Jangan Biarkan Mengirim Email Menjadi Pelanggaran Keamanan

Iklan

Kemungkinan seseorang yang Anda kenal telah dipengaruhi oleh Accidental Reply All. Ini adalah kondisi yang memalukan - dan sepenuhnya dapat dicegah -, dan itu cukup umum. Orang-orang telah mendatangi rekan kerja mereka, nama pasien yang dibagikan, dan alamat email yang terbuka — hanya dengan secara tidak sengaja mengenai Balas Semua. Pada tahun 1997, Microsoft mengalami wabah Semua Balas Kebetulan yang mencakup Diperkirakan 15 juta email.

Tidak selalu hanya memalukan; Anda benar-benar dapat mengalami pelanggaran keamanan serius dengan penggunaan balas semua. Jika Anda mengirimkan informasi akun atau rahasia dagang dan secara tidak sengaja memasukkan orang-orang yang tidak seharusnya disalin, Anda dapat mengalami masalah serius di tangan Anda. Ingin memastikan Anda tidak mengontrak Balas Semua Tidak Disengaja? Inilah cara melindungi diri Anda.

Jika Anda Menggunakan Outlook

Cara terbaik untuk tetap aman adalah dengan menghapus tombol Balas Semua. Di Outlook 2003 atau 2007, Anda cukup mengklik

panah menghadap ke bawah di ujung kanan bilah alat, klik Tambah atau Hapus Tombol, dan singkirkan Balas Semua. Anda dapat melakukan hal yang sama di Outlook 2010 atau 2013, tetapi ini sedikit lebih rumit.

CNET memberikan yang berikut ini instruksi. Pergi ke File> Opsi> Sesuaikan Pita. Klik Menanggapi di panel kanan, dan kemudian klik Menghapus. Klik Grup baru dua kali, dan ganti nama Grup Baru pertama (Kustom) sebagai "Tanggapi (Kustom)" dan yang kedua sebagai "Balas semua (Kustom)." Klik Tab Utama di panel kiri, lalu rentangkan Beranda (Surat) dan Menanggapi. Di panel kanan, pilih Menanggapi (Kustom).

Satu per satu, tambahkan perintah Kirim balasan, Balasan, Meneruskan, Pertemuan, AKU, dan Lebih dari panel kiri untuk Menanggapi (Kustom). Di panel kanan, pilih Balas semua (Kustom). Tambahkan perintah Membalas semua. Pilih Balas semua (Kustom) dan gunakan turun untuk memindahkannya di bawah "Kirim / Terima (IMAP / POP)," lalu klik baik.

Metode yang lebih sederhana adalah menginstal TuneReplySemua pengaya untuk Outlook. Ini akan memungkinkan Anda mengaktifkan peringatan munculan ketika Anda akan menggunakan Balas Semua. Jika Anda setuju mengirimkannya ke semua orang, tekan saja Ya — jika tidak, klik Tidak.

Anda juga bisa membuat aturan yang memberi tahu Outlook untuk mengirim pesan Anda pada penundaan Cara Mengatur Microsoft Outlook untuk Menjadwalkan Pengiriman Email Baca lebih banyak ; dengan begitu jika Anda menyadari bahwa Anda menekan Balas Semua, Anda punya waktu untuk membatalkan pengiriman. Berikut langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk membuat aturan ini.

Klik Alat> Aturan dan Peringatan> Aturan Baru. Di kotak "Pilih templat" di bawah Aturan Kosong, klik Periksa pesan setelah mengirim, lalu klik Lanjut. Pilih opsi yang diinginkan dalam daftar “Select condition (s)”, lalu klik Lanjut (jika Anda tidak memilih kondisi apa pun, aturan akan diterapkan ke setiap pesan yang Anda kirim). Dalam daftar "Select action (s)", pilih Tunda pengiriman beberapa menit. Di kotak "Edit deskripsi aturan", klik frasa yang digarisbawahi sejumlah dan masukkan jumlah menit yang Anda inginkan agar setiap pesan ditunda, hingga 120 menit. Klik baik dan Lanjut, tambahkan pengecualian yang Anda suka, lalu klik Lanjut. Beri nama aturan, periksa Nyalakan aturan ini kotak, dan klik Selesai.

Jika Anda Menggunakan Gmail

Salah satunya fitur terbaik dari Gmail Apa yang Baru di Gmail Lama Yang Baik? 5 Fitur Yang Harus Anda PeriksaAnda mungkin telah melewatkan beberapa fitur baru yang ditambahkan Gmail secara bertahap pada tahun lalu. Jadi mari kita lihat apa yang patut kita perhatikan. Baca lebih banyak yang mungkin tidak Anda gunakan adalah fitur Undo Send, yang memungkinkan Anda membatalkan pengiriman email hingga 30 detik setelah Anda menekan tombol Kirim, membiarkan Anda mencegah wabah Balas Semua Kebetulan pada akhirnya kedua. Sayangnya, jika Anda menggunakan a klien Gmail desktop Pencarian untuk Klien Gmail Desktop Mac SempurnaPerlu klien desktop untuk Gmail di Mac Anda? Inilah yang terbaik yang bisa kami temukan. Baca lebih banyak , ini tidak akan membantu Anda.

Hal lain yang perlu diperiksa di pengaturan Gmail Anda adalah bahwa perilaku balasan default diatur ke Balas alih-alih Jawab Semua. Jika ada di Balas Semua, setiap kali Anda menekan tombol balas, Gmail akan mengisi bidang Kepada dan CC dengan alamat orang-orang yang juga disalin pada email asli.

Boomerang, aplikasi tambahan Gmail Jadwalkan Pesan Anda Di Dalam Gmail Dengan BoomerangBaydin (perusahaan di belakang Boomerang) baru saja mengumumkan bahwa pengguna dapat menjadwal ulang pesan di dalam Gmail begitu mereka telah dijadwalkan. Baca lebih banyak , memungkinkan Anda menjadwalkan pesan untuk dikirim nanti, yang akan memungkinkan Anda kembali ke sana dalam beberapa menit atau a beberapa hari untuk memastikan bahwa Anda tidak mengirimkan sesuatu yang memalukan kepada semua orang di kontak Anda daftar. Pilih interval penundaan, klik Kirim Nanti, dan kemudian klik Bumerang di sudut kanan atas layar untuk mengelola pesan Anda yang tertunda. Mudah!

Jika Anda Menggunakan Penyedia Email atau Klien Lain

Jika Anda menggunakan penyedia atau klien email lain, Anda mungkin harus melakukan sedikit penggalian. Ekstensi Thunderbird disebut Kirim Nanti akan memungkinkan Anda menjadwalkan email Anda untuk dikirim di masa mendatang. Lotus Notes termasuk fungsionalitas send-later langsung dari kotak, seperti halnya MailMate dan Airmail.

Anda juga dapat menggunakan layanan berbasis web, seperti LetterMeLater, untuk mengirim email di kemudian hari. Setelah membuat akun, Anda dapat membuat email untuk dikirim di kemudian hari, dan Anda juga dapat mengaturnya sebelum dikirim, sehingga Anda dapat membuat perubahan yang diperlukan. Anda bahkan dapat menggunakannya dari dalam program email Anda sendiri.

Jika klien email Anda tidak mendukung opsi-opsi ini, Anda dapat selalu membiasakan menyimpan email sebagai konsep dan kembali lagi lima atau sepuluh beberapa menit kemudian untuk mengecek bahwa Anda tidak melakukan kesalahan yang berpotensi membahayakan, seperti menyalin semua orang di daftar klien Anda atau CCing keseluruhan kantor.

Balas Semua Kebetulan: Jangan Biarkan Ini Terjadi pada Anda!

Email pertama dikirim 44 tahun yang lalu; Anda pikir kami akan diberantas Balas Semua Kebetulan dari terjadi dengan caranya. Sayangnya, kami belum membuat vaksin, jadi Anda harus mengambil perlindungan ke tangan Anda sendiri. Menonaktifkan balas semua fungsi, menunda pengiriman email Anda, atau hanya menyimpannya sebagai konsep untuk dikirim beberapa menit kemudian dapat membantu. Hanya Anda yang dapat mencegah Balas Semua Terkadang!

Pernahkah Anda secara tidak sengaja membagikan terlalu banyak informasi dengan Balas Semua? Apakah Anda menggunakan salah satu strategi yang tercantum di atas? Bagikan taktik terbaik Anda untuk bertarung Balas Aksidental Semua di bawah ini!

Kredit Gambar: memegang kepalanya oleh thodonal88 via Shutterstock