Menjadi seorang freelancer membutuhkan banyak admin untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan dan menguntungkan. Untuk memastikan aliran klien yang stabil, Anda perlu mengiklankan layanan Anda, menjawab pertanyaan, dan menindaklanjuti prospek sebelumnya. Setelah Anda mendapatkan beberapa pekerjaan, Anda harus mengikuti rapat dan email, dan pada akhirnya, masih ada masalah faktur.
Semua admin ini terkadang dapat mengambil alih hari itu dan tidak menyisakan waktu untuk pekerjaan berbayar Anda yang sebenarnya. Namun, dengan alat otomatisasi yang berbeda, Anda dapat menghemat waktu, menghindari kesalahan, dan mengurangi stres dalam menjalankan bisnis freelance.
1. Menyebut: Dengarkan dan Pelajari Audiens Anda
Media sosial memainkan peran besar dalam mengiklankan layanan freelance Anda dan memesan klien baru. Ada berbagai alat untuk membantu Anda menjadwalkan posting media sosial Anda, bahkan memungkinkan Anda memposting ulang atau menyusun postingan dari sumber lain secara otomatis.
Jika Anda ingin memposting konten yang sama di beberapa jejaring sosial sekaligus, ini adalah alat yang Anda butuhkan.
Tetapi sebelum Anda mulai menjadwalkan media sosial Anda, Anda perlu tahu apa yang harus Anda publikasikan untuk menarik klien baru. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan alat pendengar sosial yang membantu Anda mempelajari bidang keahlian Anda dan pesaing Anda.
Versi gratis Mention memungkinkan Anda menyiapkan satu peringatan, yang melacak situs berita, blog, forum, dan media sosial. Lansiran ini dapat melacak sebutan untuk merek Anda sendiri, melihat pesaing Anda, atau mencari kata kunci tertentu yang terkait dengan bidang Anda.
Daripada mendaftar ke berbagai buletin dan terus menelusuri web, Anda dapat mempelajari tentang apa yang sedang tren di bidang Anda, semuanya di satu tempat. Paket gratis situs web juga memungkinkan Anda menjadwalkan postingan di tiga profil sosial — tugas ini lebih otomatis lagi dilakukan.
2. Sesuai kalender: Buku Rapat Dengan Mudah
Rapat adalah bagian besar untuk mendapatkan klien baru, serta mengelola proyek yang sedang berjalan. Pada awalnya, ketika klien tidak yakin bahwa layanan Anda sesuai dengan yang mereka butuhkan, pertemuan pengantar singkat dapat membantu menyegel kesepakatan. Nanti, rapat adalah cara yang bagus untuk menyelesaikan kesalahpahaman dan menyelaraskan harapan.
Menjadwalkan rapat, bagaimanapun, bisa menjadi tugas yang memakan waktu. Memastikan semua orang tersedia pada saat yang sama, terutama di zona waktu yang berbeda, dapat membuat bolak-balik tanpa akhir melalui email. Ada beberapa aplikasi di luar sana yang menangani penjadwalan rapat, tetapi favorit kami adalah Calendly.
Versi gratisnya menawarkan integrasi ke Kalender Google Anda atau kalender populer lainnya, yang memungkinkan Anda berbagi ketersediaan Anda tanpa membuat jadwal pribadi Anda menjadi publik.
Anda cukup mengirim tautan Kalender Anda kepada siapa pun yang ingin Anda temui, dan mereka akan memilih dari waktu yang Anda tetapkan sebagai tersedia — menunjukkan dalam zona waktu lokal mereka. Acara tersebut kemudian akan muncul di kalender semua orang.
Perangkat lunak ini terintegrasi dengan konferensi online seperti Zoom dan Microsoft Teams, menghemat waktu Anda dalam membuat tautan untuk setiap rapat. Ini juga mengirimkan email pengingat sebelum janji temu, untuk memastikan semua orang datang tepat waktu. Jika Anda memiliki situs web pribadi, Anda juga dapat menambahkannya di sana.
Email adalah pemecah waktu lainnya — dari calon klien yang menanyakan tentang layanan Anda hingga klien yang ada yang mencari laporan status. Banyak dari email ini yang berulang. Untungnya, jika Anda menggunakan Gmail, tidak hanya ada cara untuk membuat template, tetapi juga cara untuk mengirim beberapa template secara otomatis menggunakan Filter.
Pertama, Anda perlu mengaktifkan Template di pengaturan lanjutan Anda. Setelah itu, buat email baru untuk menjawab setiap pertanyaan umum Anda. Daripada menyimpannya sebagai draf, pilih untuk Simpan draf sebagai template sebagai gantinya. Jika ini adalah sesuatu yang akan Anda kirimkan secara manual, Anda dapat menyisakan ruang untuk detail seperti nama, perkiraan harga, dan sebagainya.
Untuk mengirim email template secara otomatis, Anda perlu membuat filter baru. Pilih kata kunci yang paling relevan dengan pertanyaan itu, dan di tanda filter tindakan Kirim Template.
Misalnya, frasa kuncinya bisa berupa "berapa biayanya", di mana Anda akan memiliki email tertulis yang menjelaskan paket dan layanan Anda.
4. Faktur Zoho: Jangan Pernah Mengejar Faktur Lain
Sementara beberapa freelancer memilih untuk mengelola biaya mereka pada Lembar Excel dan menggunakan templat faktur standar, ada cara yang jauh lebih mudah dan lebih terorganisir untuk mendapatkan bayaran, dengan berbagai aplikasi faktur. Favorit kami adalah Zoho Invoice, yang memiliki begitu banyak fitur dalam paket gratisnya, Anda mungkin tidak perlu membayarnya.
Anda dapat membuat template faktur dengan semua detail bank Anda dan S&K untuk digunakan dengan klien mana pun. Anda juga dapat membuat tugas rutin dengan harga yang ditentukan, menghemat waktu Anda untuk memasukkan detail tersebut setiap kali Anda membuat faktur baru.
Setelah Anda siap mengirim faktur, aplikasi juga menyediakan email template, yang dapat Anda modifikasi jika perlu. Jika Anda memilih untuk menghubungkan Zoho ke sistem pembayaran online (seperti PayPal), Zoho akan memperbarui status faktur dan mengirimkan catatan terima kasih saat Anda menerima pembayaran. Ini akan memastikan akun mana yang perlu ditindaklanjuti.
Namun, bahkan menindaklanjuti lebih mudah dengan Zoho, karena Anda dapat menyetel sejumlah pengingat otomatis untuk faktur yang belum dibayar, sehingga Anda tidak perlu pusing memikirkannya lagi. Perangkat lunak ini juga memungkinkan Anda melacak waktu untuk klien di mana Anda menagih per jam, dan kemudian membuat faktur dari itu. Anda bahkan dapat mengatur faktur berulang untuk proyek harga yang ditetapkan.
5. Zapier: Mengotomatiskan Yang Lain
Pada semua aplikasi di atas, kita telah membahas integrasi — bagaimana satu perangkat lunak dapat terhubung dengan yang lain untuk membuat lebih banyak otomatisasi. Tetapi apa yang terjadi jika Anda ingin menghubungkan dua aplikasi yang tidak memiliki integrasi bawaan? Datanglah Zapier yang ajaib.
Perlu satu artikel penuh untuk membicarakan tentang berbagai opsi yang tersedia di dalam Zapier. Singkatnya, ini membantu Anda membuat alur kerja yang melibatkan hampir semua hal online, di mana Anda dapat "menyetelnya dan melupakannya".
Misalnya, Anda dapat membagikan sebutan Twitter baru di Slack. Atau Anda dapat mengirim email tindak lanjut ke responden Typeform baru. Anda bahkan bisa mendapatkan pesan Facebook baru sebagai SMS.
Kemungkinannya tidak terbatas, dan dengan versi gratis Zapier, Anda dapat membuat hingga 100 tugas sebulan. Ini lebih dari cukup untuk mengotomatiskan serangkaian tindakan, tetapi Anda mungkin merasa kecanduan lepas tangan dengan admin freelancing Anda.
Apa yang Harus Anda Otomatisasikan?
Ada begitu banyak alat otomatisasi di luar sana, terutama jika Anda siap membayar biaya bulanan. Ini dapat membuat kehidupan freelance Anda jauh lebih mudah, tetapi hanya karena sesuatu dapat diotomatiskan, tidak selalu berarti harus demikian.
Terutama dalam freelancing, sentuhan pribadi bisa sangat bermanfaat. Klien yang meminta bantuan freelancer biasanya ingin membangun hubungan kerja — inilah salah satu alasan mereka tidak memilih agensi atau perusahaan besar.
Tugas seperti email kontak pertama, menjadwalkan rapat, dan memperbarui lembar dapat diotomatiskan. Namun, penting untuk menginvestasikan lebih banyak waktu untuk membuktikan kepada klien bahwa Anda ingin mengenal mereka dan bahwa Anda peduli dengan pekerjaan mereka. Upaya ekstra ini akan membuat mereka kembali lagi.
Anda dapat mengotomatiskan beberapa tugas sehari-hari dan menjadikan bisnis Anda lebih efisien. Mari kita lihat betapa sederhananya itu sebenarnya.
- Produktifitas
- Lepas
- Otomatisasi Tugas
- Kerja jarak jauh
Tal Imagor telah menjadi Jurnalis lepas dan Penulis Konten selama lebih dari 10 tahun, menulis apa saja mulai dari buletin hingga artikel fitur yang mendalam. Dia bersemangat menulis tentang mempromosikan keberlanjutan, keragaman, dan inklusi, terutama dalam lingkungan teknologi.
Berlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk mendapatkan tip teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Satu langkah lagi…!
Harap konfirmasi alamat email Anda di email yang baru saja kami kirimkan.