Time Blocking - Senjata Rahasia Untuk Fokus Lebih Baik

Iklan

Apakah Anda mencari cara yang lebih efisien untuk mengatur hari kerja Anda? Mencoba Pemblokiran waktu.

Beberapa bulan yang lalu, saya menemukan Pos menerangi Cal Newport tentang Time Blocking - "peretasan" produktivitas yang membantu Anda memanfaatkan hari kerja sebaik-baiknya dengan menetapkan tugas yang sangat spesifik ke blok waktu yang sangat spesifik. Ini secara longgar didasarkan pada Hukum Parkinson, gagasannya adalah itu pekerjaan hanya akan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya.

Bagi sebagian orang, gagasan tugas penjadwalan dengan cara yang kaku mungkin berlawanan dengan intuisi. Tetapi, jika Anda memiliki tumpukan tugas yang harus dilalui atau tenggat waktu untuk dipatuhi, pemblokiran waktu dapat membantu Anda tetap di jalur sambil mengalihkan perhatian, menunda-nunda, dan melakukan multitasking yang tidak produktif.

Newport umumnya menghabiskan sekitar 15-20 menit pada akhir setiap hari merencanakan 'blok waktunya' untuk hari berikutnya, dengan tujuan keseluruhan untuk “memastikan kemajuan sedang dibuat pada hal-hal yang tepat pada langkah yang tepat untuk yang relevan tenggat waktu ”. Teorinya adalah bahwa "minggu kerja yang diblokir waktu 40 jam, saya perkirakan, menghasilkan jumlah output yang sama dengan 60+ jam kerja minggu yang diupayakan tanpa struktur".

Untuk janji potensial dari a 50% peningkatan produktivitas (terutama yang terkait dengan pekerjaan yang dalam dan sulit), godaan untuk melakukan percobaan ini sulit ditolak.

Berikan Waktu Untuk Merencanakan

Jika Anda tergoda untuk mencoba ini, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menghabiskan waktu singkat untuk menentukan apa yang perlu Anda selesaikan sebelum minggu berakhir. Putuskan apa yang membuat seminggu dihabiskan dengan baik.

Tuliskan 3-5 tugas paling penting yang harus Anda selesaikan (ini aplikasi pengambilan keputusan Bimbang? Buat Pilihan Yang Tepat Dengan Aplikasi IniPernahkah Anda mendengar tentang paradoks pilihan? Jika Anda seperti saya dan menderita kelumpuhan analisis, aplikasi ini akan mengubah hidup Anda. Baca lebih banyak dapat membantu), dan lainnya perlu (walaupun tidak selalu penting) tugas yang harus Anda selesaikan. Kemudian, jika Anda bekerja 8 jam sehari pada umumnya, bagi 8 jam itu menjadi beberapa bagian dengan ukuran berbeda, dengan masing-masing potongan didedikasikan untuk tugas tertentu (atau serangkaian tugas) - penting dan diperlukan - bahwa Anda harus bekerja. Kalender Google adalah alat yang sempurna untuk ini, tetapi selembar kertas dapat bekerja dengan baik.

Anda dapat melihat contoh dasar (hanya satu hari) yang saya gunakan beberapa hari yang lalu di bawah ini, meskipun Anda tentu saja dapat membuat ini sedetail mungkin. Cobalah untuk membagi tugas sepanjang minggu dengan cara yang membantu mencapai semua tujuan Anda tanpa mendorong diri sendiri terlalu keras.

Sebelum menyelam langsung, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.

Jujurlah pada dirimu sendiri

Jangan mencoba memeras terlalu banyak dalam satu hari. Terlalu mudah untuk meremehkan berapa lama tugas akan berlangsung - terutama jika Anda dengan asumsi Anda akan menjadi 50% lebih efisien dari biasanya. Jika Anda adalah seseorang yang tidak pernah melacak waktu mereka 4 Alat Pelacakan Waktu Gratis yang Sangat Baik [Android]Tidak peduli siapa Anda, waktu adalah komoditas yang sangat penting. Kita semua diberi jumlah waktu yang sama - 86.400 detik setiap hari - dan terserah kita bagaimana kita menghabiskan waktu itu ... Baca lebih banyak sebelum ini akan luangkan waktu sebentar untuk belajar.

Anda perlu mengetahui jumlah rata-rata waktu produktif yang Anda habiskan di kotak masuk Anda. Anda perlu tahu persis berapa lama Anda bisa benar-benar fokus pada kedalaman, sulit kerja. Jika Anda mengukir empat jam untuk pekerjaan yang mendalam, tetapi hanya dapat benar-benar berkonsentrasi secara mendalam selama dua jam (misalnya), itu dua jam yang terbuang, yang bisa digunakan untuk tugas-tugas yang kurang menuntut.

Ketika Anda belajar lebih banyak tentang cara Anda bekerja, dan berapa lama setiap tugas benar-benar dibutuhkan, perkiraan waktu Anda akan menjadi lebih dan lebih akurat, sehingga membantu Anda menjadi lebih produktif.

Anda Dapat Memblokir Waktu Pekerjaan Reaktif Terlalu

Jika banyak pekerjaan Anda reaktif, Anda mungkin berpikir metode ini tidak akan berhasil untuk Anda. Tapi untungnya kamu bisa menetapkan blok waktu untuk bekerja reaktif, juga untuk menghindari permainan Ping-Pong selama 8 jam saat Anda sedang bekerja.

Sebagai contoh…

Jika sebagian besar pekerjaan Anda dihabiskan di kotak masuk Anda, jadwalkan 30 menit setiap 2 jam di kotak masuk Anda (Masalah besar? Tambahkan beberapa informasi ke tanda tangan Anda agar orang tahu bahwa Anda hanya memeriksa email beberapa kali sehari untuk menjaga produktivitas).

Jika Anda harus menerima panggilan sepanjang hari, alih-alih menjawab telepon setiap kali berdering, putar mesin jawab menyala, dan jadwalkan beberapa periode pada hari di mana Anda merespons pesan. Ini memungkinkan blok waktu Anda yang lain menjadi jauh lebih sedikit terganggu, memungkinkan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda.

Hapus Gangguan

Memblokir waktu adalah teori yang baik dan bagus, tetapi jika Anda tidak berpegang pada prinsip dalam praktek, Anda pasti gagal. Jika Anda puas bekerja selama beberapa jam dengan tab Facebook terbuka, ponsel Anda siap dan mau menerima panggilan, dan kolega Anda merasa mereka dapat mengganggu Anda setiap saat, Anda siapkan untuk diri sendiri kegagalan.

Pastikan orang tahu mereka seharusnya tidak mengganggu Anda (mengenakan headphone dapat mengurangi gangguan secara dramatis). Matikan telepon. Keluar dari media sosial. Tutup semua tab yang tidak dibutuhkan, dan berkonsentrasilah pada tugas yang ada untuk jangka waktu yang ditentukan. Anda akan sering terkejut dengan seberapa banyak yang Anda lakukan.

Jangan Terlalu Spesifik

Ini secara longgar terkait dengan ketidakmampuan manusia untuk memprediksi berapa lama hal itu akan terjadi. Atau bahkan jika kita memiliki motivasi untuk menyelesaikan tugas. Jika kami terlalu spesifik dengan pemblokiran waktu kami (mis. "30 menit untuk memesan tempat pesta"), maka ketika kami tidak menemukan tempat dalam 30 menit, kami sudah gagal. Alih-alih, jaga blok waktu Anda relatif tidak jelas, tetapi masih berupaya mencapai tujuan yang sangat spesifik.

Misalnya, "30 menit mengatur pesta" berfungsi dengan baik. Alih-alih memesan tempat, blok 30 menit dapat menghasilkan daftar pendek tempat - jadi setidaknya Anda telah membuat kemajuan!

Kemenangan cepat ini adalah apa yang membuat Anda tetap termotivasi untuk mengikuti sistem produktivitas semacam ini.

Pemblokiran Waktu Tidak Berarti Kurang Dari Pilihan

Beberapa orang benci tidak memiliki pilihan sepanjang hari mereka, dan takut pemblokiran waktu menyebabkan kurangnya pilihan. Namun, ini bukan masalahnya. Ambil contoh Kalender Google pribadi saya di atas.

"Menulis Artikel" sengaja dibuat kabur. Saya memiliki beberapa pilihan artikel yang dapat saya kerjakan pada satu waktu, jadi selama periode ini, saya dapat memilih satu artikel yang paling menggairahkan saya pada saat itu. Intinya adalah untuk memastikan bahwa saya benar-benar menghabiskan sejumlah waktu menulis setiap hari, terlepas dari apa yang sebenarnya saya tulis.

Simpan Catatan Detail

Ketika hari Anda secara teratur melibatkan peralihan dari satu tugas ke tugas lain, sering kali butuh terlalu banyak waktu untuk kembali ke ayunan tugas berikutnya. Ketika saya menghentikan panggilan telepon pada pukul 12:30 dan beralih ke pekerjaan saya yang dalam, saya perlu tahu bahwa saya dapat dengan mudah masuk ke kerangka berpikir yang benar sehingga hanya membuang waktu sesedikit mungkin.

Untuk melakukan ini, saya tetap melakukannya terperinci catatan baik di atas kertas, atau di Kalender Google saya tentang di mana saya, di mana saya terakhir kali saya mengerjakan ini proyek, masalah yang saya hadapi, terobosan yang saya buat, dan apa langkah selanjutnya adalah membuat kemajuan terus maju. Luangkan beberapa menit terakhir dari setiap blok waktu menulis catatan ini sehingga Anda dapat memasukkan blok waktu berikutnya dengan pikiran jernih.

Lakukan Ulasan Reguler

Pada akhir setiap minggu, bulan atau kuartal (mana yang terbaik untuk Anda), lakukan tinjauan terhadap berbagai proyek yang pernah Anda kunjungi bekerja untuk melihat apakah pendekatan pemblokiran waktu Anda berfungsi untuk Anda, dan untuk mengetahui proyek mana yang perlu Anda tetapkan lebih banyak waktu blok ke. Ini adalah satu-satunya cara nyata Anda akan tahu cara menetapkan waktu secara efektif. Selama ulasan, tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut untuk setiap proyek:

1. Apa yang saya capai sejak ulasan terakhir?
2. Tugas apa yang perlu diselesaikan sebelum ulasan berikutnya?
3. Pada tahap apa saya mengerjakan setiap proyek saya?

Dengan ikhtisar ini, Anda akan berada dalam posisi yang jauh lebih baik untuk membuat keputusan untuk masa depan. Gunakan teknologi... seperti ini aplikasi pelacakan waktu di Android 4 Alat Pelacakan Waktu Gratis yang Sangat Baik [Android]Tidak peduli siapa Anda, waktu adalah komoditas yang sangat penting. Kita semua diberi jumlah waktu yang sama - 86.400 detik setiap hari - dan terserah kita bagaimana kita menghabiskan waktu itu ... Baca lebih banyak .

Pahami Jam Tubuh Anda

Bacalah artikel ini di Ritme sirkadian dan Ultradian, dan pelajari cara menentukan jam mana setiap hari yang paling produktif bagi Anda, dan jadwalkan waktu yang sesuai. Banyak penulis menemukan bahwa mereka paling kreatif pada dini hari. Jika Anda tahu Anda dapat fokus lebih baik pada sore hari, atur blok waktu Anda untuk memanfaatkan waktu ini sebaik-baiknya dan prioritas utama Anda selama seminggu.

Jangan Terlalu Profesional

Semua bekerja dan tidak bermain membuat Jack anak yang membosankan. Pastikan Anda menjadwalkan waktu untuk bermain dalam hari-hari Anda. Sisihkan waktu untuk dihabiskan bersama orang yang Anda cintai. Waktu untuk dihabiskan sendiri. Waktunya berolahraga. Saatnya berbelanja Natal. Waktunya untuk tidak melakukan apa pun. Selain itu, ini semua mungkin akan jatuh di pinggir jalan dan Anda akan merasa semua up to date ketika bekerja, tetapi sepenuhnya tertinggal dalam kehidupan pribadi Anda.

Gunakan Pengingat Itu Bekerja

Apakah itu popup kalender, pengingat email Tambahkan Penjadwalan, Pelacakan & Pengingat ke Gmail dengan Add-on yang Fantastis iniMari kita hadapi itu, Gmail cukup sempurna. Bukan kebetulan bahwa itu sekarang salah satu penyedia email paling populer, setidaknya bagi mereka yang lebih suka antarmuka web. Namun, ada beberapa ... Baca lebih banyak , penghitung waktu di ponsel Anda, atau jam berhenti sekolah lama, Anda perlu memastikan bahwa Anda mengatur pengingat bahwa Anda yakin akan mematuhinya. Jika Anda bersedia bekerja 10 menit ekstra untuk setiap tugas, Anda akan segera ketinggalan proyek lain. Apakah ini benar-benar layak? Pastikan Anda tahu kapan blok waktu Anda akan segera berakhir, jadi masuklah ke kerangka berpikir yang benar untuk pindah ke blok berikutnya.

Intinya, pemblokiran waktu adalah latihan sederhana dalam memilah-milah hari Anda ke dalam berbagai waktu yang, jika terjebak, membantu kita mencapai semua yang kita butuhkan, dengan demikian mengurangi stres 4 Cara Untuk Menghilangkan Stres Dari ProduktivitasDengan beberapa perubahan yang ditargetkan dengan baik, Anda dapat meningkatkan produktivitas Anda dengan cepat. Terapkan metode sederhana ini ke dalam hidup Anda dan hasilnya adalah apa yang Anda harapkan - kerja yang lebih baik dengan upaya yang lebih sedikit. Baca lebih banyak . Tentu, ada beberapa masalah dengan motivasi, kemampuan untuk memprediksi berapa lama hal akan terjadi, dan gangguan yang tidak terduga. Tetapi menggunakan metode ini dapat membantu kita mengurangi penundaan dan pemborosan, menjadikan hari kerja lebih efisien dan juga memberi kita waktu pribadi.

Untuk melihat pemblokiran waktu dalam aksi, tonton video ini:

Pernahkah Anda menggunakan produktivitas 'hack' ini? Bagaimana cara kerjanya untuk Anda? Apa alat yang Anda gunakan untuk memberikan waktu jatuh tempo?