapkan kebijakan tempat kerja tanpa kertas saat aplikasi online di atas siap melayani Anda.
Menyingkirkan kertas adalah salah satu dari banyak cara untuk merapikan ruang kerja dan meningkatkan produktivitas.
Cari tahu bagaimana tempat kerja yang rapi membantu Anda bekerja dengan penuh perhatian dan menyelesaikan tugas tepat waktu.
Baca Selanjutnya
- Produktifitas
- Alat Daring
- Dokumen Digital
- Perangkat Lunak Organisasi
Tamal adalah penulis lepas di MakeUseOf. Setelah mendapatkan pengalaman substansial dalam teknologi, keuangan, dan bisnis proses dalam pekerjaan sebelumnya di sebuah perusahaan konsultan IT, ia mengadopsi menulis sebagai profesi penuh waktu 3 tahun yang lalu. Meskipun tidak menulis tentang produktivitas dan berita teknologi terbaru, ia suka bermain Splinter Cell dan menonton pesta Netflix/ Prime Video.
Berlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan
