Gunakan Fitur Kalender Google Baru Ini untuk Mengoptimalkan Jam Kerja Jarak Jauh Anda

Saat bekerja dari jarak jauh, mengelola tugas tanpa akhir menghabiskan waktu dan energi Anda. Untuk mengatasi masalah manajemen waktu ini, banyak alat yang berguna tersedia secara online. Tetapi Google Kalender adalah salah satu alat yang lebih populer untuk mengoptimalkan waktu Anda dan menghilangkan pemborosan waktu.

Jadi artikel ini akan memperkenalkan kepada Anda beberapa fitur, trik, dan ekstensi keren yang dapat Anda gunakan untuk memaksimalkan jam kerja jarak jauh Anda dengan Google Kalender.

Fitur Baru Google Kalender

Google terus memperbarui Google Workspace (sebelumnya G Suite) dan menambahkan fitur baru ke aplikasinya, termasuk Kalender. Mari kita bahas beberapa fitur ini dan manfaatnya.

1. Jadwalkan Acara Kalender Dari Obrolan

Saat mengirim pesan ke kolega atau klien Anda di Google Chat, Anda dapat menjadwalkan acara Google Kalender secara langsung tanpa keluar dari Chat. Fitur praktis ini menghemat banyak waktu dan kerumitan mengganti tab sesekali.

Ini tersedia untuk semua pengguna Google, terlepas dari paket Workspace mereka. Di bilah tulis Obrolan, ada

kalender ikon. Mengkliknya akan membuka Kalender di panel samping (di desktop) dengan acara tersebut. Secara default, ini akan menambahkan semua anggota obrolan sebagai peserta, tetapi Anda selalu dapat membuat perubahan.

2. Pra-Jadwalkan Ruang Pertemuan Google Meet

Fitur ini memungkinkan Anda untuk menyiapkan Ruang Kerja Kelompok Google Meet terlebih dahulu melalui Google Kalender. Dengan menjadwalkan Ruang Breakout sebelumnya, Anda dapat memaksimalkan waktu rapat dan menghindari kerumitan membuat ruang selama panggilan.

Opsi untuk menyiapkan Meet Breakout Room tersedia untuk semua pengguna kecuali Workspace Business Starters, Education Fundamentals, dan Pengguna G Suite Basic. Ini artikel tentang penjadwalan Ruang Kerja Kelompok Google Meet akan memandu Anda tentang cara melakukannya.

3. Bagikan Ketersediaan Anda dengan Mudah dan Tepat

Kerja jarak jauh memungkinkan Anda mengatur jam kerja Anda. Tetapi membiarkan kolega Anda tahu tentang ketersediaan Anda yang selalu berubah menjadi sebuah tantangan.

Sekarang, Anda dapat mengomunikasikan ketersediaan Anda kepada rekan kerja Anda menggunakan dua opsi baru di Google Kalender: mengulang entri di luar kantor dan membagi waktu kerja Anda menjadi beberapa segmen dalam sehari. Saat mengaktifkan entri di luar kantor, Anda dapat memilih apakah akan menolak semua rapat atau hanya yang baru ditambahkan.

4. Lihat Saran Google Chat Berdasarkan Acara Google Kalender Anda

Saat Anda memiliki rapat yang dijadwalkan di Google Kalender, Obrolan akan menampilkan pintasan saran obrolan di bagian atas obrolan bagian. Pintasan ini akan muncul 10 menit sebelum acara dan akan tetap ada selama 10 menit setelah acara/rapat.

Berkat fitur ini, Anda dapat berbagi file dan dokumen tindak lanjut tanpa kerumitan. Memperbarui peserta dari setiap perubahan waktu atau agenda juga menjadi lebih mudah dengan fitur ini. Semua orang, kecuali pengguna dengan akun pribadi, dapat menggunakan fitur ini.

5. Lihat Kalender Pribadi dan Bisnis Bersama (Android 11 dan Lebih Tinggi)

Yang ini mungkin adalah fitur yang paling dibutuhkan di Google Kalender. Alih-alih beralih antara kalender pribadi dan kerja, Anda melihat kedua kalender bersama-sama.

Kecuali Anda telah membagikan kalender pribadi Anda dengan akun kerja, Admin atau kolega Anda tidak akan melihat keterlibatan pribadi Anda. Meskipun semua pengguna Google dapat memanfaatkan fitur ini, fitur ini hanya tersedia di perangkat dengan Android 11 dan yang lebih baru.

catatan: Baik Admin dan pengguna harus mengaktifkan fitur ini sebelum pengguna mana pun dapat menggunakan fitur ini.

6. Dapatkan Pemberitahuan Saat Seseorang Berlangganan ke Kalender Anda

Dengan berlangganan kalender bersama rekan kerja Anda, Anda dapat terus mengetahui perubahan yang mereka buat pada kalender mereka.

Bertujuan untuk memastikan transparansi, Google telah mengumumkan bahwa sekarang Anda akan menerima email jika ada rekan kerja Anda yang berlangganan Kalender Anda. Fitur ini tersedia untuk semua pengguna.

7. Dukungan untuk Beberapa Titik Akhir Exchange di Google Kalender

Dengan diluncurkannya Intertop Kalender fitur, Anda dapat menyinkronkan Kalender Google Work Anda dengan beberapa titik akhir Microsoft Exchange dan melihat ketersediaan satu sama lain. Fitur ini berfungsi untuk Exchange lokal dan server Exchange online.

Semua pengguna dari kedua belah pihak akan dapat melihat kalender satu sama lain, tetapi Anda masih dapat menyembunyikan acara apa pun dengan menandainya sebagai tidak terlihat.

Fitur ini tersedia untuk semua pengguna Google kecuali untuk Workspace Essentials, pelanggan G-Suite Nonprofits, dan Enterprise Essentials.

Terkait: Alat untuk Menyinkronkan Microsoft Outlook Dengan Google Kalender

Fitur Berguna Lainnya di Kalender Google

Selain fitur baru yang kami uraikan di atas, Google Kalender juga memiliki kumpulan fitur lain yang dapat mempermudah pekerjaan jarak jauh. Berikut adalah ikhtisar fitur Google Kalender lainnya yang harus Anda manfaatkan saat bekerja dari rumah.

1. Jadwalkan Rapat Zoom Langsung Dari Kalender Google

Ekstensi browser Zoom Scheduler, yang dikembangkan oleh Zoom sendiri, memungkinkan Anda untuk menjadwalkan sebelumnya Zoom Meetings langsung dari Google Calendar.

Saat menyiapkan acara baru di Google Kalender, Anda akan melihat opsi untuk menyiapkan rapat Zoom terlebih dahulu, seperti panggilan Google Meet. Zoom akan mengumpulkan semua informasi dari Acara Kalender dan memberi Anda tautan rapat. Ini adalah fitur sederhana tetapi benar-benar menghemat waktu.

Unduh: Penjadwal Zoom untuk Chrome | Pandangan | Firefox (Gratis)

2. Email Agenda untuk Diri Sendiri

Apakah Anda seorang yang pendiam atau orang yang sangat terorganisir, Anda akan senang menerima email pagi dengan agenda hari itu. Untungnya, Google memberi Anda opsi untuk melakukannya. Dengan mengaktifkan opsi ini di Google Kalender, Anda akan menerima jadwal hari Anda di kotak masuk Anda pada pukul 5:00 setiap hari.

3. Gunakan Fitur Temukan Waktu untuk Menjadwalkan Rapat

Saat tim Anda bekerja dari jarak jauh, menemukan slot waktu untuk rapat menjadi rumit. Dengan fitur pintar ini, Google akan memeriksa kalender peserta dan menunjukkan slot yang tersedia. Dengan demikian, Anda dapat dengan cepat mengatur pertemuan tanpa mengkhawatirkan ketersediaan peserta.

4. Buat Acara Kalender Dari Email

Menerima email dengan detail acara? Tambahkan langsung ke Google Kalender dengan mengeklik ikon tiga titik di atas email dan hemat waktu Anda.

5. Gunakan Toggl untuk Melacak Waktu Kalender

Bekerja dari jarak jauh, penting untuk melacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk menghadiri rapat atau janji temu, terutama jika Anda dibayar per jam. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan Toggl untuk melacak total waktu yang Anda habiskan di acara Google Kalender.

Unduh: Toggle untuk Chrome | Firefox (Gratis, berlangganan tersedia)

Gunakan Fitur Ini untuk Bekerja dengan Cerdas

Baik Anda bekerja dari jarak jauh atau internal, Kalender Goggle adalah alat yang hebat untuk berkolaborasi dengan tim Anda. Fitur-fitur baru ini semakin memfasilitasi kerja jarak jauh, memungkinkan Anda untuk tetap pada tugas dan jalur.

Meskipun semua trik dan ekstensi yang disebutkan di atas dapat meningkatkan produktivitas Anda, Anda tidak dapat memaksimalkan waktu Anda sampai Anda belajar menggunakan pintasan keyboard untuk Google Kalender.

Kalender Google: Setiap Pintasan Keyboard yang Anda Butuhkan

Kelola Kalender Google Anda seperti seorang profesional dengan lembar contekan PDF yang dapat diunduh gratis ini.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis