Cara Lebih Baik Melacak & Mengelola Proyek Anda Dengan Podio

Iklan

Ketika orang berpikir tentang alat untuk manajemen proyek Intellinote: Letakkan Tugas, File, Pesan & Rapat Online Anda Di Satu TempatIntellinote memudahkan untuk mengelola, berkolaborasi, dan berkomunikasi lebih baik dengan tim Anda, kolega dan klien dengan perpaduan yang komprehensif antara berbagi file, organisasi dan video serta teks waktu nyata obrolan. Baca lebih banyak , biasanya, perangkat lunak seperti Microsoft Project muncul di pikiran. Sekarang, tentu saja, itu adalah alat yang hebat untuk digunakan untuk mengelola tugas, jadwal, hasil, dan sumber daya untuk suatu proyek. Tapi, apa yang Anda gunakan melacak banyak proyek?

Apakah Anda seorang staf dari satu atau sepuluh, alat yang dapat melacak status dan pertemuan, mengirimkan pengingat, dan bahkan menyimpan semua dokumen untuk suatu proyek juga cukup berguna. Di sinilah Podio hadir untuk membantu Anda mengelola beberapa proyek, tim proyek lain, atau sekadar cara melacak keduanya. Berikut adalah beberapa trik dan kiat untuk memaksimalkan penggunaan Podio untuk melacak proyek dan tim Anda.

Terapkan Aplikasi Podio

Podio adalah alat yang menggunakan "aplikasi" untuk mengelola berbagai aspek ruang kerja Podio: Dasbor Tunggal untuk Mengelola Tugas Organisasi Anda Baca lebih banyak . Aplikasi tersedia per fungsi dan industri dan mencakup hal-hal seperti rapat, ide, klien, pesanan pembelian, faktur, kontak, dan banyak lagi. Cara terbaik untuk menggunakan Podio adalah dengan mendapatkan aplikasi yang Anda butuhkan. Mulailah dengan memeriksa Pasar Aplikasi Podio dan tinjau paket yang tersedia berdasarkan fungsi atau industri. Ini akan membuat Anda memulai dengan baik dan Anda masih bisa mendapatkan masing-masing aplikasi nanti.

Misalnya, jika Anda menggunakan Podio untuk fungsi manajemen acara, ada paket berisi aplikasi untuk peserta, tempat, pemasok, pembicara, acara, dan daftar tamu. Contoh lain menggunakan industri penjualan dan termasuk paket untuk manajemen timbal, yang memiliki aplikasi untuk penjualan, arahan, pertemuan penjualan, komunikasi, dan produk.

Gunakan aplikasi di Podio untuk melacak semua aspek proyek Anda, besar atau kecil. Ini semua dapat diatur pada layar ruang kerja utama Anda dan berisi bidang yang mungkin Anda perlukan. Tetapi, Anda juga dapat memodifikasi aplikasi apa pun untuk menyesuaikannya persis seperti yang Anda inginkan. Aplikasi ini adalah tulang punggung Podio dan akan memberi Anda fleksibilitas besar dalam melacak proyek Anda dan bagian-bagiannya yang bergerak.

Manfaat dari Layanan dan Ekstensi yang Terhubung

Fitur bermanfaat dari Podio adalah koneksi ke layanan lain. Jika Anda tertarik untuk menghubungkan Kalender Microsoft Exchange untuk mengekspor acara, Anda Pergi rapat akun untuk meluncurkan rapat langsung dari Podio, atau Anda Evernote akun untuk melampirkan catatan Anda, maka Podio telah Anda liput. Untuk melacak tugas-tugas Anda dan mengikuti proyek-proyek Anda, menghubungkan layanan lain yang Anda gunakan jelas merupakan jalan yang harus ditempuh. Agar berhasil menggunakan Podio, layanan terhubung ini memungkinkan Anda untuk menarik item yang Anda butuhkan yang mungkin ada di tempat lain, tetapi diperlukan untuk proyek Anda.

Seiring dengan layanan ini, Anda dapat dengan mudah menghubungkan Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync, dan Dropbox. Menghubungkan itu mudah; klik saja Pengaturan akun dari navigasi utama lalu Jasa. Setiap layanan memiliki tombol hubungkan sendiri dan setelah masuk Anda akan melihat mereka naik daftar di mana mereka siap untuk digunakan.

Selain menghubungkan layanan, Anda dapat memanfaatkan Ekstensi podio yang terintegrasi dengan banyak pengembang pihak ketiga. Integrasi dengan MailChimp, Google Maps, dan Xero memungkinkan Anda untuk menjadikan pengalaman Anda dengan Podio lebih baik. Misalnya, ada ekstensi QuickBooks yang memungkinkan Anda untuk mengimpor informasi pelanggan dan akun ke Podio di mana Anda kemudian dapat mengatur faktur otomatis antar sistem.

Bagaimana Podio Dibandingkan dengan Trello

Jika Anda belum mencoba alat lain seperti Podio untuk pelacakan dan manajemen proyek, itu dapat dengan mudah dibandingkan dengan Trello Trello - Sistem Manajemen Proyek Yang Unik, Sederhana & Kuat Dari Rumah yang BagusApakah nama Joel Spolsky berarti bagi Anda? Jika demikian, Anda akan ingin membaca posting ini, karena akan menampilkan proyek terbaru dan terhebat Spolsky. Dan jika tidak, Anda harus tahu ini ... Baca lebih banyak , yang merupakan alat hebat lainnya. Jika Anda sudah mencoba keduanya, maka Anda mungkin memiliki preferensi atau mungkin menggunakan keduanya, tetapi untuk hal yang berbeda. Keduanya menawarkan dasar-dasar untuk melacak proyek, tugas, dan orang-orang bersama dengan notifikasi praktis, pengingat, dan opsi pemformatan khusus untuk alat. Jadi, di mana mereka berbeda?

Ruang kerja

Sementara Podio dan Trello memiliki ruang kerja yang terorganisir dengan rapi, Trello harus masuk dalam kategori "pengaturan lebih mudah". Podio membutuhkan lebih banyak waktu untuk mengatur agar dapat digunakan. Setelah mendapatkan aplikasi yang Anda butuhkan, Anda dapat menggunakannya untuk mengonfigurasi ubin atau widget untuk ruang kerja utama Anda dan mengatur ulang agar terlihat bagus. Dengan Trello, Anda melihat papan Anda segera dan setelah memilih satu, Anda melihat kartu Anda. Ya, ada beberapa waktu pengaturan dengan Trello juga, tetapi waktu itu dihabiskan menyiapkan proyek dan tugas Anda daripada mengatur alat yang Anda butuhkan untuk mereka seperti di Podio. Tapi, jika Anda tidak keberatan meluangkan sedikit waktu untuk membuat ruang kerja yang benar-benar disesuaikan, maka Podio memungkinkan untuk itu di mana Trello tidak.

Layanan Terhubung

Ketika datang untuk menghubungkan kalender, perangkat lunak rapat 6 Alat Rapat Online Gratis Terbaik untuk Berkolaborasi dengan Tim AndaTim kecil tidak memerlukan aplikasi perusahaan yang mahal untuk kolaborasi. Berikut adalah enam alat fantastis yang dapat Anda gunakan untuk mengelola data tim Anda, komunikasi, dan banyak lagi. Gratis. Baca lebih banyak , pengelola file, dan pembuat catatan, Podio hanya memiliki lebih banyak opsi. Anda dapat melampirkan file dan foto ke kartu di Trello dari tempat-tempat seperti Google Drive, Dropbox, Box, dan OneDrive (di bawah). Anda juga dapat menghubungkan Trello ke iCal untuk melihat kartu Anda atau bahkan Kalender Sunrise jika itu adalah pilihan penjadwalan Anda. Namun secara keseluruhan, Podio memiliki lebih banyak fleksibilitas dengan opsi untuk layanan yang terhubung.

Akses Seluler

Kedua Podio (iOS, Android) dan Trello (iOS, Android) memiliki aplikasi seluler gratis yang tersedia yang benar-benar memudahkan pelacakan proyek. Untuk ponsel atau tablet Anda, keduanya telah Anda liput. Jika Anda adalah orang visual yang menghargai papan dan kartu yang digunakan di Trello, maka Anda akan sangat senang dengan aplikasi mereka. Ini memiliki antarmuka yang ramping dan drag and drop juga cukup responsif. Podio juga memiliki aplikasi yang bagus jika Anda suka melihat tabel data, aktivitas terbaru untuk tim Anda, dan membuat pembaruan untuk berbagai item. Either way, menggunakan opsi seluler memungkinkan Anda tetap berhubungan dengan proyek, pemberitahuan, dan tim Anda saat Anda bepergian.

Kiat untuk Menggunakan Podio

Sekali lagi, Podio adalah alat untuk mengelola proyek, tugas, dan bahkan tim Anda yang sangat berbeda dari perangkat lunak seperti Microsoft Project. Ini memberikan cara bagi Anda untuk melacak, memeriksa status, menetapkan tugas, dan menjaga proyek Anda pada rencana yang dirancang dengan hati-hati. Berikut adalah beberapa tips untuk menggunakan Podio jika Anda baru menggunakannya atau belum memanfaatkan fitur-fiturnya secara penuh.

• Untuk manajemen tim, gunakan Keluar dari kantor aplikasi. Setiap anggota tim dapat dengan mudah memilih Liburan, Jarak Jauh, atau Konferensi untuk menggambarkan jenisnya. Kemudian, setelah memasukkan tanggal, seorang manajer dapat dengan cepat menyetujui atau menolak waktu jauh dari kantor. Pemberitahuan juga dapat dikirim, yang memberikan pengingat hebat jika seseorang di tim Anda akan pergi.
• Cobalah yang tersedia Formulir Web untuk situs Anda. Podio akan membuat formulir untuk situs web Anda dengan mengklik tombol. Anda kemudian dapat menyesuaikan formulir dan memposting tautan yang dapat dibagikan yang Anda terima atau memasukkan kode sematan langsung ke situs web Anda. Menggunakan contoh manajemen acara kami dari sebelumnya, Anda dapat dengan mudah memiliki formulir untuk diisi oleh klien yang tertarik untuk meminta layanan Anda untuk acara mereka.
• Manfaatkan yang sederhana fitur ekspor. Setiap aplikasi yang Anda gunakan berisi opsi untuk mengekspor data. Ini sangat berguna untuk memperbarui tim Anda di pertemuan status atau bos Anda ketika dia menginginkan pembaruan pada semua proyek untuk tim Anda. Fitur ekspor dapat dilihat ketika Anda memilih ikon kunci inggris dari dalam aplikasi.
• Kustomisasi aplikasi untuk efektivitas penuh. Setiap aplikasi dilengkapi dengan dasar-dasar yang Anda perlukan. Tapi, masing-masing bisa diedit dan disesuaikan sehingga Anda dapat menggunakan bidang yang tepat, daftar, status, dan item lain yang Anda butuhkan di dalamnya. Cukup klik ikon kunci pas itu begitu Anda berada di aplikasi dan pilih Ubah Template.

Paket Podio

Jika Anda baru menggunakan Podio, ada beberapa rencana berbeda Anda dapat memilih dari termasuk a opsi bebas. Jika Anda memiliki tim hingga lima orang, Anda bisa mendapatkan semua fitur paket dasar, kecuali untuk Manajemen Pengguna, tanpa biaya. Jika Anda memiliki lebih dari lima pengguna; ada rencana mulai dari $ 9 per bulan. Anda dapat memiliki pengguna tanpa batas dengan manfaat seperti sesi pelatihan, dukungan prioritas, dan pengaturan lanjutan, tergantung pada paket berbayar Anda.

Apakah Anda menggunakan Podio atau masih mempertimbangkannya?

Jika Anda adalah pengguna Podio saat ini, kiat bermanfaat apa yang harus Anda bagikan dengan pembaca? Jika Anda masih berpikir untuk menggunakan Podio untuk melacak proyek, apa faktor penentu Anda dan apa yang Anda cari dalam alat? Jangan ragu untuk membagikan pemikiran dan pengalaman Anda dalam komentar di bawah!

Kredit Gambar: Pengusaha via Shutterstock, Alphaspirit melalui Shutterstock.com