Cara Membuat Lembar Kerja Excel yang Terlihat Profesional

Microsoft Excel adalah program spreadsheet serba guna yang bagus. Mengingat betapa mudahnya digunakan, kesalahan pasti akan terjadi saat membuat spreadsheet yang lebih rumit.

Beberapa kesalahan paling umum termasuk hubungan kompleks, informasi tersembunyi, kalkulasi yang tidak dapat dipahami, atau hanya kesalahan biasa. Untuk membuat dan memelihara file Microsoft Excel yang baik secara konsisten, ada beberapa hal yang harus selalu Anda ingat.

Bagaimana Mempersiapkan Spreadsheet yang Baik?

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memilih standar organisasi sebelum Anda mulai mengembangkan spreadsheet Anda. Jika Anda bekerja dalam lingkungan profesional, standar organisasi ini akan mengatur panggung untuk semua pengguna yang akan menggunakan / mengerjakan spreadsheet Anda.

Standar bersama meningkatkan komunikasi Anda dengan tim dan akan menghemat waktu pengembangan.

Karena itu, sangat penting untuk membuat spreadsheet Anda dengan mempertimbangkan masa depan. Anda perlu bersiap, karena Anda pasti akan menemukan contoh yang tidak Anda sadari ketika Anda mulai mengatur spreadsheet.

Dengan mengingat perubahan masa depan, Anda dapat membuat lembar kerja Anda lebih tahan lama. Ini pada gilirannya berarti Anda membuang lebih sedikit waktu untuk membuat lembar kerja pengganti.

Terkait: Bagaimana Bekerja Dengan Tab Lembar Kerja di Microsoft Excel

Manfaatkan Banyak Lembar Kerja

Anda mungkin terkejut mengetahui berapa banyak profesional yang membuat kesalahan ini! Microsoft Excel menawarkan banyak lembar kerja, dan penting bagi Anda untuk mempelajari cara memanfaatkannya. Anda harus mulai dengan meletakkan berbagai jenis data pada lembar kerja yang berbeda.

Misalnya, Anda dapat menggunakan beberapa lembar kerja pertama untuk informasi dasar; lembar kerja berikut dapat digunakan untuk perhitungan, sedangkan lembar terakhir sering digunakan untuk hasil dan grafik.

Tentu saja, ini juga bervariasi tergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan dan apa yang paling nyaman bagi Anda. Ingatlah bahwa memiliki beberapa tabel per lembar kerja dapat menyebabkan banyak masalah saat Anda mencoba mengurutkan, menyisipkan, atau memformat sel.

Saat bekerja dengan tim, memiliki beberapa lembar kerja yang didedikasikan untuk bagian pekerjaan yang berbeda akan memudahkan semua orang untuk memahami apa yang sedang terjadi.

Mengatur Arus Informasi

Informasi harus mengalir dari kiri atas ke kanan bawah, dan Anda harus mengatur lembar kerja Anda untuk mengikuti struktur ini. Garis waktu Anda harus konsisten di semua lembar kerja Anda, karena itu akan memudahkan semua orang untuk memahami cara kerja spreadsheet.

Saat Anda mengelola arus informasi, hindari pola berselang-seling, karena cenderung mengganggu pembaca. Pada catatan itu, Anda juga harus menghindari segala jenis referensi melingkar.

Memberi Label Kolom dan Baris

Meskipun memiliki spreadsheet sederhana tanpa label apa pun mungkin tidak membingungkan Anda (sebagai pembuat lembar kerja), pengguna lain mungkin menganggapnya cukup bermasalah.

Inilah sebabnya mengapa penting bagi Anda untuk mulai memberi label pada kolom dan baris Anda dengan nama yang sederhana. Pastikan Anda menggunakan nama yang sama untuk jenis data yang sama secara konsisten.

Apa yang Harus Dihindari Saat Menulis Rumus?

Jika spreadsheet Excel Anda memiliki banyak rumus, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membuatnya terlihat lebih profesional. Pertama-tama, hindari melakukan penghitungan berulang dan hanya menghitung rumus sekali.

Jika Anda menyalin rumus, Anda meningkatkan kemungkinan kesalahan. Belum lagi jika Anda mengubah satu rumus, duplikat yang Anda buat sebelumnya tidak akan berubah. Ini dapat menyebabkan banyak kesalahan yang membingungkan.

Jika Anda perlu menggunakan rumus yang sama persis lagi, lebih baik merujuk kembali ke contoh pertama di mana Anda harus menggunakan rumus tersebut.

Selain itu, Anda harus selalu menghindari penggunaan bilangan tetap dalam rumus. Sebaliknya, yang harus Anda gunakan untuk nilai tetap adalah sel input terpisah dan menggunakan referensi ke sel ini saat menggunakannya dalam penghitungan.

Hal Tambahan Yang Harus Anda Hindari Saat Membuat Spreadsheet

Salah satu hal terpenting yang harus dihindari saat menggunakan Microsoft Excel adalah opsi untuk Gabungkan Sel. Ini jarang merupakan ide yang bagus, dan lebih sering daripada tidak, ini hanya digunakan untuk meningkatkan estetika. Dengan menggabungkan sel tabel Anda, Anda akan memiliki kemungkinan lebih tinggi untuk mengalami masalah dengan referensi dan penghitungan.

Salah satu risiko terbesar adalah jika Anda membuat referensi ke sel gabungan. Saat mereferensikan sel gabungan, semua sel akan menjadi bagian dari penghitungan Anda, sementara hanya satu sel yang benar-benar akan benar.

Hal lain yang harus Anda hindari adalah menyembunyikan informasi, seperti baris, kolom, dan bahkan lembar kerja. Ini hanya akan meningkatkan kemungkinan pengguna lain kehilangan sesuatu yang penting saat mereka bekerja dengan / pada spreadsheet.

Simpan Estetika untuk Akhir

Opsi gaya Excel sangat luas, memungkinkan Anda untuk menyesuaikan nilai sel dengan preferensi Anda dalam banyak cara. Anda dapat memilih batas, warna, tema, dan fitur lain yang berbeda.

Tidak ada yang salah dengan keinginan untuk memiliki desain khusus dari spreadsheet Anda, tetapi biasanya, melakukan itu akan mengabstraksi informasi untuk pemirsa.

Jika Anda berencana untuk menata spreadsheet Anda, coba dan pertahankan konsisten di seluruh dokumen. Gaya pemformatan yang konsisten dan sederhana akan membantu pembaca memahami spreadsheet Anda jauh lebih mudah!

Selain itu, penting juga untuk membuat legenda dan memperjelas sumber Anda dengan jelas. Anda dapat mempelajari cara membuat legenda bagan dengan benar di Excel secara resmi Microsoft situs web.

Terkait: Bagaimana cara menambahkan grafik mini di Excel

Pelajari Cara Membuat Dokumen Excel Anda Terlihat Profesional

Membuat dan memelihara file Excel yang baik secara konsisten tidaklah sulit jika Anda mengetahui tip dan trik dasar. Tidak ada yang salah dengan keinginan untuk menata dokumen Excel Anda, tetapi cobalah untuk meninggalkan gaya / estetika untuk akhir.

Pertama, Anda harus membuat spreadsheet yang jelas dan ringkas, dari awal hingga akhir. Setelah itu, Anda dapat menambahkan beberapa penyesuaian pada dokumen Excel Anda, tetapi cobalah untuk membuatnya tetap sederhana dan konsisten di semua lembar kerja!

Cara Menemukan dan Menghapus Referensi Melingkar di Excel

Inilah yang perlu Anda ketahui tentang referensi melingkar di Microsoft Excel dan cara mengatasinya saat muncul.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis