Cara Meledakkan Melalui Email Anda di Microsoft Outlook

Iklan

Email seharusnya menjadi metode komunikasi yang nyaman, tetapi banyak dari kita menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang kita inginkan untuk mencoba memahami Kotak Masuk kita. Tanpa organisasi yang tepat, Anda mungkin menemukan bahwa surel membebani Anda lebih banyak waktu daripada menghemat.

Microsoft Outlook berisi sejumlah fitur yang dapat membantu meringankan masalah ini, tetapi banyak pengguna yang tidak menyadari fungsi yang disembunyikan dalam program Mengubah Outlook Menjadi Alat Manajemen Proyek Dengan OneNote IntegrationOneNote dapat melakukan lebih dari yang Anda pikirkan. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengubah daftar Outlook untuk melakukan menjadi alat manajemen proyek yang kuat menggunakan plugin OneNote untuk Outlook. Baca lebih lajut . Gunakan bit fungsionalitas ini untuk memastikan bahwa Kotak Masuk Anda dijaga sebaik mungkin, sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting.

Temukan Tampilan yang Cocok untuk Anda

Salah satu langkah pertama menuju menjadi seorang

pengguna Outlook ahli Menjadi Pengguna Pro Outlook Dengan Menghindari Kesalahan UmumJika Anda bekerja di lingkungan kantor yang khas, kemungkinannya cukup bagus bahwa sistem surat adalah Exchange sever dan bahwa klien surat pilihan adalah Outlook. Kami telah membahas Outlook di sini di ... Baca lebih lajut sedang menyesuaikan program dengan alur kerja Anda. Hampir semua orang menggunakan email hari ini, tetapi itu tidak berarti bahwa kita semua melakukannya dengan cara yang persis sama. Apa yang berfungsi untuk orang lain mungkin tidak cocok untuk Anda, dan itulah sebabnya merupakan ide bagus untuk mengubah tata letak default Outlook agar paling sesuai dengan penggunaan Anda.

Kepala ke Melihat tab untuk melihat opsi apa yang tersedia untuk Anda. Itu Ubah tombol Lihat dalam Pandangan saat ini Bagian akan memberi Anda beberapa pilihan berbeda, tetapi ada baiknya menggali Pengaturan dan Tata letak bagian untuk masuk ke seluk-beluk kustomisasi.

Misalnya, Anda mungkin ingin berubah Pratinjau Pesan untuk 3 Baris, yang akan memberi Anda pratinjau yang lebih rinci tentang jumlah surel yang lebih kecil pada satu waktu. Atau, Anda mungkin ingin mengatur Panel Baca untuk Mati, yang akan menghemat ruang layar yang sangat dibutuhkan untuk membuka email individual sebagai jendela baru saat Anda ingin membacanya.

Kuncinya di sini adalah hanya untuk mencari tahu apa yang paling cocok dengan cara Anda menggunakan Outlook. Cobalah berbagai hal - semudah mengubah pengaturan ini kembali ke default jika Anda mendapati bahwa pengaturan itu tidak berfungsi sebagaimana yang Anda harapkan.

Gunakan Aturan untuk Mengotomatiskan Proses

Aturan adalah langkah awal yang baik untuk mengatur email Anda, karena begitu email itu ada, mereka akan menangani banyak kerja keras sebelum Anda bahkan memeriksa kotak masuk Anda. Untuk memulai dengan Aturan, buka Rumah tab di Outlook dan arahkan ke Aturan > Kelola Aturan & Lansiran.

Dari sini, klik Aturan baru. Anda akan melihat pilihan templat, serta opsi untuk memulai dari awal. Untuk saat ini, yang terbaik adalah tetap menggunakan template yang ditawarkan - akan ada banyak kesempatan untuk menyesuaikan Aturan sesuai keinginan Anda di layar berikutnya. Untuk keperluan demonstrasi ini, kami akan memilih Pindahkan pesan dari seseorang ke folder.

Sekarang, saatnya membuat aturan melayani tujuan. Saya ingin mengatur sistem tempat setiap email yang saya terima dari penulis MakeUseOf lain dikirim langsung ke folder prioritas. Untuk melakukan itu, centang kotak pada jendela kondisi yang berbunyi dengan kata-kata khusus di alamat pengirim. Kemudian, klik kata-kata spesifik di bagian di bawah ini - saya atur menggunakan jadi itu hanya akan menanggapi email yang dikirim dari akun email dari situs, tetapi jelas ini bisa apa saja yang Anda inginkan - dan kemudian pilih folder yang masuk akal dengan mengklik ditentukan dan menavigasi ke sana.

Selanjutnya, pilih apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan-pesan yang dikesampingkan Aturan ini, dan pertimbangkan dengan cermat apakah Anda ingin atau tidak berhenti memproses lebih banyak aturan. Bergantung pada aturan apa yang Anda aktifkan, membiarkan opsi ini dicentang dapat menyebabkan masalah organisasi nanti. Lalu, pilih pengecualian Anda, dan Anda akan siap memberi nama Aturan Anda dan mengaktifkannya. Dari sana dan seterusnya, secara otomatis akan menyortir surat Anda sampai Anda mematikannya.

Bagilah dan Taklukkan dengan Kategori

Meskipun Aturan adalah cara terbaik untuk menangani sebagian besar email Anda, tugas-tugas organisasi tertentu membutuhkan perhatian manusia. Penggunaan Kategori secara ketat dapat membantu merampingkan proses ini, memungkinkan Anda untuk mengklasifikasikan email dengan cepat dan akurat. Untuk mengatur Kategori Anda, buka Tag bagian dari Rumah tab di Outlook dan arahkan ke Mengkategorikan > semua Kategori.

Di sini, Anda akan melihat ikhtisar semua Kategori yang saat ini ada. Mereka akan default ke sistem warna sederhana, jadi Anda mungkin ingin mengedit entri itu untuk memulai. Untuk membuatnya sedikit lebih bermanfaat, klik pada Kategori untuk menyorotnya, ganti namanya menjadi sesuatu berkaitan dengan jenis surat yang akan Anda terima dan berikan kunci pintas yang akan Anda ingat dari dropdown.

Dengan pengaturan ini, Anda dapat mengatur email dengan cepat dan mudah saat Anda menerimanya. Cukup sorot pesan tertentu di Kotak Masuk Anda dan gunakan jalan pintas yang sesuai Menavigasi Windows dengan Pintasan Keyboard SendiriAnda mungkin tahu banyak cara pintas keyboard, tetapi tahukah Anda bahwa Anda dapat berkeliling Windows tanpa mouse? Begini caranya. Baca lebih lajut Anda baru saja ditugaskan. Anda sekarang dapat melihat semua pesan ditandai di bawah Kategori tertentu hanya dengan memasukkan nama Kategori itu ke bilah pencarian Outlook.

Gunakan Bilah Pencarian

Rahasia untuk menjaga agar email Anda terorganisir adalah perencanaan ke depan - sedikit pekerjaan sebelumnya dapat mencegah sakit kepala timbul di kemudian hari. Namun, ada saat-saat ketika email tersesat dan tidak ada tanda-tanda di salah satu folder atau Kategori Anda yang dikelola dengan hati-hati. Jika demikian, sebaiknya panggil bilah pencarian.

Fungsi pencarian Outlook sama gesitnya dengan menyeluruh. Masukkan istilah pencarian ke bidang di atas Kotak Masuk Anda, dan itu akan dengan cepat menyajikan semua contoh kata yang dapat ditemukannya, apakah itu dalam judul subjek atau badan email. Ini bisa sangat berguna jika Anda dapat mengingat detail tertentu dari email tertentu yang tidak dapat Anda temukan melalui cara normal.

Perlu diingat bahwa kecepatan pencarian akan melambat dengan Kotak Masuk penuh. Jika itu situasi yang Anda hadapi, mungkin ada baiknya mencari folder tertentu, daripada setiap email tunggal Outlook memiliki akses. Untuk melakukannya, gunakan menu tarik turun di sisi kanan bilah pencarian untuk mempersempit pemandangan Anda. Untuk tweak lebih mendalam, pergilah ke Menyaring bagian dari Cari tab.

Ingatlah untuk Menggunakan Outlook.com

Versi online Outlook mungkin tidak memiliki semua lonceng dan peluit dari versi Desktop, tetapi fakta bahwa itu mudah diakses dari perangkat apa pun dengan peramban web berarti tidak seharusnya diabaikan. Jika Anda perlu mengakses email Anda pada saat pemberitahuan ketika Anda jauh dari stasiun kerja Anda Cara Mengatur Surel Di Luar Kantor Di OutlookApa yang terjadi ketika Anda menggabungkan liburan dua minggu dengan kehidupan kerja yang sibuk? Anda akan memiliki proyek raksasa ketika kembali ke rumah: email! Tunggu - mengapa tidak mengotomatiskan sebagian untuk Anda? Baca lebih lajut , itu pilihan yang bisa diterima.

Namun, ada lebih ke Outlook berbasis web Outlook.com Mendapat Aturan Lanjut, Membatalkan Fitur, Balas In-line, Dan Banyak LagiMeluncurkan sekarang ke semua pengguna Outlook.com adalah empat fitur baru yang dimaksudkan untuk membuat kehidupan email Anda jauh lebih mudah: aturan canggih untuk menyortir, fitur undo, balasan in-line, dan peningkatan fungsi obrolan. Baca lebih lajut dari sekedar memeriksa email. Dengan mengklik pada Pengaturan roda gigi di sudut kanan atas layar Anda, Anda juga dapat mengakses perangkat yang cukup komprehensif Pilihan itu bisa sangat berguna saat Anda sedang bepergian. Ditambah menu dropdown yang sama akan memberi Anda akses ke menu Anda Aturan dan Kategori.

Mengetahui bahwa Anda dapat mengakses email Outlook Anda dari mana saja dapat dikombinasikan dengan a Aturan untuk membantu Anda memperkecil Kotak Masuk Anda bahkan saat Anda berada jauh dari komputer Anda. Jika Anda memiliki perjalanan reguler, Anda mungkin dapat mengubah perjalanan bus atau kereta api menjadi waktu yang nyaman untuk menilai Kotak Masuk Anda sebelum hari dimulai.

Apakah Anda memiliki tip yang bagus untuk menggunakan Outlook agar email Anda tetap teratur? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.