Menjadi Bos Di Email: Jangan Biarkan Sepanjang Hari

Iklan

182.900.000.000 email.

182,9 miliar.

Itu lebih dari 25 email per setiap pikiran manusia di planet ini.

Dan itu baru saja apa yang kami kirim dalam satu hari (PDF).

Mengingat banyaknya email yang dikirim dan diterima setiap hari, tidak heran jika komunikasi elektronik ini menjadi terlalu sulit untuk ditangani oleh banyak dari kita. Tapi jangan khawatir, berikut adalah beberapa rahasia produktivitas yang dapat membantu Anda menjinakkan binatang buas.

Gunakan Respons Kalengan

Saya tidak bisa menekankan pentingnya yang satu ini. Kemungkinannya adalah, Anda membalas banyak email dengan cara yang sama, apakah itu penolakan kiriman, mengakui upaya kolega atau salam sederhana. Satu hal yang benar-benar perlu Anda lakukan adalah membuat respons terekam untuk surel yang paling sering Anda gunakan.

Sangat mudah mengatur respons terekam di Gmail Email Lebih Cepat & Lebih Baik Dengan Tanggapan KalenganTidak punya waktu untuk memasak makan siang? Tidak masalah, ambil sekaleng. Perlu beberapa berkemah berkemah yang tidak akan rusak? Mudah, dapatkan makanan kaleng. Bosan mengetik balasan email yang sama? Coba email kalengan! Berpikir...

Baca lebih banyak atau klien email lainnya. Tidak peduli seberapa cepat Anda mengetik, Anda tidak lebih cepat dari dua klik mouse Anda, bukan? Hemat waktu Anda dan lakukan ini sekarang.

Atur Filter & Label / Folder

Cara terbaik untuk mengatasi kelebihan beban adalah dengan mengatasinya terlebih dahulu. Itu berarti menggunakan filter dan label / folder di kotak masuk Anda. Outlook memiliki folder, Gmail memiliki label, dan keduanya memiliki filter yang dapat Anda atur untuk merutekan email secara otomatis ke folder dan label ini. Anda dapat mengatur filter lanjutan 5 Filter Gmail untuk Membantu Memprioritaskan & Mengatur Kotak Masuk AndaFilter apa yang harus dimiliki masing-masing dan setiap orang di gudang senjata mereka sehingga kotak masuk mereka sama rapi dengan milik saya? Saya di sini untuk membantu Anda memulai pengaturan lima filter pertama, atau ... Baca lebih banyak di Gmail sesuai dengan kebutuhan khusus Anda. Bahkan, Gmail menawarkan untuk secara otomatis bawa beberapa pesanan ke email Anda 6 Cara Untuk Mendapatkan Kembali Kotak Email AndaApakah ada hal lain yang berguna, lazim, dan membuat frustrasi seperti kotak masuk email? Sudah ada selamanya dan kami terus menggunakannya, dan selama kami terus menggunakannya, orang-orang seperti saya akan ... Baca lebih banyak dengan Kotak Prioritas baru.

Mereka membutuhkan waktu untuk menyiapkan dan mengkategorikan dengan baik, dan bulan pertama membutuhkan input konstan dari Anda. Tapi itu layak untuk waktu Anda dalam jangka panjang. Jangan hanya buru-buru meletakkan benda di bawah label dan filter, pikirkan dan kategorikan dengan baik karena ini adalah otomatisasi kotak masuk Anda akan digunakan selama sisa hidup Anda.

Saya merasa paling baik melakukan pemeriksaan 3 langkah sebelum Anda memfilter email:

1. Tanyakan pada diri Anda apa nama label / folder terbaik (apakah ada atau tidak) untuk pesan ini.
2. Periksa apakah nama itu sudah ada, dan jika tidak, buatlah.
3. Tanyakan pada diri Anda apakah nama itu harus merupakan entitas yang terpisah atau dikategorikan ke dalam salah satu folder yang ada.

Lakukan ini secara teratur dan kotak masuk Anda akan lebih bersih secara ajaib.

Bawa Daftar Pekerjaan Anda Di Tempat Lain

Katakan dengan saya: "Kotak masuk Anda bukan daftar tugas." Google Vivek Haldar menulis tentang ini beberapa waktu lalu dan saya tidak bisa setuju. Inilah Haldar:

Email adalah tempat yang buruk untuk daftar agenda. Saya benar-benar tidak mengerti bagaimana seseorang dapat menempelkan GTD ke email. Email tidak dapat ditindaklanjuti. Setelah Anda membacanya dan memahaminya, Anda mungkin berakhir dengan tindakan yang jelas, tetapi kotak masuk Anda bukanlah tempat untuk mendorongnya.

Email Anda adalah tentang komunikasi, jadi biarkanlah tentang itu. Ada banyak aplikasi hebat untuk daftar yang harus dilakukan, dan saya sangat merekomendasikan Any.do atau Wunderlist Wunderlist - Aplikasi Daftar Pekerjaan Terbaik Di iPhone [iOS]Wunderlist adalah salah satu cara paling sederhana untuk melacak apa yang perlu Anda lakukan. Ini memiliki antarmuka pengguna yang elegan yang masuk akal. Siapa pun dapat mengambilnya dan mencari tahu bagaimana ... Baca lebih banyak .

Berhenti Berlangganan Dari Sampah

Anda tidak akan percaya berapa banyak nawala dan email sampah lainnya yang menyumbat kotak masuk Anda, meskipun ada filter spam. Dan sekali kekacauan mulai menumpuk, ia dapat dengan cepat lepas kendali. Untuk menghentikannya, Anda harus mulai berhenti berlangganan dan ada satu trik yang sangat mudah untuk melakukannya.

Di klien email Anda, cukup cari kata "berhenti berlangganan". Itu ditambahkan di akhir setiap buletin, jadi Anda tiba-tiba akan melihat daftar semua surat massal di kotak masuk Anda. Sekarang cukup buka satu per satu dan berhenti berlangganan. Saya sarankan menggunakan Gmail Panel Pratinjau ketika Anda melakukan ini untuk mempercepat.

Ada juga add-on dan layanan untuk cepat berhenti berlangganan dari milis Kosongkan Kotak Masuk Anda: Berhenti Berlangganan Cepat Dari Beberapa Nawala Dengan Alat-Alat IniBerhenti berlangganan dari buletin lebih dari sekadar spam. Sebagian besar buletin yang mengisi kotak masuk kami tidak menjual obat-obatan atau menawarkan hadiah uang - itu buletin asli dari perusahaan tepercaya yang kami sendiri berlangganan ... Baca lebih banyak atau mengelompokkannya menjadi intisari email.

Pertanyaan Emas Untuk Ditanyakan Setiap Email

Ini adalah masalah besar dan inilah yang telah membantu saya mempertahankan kelebihan inbox saya selama setahun terakhir. BBC Future's Tom Stafford menawarkan satu pertanyaan emas untuk bertanya pada diri sendiri ketika membuka pesan apa pun:

"Jika saya tidak memiliki informasi ini di kotak masuk saya, apakah saya akan keluar mencarinya?"

Jika jawabannya tidak, jangan tekan balas atau tekan hapus tanpa membukanya. Sesederhana itu. Tidak, Anda tidak akan melewatkan sesuatu yang besar - saya sudah melakukannya selama setahun dan itu benar-benar berfungsi. Inilah penjelasan Stafford untuk itu:

Tidak ada yang lebih jelas daripada email grup dan longsoran balasan yang selalu muncul. Balas dengan mengingatkan diri Anda bahwa tidak semua email harus dijawab, bahwa banyak masalah akan - dan harus - ditangani oleh orang lain. Tanyakan kepada diri sendiri: "Jika saya tidak memiliki informasi ini di kotak masuk saya, apakah saya akan keluar mencarinya?" Kebanyakan waktu jawabannya mungkin "tidak", dan itu pertanda bahwa orang lain mengendalikan Anda perhatian.

Bagikan Hacks Email Anda

Setiap orang memiliki peretasan email sendiri untuk mengelola kekacauan dan cara terbaik untuk belajar adalah dengan membagikannya. Kami juga punya sendiri Panduan Gmail untuk Semua Orang Panduan Pengguna Daya untuk GmailPanduan Gmail gratis ini diperuntukkan bagi Anda yang sudah menggunakan Gmail sebagai klien email dan ingin memanfaatkan banyak fitur produktivitasnya secara maksimal. Baca lebih banyak . Ini membantu, seperti halnya saran dari pengguna pro. Jika Stafford tidak menulis artikel itu, saya masih akan tenggelam dalam pesan dan saya selamanya berterima kasih padanya untuk itu.

Jadi katakan padaku, bagaimana kamu menangani kelebihan email 3 Tips Untuk Menangani Kelebihan Email di Gmail [Show & Tell]Sebagian besar dari kita menderita kelebihan informasi. Menjadi kewalahan dengan email pribadi mungkin bukan masalah besar dan mengabaikan setengah dari email sebenarnya dapat diterima pada tingkat tertentu. Namun dalam kehidupan profesional, ... Baca lebih banyak ? Tidak ada jawaban yang salah di sini, teman-teman.

Kredit Gambar: Pete, Lars Plougmann