Bagaimana Menjadi Super-Produktif Dengan Mengalihdayakan Tugas Sehari-Hari Anda

Iklan

Kita semua tahu bahwa satu orang yang tampaknya meluncur dalam kehidupan melakukan lebih banyak hal dalam sehari daripada kebanyakan dari kita bisa mengelola dalam seminggu. Tetapi dengan belajar apa Anda dapat memasang iklan, ditambah beberapa kiat 'praktik terbaik' untuk mendelegasikan tugas sehari-hari Anda, Anda juga dapat menjadi sangat produktif.

Artikel ini akan menjelaskan cara memilih tugas untuk melakukan outsourcing secara online, menunjukkan kepada Anda beberapa contoh, dan memberi Anda beberapa tips tentang bagaimana menjadi agen outsourcing online yang efisien dan mahir.

Apa itu Pengalihdayaan?

Singkatnya, delegasi. Sejak peluncuran (dan kesuksesan selanjutnya) buku dan blog seperti Minggu Kerja 4 Jam, sejumlah besar orang yang mengerti teknologi telah beralih ke situs web seperti Elance, Odesk, TaskRabbit dan banyak cara lain untuk mendelegasikan tugas 5 Situs Web Terbaik Untuk Menemukan Asisten VirtualAsisten virtual adalah orang sungguhan yang mendukung Anda atau bisnis Anda dari jarak jauh dari kantor pusat mereka. Mereka sebenarnya dapat berada di mana saja dan layanan yang mereka berikan berkisar dari administrasi profesional, teknis, pribadi, atau ...

Baca lebih banyak , tugas dan bahkan seluruh pekerjaan untuk freelancer di seluruh dunia.

Dengan meminta orang lain mengambil alih tugas yang tidak dapat (atau tidak Anda inginkan) lakukan sendiri, Anda tiba-tiba memiliki akses ke lebih banyak (berpotensi banyak lebih) dari 24 jam sehari.

Bagaimana Saya Tahu Apa yang Harus Dialihdayakan?

Banyak orang telah mempertimbangkan outsourcing, tetapi menarik kembali pada menit terakhir karena tidak percaya itu layak untuk meminta orang lain mengendalikan aspek-aspek tertentu dari kehidupan mereka, tidak peduli seberapa kecil atau besar bagian itu mungkin.

Ini adalah rintangan yang harus saya atasi sendiri empat tahun lalu, ketika saya melakukan outsourcing untuk pertama kalinya, dan belajar bahwa ada lima pertanyaan untuk diajukan dari setiap tugas untuk memutuskan apakah itu seharusnya atau tidak outsourcing

1. Ketakutan: Apakah pikiran memulai tugas ini membuat saya takut?
2. Kurangnya Pengetahuan: Adakah orang lain yang bisa melakukan tugas ini lebih baik daripada saya?
3. Pengulangan: Apakah saya melakukan tugas ini berulang kali, tanpa itu menambah nilai nyata pada apa yang saya tuju?
4. Penundaan: Apakah saya menunda-nunda, daripada memulai tugas ini?
5. Waktu: Bisakah waktu saya dihabiskan dengan lebih baik melakukan sesuatu yang lain?

Jika saya menjawab Iya untuk semua pertanyaan di atas, saya biasanya akan memilih untuk melakukan outsourcing tugas. Satu-satunya waktu saya biasa outsourcing tugas dalam situasi ini adalah jika outsourcing akan lebih sulit atau memakan waktu daripada menyelesaikan tugas sendiri.

Apa Jenis Tugas Sehari-Hari yang Dapat Saya Outsource Secara Realistis?

Ketika saya mulai melakukan outsourcing, saya mulai dari kecil, mempekerjakan freelancer untuk tugas entri data dan penelitian dasar, tetapi ketika saya belajar lebih banyak dan lebih lanjut tentang cara melakukan outsourcing secara efektif, saya segera mengetahui bahwa jenis tugas yang dapat saya delegasikan hanya dibatasi oleh tugas saya imajinasi.

Surel

Anda mungkin baru saja bergidik memikirkan menyerahkan tanggung jawab kotak masuk Anda kepada seseorang yang baru saja Anda sewa dari Internet yang bekerja setengah jalan di seluruh dunia. Percayalah, saya mengerti. Kotak masuk Anda adalah tempat perlindungan Anda, bukan? Jadi, mulailah dari yang kecil, cukup kirimkan email aneh ke freelancer Anda sehingga mereka dapat menangani single itu permintaan (memasukkan janji di buku harian Anda, misalnya), maka Anda secara bertahap dapat membangun yang sangat dibutuhkan kepercayaan.

Saat kepercayaan pada freelancer Anda meningkat, Anda dapat menyerahkan tanggung jawab email lainnya, yang pada akhirnya memungkinkan mereka menyaring seluruh kotak masuk Anda sehingga Anda hanya perlu menjawab yang paling mendesak dan produktif pesan.

Janji dan Pemesanan

Memiliki asisten lepas yang dapat membuat dan mengelola janji temu dan reservasi Anda tidak hanya menghemat waktu dan tenaga. Itu juga membuat pengalaman Anda lebih baik.

Tahun lalu, asisten lepas saya memesan hotel untuk saya dan pacar saya untuk tinggal di. Malam sebelum menginap, dia menelepon bagian penerima tamu dan memastikan semuanya baik-baik saja untuk pemesanan (dia juga menyebutkan itu adalah ulang tahun pacar saya). Ketika kami tiba pada hari berikutnya, saya kira staf hotel pasti berpikir bahwa saya adalah orang yang suka menembak Asisten, dan semua), dan kami tiba di ruang upgrade, dengan sebotol anggur dan kartu tulisan tangan yang ditinggalkan oleh tempat tidur.

Jika asisten saya belum menelepon sebelumnya, kemungkinan ini tidak akan pernah terjadi. Anda dapat meminta asisten Anda menjadwalkan panggilan, membuat janji dengan dokter, memesan penerbangan, membeli tiket pertunjukan - apa pun yang Anda butuhkan!

Belanja online

Saya pernah mendengar Ramit Sethi berbicara tentang bagaimana ia menyederhanakan belanja daringnya. Di masa lalu dia akan menemukan dirinya berbicara dengan seorang teman yang merekomendasikan buku, film, atau album. Dia akan, seperti kebanyakan dari kita, mencatat nama rekomendasi, melanjutkan percakapan, dan tidak pernah benar-benar melakukan pembelian. Jadi sekarang ketika dia menerima rekomendasi, dia mengirim email super cepat ke asistennya:

Beli Buku: The Great Gatsby

Dari instruksi sebelumnya, asistennya tahu persis apa yang harus dilakukan, yaitu bagaimana memilih edisi mana yang akan dibeli, berapa banyak yang diizinkan untuk dibelanjakan, di mana buku itu harus dikirim. Ini adalah metode outsourcing yang baru-baru ini saya adopsi, dan saya hanya berharap saya melakukannya lebih cepat. Dan itu dapat diperluas ke bentuk belanja lainnya, seperti makanan atau pakaian (selama Anda telah mengajarkan asisten Anda apa yang Anda sukai).

Menjelajah internet

Berapa kali Anda mendapati diri Anda menjelajahi web tanpa tujuan dengan harapan ada sesuatu yang akan menarik minat Anda? Berapa jam per minggu Anda membuang-buang tab pembukaan setelah tab saat duduk di kereta, atau saat menonton TV, hanya untuk menutupnya lagi tanpa membaca satu kata pun pada halaman?

Dengan mengajari asisten Anda tentang minat Anda, hal-hal yang ingin Anda baca, atau terus diperbarui, Anda dapat memotong tahap selancar tanpa tujuan, dan alih-alih tahu bahwa Anda akan selalu memiliki aliran konten yang stabil yang benar-benar menarik untuk kamu.

Bagi saya, asisten saya menemukan konten yang akan saya nikmati (atau pada topik yang perlu saya pelajari), dan menyimpannya ke akun Instapaper saya Kelola Bookmark & ​​Daftar Bacaan Anda dengan Instapaper Baca lebih banyak , jadi saya dapat mengaksesnya di ponsel, iPad, atau laptop saya, membantu saya menghemat berjam-jam pengembaraan online yang tak berguna.

Transkrip

Saya kira Anda telah kehilangan hitungan berapa banyak pertemuan Anda telah di dan sepenuhnya dikategorikan, kehilangan sepotong layak dari percakapan penting. Anda juga mungkin keluar dari rapat yang bermaksud menulis beberapa catatan dan poin tindakan, hanya untuk dialihkan, sepenuhnya melupakan apa yang seharusnya Anda tulis di tempat pertama.

Untuk menghindari masalah ini, coba rekam rapat Anda, dan kirim file audio ke freelancer yang bisa transkrip percakapan, atau mereka dapat dengan mudah mencatat poin-poin penting sehingga Anda dapat memindai di dalamnya masa depan.

Ada ratusan tugas lain yang dapat Anda outsourcing, apakah itu bersifat pribadi, atau terkait bisnis. Dari desain web, konsultasi dan penulisan, hingga saran mode, perencanaan perjalanan dan bahkan melamar pekerjaan. Apa yang Anda pilih untuk outsourcing harus didasarkan pada lima pertanyaan yang tercantum di bagian atas artikel ini untuk memastikan Anda menginvestasikan waktu Anda dalam tugas-tugas dengan leverage paling tinggi.

Beberapa tips

Tidak dapat disangkal bahwa outsourcing dapat menakutkan. Lagi pula, dengan mempekerjakan seseorang untuk bertanggung jawab atas beberapa kegiatan Anda sehari-hari, Anda secara otomatis menjadi manajer. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda tetap di jalur:

Sewa dengan hati-hati

Ketika Anda memposting pekerjaan di Elance of Odesk, Anda kemungkinan akan menerima setidaknya 30-40 proposal, dan tugas Anda adalah menemukan orang yang tepat untuk Anda. sebelum membuat keputusan akhir, buatlah daftar pendek sekitar 3-7 pelamar dan buat mereka tugas sederhana. Pastikan untuk memberikan instruksi yang sangat jelas dan tenggat waktu. Biarkan mereka tahu bagaimana Anda ingin menerima informasi yang Anda minta. Jika Anda ingin mereka membuat panggilan telepon untuk Anda di masa depan, minta mereka mengirimi Anda file audio yang menjawab beberapa pertanyaan sehingga Anda dapat mendengar 'suara telepon' mereka.

Siapkan dokumen ‘Tentang Saya’

Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mengulangi persyaratan Anda kepada asisten Anda berulang kali. Setiap kali Anda memberi mereka informasi baru (toko yang Anda sukai, jenis hotel yang Anda sukai, Anda persyaratan saat memesan penerbangan, waktu Anda tersedia untuk panggilan, dll.) meminta mereka memasukkan informasi ini ke dalam dokumen bersama. Dokumen ini akan menjadi titik referensi pertama mereka jika mereka memiliki pertanyaan tentang tugas yang Anda atur (sehingga mengurangi jumlah pekerjaan berulang yang perlu Anda lakukan), ditambah jika Anda pernah mulai bekerja dengan asisten yang berbeda, Anda bisa menyerahkan dokumen ini kepada mereka dan mereka akan dapat mengetahui lebih banyak tentang Anda dan preferensi Anda. segera.

Lebih spesifik

Dengan setiap tugas yang Anda delegasikan, sespesifik mungkin. Daripada menulis instruksi langkah demi langkah, ini mungkin lebih efektif untuk merekam video tangkapan layar Ashampoo Snap 7 Ulasan: Screenshot Mudah Dan Tangkapan VideoMencari solusi penangkapan desktop yang mudah & komprehensif? Snap 7 menawarkan opsi tangkapan layar tingkat lanjut, termasuk multi-foto dan pengambilan video. Tetapi apakah nilainya 20 Bucks? Baca ulasan kami dan uji sendiri dengan ... Baca lebih banyak untuk mengirim ke asisten Anda sehingga mereka dapat melihat caranya kamu akan melakukan tugas-tugas tertentu. Pastikan untuk selalu memberi tahu asisten Anda berapa lama mereka dapat menghabiskan waktu untuk tugas (dan / atau anggaran Anda), batas waktu, dan jawab pertanyaan yang mungkin mereka miliki sebelum mereka memotong untuk mengurangi pengiriman email bolak-balik yang mungkin terjadi jika Anda tidak menghapus cukup.

Adil: Banyak orang menyewa freelancer, mengira mereka dapat mempekerjakan seseorang untuk melakukan tugas demi tugas seharga $ 3 per jam. Harap bersikap adil dengan apa yang Anda minta, dan tarif per jam yang Anda tawarkan. Semakin adil Anda, semakin baik hasil yang akan Anda terima.

Seperti yang saya harap Anda bisa lihat, ruang lingkup bagaimana outsourcing dapat membantu dengan membebaskan waktu dan energi Anda sangat besar, meskipun untuk mendapatkan hasil maksimal dari outsourcing, Anda harus melihat ini sebagai investasi jangka panjang yang akan membayar lebih dan lebih banyak ketika asisten Anda belajar lebih banyak tentang Anda, dan bagaimana mereka bisa membantumu.

Jika Anda masih tidak yakin, Anda harus memeriksa wawancara ini dengan Dan Andrews dari MBA Tropis tentang bagaimana dia berhasil melakukan outsourcing sebagian besar bisnis satu juta dolar. Jika itu tidak mempengaruhi Anda, tidak ada yang akan!

Artikel ini berfokus pada on line melakukan outsourcing, tetapi ada banyak tugas yang dapat Anda lakukan secara offline juga. Alat-alat seperti TaskRabbit telah dibangun untuk membantu pekerjaan sehari-hari seperti membersihkan dan mencuci pakaian, bahkan belanja makanan segar.

Sudahkah Anda mengalihdayakan salah satu dari tugas Anda sehari-hari? Jika demikian, bagaimana hasilnya?

Kredit Gambar: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)