6 Cara Untuk Menjamin Tersinggung, Marah & Mengganggu Dengan Setiap Email yang Anda Kirim

Iklan

Email itu sulit. Sangat sulit untuk mengetahui apa yang ingin Anda katakan di email, dan separuh waktu orang akan hampir selalu salah paham dengan Anda. Banyak masalah bermuara pada kenyataan bahwa orang yang Anda tulis tidak dapat melihat wajah Anda. Mereka tidak bisa melihat senyum di wajah Anda, dan Anda tidak bisa melihat ekspresi di wajah mereka - yang alami kemampuan manusia untuk memahami emosi dalam kata-kata melalui ekspresi wajah benar-benar batal dalam surel.

Jadi, apa yang bisa menggantikan ekspresi wajah dan nada suara? Bagaimana cara Anda menyampaikan pesan secara efektif tanpa meminta semua teman Anda atau semua orang di kantor Anda dicentang secara meriah?

Penulis Peter Drucker pernah menulis, “Hal terpenting dalam komunikasi adalah mendengar apa yang tidak dikatakan. " Saya akan melangkah lebih jauh dari itu, dan mengatakan bahwa hal terpenting dalam mengirim email adalah mengklarifikasi cukup sehingga penerima tidak dengar apa yang tidak dikatakan. Bahkan, apa yang paling menyebabkan masalah dengan komunikasi email adalah ketika orang yang menerima email itu menginterpretasikan segala macam hal buruk yang telah Anda implikasikan, bahkan ketika Anda hanya menulis satu pun baris.

Inilah yang menyebabkan kebencian dan ketidakpuasan. Inilah yang membangun kebencian. Inilah sebabnya mengapa pria di seberang meja pada rapat pagi menatap Anda, karena Anda telah memberinya pada email yang Anda kirim kemarin sore, dan dia menganggapnya sebagai serangan pribadi.

Merancang Email Sempurna Anda

Di sini, di MUO, kami telah membahas banyak tentang aspek teknis mengirim email, seperti mengirim email secara anonim Cara Mengirim Email Anonim: 5 Metode SilumanMengirim email anonim tidaklah sulit. Dan ada alasan yang sah untuk menggunakan akun email anonim. Kami tunjukkan caranya. Baca lebih banyak atau email saya di mengirim email dari Excel Cara Mengirim Email Dari Excel Spreadsheet Menggunakan Skrip VBATemplat kode kami akan membantu Anda mengatur email otomatis dari dalam Excel menggunakan Collaboration Data Objects (CDO) dan skrip VBA. Baca lebih banyak . Tapi, bagaimana dengan sisi emosi dari email? Bagaimana dengan bagaimana Anda menjumpai email Anda, dan cara-cara yang lebih baik untuk menampilkan diri Anda dalam kata-kata tertulis yang tidak akan membuat semua orang begitu tertarik kepada Anda sepanjang waktu?

Yah, bukan tanpa banyak rasa sakit dan penderitaan saya bisa berdiri di sini hari ini dan memberi tahu Anda bahwa saya sekarang dalam posisi untuk membantu. Saya telah membuat hampir setiap kesalahan yang dapat dilakukan dengan email, mulai dari hari-hari paling awal di kuliah, ketika saya mencoba memulai bisnis pemasaran multi-level dengan mengirim email secara massal kepada semua orang kampus. Dalam sehari, saya menutup akun saya selama 24 jam dan peringatan besar dan tidak menyenangkan dari administrator mainframe IBM tentang apa yang mendefinisikan "spam".

Itu bukan pelajaran etiket email, karena itu adalah panggilan bangun bahwa email dapat benar-benar membuat Anda dalam masalah jika Anda salah menanganinya. Selama bertahun-tahun saya membuat orang tersinggung, saya merasa tersinggung, dan saya terlibat dalam pertempuran kata-kata yang hebat dengan orang. Saya ingin mengatakan seseorang menang - tetapi tidak ada yang pernah menang. Itulah sebabnya saya berdiri di sini hari ini, berharap dapat membantu legiun publik email di masa depan dengan lebih baik mempersiapkan email-email itu sebelum mengklik tombol kirim.

1. Mengirim Novel

Salah satu dosa pertama saya ketika saya mulai bekerja sebagai insinyur adalah saya hampir selalu menulis email yang terbentang dalam tiga atau empat paragraf. Alasannya bukan hanya karena saya bisa mengetik cukup cepat, tetapi karena saya selalu merasa seperti jika saya meninggalkan detail, orang tidak akan benar-benar mengerti apa yang saya bicarakan. Itu mungkin benar sampai taraf tertentu - dan kita akan mendapatkan email yang terlalu singkat dalam satu menit - tetapi ada sesuatu yang bisa dikatakan untuk kesederhanaan.

Saat Anda menulis surel yang rumit, Anda gagal menyampaikan pesan dengan berbagai cara. Pertama, fakta bahwa Anda menulis begitu banyak menyiratkan kepada orang tersebut bahwa Anda kurang menghargai waktu mereka, dan jika Anda melakukannya terlalu sering, Anda pasti akan merasa terganggu. Kedua, sementara email 500 kata yang disusun dalam beberapa paragraf masuk akal kamu, Anda kemungkinan besar membingungkan semua orang - dan memberi mereka migrain.

Jika Anda seorang tukang kata dan cenderung menulis berlebihan, maka selalu kembali dan mulai mengerjakan "memotong-motong" kalimat-kalimat itu. Munculkan cara baru dan kreatif untuk mempersingkat mereka, atau mungkin Anda dapat menghapusnya seluruhnya. Mungkin Anda menawarkan terlalu banyak informasi. Beri tahu orang apa mereka perlu untuk tahu, bukan apa yang Anda ingin mereka tahu kamu tahu. Kamu tahu?

2. Mengirim Email Dua Kata

Pelanggaran yang berlawanan dengan email baru adalah email satu atau dua kata yang tidak menjelaskan apa pun. Ini sama dengan ketika saya bertanya kepada anak-anak saya di meja makan, "Jadi bagaimana harimu?"Setelah beberapa saat, jawaban enggan, "Baik."Tidak yakin mengapa saya repot-repot, saya teruskan. “Apa yang kamu lakukan, sesuatu yang menyenangkan?"Jawaban yang tak terhindarkan, "Tidak terlalu.”

Sejujurnya saya tidak mengerti mengapa beberapa orang repot-repot menggunakan email. Jika Anda beruntung, email dari orang ini akan berisi satu kalimat penuh. Jika Anda kurang beruntung, orang tersebut akan meminta Anda untuk melakukan sesuatu untuk mereka, tetapi tidak mau repot-repot menjelaskan dengan tepat apa yang mereka ingin Anda lakukan. Ini seperti mengirim pesan marabahaya melalui radio ketika Anda tersesat di tengah hutan belantara, dan gagal memberi tahu awak penyelamat apa koordinat Anda.

Ini sangat frustasi, karena orang harus berjuang untuk memahami apa yang sedang Anda bicarakan. Lebih buruk lagi, Anda mungkin benar-benar memaksa mereka untuk membuang waktu menanggapi email Anda, hanya untuk meminta Anda menjelaskan sedikit lebih banyak.

Saya menduga bahwa kebanyakan orang dengan masalah ini menulis surel pendek karena mengetik adalah latihan yang melelahkan. Tidak semua orang dapat mengetik lebih dari 60 hingga 70 kata per menit, jadi Anda harus memiliki sedikit simpati untuk grup ini.

3. Mengirim Email Massal Dimaksudkan Untuk Satu Orang

Apakah Anda benar-benar ingin menandai orang? Kirim email massal ke semua orang di kantor Anda hanya untuk menegur satu orang karena kesalahan mereka. Saya menyebut ini email "penghinaan publik". Biasanya, semua orang di kantor mungkin sudah tahu bahwa orang tertentu melakukan kesalahan, tetapi manajer tidak dapat membiarkannya sendirian. Jadi, mereka mengirim email massal kepada semua orang yang menjelaskan secara terperinci dan menyiksa mengapa tindakan tertentu begitu salah untuk dilakukan, atau mengapa kesalahan khusus itu begitu buruk.

Saya harus mengakui bahwa dalam beberapa peran manajemen saya di masa lalu, saya masuk ke perilaku ini. Saya pernah melihat rekan kerja saya yang lain melakukannya juga. Itu kesalahan mudah untuk dibuat, karena Anda mungkin sebenarnya ingin memastikan bahwa semua orang yang Anda kelola tidak melakukan kesalahan yang sama. Kenyataannya adalah bahwa jika semua orang sudah mengetahuinya, orang yang melakukan kesalahan akan dipermalukan. Jika mereka tidak mengetahuinya, semua orang bingung dan tidak yakin apakah Anda membicarakannya atau tidak.

Sederhanakan - bicarakan masalah spesifik dengan orang yang melakukan kesalahan. Lalu, jika Anda merasa itu cukup penting untuk semua orang, kirim pemberitahuan tetapi buatlah itu seolah-olah hanya sebuah umum "FYI" diturunkan dari manajemen yang lebih tinggi - ini menghilangkan nada menuduh dan membuatnya kurang pribadi.

4. Menggunakan Drama Adverbia

Perilaku lain yang sangat umum dalam email - biasanya dari orang-orang yang sangat bersemangat tentang pekerjaan mereka secara umum, atau tentang proyek tertentu yang sedang dibahas. Perilaku itu adalah penggunaan kata keterangan yang terlalu dramatis. Kalimat seperti, “Desain itu salah besar" atau "Pendekatan itu sangat samar-samar ” hanya berfungsi untuk memperkenalkan emosi ke dalam diskusi.

Ketika Anda melihat kalimat-kalimat itu tanpa kata keterangan, Anda bisa melihat betapa jauh lebih bersifat bisnis - dan jauh lebih antagonis - mereka. Jika tidak, Anda akan terlihat seperti bocah manja yang terlalu dramatis.

Cobalah tanpa kata keterangan. Desain itu salah. Pendekatan itu tidak jelas.

Ini mungkin tidak menyenangkan penerima - tetapi juga tidak menyerang mereka dan membuat mereka defensif. Itu lebih profesional, dan Anda mungkin benar-benar bisa menampakkan diri sebagai orang dewasa yang matang, bahkan ketika Anda tidak setuju dengan seseorang.

5. Suara Pasif yang berlebihan

Sebenarnya tidak sampai di akhir karier menulis saya bahwa saya benar-benar belajar dan memahami suara pasif. Masalah dengan mempelajarinya, adalah Anda mulai melihatnya di mana-mana. Salah satu penggunaan pasif yang paling umum adalah melalui surel, karena passive voice memungkinkan seseorang untuk memisahkan diri dari suatu tindakan.

Alih-alih mengatakan, "Saya mengantar klien ke bandara ”, yang meletakkan tanggung jawab langsung di pundak Anda, Anda bisa menulis, “Klien dibawa ke bandara. "

Ini adalah perilaku yang umum di antara orang-orang yang gugup mengambil tanggung jawab atas apa saja, karena jika terjadi kesalahan, mereka tidak ingin disalahkan. Mereka adalah orang yang sama yang mengeluh ketika pengambil risiko - orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan sesuatu - mendapatkan pengakuan atau promosi. Yang benar adalah, orang melihat melalui suara pasif dalam email. Jika Anda telah menyelesaikan tugas atau mencapai tujuan, jangan takut untuk mengambil pujian!

6. Menepuk Diri Sendiri

Anehnya, lawan dari orang-orang yang menggunakan suara pasif dalam email sepanjang waktu, adalah orang-orang yang hampir selalu menulis tentang segala hal secara langsung. Membaca email mereka, Anda akan berpikir bahwa sebuah proyek bukan upaya kelompok, itu adalah pencapaian pribadi. Anda akan berpikir bahwa orang yang mengirim email benar-benar melakukan semua pekerjaannya!

Bagaimana Anda mengenali email-email ini? Hitung kemunculan kata "I".

Membaca email dari tipe orang ini, jelas bahwa mereka merasa seluruh dunia berputar di sekitar mereka, dan bahwa setiap orang harus memberi mereka pujian konstan untuk semua pekerjaan yang mereka lakukan sendiri ulung. Email-email ini selalu membuat rekan satu tim merasa sedih dan benar-benar tidak dihargai. Pendekatan ini adalah jalur cepat menuju kemarahan dan isolasi dari rekan-rekan Anda.

Saya yakin ada banyak jenis email lain yang sangat mengganggu dan menyinggung orang. Saya yakin Anda juga memiliki daftar sendiri! Jenis email apa yang benar-benar membuat Anda marah? Jenis apa yang kencing hewan peliharaan Anda? Sampaikan pendapatmu pada bagian komentar di bawah ini.

Kredit Gambar: Pengusaha terkonsentrasi melalui Shutterstock, Formula Matematika melalui Shutterstock, Pengusaha Muda melalui Shutterstock, Senior Ekspresif melalui Shutterstock, Kid Militer melalui Shutterstock, Malu via Shutterstock