Cara Mengontrol Email Spam di Gmail Dengan Template dan Filter

Banyak pemasar digital dan pemilik bisnis online harus menanggapi jenis email yang sama beberapa kali sehari. Prosesnya bisa sangat melelahkan dan memakan waktu.

Dalam situasi seperti itu, templat respons dapat berguna. Beberapa filter di Gmail juga akan membantu Anda lebih efisien dengan spam.

Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan cara menggunakan template respons dan filter Gmail untuk memerangi spam secara efektif.

Apa Itu Template Gmail dan Bagaimana Cara Menggunakannya?

Anda dapat menyimpan email yang telah ditulis sebelumnya ke akun Anda dan menggunakannya kembali alih-alih menulisnya dari awal. Anda dapat menyimpan 50 template respons yang berbeda secara bersamaan dengan akun Gmail. Jadi, membuat beberapa template umum untuk audiens yang ditargetkan membuat komunikasi email lebih produktif.

Jika Anda telah menetapkan otoritas dalam ceruk tertentu, Anda mungkin menerima ratusan email dari orang yang meminta untuk menulis posting tamu. Anda dapat membuat template dan menggunakannya sebagai ganti membalas setiap email satu per satu.

Untuk skenario di atas, mari buat email template yang memberi tahu orang-orang bahwa Anda tidak menerima posting tamu. Sebelum membuat template respons, aktifkan setelan template di Gmail.

1. Masuk ke akun Gmail Anda.

2. Pergi ke Pengaturan > Lihat semua pengaturan.

3. Di Tab tingkat lanjut, gulir ke bawah ke Template bagian.

4. Memungkinkan Template.

5. Klik Simpan perubahan.

Setelah mengaktifkan pengaturan template, langkah selanjutnya adalah membuat dan menyimpan template respons.

Terkait: Cara Meneruskan SMS ke Email Anda Secara Otomatis di Android

Cara Membuat Template Respon

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat template respons.

1. Buka akun Gmail Anda.

2. Klik Menyusun untuk menulis Pesan Baru.

3. Jelaskan kebijakan Anda tentang tidak menerima posting tamu di email. (Buatlah secara umum, sehingga berlaku untuk siapa saja yang meminta posting tamu di ceruk atau kategori apa pun)

4. Ketika tanggapan Anda sudah siap, klik tombol tiga titik di kanan bawah kotak tulis email.

5. Pergi ke Template > Simpan draf sebagai template > Simpan sebagai template baru.

6. Simpan template setelah memasukkan nama di pop-up. (Pilih nama deskriptif di sini, karena template akan menggunakan nama yang sama dengan subjek email).

Berikut cara mengonfirmasi bahwa template telah berhasil dibuat.

1. Klik pada Menyusun lagi.
2. Pilih tiga titik di kanan bawah.
3. Pergi ke template.

Di sinilah Anda akan menemukan daftar template yang disimpan di akun Gmail Anda. Template akan disalin ke menulis email kotak setelah Anda mengkliknya.

Jika Anda harus merespons ratusan email secara manual, prosesnya akan tetap memakan waktu, meskipun Anda telah membuat template email. Di sinilah penggunaan filter untuk membuat respons otomatis sangat berguna.

Anda dapat membuat filter yang memasukkan email berisi kata-kata tertentu ke dalam folder spam, seperti "guest post", "backlink", dan "accept article". Dengan menggunakan filter ini, Anda juga dapat mengatur tanggapan otomatis untuk email spam tersebut.

Mari kita lihat bagaimana Anda bisa melakukannya.

Menggunakan Template untuk Membuat Filter Respons Otomatis

1. Buka akun Gmail yang sama yang memiliki template respons.
2. Klik pada ikon roda gigi untuk pengaturan di pojok kanan atas.
3. Pergi ke Semua Pengaturan > Filter dan alamat yang diblokir.

4. Klik Buat filter baru. (Anda juga dapat mengimpor filter yang ada yang disimpan di sistem Anda dalam format .xml)

Anda dapat memfilter email berdasarkan alamat email, baris subjek, dan berisi atau mengecualikan kata atau ukuran tertentu. Kriteria filter yang paling cocok untuk tidak menerima posting tamu adalah memasukkan beberapa kata yang terkait erat dengan topik. Mari tambahkan beberapa kata ke to Sertakan kata-kata pilihan untuk filter.

5. Setelah menentukan kriteria, klik Buat filter.

Di sini, Anda harus memutuskan apa yang ingin Anda lakukan dengan email yang berisi pesan yang sama persis dengan kriteria Anda.

6. Memeriksa Lewati Kotak Masuk (Arsipkan) kotak sehingga email ini tidak akan mengacaukan kotak masuk Anda.

7. Juga, periksa Kirim template kotak dan pilih template respons yang sama, Posting Tamu Tidak Diizinkan.

8. Klik Buat Filter setelah mencentang kotak.

Anda sekarang akan melihat filter yang baru dibuat di daftar filter Anda. Di masa depan, email yang berisi kata-kata, "posting tamu, posting tamu, backlink, terima artikel, tulis untuk blog, tulis di situs web" tidak akan lagi masuk ke kotak masuk Anda.

Selain itu, ini akan mengirimkan template tanggapan ke pengirim sebagai tanggapan atas email mereka. Dengan demikian, kotak masuk Anda juga tidak akan berantakan, pengirim juga tidak perlu menunggu balasan Anda.

Setel Filter agar Tidak Ketinggalan Email Penting

Setelah Anda menyiapkan filter, awasi email yang diarsipkan untuk memastikan email terkait bisnis tidak difilter.

Anda mungkin memfilter email yang berisi kata "terima postingan", tetapi itu mungkin tawaran promosi yang Anda lewatkan karena filter tersebut. Anda dapat menghindari skenario ini dengan menyertakan beberapa kata seperti merek, kesepakatan, atau promosi di filter Gmail Anda.

Terkait: Cara Mengatur Gmail di iPhone Anda

Buat Filter Independen Jika Diperlukan

Anda dapat mengekspor filter respons yang baru dibuat dan kemudian mengimpornya ke akun Gmail baru jika Anda memiliki beberapa situs web dengan email kontak yang berbeda. Namun, Anda harus mengaktifkan dan membuat template tanggapan secara terpisah untuk email tersebut.

Pilihan terbaik untuk membuat filter jika Anda berencana menggunakan template respons adalah dengan membuatnya dari awal.

Jangan Biarkan Pengguna Tahu Bahwa Responsnya Otomatis

Jangan menyebutkan bahwa itu adalah respons otomatis di email Anda. Dengan menghindari ini, orang tidak akan mengelabui filter Gmail dengan melewatkan atau mengeja kata target yang salah, sehingga email mereka akan sampai ke Anda alih-alih masuk ke spam.

Selain itu, ada baiknya Anda memeriksa kotak masuk secara teratur dan membalas email yang mungkin bermanfaat bagi Anda.

Mengontrol Spam Dengan Filter Gmail dan Template Respons

Dengan Filter Gmail dan template tanggapan umum, Anda dapat menanggapi email spam tanpa harus menggulirnya. Anda akan menghemat waktu dan energi Anda dengan cara ini. Anda juga harus menguji ekstensi peramban Gmail yang meningkatkan komunikasi email Anda selain filter Gmail.

7 Ekstensi Microsoft Edge Terbaik untuk Mengoptimalkan Gmail

Ekstensi Gmail yang tepat di Microsoft Edge dapat meningkatkan komunikasi Anda. Berikut adalah tujuh ekstensi untuk meningkatkan produktivitas di kotak masuk Anda.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis

Perluas untuk Membaca Cerita Lengkap