Tanpa Kertas: Pro, Kontra, dan Penanganan Masalah Digital

Iklan

Itu kantor tanpa kertas Masa Depan Ada di Sini - Panduan Anda untuk Memiliki Kehidupan Tanpa Kertas Hari IniTanpa kertas - istilah yang cukup sering digunakan sekarang. Tapi apa artinya itu? Dan sejauh mana itu berlaku? Tentu saja kita semua masih menggunakan kertas sampai taraf tertentu meskipun ada kemajuan ... Baca lebih banyak tampaknya akhirnya menangkap. Sebagian ini mungkin disebabkan oleh lebih banyak lagi ide populer minimalis Cara Menjadi Seorang Minimalis Yang Efektif Dalam Kehidupan Sehari-Hari AndaSemakin banyak orang memilih untuk merangkul minimalis. Dalam situasi tertentu ini dapat menimbulkan malapetaka frustasi pada kehidupan sehari-hari Anda. Dengan perencanaan minimal, tidak harus sampai di situ. Baca lebih banyak . Tetapi apakah itu semua merupakan nirwana yang menyelamatkan pohon atau mimpi buruk proporsi A4?

Kami menyelidiki pro dan kontra, bersama dengan saran yang dapat ditindaklanjuti, sehingga Anda dapat mengambil keputusan sendiri dan langsung melakukannya.

Pro dari Kantor Tanpa Kertas

Pertama-tama mari kita lihat manfaat mengatakan adios ke kertas.

Menyingkirkan Mesin Faks yang sudah usang

Meskipun mesin faks telah berubah menjadi perangkat kuno, masih ada beberapa yang bersikeras untuk menggantungnya dengan kuku mereka. Ini adalah orang-orang yang memiliki nomor mesin faks mereka secara jelas ditampilkan pada kartu bisnis mereka. Mereka adalah orang-orang yang tidak dapat menerima bahwa sesuatu yang disebut "email" diciptakan, dan sebagai hasilnya, mereka tenggelam di bawah lautan kertas faks.

Jika seseorang seperti itu benar-benar bersikeras bahwa sesuatu HARUS dikirim lewat faks kepada Anda, maka ada cara untuk mengakomodasi mereka, tanpa harus berurusan dengan kertas macet, dan pohon tumbang di hati nurani Anda. Banyak layanan online dapat memberi Anda "nomor faks virtual" dan orang lain dapat mengirim faks ke nomor itu. Faks kemudian dikonversi menjadi lampiran email dan dikirimkan kepada Anda melalui jalinan.

Kelemahannya adalah rencana gratis untuk situs-situs ini sangat terbatas. Untuk mendapatkan layanan yang layak, Anda harus membayar paket bulanan.

Beberapa yang harus dilihat termasuk Maxemail, MyFax, RingCentral, Mesin faks, eFax, dan FreeFaxtoEmail.

Memiliki Lebih Banyak Ruang untuk Tango

Saat ini, saya memiliki beberapa kotak yang penuh dengan dokumen selama 15 tahun. Mereka duduk di kantor saya menunggu untuk dipindai sehingga saya akhirnya bisa merobek kertas aslinya. Sementara itu, sementara teman baik saya yang suka menunda-nunda tinggal bersama saya, saya terus-menerus tersandung kotak, memukul pinggul saya terhadap mereka, dan umumnya menyumpahi kepala saya pada mereka.

Ketika saya akhirnya memindai kertas, saya akan mengadakan pesta merobek-robek besar dan minum setiap kali dokumen melewati mesin penghancur kertas (pada akhirnya, saya akan benar-benar tanpa kaki). Tapi yang benar-benar saya impikan adalah memiliki banyak ruang di kantor saya. Saya dapat menggunakan ruang itu untuk mulai menari, atau bergulat dengan anjing. Dan ingatkan diri saya apa warna lantai saya.

Jika Anda adalah perusahaan yang menghabiskan banyak uang untuk ruang penyimpanan dokumen Anda, pikirkan saja berapa banyak yang akan Anda hemat, pindai dokumen-dokumen itu dan bakar seluruh lot. Semangat kerja karyawan akan meningkat.

Menyelamatkan Lingkungan Dari Diri Kita

Keuntungan yang paling jelas tentu saja adalah lingkungan. Terlalu banyak pohon yang ditebang dan Hutan Hujan Amazon menghilang sebagian untuk memberi makan industri pulp dan kertas. Apa pun yang bisa kita lakukan untuk memperlambat itu jelas merupakan kabar baik bagi planet tempat kita hidup ini. Kami mencetak terlalu banyak dan terlalu banyak kertas yang terbuang. Dengan pindah ke lingkungan tanpa kertas, Anda dapat melakukan sedikit demi Ibu Alam.

Jika kamu HARUS mencetak sesuatu Kiat & Alat Teratas untuk Membantu Mencetak Halaman WebTidak peduli seberapa keras Anda mencoba tanpa kertas, terkadang Anda hanya perlu mencetak halaman web itu. Mungkin untuk arahan, artikel untuk kelas, selebaran untuk rapat di tempat kerja, dll. Sebagai... Baca lebih banyak , maka ada cara untuk meminimalkan jumlah kertas dan tinta yang Anda gunakan. Layanan seperti PrintWhatYouLike, PrintFriendly, tapir, dan Printliminator akan membantu Anda menghapus elemen yang tidak perlu dari halaman sebelum Anda mencetaknya, seperti iklan. Tetapi sedapat mungkin, pindai dan kirim email.

Kertas Tidak Bertahan Selamanya tetapi File Digital Akan

Fakta bahwa kertas tidak bertahan selamanya. Magna Carta mungkin tidak tampak segar seperti ketika pertama kali ditulis. Buku harian Anne Frank mulai berwarna cokelat dan bergulung di tepinya. Kertas akhirnya mulai rusak, mengingat waktu yang cukup telah berlalu.

Jadi dengan kata lain, ini adalah cara yang mengerikan untuk menyimpan informasi jangka panjang. Anda tidak pernah bisa yakin kapan cokelat, cokelat, pudar, keriting, atau secangkir kopi dilemparkan ke atasnya. Tapi file digital? Asalkan Anda menyimpannya dalam format populer seperti PDF atau TXT dan lakukan backup secara teratur 5 Fakta Cadangan Dasar yang Harus Diketahui Setiap Pengguna WindowsKami tidak pernah bosan mengingatkan Anda untuk membuat cadangan dan menjaga data Anda aman. Jika Anda bertanya-tanya apa, seberapa sering, dan di mana Anda harus mencadangkan file Anda, kami memiliki jawaban langsung. Baca lebih banyak , itu akan selalu ada ketika Anda membutuhkannya. Dalam dua puluh atau tiga puluh tahun, itu akan tetap terlihat sama seperti ketika Anda pertama kali membuatnya.

Karyawan Dapat Bekerja Dari Jarak Jauh

Masalah dengan kertas adalah bahwa di lingkungan kantor, jika Anda ingin kolega di lokasi geografis lain memiliki salinan, Anda perlu mengirimkannya melalui surat siput. Itu membutuhkan waktu (terlebih lagi jika kantor pos kehilangannya). Waktu dalam banyak hal berarti kehilangan uang, kesempatan tertunda, dan semakin frustrasi.

Namun, jika file-file tersebut didigitalkan, maka file tersebut dapat diletakkan online di perusahaan intranet Siapkan Intranet Rumah Sendiri Sendiri Dengan ocPortalPernahkah Anda berpikir seperti apa rasanya memiliki "halaman portal" untuk keluarga Anda, seperti halnya banyak perusahaan menawarkan kepada karyawan? Bukankah lebih nyaman memiliki repositori berbasis web pusat ... Baca lebih banyak atau wiki 4 Wikis Pribadi Terbaik untuk Menjaga Anda BerorganisasiBagaimana jika ada perangkat lunak wiki yang dirancang untuk membantu Anda keluar pada tingkat pribadi? Anda dapat menggunakannya untuk apa pun, misalnya untuk menguraikan novel Anda, melacak proyek perbaikan rumah, atau merencanakan ... Baca lebih banyak . Atau mereka dapat diemail atau dimasukkan ke folder penyimpanan cloud. Ini memungkinkan kolega di kantor lain untuk segera mendapatkan salinannya, tidak perlu menunggu. Jika dokumen diunggah ke situs kolaborasi 10+ Alat Kolaborasi Tanpa Pendaftaran yang Dapat Anda Gunakan dalam 10 DetikBerkolaborasi secara online dapat menghemat waktu dan uang Anda dan tim Anda. Berkolaborasi dengan cepat dapat menghemat sedikit lebih banyak. Alat-alat ini siap digunakan saat Anda berada. Tidak diperlukan pendaftaran. Baca lebih banyak seperti Google Documents atau Dropbox, maka semua orang di semua lokasi dapat mulai meninggalkan umpan balik dalam waktu nyata.

Kekurangan Kantor Tanpa Kertas

Tetapi pergi tanpa kertas tidak selalu menjadi surga seperti yang seharusnya. Teknologi untuk menyelamatkan!

Memindai Setiap. Tunggal. Bagian. Dari. Kertas.

Langsung saja, ini adalah hal yang paling menyebalkan tentang keseluruhan perusahaan. Menemukan energi dan kecenderungan untuk duduk dan memindai setiap selembar kertas. Itu membosankan, memakan waktu, dan terus terang, Anda lebih suka menonton tayangan ulang Baywatch di TV.

Tetapi ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat pekerjaan sedikit lebih mudah. Pertama, ulas setiap selembar kertas, dan masukkan ke dalam salah satu dari tiga tumpukan - pasti memindai, mungkin memindai, dan rusak. Itu rusak barang... baiklah... hancurkan dan singkirkan.

Anda mungkin dapat menghilangkan tagihan yang dibayar, tanda terima untuk hal-hal di mana garansi telah lama kedaluwarsa, instruksi manual (kemungkinan adalah produsen telah mengunggah versi PDF Tidak Dapat Menemukan Manual Pengguna Untuk Peralatan Anda? Cari Situs Web Spesialis IniPria yang teliti dengan tinjauan ke depan akan memindai manual pengguna dan menyimpan softcopy di komputernya, atau mencari softcopy yang biasanya tersedia sebagai PDF di situs pabrikan. Ada yang ketiga ... Baca lebih banyak ke situs web mereka), slip setoran bank (tapi BUKAN pernyataan), dan sebagainya. Cukup berikan pandangan kritis padanya dan putuskan “apakah saya BENAR-BENAR perlu menyimpan ini?“.

Mungkin Scan adalah untuk hal-hal yang Anda belum yakin dan Anda tidak ingin terburu-buru mengambil keputusan. Simpan itu ke samping.

Anda akan menemukan bahwa Pindai pasti tumpukan mungkin lebih mudah dikelola. Sekarang buat folder di komputer Anda (Pajak, Asuransi, slip gaji, dll), dan ketika Anda memindai dokumen, segera pindahkan ke folder yang relevan dan tambahkan nama deskriptif.

Ada aplikasi yang mengklaim mempercepat proses untuk Anda (hasilnya beragam menurut saya). Evernote memiliki Dapat dipindai, yang mendeteksi tepi dokumen saat Anda mengarahkan kamera ponsel cerdas ke arahnya. Ada juga Photomyne, jika Anda memindai foto. AlternativeTo memiliki beberapa alternatif yang baik untuk Scannable jika Anda mencari sesuatu yang lain. Saya sangat suka ScanBot Aplikasi Penerimaan Terbaik untuk Memindai, Melacak, dan Mengelola TagihanAplikasi pemindai tanda terima ini akan membantu Anda memindai, menyimpan, dan mengatur setiap tagihan untuk kebutuhan pribadi atau bisnis Anda. Baca lebih banyak .

Mengingat untuk Mendukung Semuanya

Semakin banyak Anda memindai, semakin penting Anda melakukannya mendukung semuanya Panduan Pencadangan dan Pemulihan WindowsBencana terjadi. Kecuali Anda bersedia kehilangan data, Anda memerlukan rutinitas cadangan Windows yang baik. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara menyiapkan cadangan dan mengembalikannya. Baca lebih banyak . Karena jika komputer Anda memutuskan untuk bunuh diri atau merusak diri sendiri, tidak memiliki cadangan berarti sama sekali tidak memiliki file. Dan dalam banyak kasus, itu bisa menjadi bencana yang tidak dikurangi (terutama jika Anda kehilangan dokumen pajak). Banyak perusahaan dalam pengalaman saya menawarkan salinan dokumen pengganti dengan harga tertentu, dan Anda mungkin memutuskan untuk melakukannya. Tapi Anda bisa tidur lebih nyenyak di malam hari jika Anda memiliki solusi cadangan terdekat atau jarak jauh (atau keduanya)

Paling tidak, Anda harus memiliki hard drive portabel (dapatkan ruang setidaknya 1 terabyte). Jika Anda memiliki PC Windows Panduan Cadangan Data Ultimate Windows 10Kami telah meringkas setiap opsi pencadangan, pemulihan, pemulihan, dan perbaikan yang dapat kami temukan di Windows 10. Gunakan kiat sederhana kami dan jangan pernah putus asa karena kehilangan data lagi! Baca lebih banyak , unduh dan gunakan SyncToy, SyncToy: Solusi Pencadangan & Sinkronisasi Sederhana Microsoft [Windows]Jika Anda memiliki file di komputer Anda, Anda perlu membuat cadangan. Polos dan sederhana. Banyak dari kita yang akrab dengan pencadangan dan ada banyak metode dan program untuk digunakan. Aspek lain yang ... Baca lebih banyak alat cadangan yang sangat mudah. Pengguna Mac Solusi Cadangan Tiga Kali Lipat Untuk Mac Anda [Mac OSX]Sebagai pengembang di MakeUseOf di sini dan sebagai seseorang yang mendapatkan seluruh penghasilannya dari bekerja online, cukup adil untuk mengatakan komputer dan data saya cukup penting. Mereka diatur dengan sempurna untuk produktivitas dengan ... Baca lebih banyak mungkin akan tertarik Mesin waktu Partisi & Gunakan Hard Drive Mesin Waktu Anda Untuk Menyimpan File JugaJika hard drive Mac Anda kecil dan hard drive Time Machine Anda besar, mungkin layak menggunakan drive untuk keperluan pencadangan dan penyimpanan. Baca lebih banyak . Apa pun yang Anda putuskan untuk digunakan, Anda perlu mengatur semacam sistem otomatis untuk membuat cadangan file Anda pada waktu yang sama setiap hari, tanpa gagal.

Idealnya, Anda juga harus memiliki cadangan jarak jauh, kalau-kalau tempat Anda kebanjiran atau terbakar. Tetapi sebelum mengirim file berharga Anda ke cloud, pastikan untuk mengenkripsi mereka dalam folder khusus 5 Alat Efektif untuk Mengenkripsi File Rahasia AndaKita perlu lebih memperhatikan daripada sebelumnya terhadap alat enkripsi dan apa pun yang dirancang untuk melindungi privasi kita. Dengan alat yang tepat, menjaga keamanan data kami mudah. Baca lebih banyak pertama. WinRAR dan WinZip dapat mengenkripsi file, seperti yang bisa Veracrypt, dan pendahulunya yang sudah ketinggalan zaman, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 Alternatif Enkripsi Disk Untuk WindowsTrueCrypt tidak lebih, tetapi untungnya ada program enkripsi lain yang bermanfaat. Meskipun mereka mungkin bukan pengganti yang tepat, mereka harus sesuai dengan kebutuhan Anda. Baca lebih banyak . Kemungkinan cloud termasuk Dropbox, Google Drive, Box, dan SkyDrive.

Menemukan Database Dengan Teknologi Tipe OCR

Setelah Anda memindai semuanya, Anda dapat memilih folder dan sub-folder yang diurutkan dalam kategori tanggal dan bulan (dan bahkan folder harian juga, jika Anda benar-benar ingin mendapatkan ketelitian). Atau pintu nomor dua adalah menemukan semacam basis data Teknologi tipe OCR 4 Alat OCR Online Gratis. Lakukan Tes UltimateDengan kemajuan dalam teknologi OCR, mengonversi teks dan Gambar dari dokumen PDF yang dipindai ke dalam format teks yang dapat diedit menjadi lebih mudah. Kami telah menguji beberapa alat OCR online gratis sehingga Anda tidak perlu melakukannya. Baca lebih banyak .

OCR adalah singkatan dari Optical Character Recognition, dan itu adalah teknologi yang membaca teks yang dicetak pada suatu halaman dapat mengkonversi teks itu menjadi teks yang dapat disalin, atau dapat mengembalikan hasilnya kepada Anda, berdasarkan kata kunci yang Anda berikan Itu. Ini adalah teknologi yang drive Evernote Cara Menggunakan Evernote: Manual Tidak ResmiMempelajari cara menggunakan Evernote sendiri membutuhkan waktu lama. Inilah sebabnya kami telah menyusun panduan ini untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana memanfaatkan sepenuhnya fitur Evernote yang paling penting. Baca lebih banyak , dan itu adalah apa Proyek Gutenberg menggunakan Project Gutenberg: Lebih Dari Sekedar Buku GratisSitus-situs seperti Project Gutenberg, yang memiliki lebih dari 45.000 buku yang ditawarkan (pada saat penulisan), akan memastikan bahwa tidak ada buku yang akan benar-benar hilang. Menemukan karya sastra yang tidak jelas sekarang lebih mudah dari sebelumnya. Baca lebih banyak untuk memindai semua teks domain publik ke dalam eBuku. Teks di kedua dokumen dan gambar 5 Alat OCR Terbaik untuk Mengekstraksi Teks dari GambarKetika Anda memiliki rim kertas, bagaimana Anda mendapatkan semua teks yang dicetak dikonversi menjadi sesuatu yang dapat dikenali dan diindeks oleh program digital? Tetap dekatkan perangkat lunak OCR. Baca lebih banyak dapat ditemukan, dikenali, dan dibawa kepada Anda dalam hasil pencarian ketika Anda memasukkan kata itu.

Untuk keperluan mencari dokumen yang dipindai, Anda jelas perlu menemukan cara untuk dapat segera menarik apa yang Anda butuhkan. Jadi jika Anda memilih rute OCR, Anda harus memutuskan. Apakah Anda akan membayar Evernote biaya tahunan dan mempercayai mereka dengan dokumen sensitif Anda? Atau apakah Anda akan mengunduh sesuatu dan menyimpannya di komputer Anda.

Apakah Anda seorang Paper Connoisseur atau Digital Deviant?

Selalu ada pro dan kontra untuk segala hal, tetapi beberapa orang mungkin mentolerir penipu lebih dari yang lain. Jadi semuanya tergantung pada apa yang Anda siap terima.

Sekarang, apakah memindai semuanya tidak ada gunanya dan membuang-buang waktu? Atau digitalisasi jalan masa depan? Bagaimana menurut Anda, pembaca?

Kredit Gambar: Pebisnis yang Tenggelam melalui Shutterstock.com, semua gambar bebas atribusi lainnya dari PixaBay