Cara Memprioritaskan Tugas Dengan Sistem Produktivitas Matriks Eisenhower

Iklan

Aplikasi daftar hal yang harus dikerjakan hari ini sangat digemari. Sains telah membuktikannya daftar benar-benar mendorong produktivitas, dan Anda dapat lebih meningkatkan produktivitas menggunakan trik seperti membuat daftar tugas Anda menjadi publik. Beberapa orang bahkan menggunakannya kotak masuk email sebagai daftar yang harus dilakukan.

Tetapi bagaimana jika Anda sudah mencoba semua itu dan tidak ada yang berhasil?

Beruntung untukmu, metode produktivitas alternatif 5 Teknik Produktivitas Baru yang Mungkin Tidak Anda DengarJika Anda masih mencari cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas Anda, cobalah salah satu alternatif yang lebih baik untuk Pomodoro dan GTD ini. Ingatlah untuk berhenti mencari setelah Anda menemukan solusi "cukup baik". Baca lebih banyak ada. Dan jika Anda menemukan bahwa daftar tugas rutin terlalu merepotkan atau terlalu berlebihan, maka kami sarankan untuk mencoba teknik lama tapi efektif yang disebut Eisenhower Matrix.

Apa Matriks Eisenhower?

Matriks Eisenhower adalah kotak 2 × 2 kotak. Baris atas adalah untuk tugas-tugas yang “Penting” sedangkan baris bawah adalah untuk tugas-tugas yang “Tidak Penting.” Pada waktu bersamaan, kolom kiri adalah untuk tugas yang “Mendesak” sedangkan baris kanan adalah untuk tugas yang “Tidak Mendesak.” Inilah yang terlihat Suka:

Bagi kebanyakan orang, istilah Penting dan Penting adalah sinonim, jadi mari kita luangkan waktu sejenak untuk menentukan perbedaan di antara mereka:

• Penting - Tugas yang berkontribusi pada sasaran dan nilai jangka panjang Anda, baik pribadi, profesional, dll. Pentingnya semua tentang relevansi. Salah satu cara untuk memutuskan apakah suatu tugas itu penting adalah bertanya pada diri sendiri: "Bisakah saya tetap mencapai tujuan saya dan tetap setia pada nilai-nilai saya jika saya melewatkan tugas ini?"
• Mendesak - Tugas yang perlu ditangani pada akhir hari. Jika jadwal Anda memiliki lebih banyak waktu luang, Anda dapat memilih pada akhir minggu. Bagaimanapun, urgensi adalah segalanya waktu. Salah satu cara untuk memutuskan apakah tugas itu mendesak adalah dengan bertanya pada diri sendiri: "Kapan batas waktu untuk tugas ini?"

Sebelum Anda dapat memutuskan apakah suatu tugas itu penting atau tidak, Anda perlu mengetahui tujuan dan nilai Anda sendiri. Bagi banyak orang, perkembangan karier adalah tujuan jangka panjang, jadi tugas yang berkaitan langsung dengan itu adalah penting. Atau jika Anda paling menghargai keluarga, maka pulang tepat waktu mungkin penting.

Tetapi bagaimana bisa suatu tugas menjadi mendesak namun tidak penting? Ingatlah bahwa urgensi itu hanya tentang waktu. Pikirkan tenggat waktu. Misalkan hari ini adalah Hari Kopi Internasional dan kedai kopi lokal Anda membagikan kopi gratis. Jika Anda tidak memanfaatkannya hari ini, peluangnya hilang - tetapi kopi gratis tidak memiliki relevansi dengan tujuan atau nilai jangka panjang Anda. Ini mendesak, tetapi tidak penting.

Dengan menggunakan definisi-definisi ini, menjadi lebih mudah untuk menggambarkan jenis-jenis tugas yang ada di masing-masing dari empat kotak. Kita bahkan dapat memikirkan matriks dengan cara ini:

Mengapa Menggunakan Matriks Eisenhower?

Matriks Eisenhower hanyalah sebuah cara untuk melakukannya memprioritaskan tugas Anda.

Daftar tugas sangat bagus dalam melacak apa yang perlu Anda lakukan, tetapi itu tidak selalu mudah untuk ditentukan yang tugas memiliki prioritas lebih tinggi. Saya pribadi tidak pernah menggunakan fitur "Prioritas" di aplikasi daftar tugas apa pun karena saya selalu menandai semua hal sebagai "Prioritas Tinggi" - dan ketika semuanya menjadi prioritas tinggi, tidak ada yang.

Terlebih lagi, ketika Anda melihat daftar tugas dan melihat 30 tugas bertumpuk, bagaimana Anda memutuskan tugas yang harus ditangani? "Mulailah dengan yang termudah," kata beberapa orang. "Tidak, mulai dengan yang paling sulit," kata yang lain. Tapi apa yang mudah dan yang sulit? Tidak pernah hitam dan putih. Sering kali, saya menghabiskan 10, 15, atau bahkan 30 menit hanya untuk mencoba tugas saya!

Inilah sebabnya mengapa Eisenhower Matrix bersinar. Tidak seperti satu to-do list, matriks ini memprioritaskan diri sendiri. Ini memberitahu Anda yang tugas untuk menangani selanjutnya. Ini mengurangi muatan kognitif karena hanya kotak Now and Later yang benar-benar penting. Dan jika Anda memiliki waktu yang lama, ada baiknya Anda melihat tugas mana yang bisa Anda lewati.

Selain itu, matriks memiliki dua manfaat kecil lainnya. Pertama, itu memaksa Anda untuk lebih memperhatikan setiap tugas. Alih-alih melempar semuanya ke dalam satu tumpukan besar yang harus dilakukan, Anda secara aktif memutuskan apakah tugas sepadan dengan waktu Anda di depan, menjaga daftar tugas Anda yang sebenarnya tetap ketat. Kedua, itu selalu mengingatkan Anda tentang tujuan dan nilai-nilai Anda.

Satu-satunya masalah adalah bahwa Eisenhower Matrix bisa sedikit rumit pada awalnya. Secara khusus, pengguna baru cenderung tersandung oleh kotak Delegate dan Trivial. Sana adalah kurva belajar, jadi mari kita lihat contoh praktis tentang cara mengatur matriks, mengatur tugas, dan melewati satu hari.

Cara Menggunakan Eisenhower Matrix

Meskipun Eisenhower Matrix secara konseptual adalah kuadrat dari empat kotak, Anda secara praktis dapat mendekatinya sebagai empat daftar tugas yang harus dilakukan: daftar Sekarang, daftar Delegasi, daftar Nanti, dan daftar Sepele. Dua daftar yang mendesak datang sebelum daftar yang tidak mendesak.

Saya menemukan bahwa Trello luar biasa untuk ini. Siapkan papan untuk setiap bidang kehidupan Anda (mis. Pribadi, profesional, gereja, hobi) dan buat empat daftar ini di masing-masing papan. Atau jika Anda tidak memiliki banyak hal, Anda dapat menggunakan satu papan untuk semua tugas. Terserah kamu. Tidak suka Trello? Mempertimbangkan alat-alat Kanban alternatif ini Selamat tinggal, Trello! 5 Alternatif Alat Papan Kanban GratisTrello adalah aplikasi luar biasa untuk manajemen proyek dan mengatur tugas Anda. Tetapi ada aplikasi kanban lain yang bisa jadi ideal untuk tugas Anda. Mari kita bicara tentang alternatif Trello terbaik. Baca lebih banyak .

Setelah daftar Anda siap, Anda dapat mulai menambahkan tugas:

Katakanlah Anda adalah pekerja kantor tradisional yang ingin menggunakan Matriks Eisenhower untuk menjadi lebih produktif di tempat kerja. Ini akan menjadi skenario yang mendorong sisa contoh ini, tetapi seharusnya mudah untuk menerapkan konsep-konsep ini sebaliknya.

Apa yang ada di piring Anda untuk hari ini? Hal pertama yang terlintas dalam pikiran: email. Mari buat tugas untuk mencapai kotak masuk nol, yang mendesak (email harus dikosongkan setiap hari) dan penting (kami berbicara email terkait pekerjaan di sini):

Hari ini adalah Hari Pretzel di kantor dan Anda menginginkan pretzel gratis dengan karya-karya tersebut. Ini mungkin mendesak, tetapi itu tidak penting:

Bos Anda mengingatkan Anda bahwa laporan dokumentasi untuk proyek terakhir tim Anda akan tiba pada jam 4 sore, yang penting dan penting:

Dia juga mengingatkan Anda bahwa permintaan anggaran tim Anda untuk proyek Anda berikutnya akan selesai pada hari Jumat. Ini penting, tetapi tidak mendesak:

Manajer kantor mendatangi Anda dan mengatakan bahwa persediaan kertas dan tinta hampir habis. Anda perlu memesan sesegera mungkin - tetapi ini tidak ada hubungannya dengan tujuan atau nilai karier Anda:

Ini awal musim panas (dalam skenario ini) dan kantor menjadi terlalu lembab dengan musim hujan. Produktivitas setiap orang akan meroket dengan dehumidifier yang baik, belum lagi semuanya manfaat lain dari mengurangi kelembaban 4 Manfaat Kesehatan dari Pemantauan Temp & Kelembaban di RumahTahukah Anda bahwa ada manfaat kesehatan dari menggunakan produk rumah pintar? Betul. Satu atau dua pembelian cerdas dapat secara drastis meningkatkan kualitas hidup Anda di rumah. Baca lebih banyak .

Anda membuat catatan untuk mengemukakan ini, tetapi itu tidak mendesak atau penting:

Terus dan terus berjalan. Rapat muncul, perencanaan perlu dilakukan, Anda ingat hal-hal yang ingin Anda lakukan, dll. Pada akhirnya, matriks Anda (mis. Daftar) akan terisi, dan bagian terbaiknya adalah bahwa cara itu tidak terlalu mengintimidasi daripada satu daftar tugas utama:

Setiap kali Anda bebas untuk tugas lain, cukup mulai dari kiri dan ke kanan. Anda harus menangani semua yang ada di daftar Sekarang dan Delegasi sebelum melibatkan diri Anda dengan daftar yang tidak mendesak.

Jika kamu bisa mendelegasikan, menangani daftar Delegasi terlebih dahulu dan membongkar tugas-tugas sebanyak mungkin. Kemudian buka daftar Sekarang. Setelah Anda melewati daftar Sekarang, anggap hari Anda sukses. Sekarang Anda bisa mulai dari daftar Nanti atau mengakhiri hari lebih awal.

Jika kamu tidak bisa delegasikan, mulailah dengan daftar Sekarang. Jika Anda melewati daftar Sekarang dan Anda memiliki lebih banyak waktu, Anda punya pilihan: memperlakukan daftar Delegasi sebagai daftar Sekarang, mulai dari awal di daftar Kemudian, atau akhiri hari lebih awal. Dalam praktiknya, Anda mungkin ingin bergantian antara tugas Delegasi dan Selanjutnya.

Di akhir hari, buka daftar Delegasi dan buang semua tugas yang tenggat waktunya telah berlalu. Simpan yang masih bisa Anda lakukan. Simpan mereka untuk besok.

Pada awal hari berikutnya, buka daftar Nanti dan putuskan tugas mana yang sekarang mendesak. Pindahkan mereka ke daftar Sekarang. Lakukan hal yang sama untuk daftar Trivial, kecuali mengalihkan tugas-tugas itu ke daftar Delegasi. Tambahkan tugas baru yang muncul sepanjang hari. Bilas dan ulangi.

Bila Yang Harus Dilakukan Daftar Tidak Bekerja untuk Anda

Perhatikan bahwa Anda dapat memodifikasi Eisenhower Matrix seperti yang Anda inginkan. Misalnya, alih-alih menggunakannya untuk memandu sepanjang hari, Anda bisa urutkan email Anda dengan matriksnya sendiri Inilah Solusi Penyortiran Email Paling Tegas yang Anda ButuhkanSatu solusi penyortiran sederhana akan memastikan Anda selalu di atas pesan email Anda. Anda hanya perlu empat label atau folder untuk mengelola kotak masuk Anda dan mengurangi tekanan email Anda. Baca lebih banyak . Seluruh konsep urgensi / kepentingan dapat terbukti bermanfaat dalam semua jenis kasus di luar pekerjaan dan email.

Banyak orang telah menemukan kesuksesan besar dengan Matriks Eisenhower. Tetapi jika Anda telah mencapai titik ini dan Anda tidak berpikir itu akan membantu, tidak apa-apa. Terus mencari metode yang cocok untuk Anda. Ketika semuanya sudah dikatakan dan selesai, satu-satunya teknik produktivitas yang penting Alat Produktivitas Terbaik Adalah Yang Benar-Benar Anda GunakanDalam dunia yang mengejar produktivitas, setiap aplikasi produktivitas yang baru dan mengkilap menjanjikan sesuatu yang baru. Tetapi apakah kita kehilangan sesuatu ketika kita terlalu sering mengubah aplikasi produktivitas? Baca lebih banyak adalah yang benar-benar Anda gunakan.

Apakah menurut Anda Eisenhower Matrix bermanfaat? Jika tidak, teknik produktivitas apa yang Anda gunakan untuk tetap teratur dan maju? Bagikan dengan kami di komentar di bawah!

Kredit Gambar: Amy Bull melalui Shutterstock.com