6 Cara Agar Orang Sibuk Menjawab Email Anda

Iklan

Saat Anda berjalan di dekat seseorang di jalan dan menyapa, bagaimana perasaan Anda ketika mereka tidak membalas? Sungguh menakjubkan betapa kecilnya kurangnya pengakuan dapat membuat seseorang merasa, tetapi juga menakjubkan betapa banyak yang dapat Anda lakukan untuk mendorong respons. Hal yang sama berlaku untuk email.

Sekarang, bayangkan skenario sebaliknya. Anda melewati seseorang di jalan dan mereka melirik Anda sebentar, sapa, lalu cepat-cepat berpaling. Seberapa besar kemungkinan Anda akan menyapa kembali? Sekarang bayangkan seseorang menatap mata Anda, tersenyum lebar dan menyapa - bahkan menggunakan nama Anda! Kemungkinannya jauh lebih baik bahwa Anda akan terinspirasi untuk merespons dengan cara yang sama.

Sama lagi, benar dengan email. Kecuali, alih-alih ekspresi wajah atau nada suara, ada serangkaian aturan yang berbeda saat datang ke email yang akan mendorong atau mencegah seseorang untuk menekan tombol "jawab" dan menjawab kamu. Di pos ini, saya akan berbagi beberapa trik dengan Anda yang telah saya pelajari selama bertahun-tahun - kiat yang akan sangat meningkatkan keberhasilan Anda dengan mendapatkan respons email, bahkan dari orang yang sangat sibuk.

Mengapa Anda Membutuhkan Balasan?

Ketika saya berganti pekerjaan beberapa tahun yang lalu, saya mulai bekerja di sebuah perusahaan di mana orang-orang jauh lebih sibuk daripada di pekerjaan terakhir saya. Orang hampir tidak punya waktu untuk menyelesaikan pekerjaan proyek, jadi menjawab email menjadi tugas dalam memprioritaskan 5 Filter Gmail untuk Membantu Memprioritaskan & Mengatur Kotak Masuk AndaFilter apa yang harus dimiliki masing-masing dan setiap orang di gudang senjata mereka sehingga kotak masuk mereka sama rapi dengan milik saya? Saya di sini untuk membantu Anda memulai pengaturan lima filter pertama, atau ... Baca lebih banyak . Saya segera mengetahui bahwa jika saya tidak mengikuti format dan pendekatan tertentu ketika mengirim email kepada orang, saya mungkin tidak akan mendapat respons selama berhari-hari, jika tidak sama sekali.

Hal pertama yang perlu Anda lakukan saat mengirim email kepada seseorang - terutama seseorang yang sangat sibuk - adalah melakukan inventarisasi cepat alasan Anda sendiri untuk mengirim email kepada mereka. Jika mereka sibuk dan email Anda bukan masalah prioritas yang cukup tinggi, itu mungkin akan disimpan suatu tempat dalam daftar yang harus dilakukan, hanya untuk ditangani ketika ada lebih banyak waktu untuk fokus pada masalah (jika ada semua). Orang yang sibuk memiliki kesulitan mengelola email. Semakin sibuk mereka, semakin kecil kemungkinan Anda mendapat respons jika Anda tidak memainkan kartu Anda dengan benar.

Jika Anda dapat membenarkan pentingnya masalah ini cukup untuk menjamin email, maka dengan segala cara, mari kita mulai.

Ajukan Pertanyaan - Lebih disukai tentang mereka

Pada 2012, peneliti Universitas Harvard melakukan hal yang cantik studi menyeluruh yang bahkan melibatkan pemindaian otak, dan menemukan bahwa orang benar-benar mendapatkan "desas biokimia" dari berbicara tentang diri mereka sendiri. Semakin kuat seseorang - seperti banyak orang yang sangat sibuk - semakin mereka senang berbicara tentang diri mereka sendiri. Lagipula, hanya ada saja banyak untuk mengatakan, bukan?

Ini berarti bahwa jika Anda menjuntai wortel dari pertanyaan pribadi di dalam surel Anda, pada dasarnya Anda akan tergoda seseorang dengan pribadi yang tinggi - kesempatan untuk sedikit "gebrakan" dengan berbagi sesuatu tentang diri mereka dengan kamu. Dan beberapa orang benar-benar menyukai kesempatan memiliki kotak sabun. Jadi berikan kepada mereka.

Anda bisa bertanya bagaimana proyek yang sedang mereka kerjakan. Jika Anda sangat dekat dengan mereka dan cukup sering berbicara tentang keluarga, tanyakan bagaimana keadaan keluarga. Jika ada permainan besar yang dibicarakan semua orang - tanyakan apa yang mereka pikirkan. Beri mereka kesempatan untuk menanggapi Anda dan "istirahat" dari memikirkan pekerjaan begitu banyak. Anda dapat menindaklanjuti pertanyaan Anda dengan pertanyaan yang berkaitan dengan pekerjaan yang ingin Anda tanyakan, tetapi permintaan untuk pendapat akan memicu kebutuhan akan “tinggi-untuk-berbicara-tentang-diri” yang tinggi.

Bonus Tambahan: Gunakan sesuatu yang sama-sama Anda miliki. Anak-anak. Cinta bisbol. Apa pun itu - buatlah hubungan pribadi itu terlebih dahulu. Orang tersebut akan cenderung untuk dengan cepat menyimpan email untuk nanti.

Pilih Baris Subjek yang Mendesak

Orang yang sibuk secara alami mulai memprioritaskan email, dan kadang-kadang mereka bahkan tidak akan membuka email untuk melakukannya. Mereka akan dengan cepat melirik baris subjek. Jadi, jika Anda ingin tanggapan cepat dari orang-orang ini, Anda bisa bayangkan betapa pentingnya baris subjek. Jika Anda memerlukan kiat tentang cara melakukan ini, saya sangat merekomendasikan saran Aaron tentang cara melakukannya buat garis subjek Anda menonjol Cara Membuat Pesan Email Anda Menonjol Di Kotak Masuk yang BerantakanPernahkah Anda mengirim email yang Anda rasa penting hanya untuk dijawab beberapa hari kemudian, atau lebih buruk lagi dilupakan? Memang, kadang-kadang itu di luar kendali Anda, tetapi ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan ... Baca lebih banyak dalam kotak masuk yang berantakan.

Intinya adalah ini: Jika Anda memerlukan respons segera, lalu mengapa bukan baris subjek Anda didahului oleh "PENTING:" atau "URGENT:"? Tidak ada yang salah dengan melakukan ini, dan itu sebenarnya bermanfaat bagi orang-orang sibuk yang menggunakan baris subjek seperti itu sebagai indikator visual tentang apa yang harus diserang terlebih dahulu di kotak masuk email. Hanya saja jangan melakukannya karena masalah konyol, tidak penting, atau Anda akan menjadi "bocah yang menangis serigala", dan email Anda pada akhirnya akan sepenuhnya diabaikan!

Tetap pendek dan manis

Ini adalah bagian dari artikel di mana saya menjadi munafik. Orang yang menulis 2000 artikel kata akan memberitahu AS agar tetap singkat dan manis? Ya. Itulah tepatnya yang akan saya lakukan. Kami berbicara email di sini, dan inilah pelajaran yang Mr. Wordy pelajari di sini tahun pertama tentang pekerjaan barunya: PILE. Ini adalah akronim yang baru saja saya buat. Ini adalah singkatan dari People Abaikan Email Panjang.

Setelah sekitar enam bulan orang mengabaikan email saya yang panjang dan rumit, saya mencoba sesuatu yang baru. Saya mulai menulis email yang sangat, sangat singkat yang hanya menyatakan maksudnya. Saya tidak memberikan detail tambahan, tetapi di akhir email saya menawarkan untuk memberikan lebih banyak informasi jika mereka menginginkannya.

Saya mulai memusnahkan email saya. Ketika saya pikir mereka cukup pendek, saya pergi dan memotong lagi. Anda harus bertanya pada diri sendiri, apakah kalimat ini hanya berlebihan? Apakah Anda berbagi informasi demi memberi tahu orang lain seberapa banyak yang Anda ketahui - atau tidak masalah dengan masalah yang ada? Kurangi kata-katanya. Langsung ke intinya dengan cepat. Ketika saya mulai melakukan ini, saya perhatikan tingkat respons meroket. Jika Anda dapat memilah-milah email Anda ke satu baris - peluangnya cukup bagus Anda akan mendapat respons segera.

Suap Mereka

Jika kita akan jujur ​​di sini, maka Anda harus mengakui bahwa menurut sifatnya, manusia adalah kelompok yang mementingkan diri sendiri. Ketika orang melihat bahwa mungkin ada "sesuatu di dalamnya" bagi mereka, mereka merasa lebih terdorong untuk mengambil tindakan. Anda dapat mengambil keuntungan dari ini dalam email dengan menutup email Anda dengan sesuatu seperti, "Jadi, kembalilah kepada saya dengan waktu yang baik ketika Anda dapat membicarakannya sambil minum kopi - pada saya!"

Secangkir kopi gratis hanya untuk menekan tombol jawab? Itu insentif yang bagus. Dan jika masalahnya bahkan lebih penting - katakanlah, Anda mencoba menjual sesuatu atau mendapatkan klien baru - silakan dan menawarkan untuk membeli makan siang. Investasi kecil itu akan sangat bermanfaat. Orang-orang suka makan siang gratis.

Libatkan Pihak Kedua

Jika Anda telah mengirim email kepada seseorang beberapa kali, Anda telah mencoba semua taktik yang tercantum di atas, dan Anda masih belum mendapatkan respons apa pun, maka inilah saatnya untuk mengeluarkan senjata besar. Saya biasanya memesan dua taktik terakhir ini untuk orang-orang yang secara kronis mengabaikan email. Pendekatan "senjata besar" pertama adalah menarik seseorang yang mungkin terkait dengan situasi tersebut. Ini mungkin bos Anda, atau orang tambahan yang bekerja dengan Anda pada proyek yang sedang ditahan karena orang itu tidak menjawab email Anda.

Ini bukan sesuatu yang ingin Anda lakukan pada email pertama, kedua, atau bahkan ketiga. Namun, jika Anda diabaikan secara terang-terangan, tulis satu email lagi dengan sopan, dan cukup beri tahu orang yang terlibat. Jika seseorang lebih tinggi, seperti bos Anda, dan orang lain tahu bahwa mereka berada dalam posisi yang berwenang, mereka akan cepat merespons. Dari semua pengacau kronis yang telah saya tangani selama bertahun-tahun, pendekatan "cc" ini menghasilkan respons 99 persen setiap saat. Ada sesuatu tentang memiliki audiensi yang mengubah dialog dan tiba-tiba menjadikannya prioritas yang lebih tinggi.

Pengingat Masalah yang Konsisten

Jika Anda pernah melihat film Shawshank Redemption, atau membaca novella yang ditulis oleh Stephen King, maka Anda mungkin ingat bagian di mana Andy Dufresne mengirim satu surat setiap minggu ke Senat Negara Bagian, meminta uang untuk penjara Perpustakaan. Setelah menerima beberapa ratus dolar dan sumbangan buku, Andy kemudian mulai mengirimkan dua surat dalam seminggu untuk meminta lebih banyak uang.

Maksud cerita adalah bahwa kegigihan berhasil. Sebut itu menjengkelkan, menjengkelkan, atau menjengkelkan - tetapi jika Anda benar-benar membutuhkan jawaban untuk sesuatu yang penting, secara konsisten bertanya kepada orang itu dengan sopan apakah mereka menerima email terakhir Anda akan memiliki satu dari dua yang diinginkan efek. Ini akan meminta orang untuk menggali melalui kotak masuk mereka untuk mencari email yang sedang Anda bicarakan, atau itu akan membuat mereka menyadari bahwa satu-satunya cara untuk membuat Anda pergi adalah dengan menanggapi email Anda. Ini jelas merupakan solusi terakhir, tetapi juga merupakan solusi yang berfungsi.

Teknik apa yang Anda gunakan untuk mendapatkan respons yang lebih cepat terhadap email Anda? Apa yang berhasil untuk Anda? Bagikan kiat dan saran Anda sendiri di bagian komentar di bawah!

Kredit Gambar: Pengusaha yang kewalahan (Shutterstock), Memberi Pidato (Shutterstock), Tanda Penting (Shutterstock), Poin ke poin (Shutterstock), Poin ke poin (Shutterstock).