Produktivitas 101: Cara Menggunakan Metode Getting Things Done (GTD)

Apakah Anda merasa bahwa Anda sedang memproses banyak tugas dan proyek di kepala Anda tetapi tidak benar-benar menyelesaikannya? Ketika Anda banyak berpikir tentang tugas, proyek, dan tujuan, menjadi sulit bagi pikiran Anda untuk fokus pada produktivitas.

Melalui manajemen tugas yang sistematis, Getting Things Done (GTD) membantu Anda mengurangi stres mental. Pelajari lebih lanjut tentang metode GTD, proses, dan cara mengatur untuk menyelesaikan tugas secara efisien.

Apa Itu Metode Getting Things Done (GTD)?

Lima langkah yaitu Capture, Clarify, Organize, Review, dan Engage, membangun sistem GTD yang membuat profesional atau freelancer lebih produktif di tempat kerja atau di rumah.

Anda harus menginvestasikan beberapa jam produktif dalam menyiapkan metode GTD dan alatnya. Namun, investasi energi dan waktu yang begitu kecil akan terbayar sepanjang sisa hidup Anda jika Anda terus-menerus mempraktikkannya.

Saat Anda menerapkan sistem GTD untuk setiap tugas profesional atau pribadi, Anda akan mulai melihat manfaat berikut:

1. Anda akan menghemat lebih banyak waktu dan akan dapat mencapai keseimbangan yang tepat antara kehidupan pribadi dan profesional.
2. Anda akan menjadi lebih efisien dan produktif melalui manajemen tugas. Dengan demikian, Anda pada akhirnya akan bebas dari tekanan mental.
3. Anda dapat menghindari menyebabkan kerusakan pada proyek dengan berfokus pada tugas yang lebih signifikan.
4. Anda menjadi lebih kreatif karena pikiran Anda tidak perlu memproses data yang tidak perlu.

Kapan Anda Harus Mengadopsi Metode GTD?

Anda dapat secara praktis menerapkan sistem GTD untuk menyelesaikan tugas profesional atau pribadi apa pun. Freelancer dan profesional yang menangani banyak tugas harus berlatih GTD agar tetap produktif. Skenario kehidupan nyata yang paling sesuai dengan sistem GTD adalah:

1. Anda takut bahwa Anda mungkin melupakan tugas-tugas kecil namun penting dari proyek apa pun.
2. Anda tidak percaya diri untuk melacak semua hal.
3. Anda melakukan banyak peran dalam kehidupan profesional dan pribadi Anda.
4. Anda sering menemukan diri Anda memulai berbagai proyek tetapi tidak dapat menyelesaikannya tepat waktu.
5. Anda belum pernah mencoba pendekatan Getting Things Done untuk mengelola tugas.

Cara Kerja Metode GTD

Langkah Satu: Tangkap

David Allen, pengembang metode GTD, menekankan untuk menangkap tugas dan ide dalam bentuk tulisan atau penyimpanan secara digital agar pikiran tetap bebas stres.

Oleh karena itu, Anda perlu segera menyimpan acara, ide, janji temu, tugas, tugas, subtugas, referensi proyek, dll., di kotak masuk Anda. Kotak masuk ini bisa berupa sistem pengarsipan berbasis kertas atau aplikasi seperti Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote, dll.

Kotak Masuk adalah representasi visual dari elemen yang perlu Anda jaga secara teratur di tempat kerja atau di rumah. Ini adalah langkah pertama menuju alur kerja manajemen waktu pribadi berbasis GTD. Langkah ini membutuhkan banyak energi dan waktu karena Anda harus melalui proses pemikiran yang ekstensif untuk menangkap semua tugas dan ide di satu tempat.

Anda dapat secara efisien menangkap semua tugas di kotak masuk GTD Anda dengan menggunakan Aplikasi manajemen waktu berbasis GTD seperti Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, dll.

Langkah Kedua: Klarifikasi

Setelah Anda mengisi ide dan tugas di kotak masuk GTD, Anda perlu mengubah elemen yang berantakan ini menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti. Ikuti daftar periksa yang disebutkan di bawah ini untuk semua item dari kotak masuk Anda:

1. Selesaikan tugas segera jika dibutuhkan kurang dari dua menit.
2. Jika proyek memungkinkan, cari peluang pendelegasian tugas.
3. Letakkan item referensi seperti dokumen, file, informasi kontak, dll., di bagian komentar tugas tertentu.
4. Jika Anda perlu menyelesaikan tugas di masa mendatang, tetapkan tanggal jatuh tempo.
5. Hapus elemen apa pun yang tidak relevan dalam konteks pribadi atau profesional.

Terkait: Panduan Pemula untuk Menggunakan Asana untuk Melacak Proyek Apa Pun

Langkah Tiga: Atur

Untuk mengatur tugas Anda, Anda perlu mencantumkannya dalam daftar tugas sementara untuk diproses lebih lanjut berdasarkan item berikut:

1. Kalender: Anda harus memasukkan janji temu di kalender Anda. Anda dapat mulai menggunakan aplikasi kalender, karena ini lebih efisien daripada kalender berbasis kertas.
2. Tindakan Selanjutnya: Tugas yang tidak sesuai untuk proyek apa pun harus ada dalam daftar Tindakan Berikutnya. Anda dapat memiliki daftar khusus konteks yang berbeda seperti tugas, pribadi, pekerjaan, panggilan telepon, dll.
3. Proyek: Anda perlu mengatur proyek dalam daftar terpisah berdasarkan konteksnya. Tetapkan tenggat waktu tertentu untuk setiap tugas proyek dan tinjau daftar proyek setiap hari.
4. Menunggu: Jika Anda mendelegasikan beberapa tugas proyek kepada orang lain, maka Anda harus menyimpan daftar pengingat untuk tugas tersebut.

Daftar tugas dan aplikasi pencatat seperti TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, dll., membantu Anda mengatur dan melihat daftar tugas Anda.

Langkah Empat: Terlibat

Anda secara sistematis mendapatkan apa yang harus dilakukan selanjutnya dalam langkah Libatkan dengan menggunakan empat kriteria berikut:

1. Konteks: Anda akan memiliki tugas yang berbeda terkait dengan pekerjaan, kehidupan, dan hobi. Ini dikenal sebagai konteks. Anda perlu membuat daftar tugas terpisah untuk setiap konteks ini.
2. Waktu yang Tersedia: Jika Anda memiliki waktu sekitar 15 menit saat mengemudi ke tujuan Anda, Anda mungkin dapat berhenti di toko kelontong untuk membeli barang-barang yang Anda daftarkan di daftar belanja Anda.
3. Energi Tersedia: Jadwalkan tugas-tugas kompleks untuk saat Anda lebih energik. Tinggalkan tugas-tugas sederhana untuk jam tingkat energi yang rendah.
4. Prioritas: Anda juga dapat mengidentifikasi apa yang harus dilakukan selanjutnya tergantung pada prioritas tugas dalam daftar tugas.

Alat manajemen tugas yang mengikuti metode GTD akan memungkinkan Anda menambahkan tampilan tugas khusus dengan filter. Filter ini dapat berupa prioritas, tanggal jatuh tempo, penerima tugas, kata kunci, tanggal pembuatan, dll. Aplikasi tersebut juga mengotomatiskan metode GTD melalui tampilan seperti hari ini, mendatang, tampilan berikutnya, konteks melalui label, dll.

Terkait: Fitur Terbaik nTask untuk Manajemen Proyek yang Mulus

Langkah Lima: Tinjau

Meninjau elemen GTD seperti entri kalender dan daftar tugas membuat sistem GTD Anda tetap mutakhir. Dalam metode GTD, Anda dapat berlatih ulasan mingguan untuk hasil terbaik. Langkah peninjauan memungkinkan Anda untuk menyempurnakan alur kerja manajemen waktu dan mengidentifikasi langkah selanjutnya.

Alat manajemen tugas yang mungkin Anda gunakan untuk Getting Things Done mengotomatiskan langkah peninjauan. Aplikasi seperti Infinity, Trello, Asana, Todoist, dll., hadir dengan templat ulasan GTD bawaan. Template ini menyediakan semua pos pemeriksaan yang perlu Anda lalui untuk peninjauan mingguan yang berhasil dari alur kerja GTD Anda untuk proyek atau tugas apa pun.

Aplikasi ini juga memungkinkan Anda untuk menyesuaikan template ulasan ini agar sesuai dengan kebutuhan proyek Anda. Misalnya, Anda dapat membuat ulasan dua bulanan daripada ulasan mingguan. Anda dapat membuat komentar tugas atau sub-tugas untuk menentukan refleksi dan fokus mingguan Anda untuk minggu berikutnya.

Menjadi Lebih Produktif Dengan Sistem Getting Things Done

Metode GTD membagi seluruh proses manajemen tugas menjadi lima langkah sederhana: Tangkap, Klarifikasi, Atur, Tinjau, dan Libatkan. Sistem GTD dan alat menyelesaikan pekerjaan membantu Anda memanfaatkan kapasitas otak lebih banyak pada penyelesaian tugas daripada pikiran yang tidak produktif.

Untuk produktivitas yang optimal, ketahui cara memilih aplikasi terbaik untuk manajemen tugas sambil secara teratur mengadopsi metode GTD.

Panduan Manajemen Tugas Online: 10 Tips Memilih Aplikasi yang Tepat

Jika Anda ingin memilih aplikasi manajemen tugas untuk mengelola proyek Anda secara lebih efisien, berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis