Iklan
Kami mengirim dan menerima banyak email setiap hari. Banyak pesan yang kami terima adalah pesan penting yang memerlukan tindakan atau balasan lebih lanjut - tetapi sebagian besar email ini adalah pemberitahuan dan pembaruan otomatis dari jejaring sosial dan langganan kami. Bagaimana memahami semua kekacauan ini? Bagaimana kita tidak melewatkan sesuatu yang sangat penting dalam kekacauan itu?
Ada banyak cara untuk melakukannya. Misalnya, Anda bisa menggunakan pengingat terjadwal Jangan Lupa Untuk Membalas Email Lagi Menggunakan Pengingat Terjadwal Baca lebih banyak jangan lupa untuk menghubungi orang itu lagi. Atau kamu bisa jadwalkan email dan tunda balasan di Gmail Cara Menjadwalkan Email & Menunda Balasan di Gmail dengan Boomerang (400 Undangan) Baca lebih banyak atau gunakan Kotak masuk Prioritas Gmail Kotak Prioritas Gmail Memecahkan Masalah Bacn Baca lebih banyak untuk mengurangi kekacauan.
Posting ini membahas salah satu alat yang membantu Anda mengatur kotak masuk Gmail dengan lebih baik (dengan memanfaatkan sepenuhnya label Gmail).
Langkah 1: Instal & Setel ActiveInbox
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menginstal alat. Itu diinstal sebagai addon browser biasa dan dapat berjalan di FireFox dan Google Chrome.
Setelah menginstal alat, Anda perlu membuat label Status pertama yang membantu Anda mengubah email menjadi tugas. Label status adalah label reguler di Gmail - Anda dapat menambah atau menghapusnya nanti sesuai dengan kebutuhan Anda saat Anda mulai menggunakan ActiveInbox.
Setelah ini selesai, Anda akan melihat bilah tugas berikut di atas setiap email Anda:
Bermain dengan Jenis Label Baru
Pada dasarnya, apa yang dilakukan alat ini adalah mengatur ulang label yang ada untuk membuat kotak masuk Anda lebih mudah dikelola. Anda dapat melihatnya beraksi di video ini:
Label Status
Dengan alat ini Anda akan didorong untuk menandai setiap pesan menggunakan tiga pesan utama label status:
- Tindakan: Lacak email penting sampai tugas selesai;
- Suatu hari: Lacak email yang Anda tidak tahu cara menghadapinya tetapi merasa terlalu penting untuk dihapus atau diabaikan sepenuhnya;
- Menunggu: Lacak email yang akan Anda balas dalam waktu terdekat.
Setelah Anda memilih salah satu status, pesan menjadi dapat dilacak melalui bilah samping ActiveInbox.
Ini adalah kunci untuk mengosongkan kotak masuk Anda dengan aman: berikan Status email yang dapat ditindaklanjuti, arsipkan dan gunakan bilah sisi Anda untuk melacaknya sampai selesai.
Anda sekarang dapat dengan cepat memuat daftar pesan yang, misalnya, sedang menunggu balasan dan bahkan mempratinjau di layar pop-up:
Dari sana Anda juga dapat mengubah label status atau mengarsipkan email sebagai selesai atau dilewati.
Proyek & Referensi
Sementara label status mengategorikan email sebagai tugas berdasarkan pada tindakan yang mereka perlukan, proyek dimaksudkan untuk mengatur pesan Anda secara tematis. Anda dapat mengubah label yang ada menjadi proyek atau membuat yang baru:
Label referensi dimaksudkan untuk membuat pesan Anda mudah diambil nanti, mis. R / Catatan Rapat, R / Faktur, R / Penerimaan.
Jelajahi Email Lebih Efisien
Selain membantu Anda mengatur kotak masuk, alat ini juga menambahkan beberapa fitur bagus yang memungkinkan Anda lebih cepat menggali setiap percakapan email tertentu:
- Lihat 'email sebelumnya‘Untuk tampilan penulisan / balasan
- Telusuri terkait email dalam tampilan percakapan
- Lihat 'Riwayat Kontak‘Popup saat klik kanan pada kontak
- Pratinjau email di kotak masuk dan hasil pencarian di klik kanan
Preferensi
Hal terbaik tentang alat ini adalah Anda dapat menggunakannya "sebanyak yang Anda inginkan". Preferensi ActiveInbox bersembunyi di balik tautan Tentang & Bantuan di bilah sisi memungkinkan Anda menyetel setiap bit dari rentang fitur alat:
Kiat dan Trik
Secara keseluruhan, alat ini melakukan pekerjaan yang hebat yang membantu Anda memahami kotak masuk Gmail (atau Google Apps) Anda. Berikut adalah beberapa tips bermanfaat untuk memaksimalkannya (catatan: Anda dapat melakukan sebagian besar dari ini dengan Gmail bahkan tanpa alat tetapi dengan ActiveInbox tampaknya jauh lebih menyenangkan):
- Jangan periksa kotak masuk Anda beberapa kali sehari dan balas setiap kotak baru - ini sangat tidak efisien. Lebih baik mengatur status dan label proyek untuk membiarkan kotak masuk Anda diurutkan dengan sendirinya.
- Jangan pernah lupa untuk menindaklanjuti: biarkan email Anda menggantung di folder "Waiting on" sampai Anda mendengar kembali.
- Siapkan filter Gmail untuk semua email “pengumuman layanan” (pemberitahuan Facebook, pembaruan Twitter, dll.) Untuk menempatkannya dalam label dan arsip khusus secara otomatis. Dengan begitu Anda dapat membacanya saat Anda mau, tetapi mereka tidak menyumbat kotak masuk Anda.
Apakah menurut Anda alat ini dapat membantu Anda mengatur kotak masuk Anda? Silakan bagikan pemikiran Anda!
Ann Smarty adalah Konsultan SEO di seosmarty.com, blogger pemasaran Internet dan pengguna media sosial yang aktif. Silakan ikuti Ann di Twitter sebagai seosmarty
