Cara Menulis Email Profesional Sempurna (Didukung oleh Data)

Iklan

Menulis email yang efektif tampaknya cukup mudah. Tetapi jika Anda ingin email Anda berkinerja lebih baik, perhatikan aturan yang didukung sains berikut.

Di masa lalu, kami sudah terdaftar 12 alasan mengapa orang masih mengabaikan email Anda 12 Alasan Mengapa Orang MASIH Mengabaikan Email AndaApakah Anda sering kesulitan membuat orang merespons email Anda? Kami menunjukkan kepada Anda mengapa orang mungkin mengabaikan email Anda dan bagaimana membuat mereka memperhatikan dan bereaksi terhadap pesan Anda. Baca lebih banyak . Kami bahkan memberi Anda petunjuk langkah demi langkah membuat orang sibuk untuk menanggapi pesan Anda 6 Cara Agar Orang Sibuk Menjawab Email AndaAda serangkaian aturan yang sama sekali berbeda dalam hal mengirim email yang akan mendorong atau mencegah seseorang untuk menekan tombol "balas" dan menjawab Anda. Pelajari aturan kesuksesan email. Baca lebih banyak . Tetapi sekarang saatnya untuk membagikan beberapa kiat yang lebih spesifik dan dapat ditindaklanjuti - didukung oleh data.

Masing-masing kiat ini tidak hanya meningkatkan peluang email Anda dibaca, tetapi juga Anda menerima respons positif dari email tersebut. Ini penting karena email masih merupakan bentuk komunikasi utama dalam dunia bisnis. Dengan mengetahui cara membuat email yang efektif, Anda memberi diri Anda keuntungan yang pasti atas kolega Anda.

1. Dapatkan Ketentuan Nama Depan

Ini terdengar jelas, tetapi jika Anda benar-benar ingin orang memperhatikan ketika mereka menerima email dari Anda, gunakan nama mereka. Dan gunakan itu lebih dari sekali.

Penelitian diterbitkan kembali pada tahun 2006 menunjukkan bahwa beberapa wilayah otak "menunjukkan aktivasi yang lebih besar ke nama seseorang", memberikan bukti bahwa "mendengar nama seseorang memiliki aktivasi fungsi otak yang unik".

Menggunakan nama penerima Anda dalam subjek email dan Oleh karena itu badan email adalah trik psikologis yang dapat menarik perhatian. Menutup dengan "Harapan untuk mendengar dari Anda segera, Stan" jauh lebih efektif daripada sekadar "Harapan untuk mendengar dari Anda segera".

2. Merangkul Efek Halo

Orang dipengaruhi oleh orang yang mereka percayai. Jika seorang manajer menyarankan Anda untuk menghubungi direktur perusahaan Anda, beri nama manajer itu di email pengantar Anda. Email dingin sangat mengerikan untuk diterima. Karena itu, menunjukkan bahwa Anda mendapat dukungan dari seseorang yang dipercaya oleh penerima Anda sangat penting.

Ini sebagian karena teori yang disebut Efek Halo. Ini adalah semacam bias konfirmasi. Dalam hal ini, bias kemungkinan akan meningkatkan kesan umum direktur kamu hanya karena kesan yang baik dari manajer yang merujuk Anda.

Anda tidak harus tetap menyebutkan atasan. Menggambar pada pandangan dan ide para ahli, pelanggan, teman bersama, dan orang banyak juga dapat memperkuat email Anda, asalkan penerima menghargai pandangan orang yang Anda referensikan.

3. Marah atau Bahagia. Tapi Jangan Netral

Kapan Bumerang, aplikasi Gmail terkemuka, menganalisis datanya, mereka menemukan sesuatu yang sangat menarik. "Salah satu faktor paling signifikan dalam menentukan tingkat respons adalah seberapa positif (kata-kata seperti hebat) atau negatif (kata-kata seperti buruk) kata-kata dalam pesan adalah".

Keduanya cukup positif dan email negatif menerima respons 5–15% lebih banyak daripada email netral. Yang telah dibilang, email yang sangat bermusuhan 10 Tips Email untuk Menghadapi Marah, Trollish, atau Email KasarSangat frustasi untuk memeriksa kotak masuk email Anda hanya untuk menemukan pesan yang benar-benar penuh kebencian. Mengapa di dunia ini orang bertindak seperti ini? Dengan itu, Anda harus belajar bagaimana mempertahankan diri saat ... Baca lebih banyak menerima hampir tidak ada tanggapan. Surel yang terlalu bagus juga tidak berkinerja lebih baik. Dengan kata lain, sampaikan perasaan Anda, tetapi jangan bereaksi berlebihan.

4. Keep It Short (Tapi Seberapa Pendek?)

Saya tahu saya tahu. Akan ada pengecualian untuk ini. Satu dari situs otak favorit saya Baca Lebih Lanjut Konten Cerdas di 2016 dengan 35 Situs IniKita semua harus membaca 35 situs ini lebih sering. Jika Anda bosan dengan konten yang dibuat-buat, buatlah hal-hal yang agak lebih bijaksana di tahun mendatang dengan daftar super ini. Baca lebih banyak , Pengambilan Otak mengirimkan email yang sangat panjang yang menyenangkan untuk dibaca. Namun secara keseluruhan, data menunjukkan Anda harus menghindari email yang panjang.

Bahkan, bersama dengan info tentang jenis kata yang harus Anda gunakan dalam pesan Anda, Boomerang juga menemukan panjang email yang “ideal”. Berdasarkan analisis mereka terhadap 40 juta email, mereka menemukan bahwa yang mengandung tidak lebih dari 50-175 kata memiliki peluang paling besar untuk menerima balasan (49–50%). Ini juga didukung oleh temuan a Studi MIT 2010.

Ini adalah nasihat bijak, tetapi tidak selalu praktis. Tetapi pelajarannya adalah menjaga agar surel Anda tetap singkat. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan berlangganan Lima Kalimat filosofi, dan tidak pernah mengirim email lebih dari lima kalimat. Sebagai investor dan penulis Guy Kawasaki memberi tahu Entrepreneur.com, “Kurang dari lima kalimat sering tiba-tiba dan kasar, lebih dari lima kalimat menghabiskan waktu.”

5. Gunakan Kata "Karena"

Jika Anda memiliki keberanian untuk meminta seseorang melakukan sesuatu untuk Anda, setidaknya beri tahu dia Mengapa. Kami sudah tahu ini sejak tahun 70-an, ketika Profesor Psikologi di Universitas Harvard, Ellen Langer menerbitkan sebuah penelitian menyoroti pentingnya kata "karena".

Kami terlalu sering menerima email yang hanya menuntut sesuatu ("Bisakah Anda mengirimkan laporan itu kepada saya pukul 14:00?"), Tanpa menjelaskan alasannya. Tetapi dengan memasukkan kata "karena" ke dalam permintaan kami ("Bisakah Anda mengirimkan laporan itu kepada saya jam 14:00 karena harus diedit sebelum jam 5 sore), kemungkinan kepatuhan meningkat.

Menurut penelitian itu, ini bisa jadi karena "orang terus berperilaku 'otomatis'... sebagai bentuk heuristik, atau jalan pintas. Dan mendengar kata 'karena' diikuti oleh suatu alasan (betapapun lumpuhnya alasannya), membuat kita patuh. "

6. Jangan Tawarkan Lebih Dari 3 Pilihan

Itu Paradox of Choice Di sinilah kita memiliki begitu banyak pilihan sehingga kita menjadi lumpuh. Untuk memastikan email Anda tidak menghasilkan Paradox pilihan, cobalah untuk tidak menawarkan lebih dari tiga opsi.

Pikiran manusia menyukai keajaiban tiga. Itu sebabnya kami memberikan tiga medali di Olimpiade. Kami menganalisis hal-hal dalam hal optimis, realistis, dan pesimis (atau tinggi, sedang, dan rendah). Dan itulah sebabnya pasar ekonomi seringkali hanya menghasilkan tiga pesaing utama.

Dalam hal pengambilan keputusan, kami juga suka mengandalkan tiga alasan, atau tiga pilihan. Ini ditunjukkan melalui penelitian berjudul Ketika Tiga Pesona Tapi Empat Alarm, dilakukan oleh dua ilmuwan perilaku. Diterapkan pada email, jika Anda mengatur rapat atau panggilan, cobalah untuk hanya memberikan tiga opsi waktu dan tanggal. Atau, Anda bisa menggunakan alat penjadwalan rapat seperti gambar yg tak berarti, yang kami sudah ditinjau 5 Manajemen Kalender & Alat Penjadwalan untuk Tahun IniTetap di atas semua dalam jadwal Anda. Berikut adalah lima alat gratis yang dapat sangat membantu untuk menjaga agar kalender Anda tetap teratur. Baca lebih banyak di masa lalu.

7. Menulis di Tingkat Kelas Tiga

Tingkat membaca kelas email Anda dapat memiliki efek besar pada tingkat respons Anda. Menurut Boomerang, email yang ditulis di tingkat membaca perguruan tinggi memiliki tingkat respons hanya 39%. Kelas membaca paling efektif adalah kelas tiga, yang mencapai tingkat respons 53%.

Tingkat bacaan utamanya ditentukan dengan melihat “jumlah suku kata dalam kata-kata Anda dan jumlah kata-kata dalam kalimat Anda. " Untuk meningkatkan tingkat respons Anda, pertahankan kalimat dan kata-kata Anda pendek. Untuk memeriksa tingkat membaca email Anda sendiri, salin dan tempel ke dalam alat-alat seperti Keterbacaan-Skor, atau Editor Hemingway.

8. Koreksi Teks Anda

Untuk email yang lebih panjang ini tidak perlu dikatakan lagi, tetapi untuk email yang lebih pendek, proofreading sering diabaikan. Ini ide yang buruk.

Di sebuah Studi tahun 2001, Larry Beason menunjukkan bahwa kesalahan dalam menulis (termasuk kesalahan ejaan dan tata bahasa, serta kesalahan logis) memiliki beberapa efek negatif pada persepsi penulis.

Ketika pembaca melihat kesalahan, mereka secara otomatis membuat asumsi tentang penulis. Dalam studi ini, asumsi yang paling umum adalah bahwa penulis adalah pemikir yang salah, bukan orang yang detail, komunikator yang buruk, dan / atau berpendidikan buruk.

Ini adalah beberapa atribut yang cukup merusak yang bisa Anda hindari untuk dilihat, cukup dengan proofreading Grammarly Lite - Ekstensi Browser Untuk Semua Kebutuhan Proofreading Anda [Chrome, Firefox, Safari]Bagaimana Anda saat ini mengoreksi apa yang Anda ketik di komputer? Ketikkan di Google? Rekatkan ke Word? Atau apakah Anda menggunakan situs web proofreading yang Anda tempel teks Anda ke? Saya pasti ... Baca lebih banyak setiap email Anda.

9. Tampilkan Angka sebagai Angka

Jika angka seperti statistik, data, tanggal, waktu, dll. penting dalam pesan Anda, tampilkan sebagai angka alih-alih mengetiknya (12, bukan dua belas).

Studi pelacakan mata telah menunjukkan bahwa mata pembaca biasanya memindai teks, sedangkan "angka sering menghentikan mata yang berkeliaran". Ini karena “angka mewakili fakta”. Angka adalah data keras yang dapat dipilih dengan cepat oleh pikiran. Pikiran pembaca menganggap angka-angka itu adalah bagian penting dari pesan.

Ingatlah hal ini saat membuat email Anda sendiri. Jika angka adalah bagian penting dari pesan Anda, perlihatkan angka-angka ini sebagai angka sehingga pembaca Anda dapat memfilter yang penting dari yang tidak penting.

Membuat Email Berfungsi Untuk Anda

Dalam sebagian besar pekerjaan, email adalah bagian penting untuk bagaimana kita berkomunikasi dengan kolega kita. Baik Anda mengirim 10, atau 100 email per hari, mengetahui cara membuat pesan yang efektif adalah keterampilan yang perlu Anda pelajari.

Seperti yang Anda lihat dari atas, ini tidak sulit. Perubahan kecil, seperti membuat email Anda lebih ringkas, proofreading, atau mengubah emosi tulisan Anda dapat berdampak besar. Dan dengan alat perbaikan email gratis 5 Alat Yang Dapat Membantu Anda Menulis Email Lebih BaikSemua orang masih berusaha menyelesaikan masalah email. Jadi, mari kita juga bicara tentang kebiasaan paling mendasar - seni menulis email yang lebih baik. Dengan bantuan beberapa alat keren. Baca lebih banyak untuk membantu, tidak ada alasan.

Peluang-peluang ini tidak hanya akan membuatnya lebih mungkin bahwa email Anda akan diperhatikan dan ditanggapi, tetapi juga akan membantu menumbuhkan citra profesional diri Anda yang lebih baik.

Perubahan apa yang telah Anda lakukan terhadap cara Anda menulis email yang telah meningkatkan efektivitasnya? Kami senang sekali mendengar!

Kredit Gambar: Memeluk oleh Hernán Piñera (Flickr), Tanda tanya oleh Marco Bellucci (Flickr), Contoh tanda pengoreksian oleh volkspider (Flickr), Surel oleh Dennis Sklay (Flickr)