Temukan kembali Label Gmail dan Akhirnya Tame Your Inbox

Iklan

Cepat atau lambat, kotak masuk Gmail semua orang menjadi berantakan. Ada banyak trik untuk mengatasi kelebihan email, tetapi ada satu di bawah hidung Anda yang mungkin tidak Anda gunakan: label Gmail tua yang bagus.

Label sudah ada sejak lama, sehingga hampir menjadi titik buta bagi banyak dari kita. Saya sudah menjadi pengguna Gmail sejak awal, tetapi saya tidak pernah menggunakan label hingga saat ini. Itu sepenuhnya mengubah cara saya mendekati email, akhirnya membantu saya menjinakkan kotak masuk saya.

Penggunaan label dengan sukses tergantung pada beberapa prinsip produktivitas inti, sama seperti sistem manajemen yang harus dilakukan. Berikut adalah trik yang membantu saya dan dapat membantu Anda juga.

Label Tidak Harus Membuat Anda Berpikir

Menerapkan label harus mekanis; tindakan yang Anda lakukan berdasarkan label harus mekanis.

Ini mungkin bagian terpenting dari penggunaan label di Gmail. Awalnya, Anda akan tergoda untuk membuat daftar panjang label. "Setiap tugas atau email adalah unik," Anda akan memberi tahu diri Anda sendiri. Hindari jatuh ke dalam perangkap ini. Semakin banyak label yang Anda miliki, semakin mereka membuat Anda berpikir, semakin banyak waktu Anda. Kamu harus

aktif melawan keputusasaan keputusan Cara Membentuk Kebiasaan Baru Ketika Tampaknya Terlalu Sulit Untuk Terus BerlangsungKebiasaan tidak terbentuk dalam semalam. Setiap tahun, kami membuat resolusi ini yang menyerukan perubahan besar. Jika Anda menginginkan kebiasaan baru, Anda harus siap menghadapi kesulitan dan cara mengatasinya. Baca lebih banyak , jadi itulah label yang seharusnya.

Miliki label sesedikit mungkin. Setiap label harus melayani satu tujuan. Sebagai aturan praktis, gunakan label primer ini, dan tambahkan lima label lain yang khusus untuk kebutuhan pekerjaan Anda.

5 Label Utama: Hari Ini, Selesai, Menunggu, Harus Dilakukan, Balas

Beberapa ahli kotak masuk merekomendasikan melakukan pemindaian harian email Anda di pagi hari Cara Mengalahkan Ketergantungan Email dengan Melacak Kebiasaan Kotak MasukEmail sedang membajak hari-hari Anda, dan itu sedang menyelinap tentang hal itu. Anda bisa mendapatkan kembali kendali atas waktu Anda. Cari tahu berapa banyak waktu yang Anda curahkan untuk email sekarang dan curi kembali. Baca lebih banyak , jadi Anda tahu apa yang harus dilakukan dengan setiap email. Perlakukan pemindaian ini sebagai waktu untuk mengatur kotak masuk Anda, sama seperti Anda akan mengatur daftar tugas Anda.

Itu aturan nol manajemen email: Jika Anda dapat menghapusnya, hapus saja. Untuk pesan yang tidak dapat Anda hapus, Anda biasanya dapat mengategorikannya dengan lima label utama ini:

1. Hari ini: Tandai ini pada email apa pun yang memiliki tindakan yang harus diambil hari ini. Tidak apa-apa jika email ditandai Hari ini dan juga yang lainnya; intinya adalah mengetahui bahwa email ini berkaitan dengan hari ini.
2. Melakukan: Jika email memiliki proyek atau tugas yang perlu Anda lakukan hari ini, maka tandailah dengan label ini. Poin utama: Tugas harus lebih dari sekadar membalas email itu. Anda dapat mencoba menggabungkan ini dengan Sortd untuk mengubah Gmail menjadi papan tugas seperti Trello Ubah Gmail Menjadi Papan Tugas Seperti Trello Dengan SortdDi dunia kerja modern, email Anda sering berubah menjadi daftar tugas Anda. Nah, sekarang Anda bisa mendapatkan organisasi bergaya Trello di Gmail dengan ekstensi Chrome baru, Sortd. Baca lebih banyak .
3. Balasan: Tandai ini pada email apa saja yang membutuhkan balasan. Jadi email dapat ditandai "Hari ini + To-Do + Balas" yang menunjukkan bahwa itu berisi tugas non-email, dan harus dijawab pada akhir hari.
4. Menunggu: Tandai ini di email mana pun yang penting bagi Anda, tetapi Anda harus menunggu orang lain untuk mengambil tindakan. Saya mengambil trik ini dari pendiri ActiveInbox Kiat Andy Mitchell tentang mengelola kelebihan email Cara Mengatasi Kelebihan Kotak Masuk dan Daftar Pekerjaan di EmailEmail bukan hanya komunikasi, tetapi juga sebagian besar menentukan daftar tugas Anda. Mari kita bicara tentang kiat terbaik untuk menautkan kotak masuk ke produktivitas kita dengan Andy Mitchell - pendiri ActiveInbox. Baca lebih banyak .
5. Selesai: Label paling penting. Email apa pun di mana input Anda tidak lagi diperlukan, tandai sebagai Selesai. Saya bukan penggemar menghapus email karena saya lebih suka memiliki jejak kertas itu; dan bahkan jika Anda mengarsipkan email, balasan dari pengirim akan membawanya kembali di kotak masuk Anda. Anda membutuhkan "Selesai!" label — terutama jika Anda penggemar metode produktivitas Daftar Selesai.

Label Hebat Seperti Placebo!

Setiap kali saya mendapat pemberitahuan email baru, insting pertama saya adalah membuka, membaca, membalas atau menghapus. Itu mengganggu alur kerja saya. Tetapi pemberitahuan tanpa pengawasan itu akan mengganggu saya, jadi saya akhirnya menyela apa pun yang saya lakukan untuk mengatasinya.

Sekarang, saya hanya menerapkan label dan kembali bekerja. Saya alamat email nanti, setelah pekerjaan saya selesai. Menerapkan label memberi saya kepuasan mental karena telah berinteraksi atau menangani email, tanpa menghabiskan jumlah waktu yang seharusnya saya miliki.

Label adalah plasebo yang fantastis bagi mereka yang secara kompulsif perlu melakukan sesuatu tentang email yang masuk.

Label Harus Mudah Diakses, Diaplikasikan, dan Diidentifikasi

Gmail memiliki banyak alat untuk membuat label seramah mungkin. Luangkan sedikit waktu untuk menyesuaikan tampilan label, itu akan meningkatkan penggunaan Anda.

Pergi ke Ikon roda gigi> Pengaturan> Label untuk melihat semua label Anda dan mengelolanya. Di sini, saya juga merekomendasikan menyembunyikan sebagian besar item lain yang Anda lihat di bilah sisi kiri Gmail Memutakhirkan Label Menggunakan Dua Ekstensi Labs [Berita] Baca lebih banyak , seperti Email Terkirim, Konsep, Penting, Kategori, Lingkaran, dan lainnya. Jika label Anda muncul terlebih dahulu, akan lebih mudah untuk menemukannya dan menarik-dan-menjatuhkan ke email.

Juga, beri kode warna pada label Anda. Klik tarik-turun kecil di label apa pun di bilah sisi untuk memilih warna. Warna sederhana yang diterapkan pada label utama Anda akan membantu Anda mengidentifikasi mereka dengan mudah. Saya menggunakan label hijau untuk “DONE!” - sangat memuaskan untuk melihat dan mengetahui bahwa saya tidak perlu repot dengan email itu lagi. Demikian pula, saya menandai "HARI INI!" label dengan warna merah terang sehingga selalu menarik perhatian saya.

Tanpa ekstensi, tanpa embel-embel

Keindahan label adalah label yang ada di Gmail. Anda tidak memerlukan ekstensi RAM untuk mengunyah yang dapat Anda gunakan di Chrome tetapi tidak di aplikasi Gmail seluler. Ini berfungsi dengan baik setiap kali Anda membuka kotak masuk Anda. Sistem produktivitas terbaik adalah yang keluar dari jalan Anda, dan itulah labelnya.

Jika Anda memiliki trik untuk menggunakan label lebih efektif di Gmail, kami senang mendengarnya! Masukkan saran Anda di komentar, atau ajukan pertanyaan yang Anda miliki.

Kredit Gambar: Kairo