Bagaimana Cara Menulis Email Profesional? 8 Aturan Sederhana untuk Dijalani

Kami mengirim dan menerima email setiap hari. Namun, kami membuat kesalahan memalukan yang tidak bisa kami "urungkan." Jadi, menulis email efektif yang menahan tindakan pembaca Anda sambil memperhatikan tantangan dunia kita bisa jadi rumit.

Dengan mengingat hal itu, kami telah menyusun beberapa aturan penting yang perlu Anda ketahui saat mengirim email kepada orang lain. Ikuti aturan sederhana ini untuk menulis email yang lebih baik dengan mudah.

1. Pertimbangkan Kembali Salam & Tanda Tangan Sign

“Semoga minggumu menyenangkan!” digunakan untuk menjadi cara yang bagus untuk memulai email. Tidak lagi! Mempertimbangkan betapa tidak pastinya hidup ini, ini bisa dianggap ceroboh dan terlalu terpisah.

Hal yang sama berlaku untuk tanda tangan seperti “Regards,” “Best Wishes,” atau “Cheers”—yang bekerja dengan baik sebelumnya tetapi terkadang terdengar menarik dari kenyataan.

Jadi, mengapa tidak membuatnya tetap sederhana dan asli? Pergi untuk sign-off seperti "Tetap Aman," "Hati-hati," atau "Hormat kami." Adapun salam, "Semoga semuanya baik-baik saja" atau "Semoga Anda dan orang yang Anda cintai tetap aman" bisa menjadi titik awal yang baik.

2. Sertakan Baris Subjek yang Jelas

Aturan email ini setua email itu sendiri. Itu karena orang sering memutuskan apakah mereka akan membuka email berdasarkan baris subjek atau tidak.

Dengan semua pekerjaan kami sekarang online, kebutuhan untuk memprioritaskan apa yang penting dan mengabaikan apa yang tidak penting. Oleh karena itu, jika Anda masih membiarkan baris subjek kosong, kemungkinan email Anda akan diabaikan.

Baris subjek yang ideal memiliki kurang dari 10 kata. Pilih salah satu yang mengatasi masalah Anda dan komunikasikan tentang email tersebut. “Proposal untuk Proyek Penerbangan”, “Rapat Dijadwal Ulang”, atau “Pertanyaan Singkat Tentang Presentasi Anda” adalah beberapa contoh baris subjek yang baik yang dapat Anda ambil petunjuknya.

3. Gunakan Tanda Tangan Profesional

Miliki blok tanda tangan yang sudah ditentukan sebelumnya yang Anda gunakan untuk membalas email di semua perangkat pribadi Anda. Itu harus memiliki nama Anda, judul perusahaan Anda, dan informasi kontak Anda.

Ini memberi penerima Anda ide yang baik tentang siapa Anda dan bagaimana menghubungi Anda jika diperlukan. Dalam hal font dan ukuran tanda tangan profesional Anda, pastikan itu sama dengan email lainnya.

Juga, akhiri email Anda dengan percaya diri tapi jangan berlebihan dengan ucapan atau detail pribadi.

4. Perkenalkan Diri Anda Jika Anda Bertemu untuk Pertama Kalinya Secara Virtual

Kita semua pernah mengalami situasi di mana kita harus mengirim email kepada seseorang yang belum pernah kita temui. Mendapatkan email dari orang asing bisa jadi aneh. Dan itu membuatnya enteng.

Jadi, luangkan waktu sebentar untuk memperkenalkan diri kepada penerima email. Konteks sangat penting, dan kesan pertama tetap penting. Jadi, tambahkan baris seperti, “Hai! Ini Tracy dari Multiseon Pvt. Ltd, dan saya mengirim email karena Anda telah menyatakan minat Anda untuk membeli produk elektronik kami”.

Atau, saat Anda diperkenalkan kepada seseorang melalui email, Anda juga dapat menyampaikan kepada mereka betapa menyenangkannya bertemu dengan mereka secara elektronik.

5. Tulis Email Welas Asih

Kita tidak bisa menekankan pentingnya yang satu ini. Hidup itu sulit. Yang terpenting, itu sangat tidak pasti.

Apakah mereka melewatkan tenggat waktu? Apakah mereka tidak muncul untuk Google Meet yang dijadwalkan itu? Sebelum Anda mengirim email yang tegas—berhenti dan pikirkan baik-baik. Bagaimana jika ada keadaan darurat medis?

Oleh karena itu, berbelas kasihlah dan tanyakan apakah semuanya baik-baik saja dengan mereka. Email seperti “Kami merindukan Anda di rapat hari ini. Hanya memeriksa untuk melihat semuanya baik-baik saja. ” dapat membangun hubungan yang bertahan dalam ujian waktu.

6. Kompres/Ubah Ukuran & Beri Nama Lampiran Saat Anda Bisa

Kami tidak banyak berbicara tentang aturan email ini karena ketika mengirim lampiran besar, kami secara otomatis menganggap penerima kami memiliki cukup ruang. File besar membutuhkan lebih banyak waktu untuk diunduh dan dapat mengganggu dalam waktu singkat.

Oleh karena itu, pastikan untuk mengompres atau mengubah ukurannya. Jika Anda berbagi terlalu banyak file sekaligus, sebaiknya tambahkan catatan sopan yang memberi tahu untuk apa lampiran tersebut.

Juga, beri nama lampiran Anda sebelum mengirimnya. Mengirim CV Anda? Ubah nama file menjadi Tracy_Mackenzie_CV dan mulai dengan langkah kanan.

7. Jangan Gunakan Email sebagai Aplikasi Pesan Instan Lainnya

Alasan kita semua menyukai pesan instan adalah karena—itu instan.

Tetapi ketika Anda menggabungkan keduanya dan menggunakan email sebagai pengganti pesan instan, Anda berisiko mengganggu dan tidak profesional.

Oleh karena itu, Anda harus tahu kapan harus mengirim email dan kapan harus menindaklanjutinya dengan email lain. Jangan membuat kesalahan dengan mengirim terlalu banyak email tindak lanjut karena mereka mungkin bekerja dari rumah. Jangan menelepon seseorang untuk meminta mereka memeriksa email juga.

Jika mendesak, gunakan mode komunikasi lain.

8. Gunakan Humor untuk Menyembuhkan, Tapi Hemat

Sementara banyak yang menggunakan humor untuk meringankan suasana di masa-masa yang luar biasa ini, masalah dengan menggunakan humor dalam email dapat menjadi bumerang.

Jika Anda ingin menggunakan humor dalam email, lakukan hanya jika Anda mengenal orang tersebut dengan baik. Anda tidak ingin dianggap tidak sopan atau kasar jika seseorang berada dalam situasi yang serius. Selain itu, apa yang terdengar lucu mungkin tidak lucu.

Kata bijak: Jika Anda ragu, lebih baik tinggalkan saja.

Tetapkan Balasan Di Luar Kantor dan Tingkatkan Keseimbangan Kehidupan-Kerja Anda

Saat mengirim email kepada orang-orang akhir-akhir ini, Anda juga harus memperhatikan jam kerjanya. Dengan gaya hidup bekerja-dari-rumah mendapatkan daya tarik, batas-batas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi kita telah kabur. Balasan di luar kantor memudahkan untuk memahami saat seseorang tersedia untuk rapat atau menanggapi email.

Lihat pengaturan klien email Anda dan konfigurasikan penjawab otomatis saat Anda pergi atau tidak di meja Anda. Misalnya, Gmail menyebutnya sebagai Vacation Responder, sedangkan Microsoft Outlook menggunakan Balasan Di Luar Kantor.

Kami berharap aturan emas dalam menulis email yang efektif dan kebiasaan email yang benar membantu Anda menghemat waktu dan membuat tanggapan yang tepat.

Hindari 6 Kesalahan Ini untuk Komunikasi Email dan Teks yang Lebih Baik

Tingkatkan keterampilan komunikasi Anda dengan menghindari kesalahan seperti menggunakan terlalu banyak emoji atau mengetik huruf besar semua.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis