5 Cara Mencegah Karyawan Mencuri Data Perusahaan Saat Keluar

Begitu seorang karyawan memutuskan untuk keluar, sangat sedikit yang dapat dilakukan perusahaan untuk membuat mereka tetap tinggal. Meskipun wajar bagi karyawan untuk mencari padang rumput yang lebih hijau, penting untuk dipahami bahwa tidak setiap karyawan akan memiliki niat baik saat tiba waktunya untuk pergi.

Faktanya, satu hal yang menjadi masalah yang semakin umum bagi perusahaan di mana pun adalah pencurian data dari karyawan yang mengundurkan diri. Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara mencegah pencurian data karyawan, berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.

1. Tekankan Persetujuan dengan Kebijakan Pengawasan dan Perlindungan Data

Melindungi data perusahaan Anda adalah praktik yang harus dilakukan di setiap tahap siklus hidup karyawan. Namun, semua praktik yang diperlukan untuk melindungi perusahaan harus selalu berakar pada persetujuan.

Sebelum mulai bekerja dengan perusahaan Anda, karyawan harus sudah memahami ekspektasi terkait data. Mereka juga harus memahami jumlah pengawasan yang mereka setujui untuk melindunginya.

Terkait: Bagaimana Menjaga Keamanan Data Pribadi dari Pemberi Kerja

Dengan persetujuan mereka, perusahaan dapat mengambil tindakan pencegahan dan proaktif untuk mengidentifikasi pelanggaran data.

Perusahaan juga harus memberi insentif kepada tim untuk melaporkan perilaku yang meragukan dan diberi kesempatan untuk melakukannya melakukannya dengan aman dan tanpa nama, terutama jika menyangkut tim yang datanya dapat memengaruhi keseluruhan perusahaan.

2. Membangun Manajemen Pengetahuan Kelembagaan

Dalam hal peran seperti penjualan, banyak perusahaan bergumul dengan kehilangan hubungan mereka begitu seorang penjual pergi. Banyak tenaga penjualan akan mencoba membawa akun mereka ke perusahaan baru mereka, yang akan membuat nilai yang diinvestasikan perusahaan Anda dalam hubungan menjadi sia-sia.

Selain itu, strategi mencuri dari rapat perencanaan memiliki banyak efek pada perusahaan.

Hal ini tidak hanya dapat membuat kerugian dalam pendapatan, tetapi juga dapat menyebabkan penurunan moral tim. Dalam kampanye, tim lintas fungsi sering bekerja sama untuk menghubungi pelanggan, membangun promosi, mengelola hubungan, dan menutup penjualan. Jadi, ketika perusahaan kehilangan pelanggan karena pesaing karena pembobolan data, hal itu mengecewakan banyak orang.

Terkait: Bangun Hubungan Pelanggan yang Lebih Baik Dengan Keap

Untuk melindungi perusahaan Anda dari kehilangan jaringan klien Anda yang berharga, ada dua bagian dari persamaan — membuat sistem untuk menyimpan data pengetahuan institusional, dan mendesentralisasikan hubungan klien melalui otomatisasi.

Jika Anda menemukan bahwa tim Anda terlalu kewalahan untuk menambahkan langkah lain dalam alur kerja mereka, Anda dapat melakukan outsourcing bagian dari manajemen data ke perangkat lunak atau spesialis yang mendukung penjualan. Berbagai alat telah tersedia yang melacak hubungan dan mengotomatiskan bagian dari jalur penjualan.

3. Meningkatkan Sistem Deteksi Intrusi

Sebelum seorang karyawan akan mengundurkan diri, ada beberapa tanda yang mungkin muncul.

Pertama, bisa jadi karyawan lebih sering berada di LinkedIn atau menjelajahi portal karier perusahaan lain. Kedua, mereka mungkin menggunakan Wi-Fi perusahaan untuk mengirim lamaran kerja melalui email.

Jika Anda mencurigai bahwa perusahaan tertentu mencoba membajak bakat Anda dengan tujuan mencuri data Anda, buat pemberitahuan untuk korespondensi apa pun dengan perusahaan tersebut. Meskipun tidak perlu ada tindakan segera setelah upaya spekulatif ini, tim keamanan harus meningkatkan pengawasan terhadap karyawan yang berisiko.

Apakah itu mengunduh ukuran file yang dipertanyakan, mengirim PDF melalui platform perpesanan terenkripsi, atau mengirim email yang luar biasa besar ke akun pribadi, ada banyak cara untuk menemukan pencurian data dan spionase perusahaan terlebih dahulu.

4. Lakukan Wawancara Keluar

Wawancara keluar adalah cara terbaik untuk memeriksa tanda bahaya bagi karyawan yang akan pergi dan bahkan mereka yang akan ditinggalkan. Mengawasi ke mana karyawan akan pergi selanjutnya akan membantu memetakan kemungkinan niat jika ada data yang dicuri.

Misalnya, karyawan yang berangkat bekerja untuk pesaing dengan peran yang sama akan lebih berisiko daripada mereka yang akan bekerja di industri yang tidak terkait dalam kapasitas yang berbeda. Jika seorang karyawan diyakini berisiko tinggi, mereka harus dipantau selama beberapa minggu tersisa di tempat kerja dan bahkan beberapa minggu setelahnya.

Selain itu, bagi karyawan jangka panjang tersebut, banyak yang tidak mengingat ketentuan kontrak mereka setelah pengunduran diri. Kontrak yang relevan ini mencakup perjanjian kerahasiaan, klausul persaingan, dan ketentuan terkait data lainnya.

Selama wawancara keluar, ingatkan karyawan tentang persyaratan khusus yang mereka masih terikat secara hukum, bahkan jika mereka tidak lagi bekerja dengan Anda.

Ini harus mencakup distribusi informasi milik perusahaan yang disengaja, serta tidak mengungkapkan, menghapus, atau mengembalikan data milik perusahaan. Ini adalah cara yang bagus untuk mencegah mereka yang mungkin berniat mencuri data, dan bertindak sebagai pengingat bagi siapa saja yang lupa tentang persyaratan kerja mereka.

5. Prosedur Off-Boarding

Setelah wawancara keluar, mengamankan data selama off-boarding adalah langkah selanjutnya. Selain permintaan yang jelas untuk mengembalikan perangkat perusahaan dan mencabut akses administratif, tim keamanan juga harus melakukan wawancara rutin tentang praktik penyimpanan data.

Wawancara pasca pengunduran diri harus mencakup pertanyaan tentang praktik keamanan data pribadi mereka. Misalnya, bekerja di Wi-Fi publik saat mengerjakan file perusahaan, menanyakan apakah mereka memiliki data hard copy yang tersisa di rumah, atau telah meminjamkan perangkat mereka kepada teman atau anggota keluarga.

Meskipun tidak baik untuk berasumsi bahwa setiap karyawan yang keluar akan berniat mencuri data Anda, dapat diasumsikan bahwa banyak yang akan lalai tentangnya. Meskipun tidak disengaja, tindakan ini masih dapat dikaitkan dengan karyawan yang keluar dan membahayakan data perusahaan Anda yang tidak perlu.

Mencegah Pembobolan Data dengan Karyawan yang Keluar

Mengajar praktik keamanan yang baik adalah investasi yang layak dilakukan untuk setiap perusahaan. Bahkan jika seorang karyawan hanya tinggal bersama Anda selama beberapa bulan, kebijakan dan prosedur manajemen data dapat mencegah banyak kemungkinan masalah dalam waktu tersebut.

Meskipun tidak mungkin untuk mengetahui sejak awal karyawan mana yang dapat dipercaya, jauh lebih baik untuk menghindari perjudian. Meskipun tidak tergoda oleh pesaing atau berencana mencuri data perusahaan, masih ada cara yang salah. Beberapa karyawan yang keluar dapat menjadi malas dan menyebabkan pelanggaran data.

Baik itu melalui niat jahat atau ketidaktahuan murni, melindungi data perusahaan adalah upaya yang layak dilakukan. Karyawan memiliki hak untuk pindah ke perusahaan baru dan peran yang lebih sesuai. Namun, data perusahaan Anda tidak harus menyertai mereka.

Menggunakan Perangkat Anda Sendiri untuk Bekerja? Berikut Cara Mengamankan Bisnis dan Data Pribadi

Inilah cara Anda membuat kebijakan Bring Your Own Device (BYOD) yang kuat di tempat kerja, untuk menjaga keamanan informasi.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis