Konferensi video online terdengar mudah. Anda menyalakan laptop Anda dan mengklik aplikasi rapat virtual untuk memulai webcam. Tetapi keterpencilan dan kemudahan teknologi ini untuk menghubungkan kita semua dapat membuat Anda tidak menyadari sedikit dos dan tidak perlu menemui kolega Anda di layar.
Anda mungkin kesulitan dengan teknologi atau suasana rumah Anda. Jadi, persiapan untuk pertemuan itu sama pentingnya. Kemudian, begitu Anda berada di rapat, sikap Anda akan menjadi kunci untuk meningkatkan kehadiran Anda.
Intinya, konferensi video online adalah bagian dari kehidupan kita sekarang. Benci mereka atau sukai mereka, Anda harus berurusan dengan mereka. Mengapa tidak menggunakan lembar contekan di bawah ini untuk memanfaatkan rapat video ini sebaik-baiknya?
DOWNLOAD GRATIS: Lembar contekan ini tersedia sebagai PDF yang dapat diunduh dari mitra distribusi kami, TradePub. Anda harus mengisi formulir singkat untuk mengaksesnya untuk pertama kali saja. Unduh Esensi Konferensi Video Online.
Esensi Konferensi Video Online
| Persiapan | |
|---|---|
| Perhatikan Kode Gaun | Perlakukan rapat online seperti rapat pribadi dan ikuti standar tempat kerja. |
| Jaga perawatan Anda sebelum Anda duduk untuk rapat. | |
| Proyeksikan wajah profesional karena menambahkan perasaan normal pada percakapan jarak jauh. | |
| Hindari warna-warna mengganggu yang terlalu terang atau terlalu gelap. Itu dapat membuang beberapa webcam yang secara otomatis menyesuaikan pencahayaan dan kecerahan. | |
| Hadapi kamera dengan postur yang baik. | |
| Siapkan Peralatan Anda | Pilih kursi yang nyaman untuk diduduki. |
| Gunakan monitor yang memungkinkan Anda melihat slide dan spreadsheet dengan mudah. (Layar ponsel pintar baik untuk rapat biasa tapi tidak untuk melihat data.) | |
| Investasikan dalam headset peredam bising yang bagus. | |
| Biasakan diri Anda dengan perangkat lunak obrolan yang harus Anda gunakan. Berikan perhatian khusus pada pengaturan yang mungkin Anda butuhkan selama rapat. | |
| Hindari cahaya latar karena dapat mengaburkan wajah Anda. Cahaya alami atau lampu overhead sangat ideal. | |
| Tidak ada yang sama pentingnya dengan bandwidth yang baik. Apa pun yang kurang dari 20MBPS dapat menggandakan video Anda. | |
| Jika rapat sangat penting, siapkan koneksi alternatif. Misalnya, Anda dapat mengatur hotspot WiFi independen. | |
| Tutup aplikasi latar belakang yang tidak perlu dan hentikan program streaming simultan di browser Anda. | |
| Tempatkan webcam Anda setinggi mata sehingga Anda dapat melakukan kontak mata dengan orang lain di tim Anda. | |
| Jadilah dukungan teknis Anda sendiri atau uji peralatan Anda dengan seorang rekan beberapa menit sebelum pertemuan yang sebenarnya. | |
| Aktifkan kamera web Anda dan pratinjau bingkai dan efek dari cahaya di dalam ruangan. Lebih banyak cahaya lebih baik. | |
| Nonaktifkan notifikasi untuk jalannya rapat. | |
| Jika Anda berencana untuk membagikan layar Anda, pastikan untuk menjaga data pribadi agar tidak menghalangi. | |
| Merapikan Lingkungan Anda | Bungkam ponsel Anda untuk menghindari gangguan. |
| Bersihkan kamar dan meja Anda. | |
| Pindai latar belakang Anda dan pastikan tidak ada yang tidak pantas. | |
| Pilih latar belakang virtual di aplikasi seperti Microsoft Tim dan Zoom untuk menyembunyikan latar belakang yang berantakan. | |
| Sediakan air dan teh / kopi. | |
| Pilih ruang yang terisolasi, sebaiknya dengan pintu, sehingga Anda dapat mengadakan pertemuan tanpa gangguan. | |
| Beri tahu keluarga Anda tentang jadwal pertemuan sebelumnya. | |
| Pastikan anak-anak Anda akan tetap sibuk selama pertemuan Anda. | |
| Jauhkan hewan peliharaan dari area rapat Anda. | |
| Kelola Waktu Anda | Jadwalkan rapat online jauh hari sebelumnya. |
| Tepat waktu selalu. Membantu online beberapa menit sebelum rapat dimulai. | |
| Jika Anda tidak dapat menghadiri rapat atau akan terlambat untuk itu, beri tahu orang yang memimpin rapat sebelumnya. | |
| Nyalakan atau aktifkan peralatan konferensi Anda sebelumnya untuk menghindari gangguan menit-menit terakhir. | |
| Hindari berpartisipasi dalam rapat online saat mengemudi. Ini tidak aman atau penggunaan waktu pertemuan Anda secara efisien. | |
| Anggap rapat audio sebagai pilihan terakhir. | |
| Atur Pikiran Anda | Jika Anda akan memimpin rapat, tetapkan agenda dengan waktu mulai dan berakhir. |
| Simpan semua data Anda di sebelah Anda atau di folder yang dapat diakses di komputer Anda. | |
| Tandai apa pun yang relevan dengan rapat. | |
| Declutter desktop Anda untuk menjaga agar informasi yang tepat dapat diakses sekilas. | |
| Catat pertanyaan Anda sehingga Anda bisa memperkenalkannya pada waktu yang tepat. | |
| Bagikan konten dan file sebelum pertemuan untuk memastikan semua peserta siap untuk diskusi. | |
| Partisipasi | |
| Mind Your Manners | Perkenalkan diri Anda ketika semua anggota tim tidak akrab satu sama lain. |
| Selalu gunakan video karena ekspresi wajah menyampaikan pikiran Anda tanpa adanya gerakan lain. | |
| Gunakan isyarat visual (seperti telapak tangan terangkat) untuk memberi sinyal bahwa Anda ingin berbicara. | |
| Berpartisipasilah dengan berbicara dengan jelas ke mikrofon. Tetap diam atau menonaktifkan webcam Anda seperti menjadi pengisi kursi di pertemuan nyata. | |
| Matikan mikrofon Anda saat Anda tidak berbicara karena dapat menangkap banyak suara latar. | |
| Jika Anda perlu bergerak di tengah rapat untuk tugas-tugas pribadi, matikan video Anda untuk menghindari gangguan. | |
| Tunggulah hingga orang lain selesai berbicara karena jeda waktu di web sering kali dapat menyebabkan anggota tim saling berbicara. | |
| Tetap Hadir | Hindari multitasking atau hanyut ke Facebook atau Twitter saat Anda sedang rapat. |
| Jangan makan saat rapat. Menghirup air atau minuman seperti teh atau kopi tidak apa-apa. | |
| Untuk melakukan kontak mata dengan peserta rapat, lihat ke kamera dan jangan ke wajah orang tersebut atau latar belakangnya. | |
| Gunakan fitur obrolan teks jika tersedia sebagai dukungan untuk pertanyaan dan untuk menautkan ke dokumen yang relevan. | |
| Ucapkan selamat tinggal dengan senyum di akhir pertemuan. Obrolan santai tentang topik-topik non-kerja juga membantu mengakhiri rapat dengan nada ceria. | |
| Jika Anda telah memimpin rapat, pastikan Anda keluar terakhir. |
Rapat Video Online Hadir di Sini
Tentu saja, ini bukan tentang teknologi. Beberapa rahmat sosial sederhana dapat meningkatkan kehadiran Anda dalam setiap pertemuan online. Bagaimanapun, konferensi video lebih "di wajah Anda" karena semua orang terlihat di layar. Video membantu tetapi bingkai kecil tidak cukup untuk menampilkan bahasa tubuh Anda atau emosi saat Anda berunding dengan tim Anda.
Itu sebabnya semua nuansa di atas sangat penting terlepas dari alat rapat online yang Anda pilih untuk berkolaborasi dengan tim Anda 6 Alat Rapat Online Gratis Terbaik untuk Berkolaborasi Dengan Tim AndaBerikut adalah beberapa alat rapat online gratis yang bagus yang memungkinkan Anda berkolaborasi dan mengobrol dengan kolega Anda, di mana pun mereka berada. Baca lebih banyak . Singkatnya, untuk membuat etiket rapat video online dengan benar, jangan lakukan apa pun yang tidak akan Anda lakukan dalam rapat yang sebenarnya.
Kredit Gambar:Visual di Lepaskan simpanan
Pengungkapan Afiliasi: Dengan membeli produk yang kami sarankan, Anda membantu menjaga situs tetap hidup. Baca lebih lajut.
Saikat Basu adalah Wakil Editor untuk Internet, Windows, dan Produktivitas. Setelah menghilangkan kemuraman gelar MBA dan karier pemasaran selama sepuluh tahun, ia sekarang bersemangat membantu orang lain meningkatkan keterampilan mendongeng mereka. Dia mencari koma Oxford yang hilang dan membenci tangkapan layar yang buruk. Tetapi ide-ide Fotografi, Photoshop, dan Produktivitas menenangkan jiwanya.
