6 Cara Mudah Membuat Rapat Anda Lebih Produktif

Dengan memfasilitasi rapat yang produktif, Anda dapat memaksimalkan semua orang di tim Anda. Rapat yang produktif akan membantu memajukan proyek dengan lebih cepat.

Namun, mungkin sulit untuk mengetahui bagaimana menerapkannya secara efektif. Kiat-kiat ini akan membantu Anda mengatur pertemuan tim yang produktif dan menarik!

1. Pelajari Apa Tujuannya

Cara terbaik untuk memulai rapat adalah dengan memastikan semua orang tahu apa tujuannya sebenarnya. Kebiasaan mengadakan pertemuan mingguan adalah hal biasa, di luar kebiasaan.

Namun, jika Anda tidak dapat mengidentifikasi tujuan pertemuan, maka pertemuan itu mungkin tidak perlu dilakukan sejak awal.

2. Sertakan Semua Anggota Tim

Kerja tim melibatkan memiliki perspektif dan pendapat yang berbeda tentang topik/tujuan yang sama. Hal ini membuat lebih mudah untuk mengembangkan berbagai jenis solusi dan memilih salah satu yang akan memberi Anda hasil terbaik.

Tidak peduli berapa banyak anggota tim yang Anda miliki, penting untuk membuat mereka semua terlibat dalam rapat. Rencana tersebut memungkinkan tim Anda untuk mempersiapkan terlebih dahulu.

Di awal pertemuan, ada baiknya untuk menyatakan kebijakan 'tidak ada interupsi'. Seringkali, kelompok yang lebih bersemangat mungkin berbicara lebih dari yang lain, sehingga menutup mereka.

3. Mampu Menceritakan Fakta Dari Opini

Setiap orang memiliki berbeda pendapat pada topik atau masalah yang sama. Anda harus jelas tentang data dan fakta saat membuat keputusan yang akan berdampak pada hasil proyek.

Dengan cara ini, Anda dapat memasukkan fakta-fakta tersebut ke dalam ide-ide anggota tim Anda. Tuliskan fakta-fakta di papan tulis, agar tidak tersesat dalam diskusi. Ini dapat membantu menjaga agar rapat tetap pada jalurnya!

Terkait: Tips Penting untuk Konferensi Video Online

4. Jaga agar rapat tetap menarik

Mungkin sulit untuk membuat semua orang tetap terlibat, bahkan jika tim Anda sangat tertarik dengan isi rapat. Ini terutama berlaku untuk rapat tim yang lebih besar yang berlangsung beberapa jam. Anda perlu menemukan cara untuk membuat rapat Anda menarik bagi semua orang.

Misalnya, Anda dapat menggunakan berbagai format agar tim Anda tetap terlibat. Sertakan presenter tunggal, hadiah mini untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik atau ide bagus, aktivitas yang mengharuskan semua orang untuk berpartisipasi, atau diskusi kelompok yang difasilitasi.

Dengan menyertakan momen interaktif, anggota tim Anda akan berusaha untuk berpartisipasi dan lebih memperhatikan rapat.

5. Buat Keputusan dan Tetapkan Tugas

Meskipun tidak semua rapat mengharuskan Anda membuat keputusan, banyak di antaranya yang mengharuskan Anda membuat keputusan. Dalam hal ini, Anda harus memastikan untuk membuat keputusan yang jelas daripada hanya mengulangi diri Anda sendiri.

Ketika Anda tidak dapat membuat keputusan yang jelas karena Anda memerlukan lebih banyak informasi, Anda dapat menugaskan seseorang dari tim Anda untuk mengumpulkan informasi tersebut dan mempresentasikannya pada pertemuan berikutnya.

Jika Anda ingin proyek Anda berhasil, Anda perlu menetapkan tugas yang berbeda kepada individu atau kelompok orang. Saat menugaskan individu dan kelompok untuk suatu tugas, pastikan untuk menyertakan tenggat waktu. Ini akan membuat lebih jelas siapa yang bertanggung jawab untuk apa.

Terkait: Cara Mengatasi Kelelahan Zoom

6. Bawa Tim Anda Bersama

Untuk pertemuan yang produktif dan menyenangkan, Anda perlu memiliki hubungan kerja yang baik dengan anggota tim Anda. Memilih individu yang bereaksi dengan baik dalam lingkungan tim adalah bagian penting dalam membuat pilihan yang tepat untuk tim Anda.

Kelompok kecil dari tim Anda yang tidak setuju satu sama lain dapat menyebabkan banyak masalah ketika kelompok tersebut ditugaskan untuk bekerja sama dalam proyek yang lebih besar.

Oleh karena itu, melakukan permainan yang menyenangkan selama rapat dapat membantu meringankan suasana. Ini juga dapat membantu anggota tim Anda bergaul dengan lebih baik.

Dapatkan Hasil Maksimal dari Rapat Tim Anda

Rapat adalah kesempatan terbaik di mana tim dapat berkumpul, berbagi pendapat dan ide, menyelesaikan proyek, dan mendapatkan hasil yang luar biasa. Kiat-kiat yang tercantum di atas akan membantu Anda memastikan rapat Anda berjalan lancar.

Ada beberapa aplikasi dan program yang dapat mempermudah hidup Anda saat menyiapkan rapat online, seperti Microsoft Teams, Jitsi Meet, Taskade, dan lainnya.

6 Alat Rapat Online Gratis Terbaik untuk Berkolaborasi Dengan Tim Anda

Berikut adalah beberapa alat pertemuan online gratis yang memungkinkan Anda berkolaborasi dan mengobrol dengan kolega Anda, di mana pun mereka berada.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis