Inilah Solusi Penyortiran Email Paling Tegas yang Anda Butuhkan

Iklan

Apakah Anda menggunakan Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail atau apa pun, email adalah email dan cepat atau lambat, kotak masuk Anda dibanjiri. Tapi satu sistem penyortiran sederhana akan memastikan Anda tidak pernah merasa kehilangan kendali dan selalu berada di atas pesan Anda.

Pernah mencoba menerapkan trik daftar yang harus dilakukan ke kotak masuk email Anda? Aku melakukannya. Lebih sering daripada tidak, mereka tidak bekerja. Apa yang kami gagal mengerti tentang perbedaan antara email dan daftar yang harus dilakukan adalah bahwa tugas hanya memerlukan tindakan dari Anda, sementara email adalah tentang berkomunikasi dengan orang-orang.

Tetapi memodifikasi satu sistem produktivitas populer adalah jawaban untuk menjinakkan kesibukan email yang konstan. Matriks Presiden AS Dwight Eisenhower untuk menyortir tugas-tugas juga sangat efektif untuk menyortir email, jika Anda mengubahnya dengan benar.

Matriks Eisenhower yang Dimodifikasi untuk Email

Itu Eisenhower Matrix adalah bagaimana dia mengurutkan daftar tugasnya menjadi empat kuadran, yang membantunya mencari tahu tugas apa yang harus dia lakukan selanjutnya. Matriks dasar terlihat seperti ini, dan kami akan mempertahankannya:

Anda akan mengklasifikasikan setiap email ke dalam salah satu dari empat kuadran ini. Kuadran akan menentukan apa yang Anda lakukan dengan email itu dan kapan Anda menindaklanjutinya. Lupakan "kotak masuk nol", kami hanya akan berkonsentrasi untuk menyelesaikan sesuatu.

Yang terbaik untuk menggabungkan matriks dengan folder di Outlook atau gunakan label Gmail untuk menjinakkan kotak masuk Anda Temukan kembali Label Gmail dan Akhirnya Tame Your InboxAda banyak trik untuk mengatasi kelebihan email, tetapi ada satu hal di bawah hidung Anda yang mungkin tidak Anda gunakan: label Gmail tua yang baik. Baca lebih banyak . Jadi setiap kuadran akan memiliki label / nama folder sendiri dan mungkin warnanya sendiri juga.

Apa pun yang Anda lakukan, jangan ubah nama kuadran ini. Jadi folder atau label Anda hanya akan memiliki empat kategori ini:

• Penting Dan Mendesak
• Penting (Tidak Mendesak)
• Mendesak (Tidak Penting)
• Tidak Penting Juga Tidak Mendesak

Apa Itu "Mendesak"?

Mudah untuk mengidentifikasi apa yang "penting" itu - itu adalah panggilan subjektif yang dapat kita ambil dengan mudah, tergantung pada prioritas kami. Tapi "mendesak" menempatkan gambar perhitungan berbasis waktu, dan itu membuat orang menjauh.

Tenang, jangan panik. "Mendesak" di sini akan berarti apa pun yang Anda inginkan. Jika Anda memiliki hari yang sibuk tanpa ada waktu luang, maka "Mendesak" mengambil arti baru. Jika Anda memiliki hari yang penuh dengan rapat, maka "Mendesak" mengambil arti lain. Biarkan fleksibel; sebenarnya, penting untuk fleksibel.

Beberapa ahli produktivitas sebenarnya suka untuk membatasi waktu pada kolom "mendesak" dari Eisenhower Matrix, tetapi itu tidak layak mengingat bahwa kebutuhan hidup dan pekerjaan berbasis waktu terus berubah.

Tidak ada rumus ajaib atau batas waktu yang ditetapkan untuk mendefinisikan "Mendesak". Anda akan tahu ketika Anda melihatnya. Ini bukan kata yang sulit untuk dipahami, jadi jangan terlalu memikirkannya.

Tetap Sederhana, Jangan Punya "Aturan Kuadran"

Anda akan tergoda untuk mengaitkan suatu tindakan dengan kuadran Anda. Sebagai contoh, Bryan Lee dari Tutum menggunakan sistem ini dan telah menempatkan tindakan spesifik untuk setiap kuadran, seperti "Putuskan kapan melakukannya" untuk "Penting tapi Tidak Mendesak", dan "Delegasikan" untuk "Mendesak tapi Tidak Penting".

Tahan itu. Ada dua masalah dengan ini.

Pertama, "aturan tindakan" ini pada akhirnya bias bagaimana Anda menandai email. Jika Anda tahu Anda harus bertindak berdasarkan surel saat ini tetapi tidak punya waktu untuk melakukannya, Anda akan menemukan otak Anda menipu Anda untuk mengklasifikasikannya secara salah.

Kedua, kuadran tidak selalu memiliki aksi yang sama. Mendelegasikan tugas tidak selalu menjadi pilihan. "Tidak mendesak atau penting" tidak berarti Anda harus menghapusnya, Anda mungkin masih membutuhkan email itu nanti.

Sebaliknya, percaya pada matriks Eisenhower dan percaya pada kemampuan Anda sendiri untuk menyelesaikan sesuatu. Sistem produktivitas yang terlalu rumit dan terlalu spesifik adalah sistem yang pada akhirnya akan Anda buang aturan produktivitas tiga pukulan Sistem 3-Strike: Cara Memprioritaskan Daftar Pekerjaan AndaApakah Anda tidak melewati daftar tugas? Masalahnya mungkin bukan produktivitas Anda, mungkin hanya prioritas Anda. Mari kita belajar bagaimana memprioritaskan daftar hal yang harus dilakukan, dan menyelesaikan sesuatu. Baca lebih banyak . Nama-nama kuadran ini benar-benar memberi Anda ide yang baik tentang apa itu email, dan Anda akan dapat mengambil keputusan yang tepat.

Satu Aturan Emas: Tidak Bergerak Tanpa Label

Idenya adalah untuk urutkan email Anda dengan kejam Tidak Dapat Menunda Email Setiap Pagi? Coba Ritual Ini Sebagai GantinyaMulai hari Anda dengan cara surel secara teratur - meskipun sebagian besar dari kita melakukannya. Apakah mengecek email setelah bangun benar-benar buruk? Baca lebih banyak , dan melibatkan satu tindakan disiplin diri - Anda tidak dapat pindah ke email berikutnya tanpa memberi label pada email yang sedang Anda baca.

Ini sangat penting. Setiap kali Anda membuka email, Anda harus mengurutkannya. Jangan biarkan diri Anda memeriksa email berikutnya jika Anda belum mengklasifikasikan ini dalam kuadran.

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, tidak menyortir atau menyortir dengan buruk adalah alasan aplikasi produktivitas Anda tidak berfungsi 5 Alasan Aplikasi Agenda Anda Membuat Anda Kurang ProduktifMenyerah pada daftar tugas Anda? Masalah Anda bukanlah ambisi Anda atau aplikasi perencanaan tugas yang Anda gunakan. Masalahnya adalah bagaimana Anda menggunakan daftar tugas Anda secara umum. Baca lebih banyak . Anda perlu melakukan langkah penyortiran dengan benar, dan kemudian semua hal lainnya jatuh ke tempatnya.

Cara Menyerang Email Anda

Inilah keindahannya: Setelah kotak masuk Anda disortir, Anda sebenarnya tidak akan memerlukan banyak nasihat tentang kapan dan bagaimana Anda harus mengatasi email Anda. Untuk hal-hal yang mendesak dan penting, Anda akhirnya akan mengatasinya begitu Anda punya waktu luang.

Untuk yang lainnya, seperti yang dikatakan Andy Mitchell dari ActiveInbox kepada MakeUseOf Cara Mengatasi Kelebihan Kotak Masuk dan Daftar Pekerjaan di EmailEmail bukan hanya komunikasi, tetapi juga sebagian besar menentukan daftar tugas Anda. Mari kita bicara tentang kiat terbaik untuk menautkan kotak masuk ke produktivitas kita dengan Andy Mitchell - pendiri ActiveInbox. Baca lebih banyak ,

Pilih titik-titik berenergi rendah di hari Anda (seperti itu setengah jam mengantuk setelah makan siang) dan masukkan ke kotak masuk Anda untuk memperbesarnya.

Jika sudah diprioritaskan, mudah untuk menyelesaikan sesuatu tanpa melewatkan item yang harus dilakukan.

Di akhir setiap hari, lakukan semua surel yang diurutkan, meskipun dari aplikasi ponsel cerdas Anda. Percayalah kepada saya, setelah diprioritaskan, Anda dapat melewatinya setengah dari waktu yang Anda ambil sebaliknya.

Apakah Ini Mudah atau Sulit?

Secara pribadi, saya menemukan metode Eisenhower Matrix menyortir email menjadi yang termudah yang saya gunakan. Ini sebenarnya membuat kotak masuk saya jauh lebih mudah dikelola untuk saya dan saya tidak melewatkan apa pun karenanya.

Apakah menurut Anda sistem ini mudah diterapkan atau apakah Anda merasa sulit? Beritahu kami alasannya!

Kredit Gambar: Hai Paul Studios / Flickr