Meskipun menjadi alat produktivitas, email adalah gangguan utama selama jam kerja dan mencegah Anda melakukan tugas yang lebih penting. Anda bahkan mungkin memiliki kebiasaan memeriksa email setiap kali ada notifikasi masuk.
Praktik semacam itu menghambat kinerja Anda dan menyebabkan hambatan dalam mencapai target Anda. Untuk memaksimalkan produktivitas, Anda mungkin ingin mengambil pendekatan berikut untuk mengontrol penggunaan email.
1. Jangan Mulai Hari Anda Dengan Kotak Masuk
Di pagi hari, Anda harus mempertimbangkan prioritas Anda, buat daftar tugas untuk hari itu, dan fokus pada tugas yang paling penting tanpa mengkhawatirkan permintaan orang lain. Meskipun menggoda untuk memeriksa email Anda di pagi hari, itu mengalihkan perhatian Anda.
Terkait: Digital vs. Daftar Tugas Kertas: Mana yang Lebih Baik?
Pikiran Anda menjadi kacau dengan kemungkinan balasan email, dan akibatnya, pekerjaan Anda yang sebenarnya menderita. Menanggapi email di pagi hari memungkinkan orang tahu bahwa Anda sudah tersedia. Oleh karena itu, Anda harus memulai hari Anda dengan fokus pada pekerjaan, bukan pada email.
2. Kosongkan Kotak Masuk Secara Teratur
Tidak perlu membalas setiap email yang Anda terima. Namun, Anda perlu memproses setiap email agar kotak masuk Anda tetap penuh dengan email yang belum dibaca. Jika tidak, Anda tidak akan menemukan email yang diperlukan. Anda dapat menjaga kotak masuk bebas dari pesan massal yang belum dibaca menggunakan metode ini:
- Melakukan: Jika email meminta tugas yang dapat ditindaklanjuti yang akan memakan waktu kurang dari dua menit, lakukan segera.
- Melimpahkan: Ini belum tentu tentang menyerahkan tanggung jawab kepada orang lain. Jadi, Anda dapat meneruskan tugas ke orang yang tepat.
- Menunda: Jika email tidak memerlukan balasan mendesak, Anda dapat menunda jawaban ke waktu yang lebih baik.
- Menghapus: Anda harus segera menghapus email yang didelegasikan kepada orang lain atau yang tidak penting untuk menghindari kebingungan dan kekacauan.
3. Menahan diri Dari CCing Setiap Email ke Semua Orang
CCing email kadang-kadang diperlukan, tetapi biasanya berarti dibombardir dengan balasan yang tidak ada hubungannya dengan Anda. Saat mengirim email, jangan menambahkan lebih dari dua orang di bidang CC.
Jika rekan Anda men-CC Anda di email yang berisi informasi yang tidak perlu Anda ketahui, Anda juga bisa mendapatkan email yang tidak perlu. Dalam hal ini, Anda harus memberi tahu tim Anda untuk membalas satu per satu alih-alih membalas semua, kecuali mereka membagikan beberapa informasi yang perlu diketahui semua orang.
4. Memeriksa Email dalam Batch
Ada dua jenis pengguna email: Jenis pertama bergantung pada notifikasi dan langsung memeriksa email saat diterima. Jenis pengirim kedua memiliki waktu tetap untuk memeriksa semua email secara berkelompok sehingga mereka dapat melupakannya sepanjang hari.
Anda harus menjadi tipe kedua untuk menyelesaikan tugas Anda secara efektif. Tetapkan aturan Anda sendiri tentang kapan harus memeriksa waktu.
Salah satu metode terbaik untuk menghentikan kotak masuk email Anda agar tidak lepas kendali dan menghemat waktu Anda yang berharga adalah dengan mengambil bantuan eksternal untuk menyaring pesan Anda. Pilihan cerdas untuk mengelola email adalah dengan menggunakan alat seperti Sanebox atau Buka gulungan.me.
Sanebox membantu Anda menyortir dan merapikan kotak masuk email Anda dan memberi jalan hanya untuk email-email penting. Email lain yang mencapai alamat email Anda akan masuk ke Sampah atau Arsip. Dengan Buka gulungan. Saya, Anda dapat membatalkan langganan email yang tidak perlu.
6. Pilih Model Operasi Baru untuk Komunikasi
Dengan memperkenalkan model komunikasi baru di antara anggota tim Anda, Anda dapat mengurangi ketergantungan pada email. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan alat manajemen proyek untuk komunikasi kelompok atau mengatur pertemuan singkat. Dengan alat manajemen proyek, Anda dapat memiliki semua petunjuk yang diperlukan terdaftar dengan sebuah proyek.
Demikian juga, Anda dapat menjadwalkan percakapan satu lawan satu melalui telepon untuk menghindari utas email yang panjang. Untuk kolaborasi dan komunikasi real-time, Anda dapat menggunakan layanan perpesanan seperti Kendur, Kawanan, Heboh, dll., untuk terhubung dengan tim Anda dengan cepat untuk kebutuhan apa pun.
Terkait: Apa Itu Slack dan Bagaimana Cara Kerjanya?
7. Tingkatkan Etiket Email Anda
Untuk menjadi lebih sukses dalam menyelesaikan lebih banyak hal tanpa gangguan, sempurnakan etiket email Anda dengan tips berikut:
- Selalu tulis baris subjek yang jelas yang menentukan subjek email. Dengan demikian, penerima tidak akan mengabaikan email tersebut, dan Anda tidak perlu mengirim email tambahan untuk meminta balasan.
- Jangan pernah melewatkan mengoreksi email Anda sebelum memukul Kirim tombol. Ini akan memastikan bahwa tidak ada kemungkinan kesalahpahaman karena kesalahan ketik.
- Pastikan tanda tangan email Anda berisi informasi kontak Anda, seperti nomor telepon. Dengan demikian, penerima dapat menghubungi Anda secara langsung jika diperlukan.
8. Pergi untuk Respon Tertunda
Anda mungkin sering membalas email segera setelah mereka tiba. Namun, ini hanya akan mengalihkan konsentrasi Anda dari tugas utama Anda. Berhentilah terburu-buru untuk membalas email. Sebaliknya, luangkan waktu satu jam atau bahkan lebih dan balas sesuai jadwal Anda untuk mengelola kotak masuk Anda.
Jika Anda khawatir kehilangan email penting, Anda tidak akan mendapatkan email dalam kasus itu. Untuk keadaan darurat apa pun, Anda akan mendapatkan panggilan telepon, bukan email.
9. Coba Metode "Yesterbox"
Dibuat oleh Tony Hsieh, metode ini mempromosikan hanya menanggapi email yang datang kemarin—kecuali jika mendesak. Aturan dasar teknik ini adalah memproses kotak masuk kemarin, bukan hari ini. Tentu saja, Anda akan membaca email mendesak yang membutuhkan tindakan segera, tetapi tidak banyak email yang termasuk dalam kategori tersebut.
10. Ucapkan Selamat Tinggal pada Buletin
Setiap email yang masuk ke kotak masuk Anda setara dengan satu saat gangguan. Sebagian besar email yang Anda dapatkan setiap hari adalah buletin. Dalam kebanyakan kasus, Anda bahkan tidak akan ingat kapan Anda berlangganan buletin dan mengapa.
Untuk menjaga kotak masuk Anda tetap bersih dan menghindari pemberitahuan yang tidak perlu selama jam-jam aneh, berhenti berlangganan buletin yang tidak Anda perlukan. Berhenti berlangganan ini mungkin memakan waktu, tetapi Anda akan selamanya bebas dari email yang tidak diinginkan. Anda selalu dapat menggunakan umpan RSS alih-alih email jika Anda tidak ingin melewatkan pos apa pun.
Produktivitas Anda Lebih Penting Dari Email Anda
Tumpukan email yang tidak berkesudahan sudah cukup untuk membuat Anda stres dan terganggu. Dengan mengubah kebiasaan email Anda dengan metode ini, Anda dapat menghentikan email dari menyebabkan gangguan dan menjadi sangat produktif.
Cari tahu bagaimana tempat kerja yang rapi membantu Anda bekerja dengan penuh perhatian dan menyelesaikan tugas tepat waktu.
Baca Selanjutnya
- Produktifitas
- Kiat Email
- Fokus
- Kiat Produktivitas
Tamal adalah penulis lepas di MakeUseOf. Setelah mendapatkan pengalaman substansial dalam teknologi, keuangan, dan bisnis proses dalam pekerjaan sebelumnya di sebuah perusahaan konsultan IT, ia mengadopsi menulis sebagai profesi penuh waktu 3 tahun yang lalu. Meskipun tidak menulis tentang produktivitas dan berita teknologi terbaru, ia suka bermain Splinter Cell dan menonton pesta Netflix/ Prime Video.
Berlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Satu langkah lagi…!
Harap konfirmasi alamat email Anda di email yang baru saja kami kirimkan.
