Muak Pertemuan Tidak Efisien? Kirim 8 Aturan Ini Ke Atasan Anda

Iklan

Sebagian besar dari kita tahu seberapa banyak pertemuan yang menguras waktu dan produktivitas kita. Tetapi jika rapat diselenggarakan dengan baik (dan dikelola dengan baik), tidak ada alasan ia tidak dapat meningkatkan produktivitas, tujuan, dan moral, untuk setiap peserta.

Ada banyak konten di luar sana tentang mengapa kita membenci pertemuan. Kata-kata kasar Facebook ditulis dalam momen frustasi total karena kesempatan yang hilang berkat sepenuhnya untuk pertemuan yang terorganisir dengan buruk, yang tampaknya sia-sia yang menyeret jauh melampaui waktu yang dialokasikan.

Berikut adalah beberapa aturan untuk diikuti untuk pertemuan yang lebih baik dan untuk memastikan Anda tidak membuang waktu semua orang. Percayalah kepadaku.

Memiliki Tujuan Dan Memastikan Orang Tahu Tentang Ini

Jika Anda hanya memanggil semua orang untuk memberikan pembaruan atau untuk mengerang, itu adalah kuliah. Kuliah bukan pertemuan. Jika Anda perlu memperbarui semua orang, kirim email, atau poskan ke semua orang di alat tim seperti

Kendur yang membuat komunikasi kelompok lebih mudah Slack Membuat Komunikasi Grup Lebih Cepat dan Lebih MudahEmail grup benar-benar dapat mematikan produktivitas. Sudah waktunya untuk menempatkan klien email untuk beristirahat dan menggunakan layanan kolaborasi seperti Slack yang baru diluncurkan. Baca lebih banyak . Ini akan menjadi penggunaan waktu semua orang yang jauh lebih baik.

Jika Anda berada dalam posisi di mana rapat memang diperlukan (mis. Ketika Anda perlu memasukkan sesuatu ke grup, bicarakan sesuatu, pantulkan ide, dll.), Pastikan itu memiliki tujuan yang jelas. Mengapa, tepatnya, Anda mengumpulkan semua orang?

Tujuan buruk:"Untuk mempercepat semua orang tentang apa yang sedang terjadi".

Tujuan yang lebih baik:“Untuk mengumpulkan ide, menetapkan jadwal, dan menetapkan tindakan selanjutnya untuk setiap anggota tim sehingga kami dapat menjalankan peluncuran produk X360 yang sukses pada akhir Maret”.

Dan tolong, pastikan semua peserta tahu tujuan pertemuan sebelum itu terjadi. Jika orang tahu apa hasil akhir sebuah pertemuan, mereka akan jauh lebih siap untuk muncul, dan mudah - mudahan akan memikirkan beberapa topik untuk diskusi daripada memikirkan terbang.

Buat Agenda yang Jelas dan Terstruktur

Tujuan Anda adalah tujuan Anda. Agenda Anda adalah peta jalan Anda untuk menuju ke sana. Tanpa peta jalan ini, pertemuan sering kali lepas kendali, keluar dari topik dan tidak ada yang dekat karena banyak keputusan akan dibuat seperti yang Anda harapkan. Jika Anda melihat bahwa rapat Anda keluar dari topik, hubungi penghentian diskusi yang sesat itu, dan bawa kembali ke jalurnya sesegera mungkin.

Struktur agenda rapat Anda Mudah Membuat Agenda Rapat Menggunakan Ekspektasi Rapat [iPad]Meskipun tidak ada di antara kita yang berharap untuk menghadiri pertemuan, untungnya ada sejumlah aplikasi online dan seluler yang bermanfaat, seperti AgreeDo, yang membuat tugas merencanakan pertemuan lebih mudah. Semua rapat yang sukses dimulai ... Baca lebih banyak hati-hati menggunakan produk seperti Harapan Rapat (iPad) atau alat online suka KomiteKu dan Minutes.io. Tetapkan tenggat waktu yang ketat untuk setiap item dalam agenda, sembari memberikan orang-orang individu apa yang diharapkan dari mereka. Jika Anda ingin seseorang berkontribusi pada diskusi tertentu dalam rapat, beri tahu mereka! Sebagai contoh:

Jadwal acara

1. Pernyataan tujuan untuk pertemuan dan persiapan- (5 menit)
2. Post-mortem pada minggu-minggu terakhir peluncuran– apa KPI kami (Kim melaporkan ini). Apa yang berjalan dengan baik? apa yang tidak? (15 menit)
3. Gagasan tentang bagaimana kita dapat menciptakan kesadaran untuk peluncuran berikutnya (semua orang - tolong pikirkan beberapa ide sebelum pertemuan) - (15 menit)
4. Tentukan 3 dari ide-ide ini untuk menyempurnakan lebih banyak sebelum pertemuan berikutnya - (10 menit)
5. Menetapkan tindakan berikutnya untuk setiap anggota tim - (5 menit)

Pastikan Setiap Orang Memiliki Apa yang Mereka Butuhkan

Saya takut memikirkan berapa banyak waktu yang terbuang setiap tahun di seluruh dunia karena orang-orang yang datang ke pertemuan tidak siap (termasuk tidak tahu cara membuat catatan pertemuan yang tepat Jadikan Menit Kerja: Cara Mengambil Catatan Efektif Selama RapatIni adalah keterampilan yang disempurnakan oleh beberapa orang; menit pertemuan yang sempurna. Catatan peristiwa menyelamatkan Anda sakit kepala lebih jauh di telepon. Inilah cara Anda mengambil menit efektif dalam rapat. Baca lebih banyak ). Bagikan agenda Anda dengan semua peserta setidaknya beberapa hari sebelum pertemuan sehingga mereka dapat mengumpulkan semua yang diminta dari mereka.

Jika Anda membutuhkan anggota tim tertentu untuk membawa sesuatu, pastikan mereka memahami betapa pentingnya hal itu adalah, dan itu dicetak (jika perlu) di muka, untuk memastikan mereka tidak terjebak dalam antrian untuk printer. Hal terakhir yang Anda butuhkan adalah para peserta memaafkan diri mereka sendiri— “Oh, maaf, saya belum punya kesempatan untuk menyiapkannya - saya akan siap untuk minggu depan“. Ini tidak membantu siapa pun.

Jika Anda mengadakan pertemuan dengan orang-orang yang bekerja dari jarak jauh, pertama, lihat detail kami “Panduan Pertemuan Online Panduan Pertemuan Online: Perangkat Lunak Dan StrategiLayanan konferensi video modern mudah digunakan, dan tersedia untuk hampir semua orang yang memiliki komputer atau smartphone. Kemampuan untuk terhubung dan bertemu dengan orang-orang online berarti kita tidak lagi dibatasi oleh lokasi geografis. Baca lebih banyak ”Plus, pastikan semua orang tahu cara menggunakan alat konferensi mana pun yang Anda putuskan untuk digunakan. Sebelum pertemuan, minta orang untuk memeriksa mik, webcam, dan untuk memastikan mereka memasang plugin yang mungkin diperlukan untuk hal-hal seperti Google+ Hangouts Kiat tentang Perencanaan & Mengadakan Rapat yang Efektif dengan Google HangoutsDengan teknologi internet saat ini, mengadakan pertemuan online dapat menjadi efisien dan hemat biaya terutama jika Anda merencanakannya terlebih dahulu dan menggunakan alat hemat waktu. Selama beberapa bulan terakhir saya telah berpartisipasi dalam pertemuan online ... Baca lebih banyak .

Hanya Undang Orang yang Dibutuhkan

Jangan mengundang seluruh tim hanya untuk membuat diri Anda merasa seperti bos besar. Undang saja orang yang Anda butuhkan. Artinya, orang-orang yang berada dalam posisi untuk membantu Anda mencapai tujuan pertemuan. Semua orang dapat diperbarui nanti dengan membaca menit pertemuan, atau dengan mengobrol dengan kolega mereka di waktu yang lebih nyaman.

Simpan Detail Menit

Gunakan produk seperti Agreedo (bebas untuk simpan detail menit Agreedo: Tulis & Kelola Risalah Rapat Bisnis Anda Secara Online GratisSelama beberapa minggu sekarang saya telah mencari situs web atau aplikasi yang mudah digunakan yang memungkinkan saya menyimpan dan menyimpan notulen rapat. Pendekatan dokumen teks tradisional tidak lagi produktif ... Baca lebih banyak Anda dapat kembali ke dan sebenarnya memahami. Alat ini memungkinkan Anda mengambil menit terperinci menggunakan pintasan keyboard, melacak hasil rapat (seperti tugas yang diselesaikan), dan membagikan menit ini dengan cepat dan mudah dengan tim Anda. Jika Anda menggunakan iPad, Anda juga bisa mencoba MinuteTaker ($ 7,99) untuk laporan pertemuan profesional MinuteTaker dan Rapat Membantu Anda Menghasilkan Laporan Menit iPad ProfesionalDalam Panduan Pertemuan Online MakeUseOf Online gratis saya di mana saya memberikan beberapa tips untuk merencanakan dan mengadakan pertemuan melalui Web, saya juga merujuk beberapa menit untuk mengambil aplikasi. Sementara sangat sedikit dari kita ... Baca lebih banyak .

Pastikan bahwa ketika orang membaca menit ini, mereka tahu poin utama / ringkasan dari apa yang dibahas, dan apa diputuskan, serta dengan cepat dapat merujuk kembali ke dokumen ini untuk mengetahui apa yang mereka sendiri perlu lakukan lanjut.

Pengecualian Tidak Selalu Lebih Baik Daripada Penyertaan

Saya tahu bahwa saya (hanya) mengatakan bahwa hanya orang-orang yang benar-benar dibutuhkan yang harus menghadiri pertemuan, tetapi seringkali, Anda juga harus sertakan semua orang untuk sesi kemacetan yang lebih informal, di mana Anda semua dapat memantulkan ide, berbicara tentang apa yang mungkin meningkatkan organisasi.

Gunakan ini sebagai kesempatan untuk membangun tim yang lebih kuat. Lakukan ini sambil makan atau minum bir. Minta beberapa makanan lezat dibawa ke kantor, dan suruh setiap orang mengambil satu atau dua jam dari hari mereka untuk mendapatkannya untuk mengenal kolega mereka dengan lebih baik, sementara semuanya bekerja bersama untuk membuat beberapa perbaikan pada perusahaan sebagai seluruh. Sekali lagi, miliki tujuan, dan agenda, tetapi cobalah untuk membuat pertemuan semacam ini menjadi lebih informal, kurang terstruktur, tetapi masih dengan tema keseluruhan, seperti "Membuat organisasi lebih efisien", atau "Gagasan tentang bagaimana kita bisa diversifikasi ”.

Tetapkan Hapus ‘Item Tindakan Selanjutnya”

Sebelum Anda mengakhiri pertemuan, pastikan semua orang di ruangan tahu tindakan yang tepat yang perlu mereka ambil selanjutnya, dan timeline-nya. Ini adalah trik yang benar-benar didorong oleh David Allen dalam bukunya yang fantastis ‘Menyelesaikan semuanya‘. Apa pun proyek yang sedang dikerjakan seseorang, pastikan ada tindakan jelas berikutnya yang perlu diambil untuk membuat proyek ini terus maju.

Untuk menegaskan kembali, ini perlu tindakan khusus (atau serangkaian tindakan), dengan tenggat waktu yang ketat, bukan hanya gagasan luas yang perlu dilakukan 'ASAP'. Sebagai contoh

Tindakan buruk selanjutnya:“Ringkas peluncuran bulan lalu’.

Tindakan selanjutnya yang lebih baik:“Susun spreadsheet (dengan beberapa grafik bermanfaat) yang menampilkan KPI kami dari periode peluncuran keseluruhan. Bagikan ini dengan tim peluncuran, bersama dengan mengirim email singkat yang menjelaskan bagaimana menurut Anda peluncurannya. Silakan lakukan ini hari Kamis ”.

Minta Umpan Balik

Banyak orang khawatir mengkritik 'atasan' atau kolega mereka, jadi setelah setiap pertemuan, minta orang untuk meninggalkan umpan balik anonim melalui formulir online (ada daftar alat survei online gratis Itulah yang dikatakan setiap orang: 5 alat gratis untuk survei online yang efektifUntuk sementara, Anda tidak akan punya banyak pilihan untuk menggunakan layanan survei mana, tetapi saat ini ada banyak yang bisa dipilih. Mana yang terbaik untukmu? Baca lebih banyak sini). Cari tahu apa pendapat orang tentang pertemuan itu - apakah terlalu lama? Apakah itu terasa bermanfaat bagi mereka? Apakah pandangan mereka didengarkan? Bagaimana pertemuan itu bisa ditingkatkan di waktu berikutnya?

Apa pun umpan balik yang Anda terima, pastikan Anda tidak mengabaikannya. Evolusikan rapat Anda untuk memastikan mereka bekerja dengan baik untuk semua orang yang terlibat.

Secara keseluruhan, dengan mengikuti aturan sederhana ini untuk memastikan rapat Anda disiapkan dengan baik, dan dijalankan dengan baik, Anda akan dapat untuk mempersingkat lamanya, dan meningkatkan efisiensi pertemuan Anda, sambil menjaga frustrasi semua orang menjadi a minimum!

Bagaimana dengan kamu? Jika rapat Anda dijalankan lebih seperti ini, apakah Anda pikir itu akan lebih efektif?

Kredit Gambar: Woodleywonderworks, pertemuan tim, melalui Flickr