Cara Membalas Semua Email dengan Cara yang Benar: Inline

Iklan

Pada tahun 1971, email pertama dikirim dari satu komputer ke komputer lain. Sekarang, 269 ​​miliar email dikirim setiap hari.

Tidak mungkin membayangkan berapa banyak email ini yang tidak perlu. Berapa banyak yang hanya berfungsi menyebabkan lebih banyak kebingungan. Untuk membakar lebih banyak perhatian dan kesabaran penerima mereka.

Tapi satu hal yang pasti: jika lebih banyak orang mulai membalas email secara efektif 5 Alat untuk Menulis Email Lebih Baik Yang Akan Dibaca dan Dibalas OrangMenulis bukan secangkir teh untuk semua orang. Tetapi Anda tidak perlu menjadi penulis yang hebat untuk mengirim email yang hebat. Yang Anda butuhkan hanyalah beberapa alat untuk memastikan pesan berkualitas. Baca lebih banyak , kita semua akan dibelenggu ke kotak masuk kita sedikit kurang ketat dan kita kecemasan email Cara Menguasai Kegelisahan Kotak Masuk GmailBegitu banyak email, waktu begitu sedikit. Apakah Anda merasa seperti ini ketika mengelola kotak masuk Gmail Anda? Kami menunjukkan kepada Anda pengaturan sederhana dan alat yang berguna untuk mengatur dan membuktikan kotak masuk Gmail Anda.

Baca lebih banyak akan sedikit kurang melemahkan.

Solusi yang paling jelas di sini bukan hanya "inline replying," tetapi inline replying tepat. Membalas sebaris adalah tempat Anda membalas di bagian utama surel, daripada menulis surel sendiri dari awal.

Membalas sebaris adalah sesuatu yang sebagian besar dari kita sudah lakukan dari waktu ke waktu. Tetapi kita harus menjawab sebaris jauh lebih sering. Dan kita harus melakukannya dengan beberapa aturan dalam pikiran untuk menjaga agar utas email yang rumit itu terorganisir dan mudah diikuti.

Kami Membalas Email Salah

Kebalikan dari balasan sebaris adalah apa yang sering disebut "posting teratas." Di sinilah Anda menekan balasan ke email, dan mulai mengetik di bagian atas kotak teks. Beginilah sebagian besar email hari ini dikomposisikan. Tetapi kecuali jika Anda berurusan dengan percakapan email yang sangat sederhana, posting teratas dapat menyebabkan segala macam masalah.

Pertama, ketika memposting teratas, merujuk kembali ke email asli menjadi masalah besar, yang melibatkan pencarian melalui email setelah email untuk menemukan apa yang Anda cari. Anda kemudian harus menggulir mundur ke bawah ke email yang Anda tulis untuk mungkin mengutip apa yang baru saja Anda temukan, di luar konteks, dan sering kali kehilangan poin penting.

Terkadang, penerima dapat membalas email Anda dalam utas email yang sama sekali baru, artinya percakapan Anda sekarang terjadi dalam dua utas atau lebih yang terpisah.

melalui GIPHY

Jika Anda berada dalam percakapan grup, segalanya menjadi lebih berantakan. Melacak siapa yang menjawab apa, kapan, dan apa tanggapannya itu balasan menjadi hal yang hampir mustahil.

Membalas Inline Adalah Solusinya

Alih-alih memposting teratas, kita harus membalas Di barisan - yaitu, di dalam tubuh pesan email asli. Di Outlook dan Apple Mail, Anda dapat melihat pesan asli segera setelah Anda menekan balasan. Di Gmail, cukup tekan tiga titik di bagian bawah layar penulisan untuk menampilkan percakapan.

Tip: Untuk menghapus garis "kutipan" vertikal dari balasan Anda di Gmail, sorot seluruh email, lalu klik indentasi kurang tombol.

Membalas sebaris memecahkan masalah keharusan menggulirkan banyak pesan karena email asli disertakan dan dapat dicari dalam pesan terbaru yang Anda terima dalam percakapan itu. Ini berarti semuanya disimpan dalam konteks.

Selain itu, Anda tidak perlu membuang waktu untuk meringkas balasan orang lain, atau menyalin salinan email hanya untuk membuat balasan Anda sendiri masuk akal. Dengan balasan sebaris, semuanya ada untuk semua orang untuk merujuk kembali kapan saja.

Dan untuk utas yang melibatkan banyak orang, membedakan siapa yang mengatakan apa, dan sebagai balasan kepada siapa, itu mudah (jika dilakukan dengan benar).

Membalas dengan Benar

Ketika kebanyakan orang menjawab sebaris, mereka hanya menulis balasan mereka di samping teks yang ingin mereka balas, dan mereka membuat ini tebal atau merah.

Ini jauh dari ideal. Segera setelah seseorang membuka email dalam teks biasa, mereka tidak dapat melihat format ini. Dan begitu ada lebih dari beberapa orang di utas, segalanya bisa menjadi berantakan dengan cepat.

Jadi, inilah panduan singkat tentang tepat sebaris balasan yang dapat diskalakan dan akan membuat kebingungan menjadi minimum.

1. Jangan Mengandalkan Pemformatan

Seperti disebutkan, dalam beberapa kasus penerima mungkin tidak dapat melihat format yang Anda sertakan dalam email (mis. Mereka mungkin lebih suka teks biasa). Jika seseorang buta warna, mereka mungkin kesulitan mengikuti utas yang berisi banyak warna.

Dengan segala cara, gunakan pemformatan untuk membuat balasan lebih mudah ditemukan saat memindai email. Tapi jangan mengandalkan hanya di atasnya.

2. Kata Pengantar Membalas Dengan Nama Anda

Alih-alih mengandalkan pemformatan, biasakan prefacing semua balasan Anda dengan nama Anda dan, jika Anda perlu diatur secara khusus, tanggalnya. Minta semua penerima untuk melakukan hal yang sama.

Saat ini, di Gmail, Anda tidak punya pilihan selain mengetik nama Anda secara manual. Hal yang sama berlaku untuk aplikasi Apple Mail yang selalu hambar.

Namun, jika Anda menggunakan Outlook, ada fitur untuk secara otomatis mengawali balasan Anda dengan nama Anda. Untuk melakukan ini, pergi ke File> Opsi> Email. Lalu pergi ke Balasan & Teruskan, Periksalah Kata pengantar komentar dengan kotak, dan ketik nama Anda ke dalam kotak teks. Saat Anda membalas di badan surel, nama Anda akan muncul di tanda kurung secara otomatis.

Mailbird juga memiliki opsi ini secara default.

3. Tolong Gunakan Line Breaks

Setiap kali Anda meninggalkan balasan sebaris, ini harus pada baris baru, daripada dimasukkan kalimat tengah atau pada akhir paragraf.

Ini membuatnya lebih mudah bagi orang lain untuk membalas komentar Anda dan membuat pemindaian percakapan yang terjadi di setiap titik jauh lebih ramping.

4. Indent Multi-Level Replies

Saat beberapa poin ditangani dalam satu email, Anda akan memiliki banyak utas yang terjadi dalam satu pesan.

Untuk menjaga agar semua ini tidak terorganisir, Anda harus membuat indentasi balasan yang di-threaded sehingga jelas komentar mana yang terkait dengan setiap poin. Saya pribadi menemukan menggunakan kurung sudut (>) karakter yang paling intuitif di sini, karena poin-poin mungkin tidak muncul di email teks biasa.

Ini akan menghemat banyak usaha Anda untuk mencari tahu bagian mana dari percakapan yang perlu Anda perhatikan.

5. Last Resort: Gunakan Alat yang Lebih Baik

Tidak ada yang berpura-pura menjawab sebaris adalah solusi sempurna di sini. Tetapi jika Anda tidak punya pilihan selain menggunakan email, luangkan waktu untuk menulis email yang efisien, dan efektif Cara Menulis Email Profesional Sempurna (Didukung oleh Data)Email tetap menjadi bentuk komunikasi utama dalam bisnis. Untuk berhasil di lingkungan itu, Anda harus belajar cara menulis email profesional yang efektif. Kami menunjukkan kepada Anda 9 trik sederhana yang telah terbukti berhasil. Baca lebih banyak . Berdasarkan alasan di atas, menjawab sebaris adalah cara terbaik untuk membuat proyek terus berjalan. Ini juga membantu semua orang mengikuti beberapa percakapan di utas email tanpa perlu membuang waktu untuk melihat daftar panjang email sebelumnya.

Jika Anda menemukan balasan inline menjadi terlalu rumit, atau jika kolega Anda tidak terbiasa dengan balasan inline dengan benar, mungkin sudah saatnya mencari alat yang berbeda.

Alat komunikasi seperti Kendur, Heboh, dan Kerumunan membuat komunikasi tim yang kompleks lebih mudah. Alih-alih terus berjuang dengan email, mungkin sudah saatnya untuk mencoba salah satunya.

Sebarkan Firman

Ketika Anda mengadopsi aturan balasan inline sederhana ini, banyak penerima akan menghargai betapa efisiennya ini perilaku email 5 Alat Yang Dapat Membantu Anda Menulis Email Lebih BaikSemua orang masih berusaha menyelesaikan masalah email. Jadi, mari kita juga bicara tentang kebiasaan paling mendasar - seni menulis email yang lebih baik. Dengan bantuan beberapa alat keren. Baca lebih banyak adalah dan mulai meniru pendekatan Anda secara alami.

Namun, jika mereka tidak secara alami menyalin etiket email Anda yang serius, tarik mereka. Kirimkan mereka artikel ini. Jelaskan bagaimana Anda ingin mereka membalas, dan jelaskan bahwa itu akan menghemat banyak pesan yang disalahpahami, membuang-buang waktu, dan kehilangan konteks.

Benar-benar tidak ada kerugian.

Apakah Anda pikir aturan ini akan membantu Anda tetap di atas utas email yang rumit? Apakah ada tips balasan inline lain yang menurut Anda akan membantu?

Kredit Gambar: sangoiri /Depositfoto