Iklan
Dante salah; ada sepuluh lingkaran neraka, yang terdalam disediakan bagi mereka yang melakukan dosa email yang paling keji. Email ada di sini untuk tinggal tetapi ada beberapa orang berdosa yang memperburuknya bagi kita semua. Hari ini saya akan melihat beberapa cara paling pedih dari orang-orang yang dapat menyalahgunakan email dan membuat hidup menjadi payah bagi kita semua.
Namun, jangan khawatir, bahkan jika Anda adalah orang berdosa, Anda tidak akan mengalami kesengsaraan selamanya. Merangkul penebusan dosa selama seminggu untuk memperbaiki kesalahan cara Anda dan bertobat dosa email Anda dan semua akan diampuni.
Baca terus untuk mengetahui apakah Anda seorang suci email 7 Pedoman Netiket Untuk Menulis Email & Posting ForumNetiquette adalah kependekan dari etiket jaringan atau internet. Ini mencakup seperangkat konvensi sosial khusus yang ditemukan dalam interaksi online. Meskipun netiket sangat mirip dengan perilaku atau etiket yang baik dalam pertemuan offline, ada ... Baca lebih banyak atau orang berdosa.
Mengirim Email ke Terlalu Banyak Orang
Email sangat murah untuk dikirim. Satu orang dapat menghabiskan lima menit menulis email dan mengirimkannya ke ribuan, atau bahkan ratusan ribu penerima. Ini juga, secara umum, sangat mahal untuk diterima. Jika butuh dua menit untuk membaca, atau bahkan hanya 30 detik untuk diberhentikan, jumlah orang-menit yang dapat dibuang oleh satu email sangat besar. Ini merupakan pemborosan besar waktu produktif. Bahkan jika Anda mengambil langkah-langkah untuk meminimalkan dampak, seperti menyiapkan sistem komunikasi multi-tier Gunakan Sistem Komunikasi 3 Tingkat ini untuk Menahan GangguanKebutuhan untuk terus terhubung selalu mengganggu. Untuk mengatur hubungan dan waktu Anda, kelola juga cara Anda berkomunikasi dengan dunia. Buat rencana 3-tier yang cerdas. Baca lebih banyak Anda masih harus menghadapinya di beberapa titik.
Terlalu banyak organisasi memiliki kebijakan di mana siapa pun, semua orang, dan anjing semua orang adalah CC pada semua email. Tidak semua orang perlu menerima setiap email. Jika Anda salah satu dari orang-orang yang membuat kebijakan itu, atau hanya membuat semua orang kebiasaan karena tidak perlu melakukannya, Anda adalah pendosa email.
Tapi jangan khawatir, penebusan dosa itu sederhana. Selama seminggu, hanya mengirim email ke orang-orang yang benar-benar perlu menerimanya. Jika ragu, jangan kirim email. Anda mungkin akan terkejut betapa sedikit efeknya pada cara semuanya berjalan.
Sebagai bonus, semakin banyak email yang Anda kirim, semakin besar kemungkinan Anda akan menerima, jadi jika Anda menghadapi kelebihan email Anda sendiri, ini juga bisa membantu.
Terlalu Sering Membalas Semua
Email yang terbaik ketika digunakan persis seperti surat: satu orang mengirim satu orang pesan lagi dan menunggu mereka untuk merespons. Email juga berfungsi ketika satu orang mengirim satu pesan ke banyak orang (selama mereka semua perlu menerimanya). Bahkan dengan fitur hebat seperti pesan berulir 7 Alasan Mengapa Anda Harus Berhenti Menggunakan Klien Email DesktopApakah klien email berbasis web lebih disukai daripada opsi desktop? Kami melihat pro dan kontra yang berbeda dan menemukan jawaban untuk Anda. Baca lebih banyak , email tidak dirancang untuk menangani banyak pesan dengan benar.
Masalahnya menjadi sangat jelas dengan email grup. Saya menilai mereka sedikit lebih tinggi daripada bom nuklir sebagai perkembangan teknologi terburuk abad ke-20. Utas email dengan 15 atau 20 orang yang menjawab dapat dengan cepat lepas kendali jika orang tidak berhati-hati Jangan Tersandung Sendiri: 5 Perilaku Surel yang Harus DihindariMembuat email yang baik tidak mudah, dan ini adalah seni yang hanya bisa dilakukan oleh beberapa orang. Email grup tidak lebih mudah. Kiat-kiat ini akan membantu meningkatkan pesan Anda. Baca lebih banyak . Dan ingat, setiap pesan yang dikirim adalah pemberitahuan lain untuk seseorang di suatu tempat.
Sementara pesan pertama mungkin relevan bagi semua orang di organisasi, kemungkinannya adalah bahwa tanggapannya tidak. Jika bos Anda mengirimkan pertanyaan kepada seluruh staf, lakukan rekan kerja Anda Betulkah perlu melihat jawaban Anda? Terlalu sering menggunakan tombol reply all adalah salah satu dosa terbesar email yang bisa Anda lakukan.
Sekali lagi, penebusan dosa cukup sederhana. Selama seminggu, Anda hanya harus menggunakan tombol jawab. Jika lebih dari satu orang perlu melihat jawabannya, lakukan CC secara manual. Tombol reply all adalah godaan jahat yang harus dilawan.
Mengirim Email Saat Anda Tidak Perlu
Terkadang email adalah cara terbaik untuk menjangkau seseorang. Terkadang tidak. Sayangnya, email sering dianggap sebagai default. Mengirim email ketika Anda tidak perlu melakukannya adalah cara lain agar Anda langsung dikirim ke neraka email.
Terkadang ada cara yang lebih baik untuk menyelesaikan sesuatu. Jika Tony duduk di seberang ruangan dari Anda, kecuali Anda perlu membuat jejak kertas, mengapa tidak berjalan dan berbicara dengannya? Demikian pula, jika sesuatu akan membutuhkan banyak bolak-balik, pertemuan tatap muka atau pertemuan telepon mungkin akan jauh lebih efisien. Panggilan telepon 30 menit dapat menggantikan diskusi email selama seminggu. Pastikan saja Anda jangan biarkan rapat Anda berubah menjadi ruang hampa waktu Muak Pertemuan Tidak Efisien? Kirim 8 Aturan Ini Ke Atasan AndaJika rapat diselenggarakan dengan baik, tidak ada alasan rapat tidak dapat meningkatkan produktivitas, tujuan, dan moral. Berikut adalah beberapa aturan yang harus diikuti untuk pertemuan yang efektif. Baca lebih banyak .
Tobat Anda adalah melakukan segala yang Anda bisa untuk tidak mengirim email selama seminggu. Jika Tony tidak ada di mejanya ketika Anda berjalan, tinggalkan pesan tulisan tangan. Jika Bob ingin mengatur sesuatu, teleponlah dia dan palu di telepon. Lihat bagaimana mengubah default Anda dari "mengirim email" menjadi "hanya mengirim email jika tidak ada pilihan lain" memengaruhi cara Anda bekerja. Kotak masuk semua orang akan berterima kasih.
Mengirim Email yang Terlalu Panjang
Sama seperti mengirim email pendek ke terlalu banyak orang adalah dosa, mengirim email yang sangat panjang ke hanya satu orang juga bisa. Jika yang ingin Anda katakan membutuhkan email 2000 kata, kemungkinan Anda menggunakan alat komunikasi yang salah. Semakin lama email Anda, semakin banyak waktu yang dibutuhkan orang lain untuk membaca dan semakin banyak upaya yang diperlukan untuk merespons. Email yang panjang benar-benar dapat menyedot!
"Aku tidak punya waktu untuk menulis email pendek, jadi aku menulis yang panjang." - Tandai "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 April 2015
Ada semakin banyak orang yang berjanji untuk melakukannya simpan semua email di bawah lima kalimat. Mereka merasa bahwa jika pesan itu tidak dapat disampaikan secara singkat, Anda salah melakukannya. Jika Anda bersalah menulis email yang mengarah ke wilayah Tolstoy-esque, maka penebusan dosa Anda adalah untuk bergabung dengan kerumunan lima kalimat selama seminggu. Tidak ada email yang Anda kirim, tidak peduli betapa perlunya kelihatannya, dapat berjalan lebih lama dari lima - lebih disukai - kalimat pendek. Merupakan kebiasaan yang baik untuk masuk dan berkehendak membuat Anda lebih produktif 7 Tips Efisiensi Email Untuk Mendapatkan Lebih Banyak Email Dilakukan, Lebih CepatHidup berputar di sekitar komunikasi dan secara harfiah tidak ada yang dicapai tanpa itu. Email adalah alat komunikasi yang dimaksudkan untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Daripada harus mengetik surat atau mencoba menangkap seseorang ... Baca lebih banyak .
Membalas Setiap Pesan
Ini adalah dosa yang paling bersalah bagi saya, dan butuh beberapa saat untuk melewatinya. Ketika Anda menerima email, dorongan alami adalah membalas langsung. Masalahnya adalah hal ini dapat menarik Anda ke dalam pertukaran yang tidak perlu dan reaksioner dan orang-orang akan berharap bahwa Anda akan tersedia untuk langsung menanggapi email setiap saat. Menanggapi semua email secara instan hanyalah dosa email yang kecil, sedangkan sebaliknya, mengharapkan semua orang untuk membalas secara instan adalah dosa yang lebih besar.
Dengan menanggapi dengan cepat segala sesuatu yang Anda beri makan binatang buas itu adalah bos yang meminta tanggapan email pada jam 4 pagi pada hari Sabtu. Janganlah kamu menjadi calo bos seperti itu. Sebagai silih atas dosa ini, Anda harus menghabiskan seminggu menunggu setidaknya satu jam sebelum membalas email, dan hanya merespons selama jam kerja. Jika sesuatu membutuhkan respons mendesak, Anda perlu menggunakan metode komunikasi lain.
Pergi Sekarang dalam Damai
Suka atau benci, email ada di sini untuk tinggal. Namun, ada cara untuk menjadikan pengalaman itu lebih baik untuk semua orang. Jika Anda pendosa email yang mengerikan, bertobatlah dan lakukan beberapa solusi sederhana ini dalam tindakan. Orang-orang akan berterima kasih untuk itu. Sebaliknya, jika Anda seorang santo email, teruskan artikel ini kepada setiap orang berdosa yang Anda kenal dan sebarkan kabar baik.
Ada banyak dosa email lainnya di luar sana. Menurut Anda apa yang saya lewatkan? Dan penebusan dosa apa yang akan Anda sarankan?
Kredit Gambar: xkcd.org.
