Cara Batch Tugas dengan Kalender Google untuk Meningkatkan Fokus dan Produktivitas

Iklan

Mitos multitasking sangat luas. Tidak peduli berapa banyak penelitian multitasking yang kami lihat, kami terus mengatakannya pada diri sendiri paling orang tidak bisa melakukan banyak tugas, tetapi kita bisa.

Berkali-kali, penelitian menunjukkan bahwa ketika kita berpikir kita melakukan banyak tugas, kita sebenarnya tidak melakukan lebih dari satu hal sekaligus. Kami bolak-balik di antara aktivitas, dan itu adalah fenomena yang dikenal sebagai "biaya peralihan”Membuat kita kurang efisien (dan bisa membahayakan kita).

Tapi…

Ada satu jenis multitasking tertentu yang bisa lebih efisien. Mungkin tidak seefisien berfokus pada satu tugas. Tetapi jika Anda tidak bisa fokus pada satu hal selama lebih dari beberapa menit, Anda mungkin beruntung.

(Agar adil, ada beberapa kasus di mana multitasking dapat menjadi cara yang efisien untuk melakukan sesuatu Tunggal vs Multitasking: Apa yang Terbaik untuk Produktivitas?Multitasking adalah metode umum untuk meningkatkan produktivitas. Ternyata itu belum tentu peluru perak untuk produktivitas. Kuncinya adalah mengetahui kapan harus melakukan multitask.

Baca lebih banyak .)

Pengantar Penentuan Tugas

Guru-guru produktivitas yang berbeda telah mendefinisikan pengelompokan tugas dengan cara yang sedikit berbeda. Tapi yang terjadi adalah:

"Pengumpulan tugas adalah praktik pengelompokan tugas yang sama bersama-sama."

Jadi, Anda mungkin memiliki daftar tugas "coding," "debugging," "mendokumentasikan," dan "perencanaan", misalnya. Dalam hidup saya sendiri, saya mungkin akan tugas-tugas batch sebagai "menulis," "mengedit," "meneliti," "pitching," dan sebagainya.

Bagaimana ini membantu?

Pengumpulan tugas membantu Anda menjadi lebih produktif dengan mendorong Anda untuk tetap dengan kelompok tugas serupa untuk mengurangi biaya pengalihan saat Anda bergerak di antara keduanya. Beralih dari mengedit foto ke mengelola email Anda adalah peralihan besar, dan bisa menimbulkan biaya pengalihan besar saat otak Anda berjuang untuk mengubah persneling.

Beralih dari mengedit foto ke, katakanlah, memposting foto ke situs fotografi stok dapat membuat biaya pengalihan yang lebih kecil. Atau bayangkan Anda beralih dari memanggil klien potensial dengan penawaran penjualan ke menelepon klien yang sudah ada untuk check-in. Itu akan lebih mudah daripada beralih dari panggilan pitch ke membuat laporan triwulanan.

Dan biaya switching yang lebih rendah menghasilkan peningkatan fokus.

Bagaimana Anda menempatkan tugas ke dalam kumpulan terserah Anda - yang penting mereka serupa. Jika Anda merasa sulit untuk berpindah persneling di antara dua tugas, maka tugas tersebut tidak termasuk dalam kelompok yang sama. Anda dapat memiliki sejumlah besar batch atau yang lebih kecil, tergantung pada jenis hal yang perlu Anda lakukan.

Setelah mengelompokkan tugas, Anda dapat mendedikasikan waktu untuk setiap kumpulan.

Menjadwalkan Batch Anda

Di sinilah tugas batching menjadi sangat berguna. Kapan kamu tunjuk blok waktu tertentu Cara Memblokir Waktu di Kalender Google untuk Hari Kerja ProduktifApakah Anda bergumul dengan manajemen waktu? Kami menunjukkan kepada Anda cara memblokir waktu di Kalender Google Anda untuk meningkatkan fokus, mengurangi stres, dan meningkatkan produktivitas. Baca lebih banyak ke kumpulan tertentu, Anda bebas untuk beralih di antara tugas-tugas dalam kumpulan itu. Yang sangat bagus untuk kita yang suka sering berpindah antar proyek.

Selama Anda tidak beralih ke tugas di luar dari batch itu, Anda akan lebih efisien. Biaya peralihan kognitif akan lebih rendah, dan Anda akan selesai.

Sesederhana itu.

Dan begitu Anda mulai menempatkan kumpulan tugas Anda di kalender Anda, sehingga Anda memiliki waktu yang ditentukan untuk mengerjakannya, Anda akan mulai melihat produktivitas Anda meroket. Karena biaya peralihan Anda lebih rendah, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mempercepat pada setiap tugas. Dan memiliki waktu yang ditentukan untuk batch tertentu akan membantu Anda mengurangi gangguan (yang memiliki besar sekali biaya pengalihan).

Menggunakan sistem manajemen waktu seperti Teknik pomodoro Bagaimana Timer Pomodoro Sederhana Membuat Hidup Saya Lebih BaikTeknik Pomodoro adalah salah satu peretas kehidupan manajemen waktu yang lebih sederhana. Menerobos gangguan dengan bantuan potongan 25 menit dan timer. Ini bisa menjadi perubahan rutin yang mengubah hidup jika itu cocok untuk Anda. Baca lebih banyak atau yang serupa akan meningkatkan produktivitas Anda lebih jauh.

Jika Anda siap mencoba pengelompokan tugas, inilah yang perlu Anda lakukan:

Batching Tugas Dengan Kalender Google

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuat kumpulan tugas. Karena setiap orang akan memiliki serangkaian tugas dan metode batching yang berbeda, bagaimana Anda menjalani proses ini sepenuhnya terserah Anda. Seperti yang saya sebutkan, mungkin baik untuk memulai dengan tiga atau empat kategori. Untuk keperluan contoh kami, kami akan menggunakan "perencanaan," "membangun," "meninjau," dan "melaporkan."

Kami akan menggabungkan kumpulan ini dengan konsep pemblokiran waktu Time Blocking - Senjata Rahasia Untuk Fokus Lebih BaikApakah Anda mencari cara yang lebih efisien untuk mengatur hari kerja Anda? Coba Pemblokiran Waktu. Taktik manajemen waktu ini dapat membantu Anda tetap pada jalurnya sambil menjaga gangguan, menunda-nunda, dan melakukan multitasking yang tidak produktif. Baca lebih banyak . Cukup sisihkan blok waktu di Kalender Google untuk kumpulan tertentu.

Di sini saya telah menambahkan acara yang memberi tahu saya kapan saya harus mengerjakan kumpulan tertentu:

Saya juga menambahkan pengingat untuk memastikan bahwa saya tahu kapan blok pelaporan saya dimulai:

Sekarang saya akan mendapatkan pengingat ketika saatnya untuk mengerjakan tugas pelaporan saya. Selama waktu itu, saya mungkin menggunakan Teknik pomodoro Aplikasi Timer Pomodoro Terbaik untuk Menggerakkan Produktivitas AndaJika Anda sering menabrak tembok produktivitas setelah beberapa jam bekerja, timer Pomodoro dapat membantu Anda mempertahankan fokus. Pilihan pengatur waktu ini memiliki opsi untuk setiap platform. Baca lebih banyak untuk mengatur waktu saya di berbagai tugas. Atau saya mungkin membiarkannya terjadi lebih alami, di mana saya bergerak di antara tugas kapan pun saya mau. Bagian ini terserah Anda.

Anda mendapatkan idenya. Sekarang cukup masukkan lebih banyak batch ke kalender Anda! Namun perlu diingat bahwa Anda masih membutuhkan waktu yang tidak diblokir. Anda perlu beberapa menit di sana-sini untuk mengelola email, mengejar panggilan, mengobrol dengan orang-orang di kantor, atau membiarkan pikiran Anda beristirahat sebentar.

Satu pertanyaan yang mungkin Anda tanyakan saat ini: bagaimana saya memilih kapan harus menjadwalkan setiap batch? Tidak ada jawaban yang tepat untuk ini. Jika Anda memiliki jenis tugas tertentu yang paling baik Anda lakukan di pagi hari, jadwalkanlah lebih awal. Jika Anda menyukai tugas yang kurang intens secara kognitif di sore hari, jadwalkan di sana. Lebih suka beralih ke sesuatu yang sama sekali berbeda saat Anda mengubah tugas? Anda bisa melakukannya juga.

Anda tahu caranya dan ketika Anda bekerja dengan baik Cara Tetap Produktif Apakah Anda Orang Pagi Atau Burung Hantu MalamJangan berusaha untuk bangun lebih awal atau terlambat. Sebagai gantinya, optimalkan sistem sehingga Anda dapat mengatasi fase di mana produktivitas Anda rendah. Berikut ini beberapa strategi cerdas. Baca lebih banyak , dan Anda dapat menerapkan pengetahuan itu dalam jadwal batch Anda.

Setelah Anda memiliki batch dalam kalender, Anda siap berangkat! Sekarang yang perlu Anda lakukan adalah mulai bekerja.

Menggunakan Kalender Google untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Menjadwalkan kumpulan tugas Anda di Kalender Google mungkin cukup untuk merevolusi produktivitas Anda sepenuhnya. Tetapi jika Anda membutuhkan lebih banyak dorongan, Anda dapat menggunakan fungsi luar biasa Google Kalender lainnya.

Misalnya, Anda bisa sinkronkan daftar tugas Anda dengan Kalender Google Cara Menyinkronkan Kalender Google Anda Dengan Daftar Pekerjaan AndaDalam mengatur hidup Anda, dua alat sangat diperlukan: kalender Anda dan daftar tugas Anda. Tetapi sebagian besar solusi manajemen tugas memisahkan kedua hal ini. Kami akan menunjukkan cara menggabungkannya. Baca lebih banyak dan lihat tugas-tugas penting Anda di samping jadwal batch Anda. Ini dapat membantu Anda memprioritaskan di antara tugas-tugas dalam setiap batch.

Atau Anda bisa menggunakan tampilan multi-kalender yang diperbarui 5 Fitur Kalender Google Baru yang Harus Anda Coba!Kalender Google menjadi lebih fantastis. Google akhirnya memperbarui kalendernya. Kami akan menunjukkan cara mendapatkan desain baru dan fitur baru apa yang harus Anda coba. Baca lebih banyak untuk menjaga agar penjadwalan batch Anda terpisah dari janji temu Anda yang lain.

Anda bahkan bisa tandai entri kalender Anda Cara Memaksimalkan Kalender Google dengan 7+ Alat BaruGunakan Google Kalender untuk menghemat waktu dan memaksimalkan hari kerja Anda. Alat dan layanan Kalender Google baru ini menawarkan beberapa trik produktivitas lebih banyak. Baca lebih banyak untuk melihat ke mana waktu Anda pergi dan bagaimana Anda dapat meningkatkan manajemen waktu Anda.

Ada begitu banyak fitur dan alat di luar sana yang dapat Anda lakukan hampir apa pun yang Anda inginkan dengan Kalender Google Anda.

Tugas Batching dalam Jangka Panjang

Tentu saja, tidak pernah sesederhana itu. Selalu ada pemeliharaan. Misalnya, Anda harus secara teratur menyisihkan beberapa menit untuk meninjau kumpulan Anda. Jika Anda merasa tugas tertentu tidak mengalir bersama yang lain dalam batch-nya, Anda mungkin ingin membuat batch baru untuk mengurangi biaya switching.

Dan Anda mungkin menemukan bahwa penjadwalan Anda tidak optimal. Mungkin Anda perlu lebih banyak waktu di antara batch, atau Anda perlu sehari penuh tanpa ada jadwal kegiatan untuk mengejar ketinggalan.

Bahkan ketika Anda menemukan sistem produktivitas yang sempurna Cara Membuat Sistem Manajemen Waktu Sempurna Terakhir yang Akan Anda GunakanProduktivitas adalah pencarian konstan untuk lebih banyak organisasi dengan lebih sedikit pekerjaan. Cara untuk mencapai semua yang Anda impikan, tanpa kehilangan waktu tidur. Dapatkah sistem manajemen waktu otomatis ini melakukan semuanya? Baca lebih banyak , akan selalu ada pemeliharaan yang perlu Anda lakukan. Tugas batch tidak terkecuali.

Tetapi ketika Anda berhasil mengelompokkan tugas-tugas Anda dan mengintegrasikannya ke dalam Kalender Google, Anda akan memiliki sistem manajemen waktu yang hampir otomatis. Dan itu tidak jauh lebih baik dari itu!

Sudahkah Anda mencoba pengelompokan tugas? Apa yang Anda lakukan untuk meminimalkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk beralih tugas? Bagikan saran Anda di komentar di bawah!

Kredit Gambar: photographee.eu/Depositfoto