Cara Menggunakan Kanban untuk Mengelola GTD

Langkah pertama dari GTD adalah mengeluarkan semua "barang" dari kepala Anda. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menuliskan semuanya pada kartu 3x5, dan persamaan digital terbaik dari kartu 3x5 adalah teknik Kanban.

Mari kita telusuri langkah-langkah GTD dan lihat seberapa baik mereka menyatu dengan Kanban.

Kumpulkan Pikiran Anda

Jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda mungkin memiliki 100 tugas, proyek, ide, dan hal-hal lain (seperti yang disebut GTD) yang berputar-putar di kepala Anda. Mari kita mulai dengan membuat kotak masuk untuk memindahkan semua itu.

Kami akan menggunakan Trello karena ini adalah alat Kanban paling populer dan menawarkan tingkat gratis yang banyak. Selain itu, Trello memiliki pintasan keyboard yang bagus dan UI yang terorganisir dengan baik. Itu menjadikannya salah satu program tercepat dan termudah untuk digunakan untuk pekerjaan itu.

Mampu mengeluarkan pikiran Anda tanpa banyak langkah ekstra sangat penting saat melakukan brainstorming. Tapi Anda tetap bisa mencoba alternatif untuk Trello jika kamu suka.

Suka Trello? Coba 5 Alat Produktivitas Kanban Alternatif Ini

Suka ide Trello tapi bukan Trello itu sendiri? Aplikasi Kanban alternatif ini terintegrasi dengan kalender, email, Slack, dan lainnya.

Mulailah dengan membuat papan baru dan menyebutnya "GTD".

Selanjutnya, kami akan menambahkan Kotak masuk daftar untuk membongkar semua barang kami.

Sekarang luangkan beberapa menit dan buat kartu untuk setiap pemikiran dan ide yang ada di benak Anda. Mulailah dengan mengklik Tambahkan kartu tombol. Kemudian ketikkan tugas atau ide pertama Anda apa pun itu dan tekan Memasukkan.

Ulangi proses ini sampai Anda tidak bisa memikirkan hal lain.

Atur Daftar untuk Mencocokkan Sistem GTD

Langkah selanjutnya adalah menentukan apakah setiap item di kotak masuk kita dapat ditindaklanjuti. Artinya, dapatkah Anda melakukan sesuatu tentang hal itu atau tidak?

Pertama, mari buat dua daftar untuk item yang dapat ditindaklanjuti. Jika ada sesuatu yang dapat ditindaklanjuti, Anda harus memutuskan apakah itu akan memakan waktu kurang dari dua menit atau tidak. Jika demikian, Anda harus mengerjakannya secepat mungkin.

Jika tidak, Anda harus memecahnya lebih lanjut di langkah lain. Dua daftar yang Anda perlukan untuk ini adalah "Proyek" dan "Agenda Hari Ini".

Klik Tambahkan daftar lain, lalu buat dua daftar seperti yang Anda lakukan dengan menambahkan kartu ke kotak masuk.

Jika suatu item tidak dapat ditindaklanjuti, item tersebut dapat pergi ke beberapa tempat berbeda. Pertama, tanyakan "Apakah ini penting?" Jika itu bukan sesuatu yang Anda sukai, Anda dapat menghapusnya dan melupakannya.

Selanjutnya, tanyakan apakah ini sesuatu yang Anda ingin lakukan suatu hari nanti, tetapi belum sepenuhnya. Mungkin itu mimpi yang sangat jauh. Atau bisa jadi sesuatu yang hanya mungkin terjadi di masa depan. Untuk situasi seperti ini, buat daftar bernama "Suatu hari / Mungkin".

Jika item tersebut penting tetapi bersifat informatif, bukan dapat ditindaklanjuti, item tersebut harus masuk dalam daftar "Referensi". Kanban lebih cocok untuk item yang dapat ditindaklanjuti. Jadi daftar referensi harus berhenti sementara untuk informasi sampai dipindahkan ke tempat yang lebih baik, seperti file aplikasi web pencatatan ringan.

Daftar untuk Ditambahkan jika Anda Bekerja Dengan Tim

Setelah Anda menentukan bahwa sebuah kartu dapat ditindaklanjuti, Anda mungkin masih tidak dapat mengambil tindakan terhadapnya. Bisa jadi karena Anda menunggu seseorang menyelesaikan sesuatu sebelum Anda bisa mulai. Atau mungkin orang lain harus mengerjakan proyek ini.

Untuk skenario pertama, buat daftar "Ditunda". Anda dapat mengatur tanggal jatuh tempo untuk mendapatkan pengingat kapan proyek pemblokiran harus dilakukan. Buka kartu dengan mengkliknya dan pilih Batas waktu untuk mengakses kalender.

Untuk kasus kedua, buat daftar bernama "Didelegasikan". Setelah Anda memindahkan kartu ke daftar itu, Anda dapat menambahkan anggota lain ke kartu. Namun, seseorang pasti telah mengundang anggota untuk mengakses papan tersebut.

Buka kartu dan pilih Anggota. Kemudian temukan anggota yang ingin Anda bagikan tanggung jawabnya.

Urutkan Pertama, Kemudian Pikirkan Proyek Anda

Sekarang saatnya untuk benar-benar memeriksa kotak masuk Anda dan menyeret item ke dalam daftar yang sesuai. Mulailah dari daftar teratas dan teruskan ke bawah. Untuk setiap item, pertimbangkan kategori yang telah Anda buat dan tempatnya.

Setelah Anda menyortir semua item Anda, Anda pasti ingin menganalisis proyek Anda. Lihatlah masing-masing dan pikirkan kerumitannya. Jika ini adalah proyek sederhana, Anda dapat menambahkan daftar periksa ke kartu. Buka kartu dengan mengkliknya. Lalu klik Daftar Periksa dan mulai menambahkan item Anda, seperti Anda menambahkan kartu.

Untuk proyek yang lebih besar, Anda dapat membuat papan baru untuk mengelola proyek itu. Anda kemudian dapat memindahkan kartu ke papan baru. Untuk melakukan ini, arahkan kursor ke kartu yang ingin Anda pindahkan dan klik ikon pensil. Selanjutnya, klik Pindah, dan pilih papan tempat Anda ingin memindahkannya dari tarik-turun.

Pilihan lain untuk proyek besar juga melibatkan pembuatan daftar periksa. Ini cara yang baik untuk dilakukan jika Anda memiliki ide tentang apa yang ingin Anda lakukan dengan proyek Anda, tetapi belum siap untuk melakukan banyak pekerjaan ke dalamnya.

Anda dapat membuat daftar kasar item dalam daftar periksa sebagai placeholder. Anggap saja seperti bertukar ide untuk kotak masuk Anda, hanya ini adalah subproyek potensial. Kemudian, saat Anda siap, Anda dapat memindahkan kartu Anda ke papan lain. Dan Anda dapat mengubah setiap item dalam daftar periksa Anda menjadi kartu baru.

Jaga Sistem Tetap Berjalan

Memulai dengan GTD itu mudah; Anda bisa melakukannya dalam satu atau dua jam. Tetapi Anda perlu memelihara sistem, atau itu akan membuat Anda gagal. Periksa dengan papan GTD Trello Anda sekali atau dua kali seminggu. Buang pemikiran baru Anda di kotak masuk dan evaluasi kembali item di setiap daftar Anda. Cari tahu apakah mereka masih di tempat yang tepat atau tidak.

Saat Anda menyelesaikan proyek, Anda memiliki dua opsi. Anda dapat menghapus kartu jika tidak perlu mengetahuinya lagi. Atau jika Anda ingin merekam proyek Anda sebelumnya, Anda dapat membuat daftar "Selesai" dan memindahkan proyek yang sudah selesai ke sana.

Sistem ini juga dapat membantu Anda merencanakan minggu Anda. Anda dapat menambahkan daftar lain yang disebut "To-do Next." Daftar ini untuk proyek yang Anda rencanakan untuk dikerjakan dalam beberapa hari ke depan atau selama minggu mendatang. Jika Anda memeriksa papan Trello Anda pada Minggu malam atau Senin pagi, Anda dapat merencanakan pekerjaan Anda untuk minggu itu.

Jadikan sistem ini milik Anda. Anda tidak harus mengikuti GTD jika tidak berhasil. Jangan ragu untuk mencampurnya dan mencoba metode yang berbeda. Yang paling penting adalah Anda terus melakukannya! Setel pengingat kalender jika perlu, karena sistem hanya akan tetap berfungsi jika Anda tetap menjalankan sistem.

Bagaimana Mengelola Tugas Anda Menggunakan Teknik Kanban Jepang

Berikut ini cara menggunakan teknik manajemen proyek Jepang Kanban untuk mengoptimalkan alur kerja Anda dalam grup atau solo.

Tentang Penulis