Cara Mengontrol Kotak Masuk Email Anda dan Tetap Produktif

Untuk seorang profesional, tidak mungkin memikirkan satu hari tanpa email. Studi menunjukkan bahwa profesional perusahaan menghabiskan sekitar sepertiga dari jam kantor mereka untuk memeriksa kotak masuk mereka.

Dengan memprioritaskan email, Anda akhirnya mengorbankan produktivitas, fokus, dan kreativitas Anda. Kiat-kiat berikut dapat membantu Anda mengontrol waktu pemeriksaan kotak masuk.

1. Batasi Memeriksa Email

Memeriksa kotak masuk Anda berkali-kali tidak akan membawa Anda ke mana-mana. Karena itu, batasi berapa kali Anda ingin periksa email baru di kotak masuk Anda.

Buat batas tergantung pada kebutuhan dan beban kerja Anda. Memeriksa email di awal dan akhir jam kerja tidak masalah. Jika perlu, Anda juga dapat memeriksanya setelah makan siang.

Jangan memeriksa kotak masuk Anda pada jam-jam paling produktif dalam sehari, seperti pagi dan sore hari, atau saat Anda menghabiskan waktu bersama keluarga. Anda bisa fleksibel dan terus bereksperimen sampai Anda menemukan sesuatu yang cocok. Misalnya, Anda dapat menetapkan batasan seperti:

• Jangan periksa email bisnis sebelum jam 10 pagi dan setelah jam 7 malam. atau selama akhir pekan.
• Periksa kotak masuk Anda hanya dua atau tiga kali sehari.
• Gunakan sistem terstruktur yang hanya menampilkan email terbaru atau penting.

2. Dapatkan Tugas Langsung ke Aplikasi Manajemen Tugas

Apakah Anda salah satu yang bergantung pada email untuk tugas tugas? Jika ya, inilah saatnya untuk berubah. Salah satu alasan utama untuk terus-menerus memeriksa kotak masuk adalah karena orang lain memberi Anda tugas baru melalui email atau menyimpan tugas Anda di sana.

Terkait: Fitur Terbaik nTask untuk Manajemen Proyek yang Mulus

Kotak masuk email Anda tidak harus berfungsi sebagai daftar tugas Anda. Batasi penggunaan email hanya untuk tujuan komunikasi, pindahkan apa pun yang memerlukan tindakan di luar respons ke aplikasi manajemen tugas atau aplikasi daftar tugas. Aplikasi tersebut juga menawarkan fitur komunikasi instan yang akan membuat manajemen proyek mulus.

Jika Anda membuka email dan membacanya, jangan hanya menutupnya setelah membaca dan sibuk dengan email lain. Tindak lanjuti email itu segera untuk menghindari kembali ke kotak masuk Anda lagi untuk menanggapi.

Jika email membutuhkan balasan, lakukan itu. Jika Anda memerlukan email untuk referensi di masa mendatang:

• Simpan saja.
• Jika email itu penting bagi bisnis, beri bintang.
• Jika Anda tidak membutuhkannya lagi, hapus.

Menyelesaikan setiap email yang Anda baca adalah kunci untuk menjaga kotak masuk dan otak Anda bebas dari kekacauan.

4. Tutup Klien Email Anda

Ya, Anda dapat terus bekerja di desktop tanpa harus mengaktifkan dan menjalankan aplikasi email. Setelah memeriksa dan menanggapi email Anda, tutup aplikasi dan fokus untuk menyelesaikan tugas Anda.

Beri tahu keluarga, teman, kolega, dan klien Anda bahwa email bukanlah cara terbaik untuk menghubungi Anda untuk mendapatkan tanggapan segera.

Begitu mereka menyadarinya, mereka akan memiliki harapan terbatas dari Anda terkait tanggapan email. Anda dapat menggunakan berbagai aplikasi pesan instan lainnya di ponsel atau laptop Anda untuk tetap terhubung dengan keluarga dan kolega Anda.

5. Buat Balasan Email Singkat

Jika Anda memiliki kebiasaan menulis email yang panjang, berhentilah membuang waktu Anda dan beralihlah ke menulis pesan email singkat. Pastikan email Anda tepat sasaran, dan pertanyaan Anda dinyatakan di baris pertama untuk menghindari kebingungan. Anda dapat menyelesaikan sebagian besar email dalam beberapa kalimat, dan singkatnya menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu semua orang, termasuk waktu Anda sendiri.

Hanya beberapa email yang memerlukan tanggapan lebih lama, dan Anda dapat dengan mudah menyimpannya dalam kategori "tanggapi nanti". Jika memungkinkan, Anda dapat mengirim balasan tersebut dalam bentuk pesan audio.

6. Katakan Tidak pada Notifikasi Email

Notifikasi adalah penyebab utama gangguan bagi profesional modern. Akan salah jika menganggap semua notifikasi itu berasal dari media sosial.

Peringatan email juga muncul sesekali, menyebabkan alur kerja reguler Anda terganggu. Dengan notifikasi email diaktifkan, menutup aplikasi atau tab tidak akan membantu apa pun.

Jika Anda terganggu oleh setiap notifikasi email baru dan sibuk memeriksa kotak masuk email Anda, lebih baik nonaktifkan notifikasi email baru. Ini akan membantu Anda fokus pada tugas yang ada, terutama yang membutuhkan perhatian penuh.

7. Coba Aktifkan Autoresponder Akhir Pekan

Metode ini sangat penting jika Anda seorang freelancer atau solopreneur. Autoresponder menyelamatkan Anda dari keterasingan dari semua orang sambil mengabaikan email untuk ketenangan pikiran Anda.

Buat beberapa penjawab otomatis yang bijaksana dan informatif yang dapat menangani semua email yang Anda dapatkan selama akhir pekan atau liburan.

Terkait: Aplikasi Android untuk Mengatur Balasan Otomatis untuk Semuanya

8. Berhenti Memeriksa Email di Smartphone Anda

Poin ini mungkin membuat Anda takut dengan FOMO. Namun, pikirkan dua kali apakah Anda benar-benar membutuhkan klien email yang diinstal di ponsel Anda atau tidak. Alih-alih mendapatkan email, Anda dapat menggunakan lebih banyak aplikasi komunikasi instan seperti Slack di ponsel Anda. Mari tinggalkan email untuk desktop Anda dan nikmati istirahat sejenak tanpa khawatir.

9. Nilai Ruang Kotak Masuk Anda

Anda mungkin menggunakan klien email gratis, tetapi itu tidak berarti Anda akan membiarkan kotak masuk Anda penuh dengan email yang tidak diinginkan. Jika Anda berlangganan situs web yang membombardir Anda sepanjang hari dengan penawaran penjualan dan promosi, inilah saatnya untuk mengambil tindakan.

Banyak email promosi mendarat di email Anda karena Anda memberi mereka izin sejak awal. Jadi, berhenti berlangganan dari situs web yang tidak Anda minati lagi.

Juga, pikirkan dua kali sebelum mendaftar untuk buletin waktu berikutnya. Dengan itu, Anda tidak perlu menghabiskan waktu mencari email penting atau menghapus email yang tidak perlu.

10. Pisahkan Akun Email Pribadi dan Bisnis Anda

Ini mungkin terlihat seperti sesuatu yang kita semua tahu, tetapi akan selalu ada beberapa orang yang menerima email profesional dan pribadi di kotak masuk yang sama. Jika Anda salah satunya, sudah saatnya Anda membuat email yang berbeda untuk tujuan pribadi dan profesional.

Cobalah untuk tidak memeriksa email pribadi Anda selama jam kerja (kecuali Anda mengharapkan beberapa email penting tiba). Demikian juga, hindari memeriksa email resmi di luar jam kantor. Dengan demikian, Anda dapat menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat yang pada akhirnya akan berkontribusi pada produktivitas Anda.

Bekerja Secara Produktif Tanpa Menghalangi Kotak Masuk Anda

Meskipun email telah membawa perubahan revolusioner dalam cara kita berkomunikasi, terlalu banyak memperhatikannya dapat mengganggu dan merusak. Dengan membatasi perhatian Anda pada kotak masuk, Anda dapat terus fokus pada tugas sehari-hari.

8 Cara Terbaik untuk Mengelola Tugas Anda di Chrome

Bisakah Anda menggunakan browser Chrome untuk mengelola tugas Anda? Coba ekstensi manajemen tugas ini untuk mengelola daftar tugas (tim) Anda dan melacak produktivitas Anda.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis