9 Format File Kantor Langka yang Harus Anda Ketahui

Iklan

DOC, XLS, PPT - mari kita lihat apa yang ada luar jenis file Microsoft Office ini yang telah kami gunakan sejak lama.

Sudahkah Anda memperhatikan beberapa opsi format file asing yang muncul di office suite Anda ketika Anda mencoba menyimpan file? Atau sudahkah Anda menerima file dari seseorang dalam salah satu format ini dan menemukan file-file itu "tidak dapat dibaca"? Kami di sini untuk memberi tahu Anda lebih banyak tentang itu jenis file yang tampak aneh Cara Membuka Jenis File Aneh Di WindowsKomputer tahu ribuan format file yang berbeda. Terkadang, Anda dan Windows tidak tahu cara membuka file aneh. Inilah cara Anda mengetahui cara membuka file-file itu. Baca lebih banyak .

catatan: Opsi format file yang tersedia untuk Anda mungkin bervariasi tergantung pada suite kantor yang Anda gunakan Office Suite Mana yang Terbaik untuk Anda?Anda akan ditekan untuk menemukan pekerjaan yang tidak memerlukan pemrosesan kata atau angka. Dan Anda mungkin bertanya-tanya, apakah Microsoft Office benar-benar solusi terbaik? Ini pilihanmu. Baca lebih banyak

. Suite office online biasanya memiliki lebih sedikit opsi. Microsoft Office - program kantor asli - memiliki semuanya.

Beberapa Ketentuan Terkait yang Berguna di Kantor yang Perlu Dicamkan

Sebelum kami menjelajahi berbagai format file, mari kita lihat beberapa "Officespeak" yang akan berguna ketika Anda berurusan dengan program Office. Perhatikan jika Anda belum terbiasa dengan istilah ini.

1. Format file lawas: Ini merujuk ke format file yang tidak lagi dikembangkan (tetapi mungkin terus digunakan).

2. OOXML atau OpenXML: OOXML adalah singkatan dari Office Open XML - format file yang diperkenalkan Microsoft pada 2007. Jangan bingung dengan Open Office XML, yang merupakan format file yang dikembangkan sebagai bagian dari suite kantor open-source Kantor terbuka.

3. Buku kerja: Buku kerja hanyalah file Excel yang berisi satu atau lebih lembar kerja atau spreadsheet.

4. Makro: Makro adalah program kecil yang dapat membantu Anda mengotomatiskan tugas yang berulang di Excel. Saat Anda merekam makro, sepertinya Anda membuat urutan instruksi menggunakan penekanan tombol dan tindakan mouse. Setelah Anda menyimpan dan menjalankan makro, ia mengeksekusi urutan itu tanpa meminta input Anda.

5. Menambahkan: Add-in memperluas fungsionalitas program Office Anda dengan beberapa fitur tambahan yang bermanfaat. Misalnya, Add-in Office 2003 / XP ini [Tidak lagi tersedia] memungkinkan Anda untuk menghapus data tersembunyi (seperti komentar) dari dokumen.

DOCX, XLSX, PPTX

Set ekstensi file ini, yang kebetulan berada di OpenXML, menjadi default di Microsoft Office 2007, mengganti format DOC, XLS, dan PPT dalam Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint, masing-masing.

Jika Anda selalu menggunakan DOC, XLS, dan PPT, set baru ini mungkin perlu dibiasakan.

Powerpoint yang terhormat:
Sebagai pengguna Mac, saya bosan berurusan dengan masalah konversi di konferensi.
.xlsx dan .docx sudah menemukan jawabannya, mengapa tidak Anda?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 Februari 2016

Anda akan melihat bahwa file dalam format yang lebih baru berukuran lebih kecil daripada yang sesuai dalam format lawas. Itu karena mereka datang dengan mekanisme kompresi lossless. Untuk berbagi file ini dengan orang-orang yang menggunakan versi Microsoft Office yang lebih lama, Anda dapat memilih untuk menyimpan file OpenXML dalam versi lawas yang sesuai melalui File> Simpan Sebagai.

Jika kamu menjalankan versi Microsoft Office pra-2007 Anda Masih Dapat Membeli Microsoft Office 2003 Online & Kami Menunjukkan Di Mana AndaSementara Office 2016 sedang diluncurkan, beberapa orang masih merindukan Office 2003 sebagai gantinya. Inilah cara untuk memperbaiki 2003 Anda. Baca lebih banyak , Anda dapat melihat dan mengedit file OpenXML dengan mudah dengan menginstal Paket Kompatibilitas Microsoft Office ini [Tidak Lagi Tersedia]. Atau Anda bisa membiarkan Saikat meyakinkan Anda tingkatkan ke Microsoft Office 2016 13+ Alasan Anda Harus Memutakhirkan ke Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 ada di sini dan inilah saatnya bagi Anda untuk mengambil keputusan. Pertanyaan produktivitas adalah - haruskah Anda meningkatkan? Kami memberi Anda fitur baru dan alasan segar untuk membantu Anda ... Baca lebih banyak .

Beberapa suite kantor lain seperti Google Docs juga mendukung format OpenXML, jadi Anda seharusnya tidak kesulitan mengimpor, katakanlah, file XLSX ke Google Docs.

Omong-omong, format OpenXML ini pada dasarnya adalah file zip yang berisi folder terpisah untuk media, file XML, dll. Ini berarti bahwa Anda dapat, misalnya, melihat konten file DOCX dengan mengganti nama ekstensi dari DOCX ke ZIP. Itu cukup nyaman ketika Anda perlu mengakses gambar yang tertanam dalam file DOCX tanpa sebenarnya harus membaca file dalam format itu.

ODT, ODS, ODP

Trio tipe file ini adalah dalam Open Document Format (ODF), yang merupakan format file standar yang bebas dari batasan penggunaan apa pun. Ini berarti bahwa perusahaan mana pun dapat menerapkan format ini sebagai bagian dari perangkat lunaknya. Tidak heran ODF digunakan di berbagai perangkat lunak perkantoran, baik milik maupun sumber terbuka, termasuk Kantor terbuka, Google Documents, LibreOffice, Zoho Office Suite, dan AbiWord.

Jika Anda menjalankan Office 2010 dan di atasnya, Anda dapat membuka file ODT (untuk pengolah kata), ODS (untuk spreadsheet), dan ODP (untuk presentasi) dengan mudah, karena versi ini dilengkapi dengan dukungan asli untuk file ODF. Untuk versi Microsoft Office sebelumnya, add-in OpenXML / ODF Translator gratis ini tersedia di SourceForge berguna.

Tentu saja, jika Anda ingin membaca file ODF satu kali, Anda juga dapat mengunggahnya ke Google Documents dan melihatnya di sana. Anda bahkan dapat mengunduh file Google Documents dalam ODF.

Microsoft Office tidak mendukung beberapa fitur regulernya (atau hanya mendukung sebagian saja) dalam file ODF.

XLSB

XLSB, yang merupakan singkatan dari Excel Binary Workbook, berperilaku kurang lebih seperti format XLSX, kecuali bahwa itu menyimpan data dalam format biner. Keuntungan utamanya dibandingkan XLSX adalah bahwa yang pertama memotong ukuran file dengan margin yang signifikan, dan akibatnya mempercepat operasi baca-tulis.

Jika kamu bisa? t mengirim file Excel karena itu? terlalu besar, simpan sebagai .xlsb. Ini akan mengecilkan ukurannya!

- Google Tips (@GoogleTipsFacts) 17 Januari 2016

Jika Anda ingin mengompres spreadsheet untuk menghemat ruang penyimpanan dan membuat transfer file lebih mudah, XLSB adalah solusi yang baik. Anda mungkin ingin menyimpan file uji sebagai XLSB sebelum Anda menggunakan format ini secara teratur.

Yang menarik adalah bahwa XLSB jarang kompatibel dengan suite kantor di luar domain Microsoft, jadi Anda harus melakukannya baik untuk tetap berpegang pada format universal seperti XLS jika Anda berencana untuk berbagi file yang Anda miliki penghematan. Jika kamu tahu penerima yang menggunakan suite kantor yang mendukung XLSB, silakan mengirimkannya dalam format itu untuk mempercepat.

Jika Anda menerima file XLSB, jangan buka kecuali Anda memercayai pengirimnya, karena file XLSB mendukung makro dan dapat berisi kode berbahaya. Tentu saja, pengaturan keamanan default Microsoft dari makro yang dinonaktifkan ada untuk membuat Anda tetap aman, tetapi mengapa mengundang masalah?

PPS, PPSX

PPS atau Slide PowerPoint adalah mode presentasi untuk file PPT (Template PowerPoint). Ini berarti bahwa ketika Anda mengklik pada file PPS, itu akan terbuka sebagai tampilan slide langsung - cukup nyaman ketika Anda mau luncurkan presentasi tanpa meraba-raba untuk sampai ke opsi tampilan slide.

Tip tip teratas untuk membuat orang berpikir Anda seorang penyihir: ganti nama file PowerPoint Anda sehingga berakhir dengan .pps sebelum presentasi Anda.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9 Desember 2015

PPS tidak dapat diedit, yaitu tampilan hanya jika Anda membukanya dengan mengklik dua kali pada file. Untungnya, mengonversi PPS ke PPT (dapat diedit) dan kembali semudah mengganti nama ekstensi file .pps menjadi .ppt atau sebaliknya sesuai kebutuhan.

Tentu saja, Anda tidak perlu konversi di atas untuk mengedit PPS. Anda dapat menarik dan melepas file PPS dari Windows Explorer ke jendela PowerPoint yang kosong. Atau, Anda dapat menggunakan File> Buka opsi di PowerPoint untuk membuka versi PPS yang dapat diedit. Ini berlaku untuk mengedit file PPSX juga.

Untuk kombo PPTX-PPSX, konversi sedikit lebih rumit. Anda harus membuka Microsoft PowerPoint, gunakan File> Buka pilihan untuk membuka file PPSX, dan kemudian gunakan opsi Simpan Sebagai dialog untuk menyimpan file presentasi sebagai PPTX.

Berbicara tentang konversi file, bookmark panduan konverter file Microsoft Office kami Panduan Pengonversi File Microsoft Office LengkapJika Anda pernah mengonversi file teks, seperti PDF ke Word, Anda terbiasa dengan tantangannya. Kadang-kadang semudah mencetak, di lain waktu Anda membutuhkan alat khusus. Masukkan panduan konverter ini. Baca lebih banyak untuk info mendalam tentang konversi berbagai format file.

Buat Format File Berperilaku

Jika Anda ingin cara cepat dan andal untuk melihat file online dalam berbagai format, coba solusi seperti rollMyFile atau Penampil Docs Online. Jika Anda mencari perangkat lunak konversi, kami sarankan Zamzar. Itu salah satu favorit kami alat konversi format file gratis Bagaimana Mengkonversi Format File Apa Saja Secara Online dengan Alat GratisJika Anda perlu mengonversi file, berikut adalah daftar situs yang harus Anda kunjungi. Baca lebih banyak .

Produk Microsoft Office lainnya seperti Access memiliki protokol sendiri untuk menyimpan file, tetapi untuk saat ini kami telah memilih untuk fokus pada trio paling populer dari Microsoft Office: Word, Excel, dan PowerPoint.

Ketika datang ke suite kantor, satu hal yang jelas: format warisan inti di Microsoft Office tidak akan berjalan dengan tenang. Bahkan pada tahun 2016, DOC, XLS, dan PPT tampaknya merupakan format yang paling andal dan kompatibel untuk menyimpan file, terutama jika Anda berencana membagikannya dengan orang lain.

Dalam format apa Anda menyimpan file Microsoft Office Anda? Apakah Anda sering menemukan masalah kompatibilitas ketika Anda membaginya dengan orang lain? Bagaimana Anda mengatasinya? Kami ingin tahu!

Kredit gambar: Konsep Perencanaan Akuntansi Laporan Spreadsheet oleh Rawpixel.com via Shutterstock, Pembicara di Konferensi dan Presentasi Bisnis. Hadirin di ruang konferensi. oleh Matej Kastelic via Shutterstock