Cara Menulis Email yang Lebih Baik: 3 Tips Sederhana

Memahami cara menulis email yang baik adalah keterampilan yang sangat penting, terutama untuk pekerjaan. Apakah Anda memiliki bisnis kecil atau wiraswasta, Anda cenderung menangani email yang tak terhitung jumlahnya setiap hari.

Anda dapat menggunakan email sebagai metode komunikasi utama Anda dengan bisnis dan pelanggan lain. Ini mungkin tampak seperti tugas sederhana untuk menulis email, tetapi orang sering mengalami miskomunikasi.

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu!

1. Jadilah Tepat

Dalam komunikasi email, Anda harus spesifik dengan apa yang Anda katakan. Email sederhana seperti "Saya ingin ini selesai besok." tidak akan cukup jika Anda mengirim pesan kepada karyawan.

Meskipun karyawan Anda harus memahami sebagian besar dari apa yang Anda katakan, mengapa mengambil risiko miskomunikasi ketika Anda bisa langsung?

2. Susun Email Anda dengan Benar

Mengoptimalkan Baris Subjek

Semua aspek email Anda, dari baris subjek hingga isi, harus dioptimalkan.

Anda menerima email yang tak terhitung jumlahnya setiap hari, dan beberapa di antaranya cenderung menonjol, bukan? Biasanya, mereka adalah orang-orang dengan baris subjek yang dioptimalkan. Baris subjek email Anda harus relevan dengan subjek email secara keseluruhan.

Ketika kami tidak mengenali baris subjek, atau tampaknya tidak relevan, kami cukup menghapus email sebelum membacanya. Untuk menghindari hal ini, pastikan baris subjek Anda terstruktur dengan benar.

Badan Email

Mulailah email Anda dengan salam. Penting untuk bersikap formal saat berkomunikasi dengan klien dan mitra bisnis. Tidak apa-apa untuk menggunakan pidato informal bila sesuai, tetapi lebih baik menggunakan pidato formal dalam banyak kasus.

Apa pertanyaan atau tindakan yang ingin Anda sampaikan? Adalah baik untuk langsung ke pokok permasalahan setelah salam. Jangan ragu untuk langsung.

Penutupan

Akhir dari email Anda adalah hal terakhir yang akan dibaca oleh pelanggan atau mitra bisnis Anda. Ini dapat memengaruhi apakah mereka memberi Anda respons atau tidak.

Cobalah untuk mengakhiri email seperti yang Anda lakukan dalam percakapan. Anda akan memiliki kesempatan yang lebih baik untuk menerima tanggapan positif jika Anda ramah, profesional, dan jelas dengan ajakan bertindak Anda.

Mengirim Lampiran

Jika Anda memiliki lampiran besar yang ingin Anda kirim, Anda tidak boleh melakukannya melalui email. Sebagai gantinya, unggah file ke layanan berbagi file dan kirim tautan sebagai gantinya. Ini terlihat jauh lebih profesional.

3. Edit dan Koreksi!

Saat menyiapkan email Anda, coba bayangkan semua orang di perusahaan akan membacanya. Email cepat dibuat, tetapi dapat meninggalkan kesan abadi, jadi pastikan untuk meninjau pekerjaan Anda sebelum mengklik Kirim.

Ada banyak alat online gratis yang dapat membantu Anda memastikan bahwa pekerjaan Anda ditulis dengan baik dan tata bahasanya benar. Ini termasuk struktur kalimat, tanda baca, ejaan, dll.

tata bahasa

tata bahasa akan menganalisis sepotong teks yang Anda tulis dan memeriksa kesalahan tata bahasa. Anda dapat menginstalnya sebagai ekstensi browser, dan dengan demikian Anda memiliki akses ke situs web mana pun yang Anda gunakan.

Misalnya, Grammarly dapat memeriksa tata bahasa Anda saat Anda mengetik email di Gmail atau situs email lainnya.

Grammarly tersedia secara gratis, tetapi juga memiliki versi premium. Versi gratisnya berfungsi dengan baik dalam mendeteksi kesalahan tata bahasa dan tanda baca dasar dan lanjutan, seperti koma, kalimat run-on, aliterasi, fragmen, dll.

Ini juga akan memeriksa kesalahan ejaan, plagiarisme, dan gaya penulisan. Versi premium Grammarly menambahkan sentuhan ekstra pada semua yang ditawarkan versi gratisnya. Namun, Grammarly premium sebagian besar ditujukan bagi mereka yang berencana menerbitkan artikel.

Terkait: Apakah Grammarly Premium Layak? Inilah Semua yang Perlu Anda Ketahui

Editor Hemingway

Itu Editor Hemingway adalah alat online gratis yang akan membantu Anda meningkatkan gaya penulisan Anda. Platform ini ideal untuk mengedit potongan pendek, seperti email.

Selain itu, Editor Hemingway akan mendorong Anda untuk menjadi jelas dan langsung dalam tulisan Anda, bahkan jika Anda menulis artikel panjang dengan kalimat yang rumit. Anda dapat menggunakan editor ini untuk menilai kompleksitas dan keterbacaan pekerjaan Anda.

Tahukah Anda bahwa Microsoft Word memiliki opsi proofing yang bagus? Saat Anda membuka Microsoft Word, klik File > Opsi > Pemeriksaan. Anda dapat memilih opsi Koreksi Otomatis dan ejaan yang ingin diperiksa oleh Microsoft Word.

Selain itu, Microsoft juga menyediakan Editor Microsoft, ekstensi browser yang dapat membantu Anda memeriksa kesalahan tata bahasa, gaya, dan lainnya pada dokumen Anda.

Hal hebat tentang mengedit email Anda di Microsoft Word adalah bahwa pengeditan/pemformatan diterjemahkan dengan baik ke beberapa aplikasi/situs email, seperti Gmail atau Outlook.

Saat ini, sebagian besar penyedia email populer akan memiliki opsi pengeditan terintegrasi. Banyak dari mereka akan memeriksa kesalahan tata bahasa juga. Selain Gmail, Yahoo dan Outlook juga memiliki opsi pemformatan untuk email.

Terkait: Penyedia Email Paling Populer Lebih Baik Dari Gmail dan Yahoo Mail

Pelajari Cara Menyusun Email yang Sempurna

Sebagian besar dari kita menghabiskan sebagian besar hari untuk menulis dan membaca email. Sering kali, email ini dapat membingungkan orang lain. Kiat-kiat yang disebutkan di atas akan membantu Anda menulis email yang ringkas, jelas, dan mudah dipahami.

Email Anda adalah cerminan profesionalisme, perhatian terhadap detail, dan nilai Anda. Jadi, pastikan untuk mengingat bagaimana orang lain mungkin menafsirkan nada email Anda.

5 Alat Email Gratis untuk Membersihkan Kotak Masuk Anda dan Membuat Gmail Lebih Baik

Ingin mendapatkan hasil maksimal dari Gmail? Gunakan aplikasi dan ekstensi browser gratis ini untuk merapikan kotak masuk Anda dan meningkatkan pengalaman email Anda.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis

Perluas untuk Membaca Cerita Lengkap