5 Langkah untuk Menghemat Kertas Dan Menjadi Digital

Iklan

Kertas dan bahan alternatif seperti perkamen dulunya adalah bahan yang sangat langka dan berharga. Hari ini, kami menggunakan kertas hampir di mana-mana atau tepatnya - di mana pun itu tidak dapat diganti plastik.

Produksi kedua material tersebut merupakan beban bagi lingkungan, meskipun kertas - yang biasanya terbuat dari kayu, dapat terurai secara hayati dan karenanya, lebih mudah untuk didaur ulang.

Menjadi digital tidak hanya akan menghemat kertas dan membantu lingkungan, itu juga akan menghemat banyak ruang: meja Anda atau bahkan kulkas Anda akan terlihat jauh lebih bersih. Menemukan dokumen akan jauh lebih cepat. Lagi pula, kita hidup di era digital! Inilah awal mulanya:

1. Memindai

Semuanya dimulai dengan memindai dokumen kertas yang ada. Jika Anda tidak memiliki pemindai, Anda dapat menggunakan kamera digital, mengambil foto, dan menggunakan Bab untuk memperbaiki perspektif dan distorsi. Damien meninjau alat secara rinci beberapa bulan yang lalu: Snapter - Pindai Dokumen Anda Tanpa Pemindai Snapter - Pindai Dokumen Anda Tanpa Pemindai Baca lebih banyak

2. Mengajukan

Pastikan Anda mengetahui sistem yang baik yang akan memungkinkan Anda untuk dengan mudah melacak dokumen yang mungkin Anda butuhkan. Selalu bertanya pada diri sendiri, "Di mana dan bagaimana saya mencari ini?"

Cara termudah untuk mengajukan dokumen mungkin adalah menjadikannya sebagai PDF, menamakannya dengan tanggal dan deskripsi singkat dan mencari apa pun yang Anda butuhkan dalam konten dengan kata kunci.

Karena mencari gambar untuk teks belum menjadi standar, nama file untuk gambar harus sangat deskriptif. Atau, Anda bisa menggunakan alat yang disebut JOCR, yang akan mengekstrak teks dari dokumen yang dipindai dan memasukkannya ke file teks. Anda dapat memberikan file teks nama yang sama persis seperti gambar, file ke dalam folder yang sama, dan dengan cara itu Anda dapat dengan mudah melacak dokumen masing-masing. Varun mengulas JOCR: Cara Mengekstrak Teks Dari Gambar Cara Mengekstrak Teks Dari Gambar (OCR)Cara terbaik untuk mengekstrak teks dari suatu gambar adalah dengan menggunakan optical character recognition (OCR). Kami menunjukkan kepada Anda tujuh alat OCR gratis untuk pekerjaan itu. Baca lebih banyak

Jika ini kedengarannya seperti terlalu banyak masalah, Anda juga dapat mengajukan dokumen yang dipindai dan PDF menggunakan GMail. Cukup kirimkan file melalui email kepada Anda dan ketikkan kata kunci yang sesuai dan relevan di dalam surel. Ingatlah risiko keamanan yang mungkin Anda hadapi pada file Anda, jadi cobalah untuk tidak mengunggah dokumen sensitif.

3. Gunakan Alat

Kami menggunakan banyak kertas untuk catatan acak, yang kemudian akan menempel di meja kami selamanya atau sampai kami menumpahkan kopi di atasnya. Untuk menghemat kertas dan membuat meja Anda terlihat sedikit lebih rapi, cobalah untuk rutin menggunakan alat.

Pengingat, catatan cepat, daftar yang harus dilakukan, alamat dapat diatur dan disimpan secara digital. Bergantung pada alat yang Anda gunakan, mungkin memiliki manfaat tambahan mengaksesnya di mana pun Anda berada.

Untuk catatan cepat, Anda harus menggunakan Perekat, yang pada dasarnya adalah alternatif digital untuk Post-It Notes.

Kalender Google membuat kalender online dan desktop yang luar biasa. Ini juga dapat mengingatkan Anda tentang tugas. Jika Anda mengintegrasikan Google Kalender ke Thunderbird, Anda bahkan dapat membuat daftar tugas langsung dari desktop Anda. Dalam artikel saya Cara: Mengintegrasikan Google Calendar ke Thunderbird Bagaimana Mengintegrasikan Kalender Google Ke ThunderbirdAnda menggunakan Thunderbird dan Google Kalender dan Anda bertanya-tanya bagaimana Anda bisa menyatukan keduanya? Kami menunjukkan kepada Anda bagaimana mengintegrasikan Kalender Google dengan Thunderbird. Baca lebih banyak , Anda akan melihat bagaimana itu dilakukan.

Salah satu alat terbaik untuk tetap teratur dan menyingkirkan kertas catatan dan pengingat adalah Ingat Susu. Karena kompatibel dengan berbagai aplikasi lain, itu mungkin juga menjadi hub pusat Anda untuk melacak tugas dan informasi. David meliput 8 Cara Mudah Mengelola Tugas Dengan Mengingat Susu 8 Cara Mudah Mengelola Tugas Dengan Mengingat Susu Baca lebih banyak , yang memberikan sedikit lebih banyak wawasan tentang apa yang dapat dilakukan alat ini untuk Anda.

Selanjutnya dalam artikel tersebut Kelola Hidup Anda Dengan Alat Manajemen Waktu Online Gratis Kelola Hidup Anda dengan Alat Manajemen Waktu Online Gratis Baca lebih banyak , Saya meninjau beberapa alat bermanfaat lainnya, beberapa di antaranya disebutkan di atas.

4. Cadangkan, Cadangkan, Cadangkan

Untuk sepenuhnya menjadi tanpa kertas, Anda harus membuang dokumen kertas asli di beberapa titik atau menyimpannya. Tentu saja, ada dokumen yang harus Anda pegang. Tetapi bagi mayoritas, salinan digital akan cukup baik.

Namun, kecelakaan terjadi. Hard drive Anda mungkin rusak, dengan membawa salinan digital dokumen Anda dengannya. Jadi, penting untuk membuat cadangan reguler.

File rahasia tidak boleh meninggalkan hard drive Anda dan Anda harus mencadangkannya ke drive eksternal secara teratur.

Bagaimana dengan dokumen yang disimpan di akun GMail Anda? Meskipun GMail mungkin tempat yang cukup aman, Anda juga harus membuat cadangan akun GMail Anda, hanya untuk memastikan 100% bahwa semuanya dicatat.

Ada cara untuk mencadangkan GMail menggunakan Cadangan GMail, seperti yang dijelaskan Karl dalam artikelnya Cara Backup Akun Gmail Anda Ke Komputer ANDA Cara Mencadangkan Akun Gmail Anda ke Hard Drive ANDAAnda dapat kehilangan akses ke data Gmail Anda yang berharga. Dengan begitu banyak opsi yang tersedia, masuk akal untuk membuat cadangan Gmail Anda secara teratur. Panduan singkat ini menunjukkan caranya. Baca lebih banyak .

Akhirnya, memiliki salinan elektronik dari setiap dokumen penting, bahkan jika Anda tidak dapat membuang dokumen asli, adalah cadangan itu sendiri. Bayangkan saja semua dokumen kertas berharga Anda hilang karena banjir atau kebakaran - dan Anda masih memiliki duplikat pada hard drive.

5. Ulang

Jadikan langkah-langkah di atas sebagai kebiasaan. Itu sangat penting. Terus atur pengingat untuk memindai dokumen kertas. Jadikan pemindaian menjadi rutin untuk semua hal baru yang masuk, dan kerjakan hal-hal lama ketika Anda punya waktu. Dan ulangi.

Jadi, apa yang membuat Anda dari sepenuhnya mengkonversi dari pengguna kertas sekolah lama ke master digital zaman baru? Beri tahu kami, secara digital, di komentar.