Perangkat Lunak Perencanaan Acara: 5 Aplikasi untuk Mengelola Acara Anda Secara Efektif

Mengorganisir acara yang sukses adalah tugas yang bermanfaat dan penuh tekanan. Anda memerlukan keahlian khusus untuk menyusun anggaran yang memperhitungkan keadaan yang tidak terduga, menemukan satu atau lebih lokasi yang sesuai, mempromosikan acara, dll.

Tetapi selain memiliki perhatian yang sangat baik terhadap detail, keterampilan organisasi, dan menjadi penggiat jejaring yang cerdas, mengandalkan perangkat lunak perencanaan acara akan sangat membantu merampingkan proses manajemen dan menghemat waktu.

Cara Memilih Aplikasi Perencanaan Acara yang Ideal

Ada banyak aplikasi perencanaan acara, masing-masing menawarkan fitur khusus. Namun, perangkat lunak manajemen acara terbaik adalah yang memenuhi kebutuhan Anda, karena acara yang berbeda memerlukan fitur yang berbeda.

Jadi, Anda perlu menguraikan kebutuhan Anda untuk acara mendatang untuk mengetahui cara memilih perangkat lunak yang ideal. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk memandu Anda melalui tugas ini:

• Jenis acara apa yang Anda selenggarakan, tatap muka, virtual, atau hybrid?
  instagram viewer
  Ini akan membantu Anda memilih aplikasi yang mendukung jenis acara.
• Apakah itu acara tertutup atau terbuka? Jika ini adalah acara tertutup, Anda mungkin hanya memerlukan perangkat lunak yang dapat membantu Anda mengirim undangan ke tamu tertentu. Jika tidak, Anda memerlukan aplikasi dengan alat pemasaran bawaan untuk mempromosikan acara tersebut.
• Apakah perangkat lunak perencanaan acara memiliki versi seluler? Memiliki perangkat lunak perencanaan acara yang ramah seluler memungkinkan Anda mendapatkan akses ke semua informasi Anda saat bepergian. Anda juga dapat menggunakan aplikasi untuk berbagi informasi terkait acara dengan peserta Anda.
• Apakah Anda harus menghitung banyak persediaan katering? Anda dapat menggunakan aplikasi dengan kalkulator perencanaan acara bawaan untuk menyimpan semua informasi Anda di satu tempat.
• Apa yang Anda butuhkan untuk acara tersebut? Anda dapat menulis semua alat yang Anda butuhkan di sini, termasuk sistem notifikasi, sistem tiket, alat check-in kehadiran, dll.
• Apakah Anda perlu berkolaborasi dengan penyelenggara atau pemangku kepentingan acara lainnya? Jika ya, Anda harus memilih aplikasi yang memungkinkan komunikasi.

Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mempersempit daftar aplikasi perencanaan acara Anda. Namun, Anda mungkin perlu mencampur aplikasi yang berbeda tergantung pada ukuran acara Anda, atau jika Anda tidak menemukan aplikasi yang memenuhi semua kebutuhan Anda. Dengan itu, Anda harus mempertimbangkan solusi perencanaan acara ini:

Eventbrite dikenal luas sebagai salah satu dari alat terbaik untuk menemukan acara di sekitar Anda, tetapi juga memiliki aplikasi manajemen acara di perangkatnya—Eventbrite Organizer.

Baik Anda merencanakan kumpul-kumpul kecil atau pesta besar, Anda dapat mengandalkan Eventbrite Organizer untuk menjadi alat satu atap Anda untuk membuat acara, mengelola penjualan acara, dan melacak kehadiran secara langsung melalui telepon pintar.

Anda juga dapat menggunakan Eventbrite untuk mengiklankan acara Anda secara online dan berbagi informasi penting dengan undangan Anda.

Unduh: Eventbrite Organizer untuk Android | iOS (gratis, harga khusus)

Ada begitu banyak bagian yang bergerak yang terlibat ketika merencanakan sebuah acara. Itulah mengapa Anda perlu memiliki satu lokasi pusat agar tetap teratur dan melacak tugas yang sudah selesai dan belum selesai.

monday.com adalah alat yang ampuh yang dapat Anda gunakan untuk membawa semua proyek Anda berjalan pada platform yang sama. Meskipun itu terutama alat manajemen proyek, ini juga menampilkan fungsionalitas perencanaan acara dan templat bawaan yang dapat Anda dan kolaborator lain gunakan untuk merencanakan anggaran atau mengatur jadwal.

Anda dapat menggunakan Mingguku fitur untuk membuat dan menetapkan tugas ke anggota tim lain, sambil menggunakan dasbornya untuk melacak dan mengukur kemajuan Anda. Anda juga dapat menggunakan monday.com untuk berkomunikasi dengan anggota tim dalam aplikasi, sehingga Anda tidak perlu tersesat dalam tumpukan kotak masuk email. Mencoba alat organisasi monday.com yang canggih untuk meningkatkan kolaborasi tim Anda.

Unduh: monday.com untuk Android | iOS (gratis, versi premium tersedia)

3. Perencana Saku

Salah satu keterampilan penting seorang perencana acara adalah kemampuan untuk menyusun anggaran yang akurat yang mempertimbangkan situasi yang tidak direncanakan. Ini berarti Anda harus menjangkau ahli matematika dalam diri Anda.

Tetapi melakukan semua perhitungan tangan ini bisa memakan waktu, dan Anda sering kali harus berurusan dengan jadwal yang ketat. Pocket Planner adalah aplikasi yang efektif dan mudah digunakan yang dapat membantu Anda membuat perkiraan yang akurat untuk acara Anda. Memiliki semua perhitungan Anda di satu tempat juga akan membantu Anda menghemat waktu.

Unduh: Perencana Saku untuk iOS (Gratis)

Tabel Sosial adalah alat praktis yang mengkhususkan diri dalam diagram acara untuk membantu Anda memvisualisasikan tempat Anda, memilah pengaturan tempat duduk, dan berkolaborasi dengan peserta.

Anda dapat membuat rencana arsitektur Anda, atau menggunakan salah satu template 3D-nya sebagai permulaan. Cukup pilih jenis acara, pilih template yang sesuai dengan gaya, dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk merancang tata letak ruang acara Anda dengan menambahkan segala macam objek yang sudah dibuat sebelumnya, termasuk proyektor, panggung, tabel, dll. Anda juga dapat berbagi tata letak dengan kolaborator lain melalui perangkat lunak.

Jika Anda lebih suka platform manajemen acara all-in-one untuk menghindari menyulap beberapa alat khusus, Anda tidak akan salah dengan Whova. Ini adalah perangkat lunak multi-fungsi yang memungkinkan Anda mengelola acara virtual, tatap muka, atau hibrida menggunakan sistem yang sama.

Beberapa fitur utamanya termasuk pendaftaran acara, manajemen konferensi, pemasaran acara, pembuatan situs web, check-in peserta, keterlibatan peserta, jaringan, dll.

Anda juga dapat berbagi informasi seperti agenda acara dan logistik lainnya (pengaturan parkir dan peta) dengan peserta menggunakan aplikasi. Selain itu, peserta dapat memanfaatkan fitur jaringannya untuk berbagi gambar acara, bertukar kontak dengan memindai kartu nama, atau bahkan mengirim pesan satu sama lain melalui aplikasi.

Unduh: Untuk siapa? Android | iOS (demo gratis, harga khusus)

Kelola Acara Anda Dengan Percaya Diri

Anda sekarang dapat membuang pendekatan DIY yang memakan waktu dan mengandalkan alat manajemen acara ini untuk memudahkan proses perencanaan, merampingkan operasi, dan membantu Anda mengatur acara yang lebih sukses.

Namun, mengingat tidak ada dua acara yang sama, kuncinya adalah mengidentifikasi kebutuhan Anda dan memilih perangkat lunak yang paling tepat yang akan menaikkan level setiap elemen acara Anda. Silakan dan pilih perangkat lunak yang akan membantu membuat acara Anda berikutnya diingat.

6 Perencana Kustom yang Dapat Anda Buat Dengan Mudah Dengan Google Drive

Mengapa tidak membuang aplikasi tugas Anda untuk perencana Google Drive? Perencana online yang dibuat dengan alat Google ini membuktikan keserbagunaannya.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis