Iklan
Jika Anda menjalankan bisnis dukungan komputer atau mengelola pusat bantuan TI, maka Anda akan tahu bahwa dukungan TI mencakup lebih dari sekadar memperbaiki masalah komputer. Setiap masalah merepresentasikan gejala yang dapat menandakan kegagalan sistem yang jauh lebih besar. Berbagai masalah yang semuanya cocok juga menunjukkan bug perangkat lunak yang mungkin terlewatkan selama pengujian.
Salah satu cara terbaik untuk melacak dan menganalisis semua masalah adalah melalui perangkat lunak help desk yang terpusat. Dengan sistem seperti itu, Anda tidak hanya melacak masalah komputer atau sistem, Anda juga melacak anggota staf Anda yang mengurus tiket, log pelanggan atau klien mana yang paling sering menggunakan meja bantuan, dan ini memberikan gambaran tingkat tinggi yang bagus tentang seberapa baik staf TI Anda mengelola masalah.
Salah satu solusi perangkat lunak meja bantuan gratis terbaik yang saya temukan yang dapat menangani fungsi yang sama dengan beberapa mitra yang lebih mahal di luar sana adalah Tutup Meja Layanan Dukungan.
Menyiapkan Tutup Meja Layanan Dukungan
Perangkat lunak ini disebut "meja layanan" daripada "meja bantuan" karena sebenarnya berguna untuk lebih dari sekadar masalah TI. Jika Anda menjalankan layanan apa pun yang mencakup klien atau pelanggan yang menelepon Anda tentang masalah, Anda dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk melacak masalah tersebut. Mungkin Anda menjalankan layanan perbaikan elektronik, bisnis pipa ledeng atau bidang lain yang mencakup pemecahan masalah dan memperbaiki masalah. Perangkat lunak ini dapat membantu Anda mengingat, melacak, dan menganalisis masalah-masalah itu, terutama jika Anda memiliki tim teknisi yang bekerja untuk Anda.
Saat pertama kali mengatur perangkat lunak, Anda akan menemukan bahwa perangkat itu menanyakan di mana Anda ingin mengakses basis data sistem. Tutup Dukungan menggunakan Access Runtime, dan database latar belakang, yang disebut CloseSupportBE.mdb, menyimpan semua data untuk sistem. Untuk memungkinkan pengguna yang terdistribusi mengakses sistem ini untuk memasuki, mengelola, dan menutup tiket yang bermasalah, cukup simpan basis data di jaringan lokal. Jika Anda ingin menggunakannya melalui Internet, cukup siapkan "hard drive" online seperti Dropbox dan simpan basis data pusat di akun itu.
Satu gangguan jika Anda menggunakan perangkat lunak gratis adalah kotak awal yang muncul ketika Anda memuat perangkat lunak, di mana Anda perlu mengklik "Terus”Untuk menolak mendaftar untuk uji coba gratis. Setelah masuk ke perangkat lunak, Anda akan melihat empat bidang utama.
Di bagian atas (1), Anda akan menemukan bidang pencarian cepat dan tombol untuk membuat insiden Panggilan baru, atau membuat Tugas baru untuk salah satu staf (atau diri Anda sendiri). Tugas dapat ditugaskan untuk masalah tertentu dan teknisi tertentu. Area Layanan di sebelah kiri mencakup Tugas aktif (2) dan Panggilan aktif (3). Di sisi kanan layar utama Anda akan melihat panggilan yang diurutkan berdasarkan penerima, status dan prioritas (4).
Memasukkan detail setiap kali panggilan masalah (atau email) masuk adalah semudah menggunakan berbagai kotak dropdown untuk memilih prioritas dan kategori masalah. Sebuah kotak di sebelah kanan memungkinkan informasi spesifik tentang masalah tersebut.
Setelah panggilan masuk ke sistem, panggilan akan tetap berada di area "langsung" hingga diselesaikan atau dibatalkan. Setelah ada masalah aktif, setiap perubahan dalam sistem secara otomatis akan dicatat di area panggilan "riwayat".
Menambahkan tugas baru adalah cara yang berguna untuk menciptakan dan memantau pekerjaan bagi karyawan yang mungkin atau mungkin tidak terkait dengan masalah spesifik yang dipanggil. Anda bahkan dapat mengatur tugas-tugas tertentu secara berulang, sehingga sistem dapat digunakan untuk penjadwalan kerja serta menjawab panggilan masalah.
Dari bilah navigasi di sebelah kiri, jika Anda mengklik perusahaan Anda dapat melihat semua klien yang telah Anda kerjakan. Di sinilah Anda dapat secara manual memasukkan perusahaan baru, dan mengisi semua informasi kontak. Saat Anda mengeklik perusahaan dari dalam tugas atau panggilan, itu menautkan ke informasi terperinci ini sehingga Anda dapat dengan mudah mendapatkan informasi kontak dari dalam tampilan panggilan atau tugas.
Hal yang sama berlaku untuk orang-orang, baik itu klien perorangan atau karyawan yang melakukan pekerjaan. Masukkan semua detail di sini, dan untuk karyawan, ini adalah tempat Anda menetapkan nama pengguna mereka untuk menggunakan sistem Service Desk. Yang menyenangkan adalah bahwa setiap kali Anda menggunakan nama pelanggan dalam tiket, Anda memiliki akses instan ke detail kontak mereka.
Terakhir, fitur lain yang berguna dari sistem ini adalah Anda dapat mengekspor panggilan atau tugas (baik yang aktif maupun arsip) spreadsheet Excel yang dapat Anda gunakan untuk membuat laporan Anda sendiri atau hanya untuk membuat arsip Anda sendiri yang diselesaikan masalah.
Ada banyak kegunaan untuk perangkat lunak Help Desk gratis ini selain teknisi IT. Anda dapat menggunakannya untuk mengelola dan mengatur hampir semua bisnis yang harus memperbaiki atau memecahkan masalah. Cobalah dan lihat apakah itu merampingkan bisnis Anda sendiri!
Beri tahu kami pendapat Anda tentang Close Help Help Desk, atau jika Anda tahu ada alat serupa yang sama membantu. Bagikan wawasan Anda di bagian komentar di bawah.
Kredit gambar: Carlos Chavez
Ryan memiliki gelar BSc di bidang Teknik Listrik. Dia telah bekerja 13 tahun di bidang teknik otomasi, 5 tahun di bidang TI, dan sekarang adalah seorang Insinyur Aplikasi. Mantan Redaktur Pelaksana MakeUseOf, dia berbicara di konferensi nasional tentang Visualisasi Data dan telah ditampilkan di TV dan radio nasional.
