14 Tip Etiket Email Teratas yang Perlu Anda Ketahui

Baik Anda seorang penulis konten, pemasar, pengembang, atau pekerja lepas, email adalah bagian integral dari dunia modern kita.

Faktanya, ini adalah bentuk komunikasi paling standar di antara para freelancer. Karena itu, penting untuk mempelajari praktik dan etiket terbaik untuk mengirim email jika Anda ingin menarik dan mempertahankan klien.

1. Berlatih Balasan Cepat

Sejak bisnis lepas tergantung pada komunikasi email besar waktu, respon yang cepat telah menjadi standar yang diharapkan.

Kecuali jika Anda menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman, Anda harus selalu berusaha membalas semua email Anda dalam waktu satu jam. Jika tidak memungkinkan, balas pada hari yang sama selama jam kerja klien.

2. Perjelas Intinya di Awal

Klien Anda tidak perlu membaca email Anda sampai akhir, atau lebih buruk lagi, beberapa kali, untuk memahami poin yang Anda coba sampaikan. Jika Anda menulis email, pastikan untuk menyatakan pesan Anda dengan jelas di awal—baik di subjek atau isi.

Topiknya harus singkat dan spesifik. Di badan email, tekankan detail terpenting Anda dengan menggunakan poin-poin.

Terkait: Penyedia Email Paling Populer Lebih Baik Dari Gmail dan Yahoo Mail

3. Periksa Tata Bahasa dan Ejaan Ganda

Email Anda adalah cerminan siapa Anda. Ini akan menunjukkan apa yang diharapkan klien dari Anda dalam hal kualitas kerja. Bahkan para profesional paling berpengalaman pun membuat kesalahan ketik, terutama saat mengetik dari smartphone. Namun, klien tidak akan mendapatkan kesan pertama yang baik dari kesalahan tersebut.

Setelah selesai menulis, baca email dengan keras sehingga Anda dapat mengetahui kesalahan tata bahasa. Anda juga dapat menggunakan alat online untuk bantuan tambahan.

4. Tetap Ringkas

Jika Anda seorang penulis yang berasal dari latar belakang sastra, mungkin sulit untuk menahan diri dari menulis dalam bahasa yang berbunga-bunga. Namun, untuk orang biasa, itu hanya akan menjadi kode yang tidak dapat mereka pecahkan!

Selalu jaga agar email Anda tetap pendek dan sederhana. Tulis dalam kalimat kecil dan gunakan kata-kata yang diketahui semua orang. Jika Anda harus menyampaikan informasi yang tidak muat dalam beberapa paragraf, lebih baik menjadwalkan rapat virtual atau panggilan telepon.

5. Jawab Semua Pertanyaan

Poin ini mungkin tampak bertentangan dengan petunjuk sebelumnya, di mana kami meminta Anda untuk membuat email singkat. Nah, melewatkan pertanyaan apa pun dari klien Anda demi keringkasan akan menjadi tindakan yang tidak sopan.

Atasi pertanyaan yang diajukan pada setiap bagian email di bagian terpisah. Jadi, klien tahu bahwa Anda membaca email mereka dengan penuh perhatian. Jika Anda tidak dapat langsung menjawab pertanyaan, sebutkan jika Anda bisa.

6. Ikuti Format Tunggal dan Standar

Saat menulis email ke klien Anda, gunakan format tunggal untuk semua email. Pastikan untuk menggunakan jenis huruf, ukuran font, warna font, dan struktur teks yang sama pada setiap email. Jika Anda tidak memiliki format standar, satu utas email akan terlihat aneh.

Untuk komunikasi bisnis, Anda dapat menggunakan font seperti Arial, Calibri, dan Verdana. Untuk ukuran, 12 aman. Menggunakan font warna-warni tidak disarankan untuk interaksi profesional semacam ini—mari tetap menggunakan warna hitam.

7. Akhiri Dengan Tanda Tangan

Apa pun status profesional Anda, selalu ada baiknya untuk memiliki tanda tangan email dengan informasi kontak Anda di bagian bawah email Anda. Ini membantu orang mengingat Anda sehingga mereka dapat segera menghubungi Anda kapan pun diperlukan.

Menambahkan tanda tangan yang dipersonalisasi di akhir email itu mudah, dan itu hanya akan membuat Anda terlihat profesional. Tambahkan detail kontak Anda di tanda tangan.

Terkait: Cara Menambahkan Tanda Tangan Email di Microsoft Office 365

8. Gunakan Template Email Di Luar Kantor

Anda dapat pergi berlibur tetapi saat menjadi pekerja lepas, pastikan klien Anda mengetahuinya. Selain memperingatkan mereka secara pribadi melalui email, akan sangat bagus untuk memiliki responden di luar kantor.

Saat bekerja dengan banyak klien, Anda perlu mengelola tenggat waktu. Demikian juga, klien Anda perlu tahu kapan mereka dapat mengharapkan tanggapan Anda.

9. Selalu Follow Up

Menindaklanjuti dengan klien Anda sangat penting ketika Anda mengharapkan untuk mendapatkan balasan tetapi tidak. Dalam email tindak lanjut, Anda dapat menyalin informasi apa pun yang relevan dan melampirkan kembali file penting apa pun untuk membantu klien menemukan informasi yang diperlukan dengan mudah.

10. Gunakan Bahasa yang Tepat

Gunakan bahasa profesional standar saat berkomunikasi dengan klien Anda. Hindari menggunakan emoticon dalam percakapan formal seperti itu. Mulailah email dengan salam yang sopan dan langsung sapa klien dengan nama mereka.

Jangan gunakan ALL CAPS atau akronim seperti ASAP atau RSVP. Juga, lebih baik tidak menggunakan bentuk pendek dari nama klien Anda.

11. Hindari Membalas Saat Kesal atau Marah

Tidak peduli berapa lama Anda berada di bisnis lepas, merasa frustrasi dan marah dengan pekerjaan Anda pasti akan terjadi. Jika beberapa email dari klien membuat Anda kesal, naluri alaminya adalah membalas secara instan.

Tapi, selalu menahan diri dari menjawab saat Anda sedang terbawa oleh emosi. Tetap profesional dan tulis balasan yang halus setelah Anda tenang.

12. Berkomunikasi Menggunakan Metode Lain

Saat Anda tumbuh sebagai pekerja lepas, Anda akan tahu kapan harus melakukan diskusi secara offline. Saat membagikan beberapa informasi sensitif waktu, jangan hanya mengandalkan email. Selalu pasangkan dengan bentuk komunikasi real-time seperti panggilan telepon atau pesan Slack.

13. Jangan Mencoba Berteman

Anda di sini untuk membangun hubungan bisnis dengan klien Anda, bukan untuk berteman dengan mereka. Itu selalu aman untuk tidak menjadi lucu atau pintar dengan klien Anda. Tetap berpegang pada informasi dan maksud dari pesan Anda. Tidak perlu terburu-buru untuk menunjukkan kepada mereka kepribadian Anda saat Anda akan menjalin hubungan profesional.

14. Jangan Lewatkan Membalas

Terlambat untuk membalas email atau melewatkannya sama sekali dapat membuat Anda kehilangan proyek. Jika kotak masuk Anda penuh dengan email penjualan dan buletin yang tidak perlu, Anda mungkin kehilangan email penting dari klien Anda.

Tandai email dari klien yang ada sebagai favorit sehingga Anda mendapatkan email tersebut di atas kotak masuk Anda. Untuk mengakses semua email terkait pekerjaan dengan cepat, jaga agar email Anda tetap rapi.

Etiket Email Cerdas Akan Mengesankan Klien Anda

Untuk mengelola bisnis secara efektif, mengirim email adalah bagian penting dari proses. Cobalah peretasan cepat ini untuk membuat email profesional dan menampilkan diri Anda dengan cara yang lebih cerdas dan lebih baik kepada calon klien dan klien yang sudah ada.

5 Fitur Terbaik Cloze untuk Manajemen Bisnis yang Mulus

Jika bisnis Anda melibatkan pekerja lepas atau konsultan, pertimbangkan untuk menggunakan Cloze untuk menjadi lebih baik dalam manajemen.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis