Iklan
Pengaturan My Cloud Getting Things Done (GTD) menggunakan Gmail, Toodledo, dan Kalender Google. Untuk akses seluler ke tugas saya yang saya gunakan Toodledo di iPhone saya, bersama dengan iPhone asli dan program Kalender disinkronkan dengan Gmail dan Kalender Google.
Inilah cara saya mengonfigurasi pengaturan bidang Toodledo untuk menggunakannya untuk GTD. Bidang yang saya butuhkan adalah Konteks, Tanggal Jatuh Tempo, Ulangi, dan Tempat sampah. Versi pribadi saya juga menggunakan Tag, yang memberikan kontrol lebih halus atas tampilan tugas dalam Konteks GTD standar: Kantor, Email, Panggilan, Proyek, Suatu Hari / Mungkin, dan Menunggu. (Misalnya, saya memiliki tag 'MUO', sehingga saya dapat melacak tugas Makeuseof.com saya dalam konteks Proyek, Email, atau Pekerjaan).
Salah satu fitur bagus Outlook adalah kemampuan untuk mengubah email menjadi tugas, baik dengan menyeretnya tombol Tugas di Panel Navigasi, atau dengan mengklik kanan pesan dan mengirimkannya ke Tugas map. Either way, Tugas baru dibuat dan informasi apa pun yang diperlukan dapat ditambahkan. Badan email menjadi badan Tugas baru.
Toodledo belum bisa melakukan ini (ini sudah dibahas panjang lebar di forum Toodledo). Namun demikian, saya telah menemukan cara mudah untuk mengubah pesan email menjadi tugas Toodledo. Begini caranya, menggunakan kemampuan Toodledo untuk mengatur tugas melalui email.
Pertama, temukan “Impor / Ekspor / Sinkronisasi"Tombol di sidebar Toodledo. Klik itu.
Klik tautan Konfigurasikan di Impor / Ekspor Email panel.
Periksa "Aktifkan impor email", lalu klik "Simpan perubahan“. Toodledo kemudian menghasilkan alamat email pribadi untuk mengimpor tugas, dan memungkinkan impor email di server. Alamat tersebut harus diubah secara berkala untuk keamanan.
Buat kontak di klien email untuk meneruskan pesan ke Daftar Tugas Toodledo.
Untuk mengubah pesan menjadi tugas, cukup kirimkan email ke Toodledo; secara default, ia masuk tanpa konteks, tenggat, atau metadata lainnya. Badan email disimpan di bidang catatan Tugas baru, yang sangat nyaman. Saya sering meneruskan tugas dengan cara ini, kemudian mengeditnya nanti ketika saya meninjau alur kerja saya. Tapi masih ada trik lain di lengan Toodledo.
Toodledo menyediakan sintaks skrip untuk mengatur bidang dalam tugas baru dengan mencantumkannya dalam subjek email. Sebelas bidang dapat diatur dengan cara ini; hanya yang di implementasi Getting Things Done saya yang ditampilkan di sini.
- Batas tanggal terakhir: simbol #, diikuti oleh tanggal, menetapkan batas waktu. Perhatikan bahwa sintaks alternatif yang digunakan Toodledo untuk kencan diperbolehkan: "#tomorrow", "#next tuesday".
- Konteks: simbol "@", diikuti dengan nama Konteks. Misalnya, menggunakan Konteks standar GTD, saya menggunakan "@@ work" untuk menambahkan tugas ke konteks @ work.
- Menandai: simbol "%", diikuti oleh tag atau tag. Saya menggunakan Tag dan juga Konteks. Contoh: "% MUO".
Sangat mudah untuk menyimpan kotak masuk kosong ketika pesan dapat diproses menjadi tugas dengan cepat. Menangkap segala sesuatu dalam alur kerja benar-benar meningkatkan produktivitas. Toodledo dan aplikasi iPhone-nya menyediakan solusi gratis yang hebat untuk manajemen tugas.
Aplikasi gratis apa yang Anda gunakan untuk alur kerja Anda? Bagaimana Anda melakukan manajemen waktu dan tugas seluler?
Gagasan lainnya tentang Getting Things Done Roundup GTD (Getting Things Done) - Waktu Untuk Mengatur Baca lebih banyak
Daniel Lieberman tinggal di perbukitan Massachusetts Barat. Dia bekerja sebagai Manajer Proyek dan berkonsultasi tentang Alur Kerja Organisasi dan Media Sosial.
