Iklan
Saya harus mengakui bahwa dalam hal mengatur email, saya agak malas. Ketika saya menerima email dari seseorang, saya biasanya hanya mematikan balasan cepat dan meninggalkan email di kotak masuk saya. Ketika saya sering menggunakan Yahoo Mail, ini menghasilkan inbox saya bertambah menjadi sekitar 3000 hingga 4000 pesan. Sekarang, bagaimana tepatnya Anda memperbaiki skenario mimpi buruk seperti itu?
Situasi menjadi semakin kritis ketika Anda mulai bekerja dari jarak jauh. Tugas pekerjaan dan diskusi tim Anda semua terjadi melalui email. Ini membuat organisasi email dan perampingan menjadi lebih penting, karena dapat memengaruhi kualitas pekerjaan Anda dan apakah Anda dianggap sebagai orang yang terorganisasi dengan baik dan sangat fungsional atau tidak.
Pertama-tama, MakeUseOf jelas merupakan tempat untuk berbelok ketika Anda membutuhkan bantuan dengan akun Gmail Anda. Dua dari artikel MUO favorit saya yang berfokus pada penyederhanaan Gmail adalah daftar cara Angelina yang mengagumkan untuk digunakan
Membersihkan Kotak Masuk Anda sebagai Proses Evolusi
Mengatur dan membersihkan kotak masuk Gmail saya sama menariknya dengan mencuci atau mencuci piring. Namun, alih-alih mengatur seluruh kotak masuk dan seluruh tumpukan pesan yang terakumulasi di sana, Anda dapat membiasakan diri melakukan beberapa hal dengan cara yang berbeda. "Beberapa hal" ini pada akhirnya akan menyebabkan Kotak Masuk Anda membersihkan dirinya sendiri. Kedengarannya mustahil? Ini bukan - itu hanya masalah melatih kotak masuk Gmail Anda untuk bertindak lebih cerdas dan memilah pesan untuk Anda.
Langkah pertama membuat janji kepada diri sendiri untuk menangani email yang masuk dengan memberi tahu Gmail cara mengurutkan atau mengaturnya. Dengan mengarahkan ulang email masuk yang umum, Anda akan menemukan bahwa Kotak Masuk Anda membersihkan dirinya dengan sangat cepat.
Sebagai contoh, saya baru-baru ini mengatur Kalender Google untuk mengeluarkan saya pengingat email untuk tugas-tugas yang telah saya rencanakan untuk dilakukan hari itu. Meskipun ini adalah cara yang bagus untuk menyelesaikan sesuatu, ini juga merupakan cara yang bagus untuk menambah kotak masuk dalam waktu yang sangat singkat. Saya telah membiarkan pesan-pesan ini menumpuk, tetapi sekarang saya sedang berurusan dengan email notifikasi yang baru saja saya terima diterima hari ini dan menggunakannya untuk kembali secara retroaktif dan mengatur ulang semua yang saat ini berantakan Kotak Masuk saya. Ketika Anda memiliki pesan terbuka, yang harus Anda lakukan adalah mengklik "Tindakan Lainnya" dan kemudian pilih "Saring pesan seperti ini.
Dengan cara ini, Anda tidak perlu mencari tahu kriteria filter apa yang harus Anda gunakan untuk diterapkan ke grup gambar ini, email sistem sudah mengetahui alamat email dari mana email itu berasal, dan secara otomatis mengisi kolom "Dari" untuk kamu.
Ingat, dalam berurusan dengan email seperti itu yang masuk ke kotak masuk Anda hari ini, Anda akan mengajari akun email Anda bagaimana mengatur kotak masuk Anda untuk Anda. Ini mungkin memerlukan waktu ekstra hari ini atau besok, tetapi setelah beberapa saat Anda akan menyadari bahwa akun Gmail Anda tetap bersih dan teratur! Rahasia sebenarnya untuk "mengajarkan" akun Gmail Anda apa yang harus dilakukan dengan pesan tersebut ada pada langkah berikutnya dalam menyiapkan filter.
Jika Anda baru saja mulai melakukan ini, maka Anda mungkin tidak memiliki label yang siap untuk pesan yang ingin Anda atur. Jangan takut - cukup gunakan kotak dropdown di sebelah "Terapkan label" untuk memilih "Label baru ..." Ini akan memungkinkan Anda untuk menetapkan label yang dengan baik menggambarkan jenis email ini. Misalnya, dalam hal ini saya memanggil jenis email "Calendar_Notifications," dan kemudian mengatakan kepada Gmail untuk menerapkan aturan baru ini ke pesan sebelumnya.
Inilah yang merampingkan upaya Anda. Daripada kembali dan mengatur kembali ribuan email lama Anda, Anda dapat membiarkan upaya Anda dengan baru email yang dihasilkan dalam pembersihan tumpukan berbagai macam surat mengacaukan kotak masuk Anda.
Gunakan Superstar untuk Menandai Email dengan Cepat
Jika Anda seperti saya, Anda mungkin mendapat email masuk dari semua tempat - email informasi dari bank Anda atau lainnya organisasi tempat Anda berbisnis, email dari rekan kerja atau orang yang Anda kelola, atau pesan penting dari anggota tim yang Anda ikuti bekerja dengan. Jika Anda berurusan dengan gelombang besar email, maka itu ide yang sangat cerdas untuk mulai "menandai" pesan email Anda dengan bintang.
Biasanya, membintangi pesan berarti bahwa pesan itu sangat penting, tetapi juga cara yang bagus untuk memecah email-email "penting" itu ke dalam subkategori untuk pencarian cepat dan mudah di kemudian hari. Anda dapat melakukan ini dengan mengaktifkan fitur Gmail Labs "Superstar".
Fitur ini memungkinkan Anda menggunakan hingga 12 ikon bintang unik sehingga Anda tidak hanya dapat memisahkan yang penting pesan dari sisa tumpukan kotak masuk, tetapi Anda dapat mengurutkan pesan-pesan penting itu menjadi milik mereka tipe khusus. Anda harus mengetahui nama ikon untuk pencarian, jadi di halaman pengaturan Gmail Anda, cukup arahkan mouse ke ikon untuk nama ikon. Saat Anda membaca email baru dan ingin menandainya sebagai penting dan mengurutkannya - Anda dapat mengeklik opsi "bintang" dan kemudian mengklik beberapa kali untuk mengubah jenis bintang. Dalam hal ini, saya mengklik lima kali untuk menandai pesan sebagai email informasi penting tentang rencana perjalanan Orbitz saya.
Kemudian, ketika Anda ingin mengingat kembali pesan-pesan penting dari dalam inbox tumpukan email Anda, cukup lakukan pencarian untuk jenisnya dengan mengetikkan "memiliki: info-biru" atau apa pun nama jenis ikonnya - dan hanya pesan yang Anda panjikan akan dapatkan dikembalikan. Sebagai contoh, berikut adalah semua pesan yang saya tandai sebagai email informasi penting.
Ini membuatnya sangat mudah untuk dengan cepat menemukan pesan-pesan yang dulu harus Anda cari melalui kotak masuk Anda untuk menghemat waktu dan menghindari sakit kepala besar.
Tandai Email Kritis Dengan Tautan Cepat
Cara penting lainnya untuk mengatur dan melacak email-email penting yang Anda tahu perlu Anda atasi saat pertama Anda bisa adalah dengan mengaktifkan fitur Tautan Cepat di Lab Gmail. Ini mengatur fitur Tautan Cepat sederhana di panel menu kiri akun Gmail Anda.
Ketika Anda menerima email yang Anda tahu harus kembali dan menemukannya nanti, klik saja “Tambah Tautan Cepat” dan Gmail akan secara otomatis merekam URL untuk gambar itu dan menambahkannya ke menu kiri daftar. Anda dapat memberikan teks tautan judul apa pun yang Anda suka.
Ini mencantumkan tautan email di bilah menu sebelah kiri dengan judul yang Anda pilih. Ini adalah cara yang sangat berguna untuk menghindari keharusan menggali email yang memiliki informasi penting seperti nomor telepon seseorang yang mereka kirimi email kepada Anda. Ketika tiba waktunya untuk menelepon mereka, yang harus Anda lakukan adalah mengklik tautan - tidak perlu menyaring semua email Anda yang lain untuk menemukan informasi penting itu.
Perhatikan bahwa ada opsi "x" di sebelah setiap Tautan Cepat. Ini karena fitur ini dimaksudkan untuk menyimpan informasi yang Anda perlukan dengan cepat dalam waktu singkat. Setelah Anda menggunakan informasi itu, ide yang sangat bagus untuk menghapus tautan cepat sehingga Anda dapat menyimpan daftar Tautan Cepat sesingkat mungkin. Pada dasarnya ini adalah alas awal untuk melacak email-email penting yang Anda tahu harus segera kembali lagi.
Apakah Anda tahu ada tips lain yang berguna untuk membantu mengatur dan merampingkan Kotak Masuk Anda? Bagikan ide dan kiat Anda sendiri di bagian komentar di bawah.
Ryan memiliki gelar BSc di bidang Teknik Listrik. Dia telah bekerja 13 tahun di bidang teknik otomasi, 5 tahun di bidang TI, dan sekarang adalah seorang Insinyur Aplikasi. Mantan Redaktur Pelaksana MakeUseOf, dia berbicara di konferensi nasional tentang Visualisasi Data dan telah ditampilkan di TV dan radio nasional.
