Cara Menggunakan Evernote Untuk Mengelola Rapat Anda

Iklan

Tahukah Anda bahwa alat terbaru yang disediakan oleh Evernote menjadikannya aplikasi yang sangat berguna untuk mengelola rapat?

Mengorganisir dan mengelola pertemuan Panduan Pertemuan Online: Perangkat Lunak Dan StrategiLayanan konferensi video modern mudah digunakan, dan tersedia untuk hampir semua orang yang memiliki komputer atau smartphone. Kemampuan untuk terhubung dan bertemu dengan orang-orang online berarti kita tidak lagi dibatasi oleh lokasi geografis. Baca lebih banyak adalah bagian yang membosankan namun penting untuk menyelesaikan sesuatu, dan saya tidak menyadari betapa berharganya Evernote bisa untuk membuat agenda rapat dan mengambil menit sampai saat ini. Itu fitur terbaru 8 Peningkatan Evernote Yang Harus Anda KetahuiSepertinya setiap bulan, Evernote mendapat peningkatan tambahan. Beberapa dirilis dengan diam-diam, sementara yang lain sangat dinanti oleh pengguna Evernote yang berat. Karena saya menulis artikel terakhir saya tentang desain baru Evernote dan ... Baca lebih banyak

untuk menambahkan daftar tugas, membuat tabel, berbagi catatan dan buku catatan, dan melampirkan dokumen menjadikan Evernote alat yang ideal untuk mengelola rapat.

Jika Anda baru di Evernote, unduh gratis kami manual Evernote tidak resmi Cara Menggunakan Evernote: Manual Tidak ResmiMempelajari cara menggunakan Evernote sendiri membutuhkan waktu lama. Inilah sebabnya kami telah menyusun panduan ini untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana memanfaatkan sepenuhnya fitur Evernote yang paling penting. Baca lebih banyak untuk bangun dan berlari dalam waktu singkat.

Buat Template

Semua tim, komite, dan organisasi memiliki kebutuhan dan tujuan yang unik, tetapi ketika membuat agenda pertemuan ada beberapa item standar yang mungkin akan Anda sertakan untuk setiap pertemuan. Sebelum pertemuan Anda berikutnya, buat catatan templat yang akan digunakan untuk agenda dan notulen rapat Anda.

Saya lebih suka menggunakan fitur tabel Evernote untuk agenda dan menit karena secara otomatis mengubah ukuran sebagai konten ditambahkan. Kolom dan baris tidak dapat ditambahkan atau dihapus, tetapi karena saya menggunakan tabel sebagai templat, ini tidak terlalu menjadi masalah. Menambahkan nama-nama peserta reguler membuatnya lebih mudah untuk memeriksa siapa yang menghadiri pertemuan.

Saya menyimpan tanggal dan waktu rapat di bagian judul catatan untuk membuatnya lebih mudah bagi saya dan anggota tim lainnya untuk mengidentifikasi informasi itu. Sepotong format menarik untuk agenda lainnya adalah item menu aturan horizontal khusus Evernote (Format> Sisipkan Aturan Horisontal).

Gandakan catatan agenda Anda dan cobalah di lain waktu Anda memiliki rapat yang sebenarnya untuk melihat apa yang perlu direvisi. Ketika Anda puas dengan hasilnya, Anda dapat menduplikasi templat untuk rapat di masa mendatang, dan tentu saja menyimpan semua catatan rapat Anda di buku catatan yang ditunjuk. Anda juga dapat mengekspor (File> Catatan Ekspor) catatan templat ke folder dokumen atau akun Dropbox Anda, dan impor kembali salinannya saat diperlukan.

Tautan ke Catatan Lain

Dalam mempersiapkan agenda pertemuan Anda, Anda mungkin atau mungkin tidak tahu bahwa tautan eksternal dan tautan ke catatan dapat ditambahkan ke item dalam catatan rapat Anda. Untuk menambahkan tautan eksternal, pilih dan klik kanan pada item dalam catatan, dan pilih Tautan> Tambah Tautan ... dan masukkan URL eksternal.

Untuk menautkan ke catatan lain di Evernote Anda, klik kanan catatan di cuplikan, tampilan kartu, atau daftar dan pilih Salin Tautan Catatan. Tempel tautan seperti yang Anda inginkan pada tautan eksternal mana pun yang akan dihubungkan ke catatan. Ini sangat berguna untuk menambahkan hasil pertemuan sebelumnya ke agenda Anda saat ini, atau mendiskusikan item menu yang Anda miliki bahannya di Evernote.

Berbagi dan Berkolaborasi

Meskipun ada beberapa yang bagus aplikasi agenda dan menit tersedia untuk iPad MinuteTaker dan Rapat Membantu Anda Menghasilkan Laporan Menit iPad ProfesionalDalam Panduan Pertemuan Online MakeUseOf Online gratis saya di mana saya memberikan beberapa tips untuk merencanakan dan mengadakan pertemuan melalui Web, saya juga merujuk beberapa menit untuk mengambil aplikasi. Sementara sangat sedikit dari kita ... Baca lebih banyak , Saya lebih suka menggunakan Evernote karena fitur berbagi dan kolaboratifnya. Ini memudahkan untuk berbagi agenda dan rapat secara online atau melalui email dengan tim Anda dan peserta rapat lainnya.

Keuntungan lain dari jenis berbagi ini adalah tautan ke catatan rapat Anda akan selalu mencakup perubahan dan pembaruan catatan, dan bahwa tata letak catatan Evernote adalah profesional di halaman web.

Jika Anda menggunakan akun Evernote premium, Anda dapat berbagi catatan dengan pengguna Evernote lainnya, terutama untuk tujuan kolaborasi. Catatan bersama dapat ditetapkan untuk hanya baca atau baca dan mengubah akses. Evernote melacak siapa yang memodifikasi catatan, dan jika ada konflik sistem, Evernote secara otomatis membuat duplikat dari catatan Anda yang konflik sehingga masalah dapat diselesaikan.

Pengingat

Fitur lain yang bermanfaat di Evernote adalah kemampuan untuk mengatur pengingat. Secara pribadi saya melampirkan pengingat pada agenda rapat yang mengingatkan saya untuk mengirimkan notulen rapat kepada beberapa hari sebelum pertemuan diadakan. Pengingat Evernote akan muncul di semua perangkat Anda yang telah menginstal Evernote.

Selama Pertemuan

Walaupun Evernote tentu saja berguna untuk mengambil menit, banyak versi menyertakan fitur presentasi untuk ditampilkan agenda rapat Anda dan catatan lainnya melalui layar proyektor, serta alat penanda bawaan untuk menyorot kandungan.

Alat presentasi termasuk item menu untuk menyajikan catatan di layar lain, tetapi Anda perlu mengklik atau mengetuk tombol presentasi di bilah alat setiap kali Anda mengubah ke catatan yang berbeda, jadi pastikan untuk berlatih menggunakan presentasi mode sebelum pertemuanmu! Fitur presentasi juga dapat digunakan sebagai "papan tulis" digital untuk ide-ide brainstorming.

Alat perekaman audio juga berguna untuk merekam bagian dari pertemuan yang ingin Anda tinjau nanti. Anda mungkin memerlukan mikrofon eksternal, alih-alih mikrofon internal di Mac atau PC Anda, untuk mendapatkan rekaman berkualitas baik dari ruangan yang penuh dengan orang.

Evernote saat ini tidak memungkinkan untuk dua orang atau lebih untuk berkolaborasi secara langsung dengan catatan, tetapi pembaruan terbaru untuk layanan online LiveMinutes memungkinkan kolaborasi langsung menggunakan catatan Evernote.

Pasca-Pertemuan

Seperti halnya agenda, Evernote juga memudahkan untuk membagikan notulen rapat Anda segera setelah rapat selesai. Kolaborator tim dapat membuat penyesuaian apa pun yang diperlukan untuk risalah, dan risalah tersebut dapat digunakan untuk menyiapkan agenda untuk pertemuan berikutnya.

Keindahan menggunakan Evernote adalah semua menit Anda disimpan dalam buku catatan agar mudah diakses. Setelah Anda mengumpulkan banyak not, Anda dapat memilih semuanya dan menggabungkannya menjadi satu not besar, atau mengekspornya ke drive lokal (File> Ekspor Catatan) di mana mereka dapat diambil jika Anda membutuhkannya lagi.

Perhatikan juga ketika beberapa catatan dipilih dalam buku catatan, daftar isi dapat dibuat untuk koleksi itu. TOC dibuat sebagai catatan dan merupakan cara yang bagus untuk berbagi daftar menit yang telah selesai dari waktu ke waktu.

Beradaptasi dengan Kebutuhan Anda

Menggunakan Evernote secara efektif untuk membantu mengatur dan menjalankan pertemuan Anda mengharuskan Anda terbiasa dengan banyak fitur canggih layanan. Jika anggota tim Anda juga menggunakan layanan ini, itu dapat membuat pengorganisasian, kolaborasi, dan berbagi materi rapat lebih mudah, dan itu berarti menggunakan beberapa aplikasi lebih sedikit untuk menyelesaikan sesuatu.

Beri tahu kami jika Anda menggunakan Evernote untuk mempersiapkan dan mengadakan rapat dalam komentar, di bawah ini.