Delegasi: Keterampilan Kepemimpinan yang Harus Dimiliki untuk Mengurangi Beban Kerja Anda

Iklan

Mungkin Anda baru dalam peran kepemimpinan atau hanya berjuang dengan pekerjaan delegasi. Sebagai seorang pemimpin, mendelegasikan tugas kepada orang lain diperlukan, tetapi bisa jadi menantang. Jika Anda baru-baru ini mengakuisisi tim Anda sendiri Apa Perbedaan Antara Bos dan Pemimpin? Baca lebih banyak atau hanya butuh sedikit bantuan dengan delegasi, berikut adalah beberapa tips bermanfaat.

Cara terbaik untuk menggambarkan cara mendelegasikan adalah dengan lima W: Siapa, Apa, Kapan, Di mana, dan Mengapa. Untuk melukis gambar yang jelas, kita akan mulai dengan alasannya.

Mengapa Delegasi Diperlukan?

Delegasi memiliki banyak manfaat, bagi Anda sebagai pemimpin maupun organisasi Anda dan tim Anda. Namun, banyak orang mengalami kesulitan mendelegasikan tugas.

Beberapa orang mungkin berpikir bahwa lebih mudah melakukan tugas sendiri daripada mendelegasikannya. Orang lain mungkin merasakan perasaan berharga dengan menangani tugas sendirian. Masih lebih mungkin tidak berpengalaman di delegasi.

Itu Status online Harvard Business Review:

Delegasi bermanfaat bagi manajer, laporan langsung, dan organisasi. Namun tetap salah satu kemampuan manajemen yang paling kurang dimanfaatkan dan terbelakang.

Dan selanjutnya, studi manajemen waktu direferensikan oleh Harvard Business Review menyimpulkan bahwa:

332 perusahaan yang disurvei prihatin dengan keterampilan delegasi karyawan mereka. Pada saat yang sama, hanya 28 persen dari perusahaan-perusahaan itu yang menawarkan pelatihan tentang topik tersebut.

Manfaat bagi Anda sebagai Pemimpin

• Anda bisa mengarahkan perhatian Anda ke item lain.
• Anda dapat menjadwalkan waktu Anda secara efektif.
• Anda dapat mencapai lebih banyak selama hari kerja.

Manfaat untuk Anggota Tim Anda

• Mereka dapat belajar baru atau meningkatkan keterampilan saat ini.
• Mereka dapat merasakan bagian dari tim dan lingkungan yang tepercaya.
• Mereka dapat meningkatkan kepercayaan diri dan motivasi mereka.

Manfaat untuk Organisasi Anda

• Ini dapat meningkatkan produktivitas.
• Ini dapat menawarkan proses yang sukses untuk klien dan pelanggan.
• Itu dapat membangun budaya terhubung untuk semua karyawan.

Seperti yang Anda lihat, manfaat delegasi menyentuh lebih dari sekadar pemimpin. Jadi, jika Anda menahan diri, Anda juga memengaruhi perusahaan dan tim Anda.

Apa yang Harus Anda Delegasikan?

Sekarang setelah Anda mengetahui pentingnya pendelegasian sebagai pemimpin, langkah selanjutnya adalah memutuskan apa yang harus Anda delegasikan.

Dalam banyak kasus, pendelegasian tugas-tugas tertentu adalah hal yang sulit. Misalnya, Anda tidak akan menetapkan tugas pemrograman ke rekan penjualan. Namun, ketika sampai pada tugas Anda sendiri, akan lebih sulit untuk memutuskan delegasi surat perintah mana.

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apakah ini tugas yang hanya saya yang memiliki pengetahuan untuk dilakukan?
• Apakah saya menghindari menetapkan tugas ini karena tidak ada orang lain yang punya waktu?
• Apakah saya memegang tugas karena saya ingin "melakukan semuanya" sendiri?
• Apakah ini tugas rutin atau berulang?
• Apakah saya benar-benar bertanggung jawab untuk tugas ini?

Proyek Universitas Negeri North Carolina menyatakan ini dalam daftar jenis tugas yang harus didelegasikan:

Orang sering menyimpan tugas yang paling mereka nikmati untuk diri mereka sendiri walaupun tugas itu bukan tanggung jawab mereka. Tugas-tugas ini bukan cara terbaik untuk menghabiskan waktu dan energi Anda.

Setelah Anda memutuskan apa yang akan didelegasikan, tetap pada keputusan itu. Kemudian, mengatur jadwal dan daftar tugas Anda 9 Alat Manajemen Waktu Terbaik untuk Tetap TerorganisirAlat manajemen waktu yang ditampilkan di sini akan membantu Anda memaksimalkan hari-hari Anda. Cocok untuk segala situasi bisnis atau pribadi. Inilah saatnya mengatur hidup Anda! Baca lebih banyak untuk mengakomodasi barang-barang penting lainnya yang harus Anda perhatikan.

Siapa Orang yang Tepat untuk Tugas itu?

Setelah menentukan item mana yang harus didelegasikan, langkah logis adalah memutuskan siapa yang harus menangani tugas. Ketika Anda menjadi pemimpin, baik kelompok permanen kecil atau tim proyek yang fleksibel, mengetahui anggota tim Anda 5 Tips Manajemen Proyek Terbaik untuk PemulaJika Anda mengambil peran manajer proyek untuk pertama kalinya, berikut ini hanya lima kiat manajemen proyek untuk membantu Anda memulai. Baca lebih banyak adalah kuncinya.

Jadi ketika tiba saatnya untuk mendelegasikan tugas, Anda harus jelas mengenali keterampilan masing-masing orang. Tetapi pada saat yang sama, Anda harus tahu seberapa baik kinerjanya dan catatan tanggung jawab mereka. Menugaskan suatu tugas kepada seseorang yang dapat Anda percayai penting untuk keberhasilannya.

Forbes menawarkan ini dua nasihat bermanfaat mengenai delegasi:

Seiring dengan kepercayaan, Anda juga harus memberi orang-orang kepada siapa Anda mendelegasikan kesempatan untuk melakukan pekerjaan dengan cara mereka.

Mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang, bukan hanya tugas.

Ingat, setelah Anda mendelegasikan tugas, anggota tim itu harus bertanggung jawab untuk itu. Ini tidak berarti Anda harus pergi begitu saja, tetapi harus membiarkan anggota tim Anda memimpin.

Kapan Seharusnya Anda Mendelegasikan Tugas?

Jadi Anda tahu apa yang Anda delegasikan dan kepada siapa, tetapi kapan Anda menyerahkan pemerintahan itu? Anda akan menemukan banyak variabel yang terlibat ketika tugas harus didelegasikan. Anda harus mempertimbangkan tenggat waktu, prioritas, dan upaya paling tidak.

Misalnya, tugas-tugas yang mendesak dan jatuh ke dalam keahlian anggota tim jelas harus didelegasikan sejak awal. Tetapi mereka yang berprioritas rendah atau yang bisa ditangani oleh banyak orang mungkin bisa menunggu.

Cara yang berguna untuk membuat keputusan ini adalah dengan menggunakan metode penentuan prioritas tugas. Salah satu teknik seperti itu, yang disebut Eisenhower Matrix, dapat membantu Anda memprioritaskan dengan cepat. Dengan menggunakan metode ini, Anda menempatkan tugas Anda ke dalam empat kuadran untuk Do First, Jadwalkan, Delegasikan, dan Jangan Lakukan.

Saat Anda meninjau kotak untuk Do First dan Schedule, Anda dapat dengan mudah mengalihkan tugas ke bagian Delegasi. Ini juga merupakan metode yang berguna untuk menentukan tugas-tugas yang dapat jatuh ke dalam kuadran Jangan Lakukan.

Di mana Anda Harus Mengelola Tugas yang Didelegasikan?

Tugas telah didelegasikan dan sekarang saatnya bagi Anda untuk melanjutkan... hampir. Anda masih perlu melacak dan menindaklanjuti tugas sampai selesai.

Anda mungkin menggunakan beberapa aplikasi dan alat di posisi Anda Menjadi Pemimpin yang Lebih Terorganisir dan Produktif dengan WrikeApakah Anda memimpin satu proyek di tempat kerja, atau Anda mengelola perusahaan kecil, peran mana pun membutuhkan organisasi dan perencanaan yang ekstrem. Ini tidak selalu memungkinkan dengan penjadwal atau perencana tradisional. Masukkan Wrike, dan ... Baca lebih banyak . Jika Anda memiliki mekanisme pelacakan yang andal, pastikan untuk memasukkan tugas-tugas yang Anda delegasikan. Tetapi jika Anda memerlukan beberapa saran, berikut adalah lima opsi hebat.

1. Pandangan memungkinkan Anda untuk menetapkan tugas dan menyimpan salinan di daftar Anda sendiri.
2. Google menawarkan fitur Hemat Waktu Anda Dengan 10 Fitur Google yang Tidak DigunakanAlat dan layanan Google melakukan segalanya untuk kami. Tetapi ada banyak fitur yang kurang dimanfaatkan. Hemat beberapa detik dan selesaikan lebih banyak dengan alat Google yang Anda gunakan setiap hari. Baca lebih banyak untuk mendelegasikan tugas email dan kalender dengan Gmail dan Kalender Google.
3. Trello menggunakan metode Kanban untuk mengelola proyek dengan fitur untuk menetapkan tugas kepada orang lain.
4. Podio menyediakan struktur komentar yang bersih untuk tugas-tugas yang didelegasikan untuk menjaga semua orang diperbarui.
5. Meistertask memungkinkan Anda menetapkan dengan mudah dan menerima pemberitahuan tentang perubahan status tugas.

Perlu diingat bahwa alat yang Anda gunakan seharusnya tidak hanya memberikan kemampuan untuk menetapkan tugas. Anda harus menggunakan satu yang menawarkan fitur seperti notifikasi, metode tindak lanjut, dan pengingat.

Sumber Pelatihan Delegasi

Jika Anda yakin bahwa Anda atau organisasi Anda dapat mengambil manfaat dari program pelatihan delegasi, berikut adalah beberapa sumber untuk dijelajahi.

• Pekerjaan Pelatihan Bisnis
• Pelatihan Dale Carnegie
• Asosiasi Manajemen Amerika
• Pembelajaran CRM

Seberapa Baik Anda Mendelegasikan?

Kemampuan untuk mendelegasikan kepada orang lain adalah keterampilan penting bagi setiap pemimpin 5 Tips Manajemen Waktu Yang Dapat Membuat Anda Menjadi Pemimpin Di Kehidupan & PekerjaanApakah Anda menyadarinya atau tidak, Anda adalah seorang pemimpin. Bahkan jika itu berarti menjadi pemimpin dalam hidup Anda sendiri. Kiat-kiat ini akan membantu Anda menjadi lebih baik. Baca lebih banyak . Dan seperti yang Anda baca di sini, manfaatnya berlaku tidak hanya untuk Anda, tetapi juga bagi organisasi Anda dan tim Anda. Ini membuatnya menjadi situasi win-win-win.

Apakah Anda merasa memiliki keterampilan delegasi yang kuat? Atau apakah Anda bergumul dengan tugas delegasi bersama-sama? Jangan ragu untuk membagikan pemikiran Anda tentang topik ini di komentar.

Kredit Gambar: Duncan Andison / Shutterstock